أنواع اجتماعات المشروع | # 33 البدء في إدارة المشروع
نشرت: 2023-02-09الانطلاق والختام ، المواجهة والتفاوض ، اليومية والتحكم ... تختلف في المشاركين ، والمدة وكذلك في جدول الأعمال. ومع ذلك ، تشترك جميع اجتماعات المشروع في شيء واحد: أثناءها ، يقدم الأشخاص المرتبطون بالمشروع المشاكل أو النتائج ، ويناقشون تنفيذ المهام معًا.
أنواع اجتماعات المشروع - جدول المحتويات:
- مقدمة
- تخطيط
- أبحث عن حلول
- صناعة القرار
- السيطرة على النتائج
- ملخص الأنشطة
- ملخص
مقدمة
يميز PMBOK ما يصل إلى 16 نوعًا من الاجتماعات التي تعتبر بالغة الأهمية لإدارة المشاريع بكفاءة! لكل منهم غرض محدد وقائمة بالمشاركين الذين يكون حضورهم ضروريًا لعقد الاجتماع. لن نقوم بإدراج جميع الأنواع ، بدلاً من ذلك ، سنركز على هذه الأنواع الأساسية ونجيب على السؤال ، "لماذا تعقد الاجتماعات؟"
غالبًا ما ترتبط الاجتماعات بإهدار للوقت ، ولكن حسب التصميم ، فهي جزء أساسي من المشروع وأداة اتصال أساسية. ومع ذلك ، لكي يكون الأمر كذلك ، يحتاج المشاركون إلى معرفة الغرض من الاجتماع وجدول أعماله بشكل مثالي. ستحتاج أيضًا إلى شخص مسؤول عن سيرها بسلاسة. اليوم ، دعونا نلقي نظرة على أنواع الاجتماعات المقسمة وفقًا للغرض الذي تخدمه.
تخطيط
تخطيط المهام للمشروع هو الغرض من الاجتماعات الافتتاحية والاجتماعات المتكررة التي يناقش فيها الفريق أهداف وغايات المشروع.
يتم عقد اجتماع البداية في بداية المشروع أو مرحلته أو تكرار معين. يحضره جميع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة الرئيسيين ومكوناته الرئيسية هي:
- التعرف على بعضنا البعض وأعضاء الفريق ،
- تحديد التوقعات
- التخطيط - وضع خطة العمل الأولى.
من الاجتماع الافتتاحي الذي تم إجراؤه بشكل جيد ، يجب على جميع المشاركين تقديم الحافز لبدء المشروع وفهم واضح:
- هدف المشروع،
- التوقعات الموضوعة عليهم ،
- الموارد المتاحة وكيفية استخدامها ،
- تقسيم الأدوار والمسؤوليات في المشروع ،
- الإطار الزمني ونطاق المشروع ،
- المهام التي يجب أن يبدأوا بها.
خلال اجتماعات البدء واجتماعات التخطيط التالية ، يتم إجراء تعديل تدريجي لخطة المشروع وفقًا لظروف تنفيذه. يخطط الفريق لمهام أكثر تفصيلاً لتحديد الأهداف وطرق تحقيقها. وبالتالي ، فهي تشارك أيضًا في إيجاد الحلول.
أبحث عن حلول
إن إيجاد طرق للتعامل مع الصعوبات التي تنشأ أثناء تنفيذ المشروع هو الهدف من العصف الذهني الشعبي واجتماعات المشاكل المتعمقة.
الغرض من العصف الذهني هو توليد العديد من الأفكار والحلول المحتملة لمشكلة أو تحدي. وعادة ما يشملون أعضاء فريق المشروع فقط وأحيانًا أصحاب المصلحة المدعوين. على الرغم من أنهم غالبًا ما يتم انتقادهم لتفضيلهم الأشخاص الذين يحبون التحدث بسرعة ، كثيرًا وبصوت عالٍ ، إلا أنهم أداة رائعة لتوليد العديد من الأفكار التي يمكن مناقشتها بعد ذلك في جو أكثر هدوءًا.
اجتماعات حل المشكلات هي استمرار طبيعي لجلسات العصف الذهني. هنا ، تتم مناقشة الحلول بمزيد من التفصيل حتى يمكن اتخاذ قرارات أكثر دقة وتوازنًا.
صناعة القرار
تُعقد اجتماعات صنع القرار لمناقشة الخيارات المتاحة والتوصل إلى اتفاق بشأن إجراء محدد. إذا كانت تتعلق بتنفيذ الأهداف ، يشارك فريق المشروع فقط. من ناحية أخرى ، إذا كانت القرارات تتعلق بقضايا ذات انعكاسات رئيسية ، فإن أصحاب المصلحة الرئيسيين يهتمون بها أيضًا.
يتم اتخاذ القرارات الرئيسية في اجتماع "القمة" ، اللجنة التوجيهية. يعرفه PMBOK بأنه "اجتماع حيث يقدم كبار أصحاب المصلحة التوجيه والدعم لفريق المشروع ، ويتخذون قرارات خارج سلطة فريق المشروع."
السيطرة على النتائج
تعقد اجتماعات لتبادل المعلومات وتحليلها بشأن نتائج عمل المشروع بشكل دوري. يطلق عليها "اجتماعات تحديث الحالة" أو ببساطة "اجتماعات الحالة". إنها تجعل من الممكن التعرف بسرعة على التغييرات غير المواتية في أداء الفريق والاستجابة للمخاطر الناشئة.
ملخص الأنشطة
تحدث الملخصات الدورية للأنشطة أثناء التجمعات التي تسمى الأحداث بأثر رجعي. يتم عقدها في نهاية كل مرحلة مهمة من مراحل المشروع ، على سبيل المثال ، عند الوصول إلى معلم رئيسي. والغرض منهم هو التفكير مع الفريق في المهام التي يتم أداؤها والطريقة التي يعمل بها أعضاء الفريق معًا.
بالإضافة إلى الأثر الرجعي ، يذكر PMBOK نوعًا مثيرًا للاهتمام من الاجتماعات يهدف إلى تعلم الدروس في الأنشطة السابقة يسمى "الدروس المستفادة". يتم استخدامه لتلخيص ومشاركة الدروس المستفادة من المشروع بأكمله أو مرحلته المختارة. يجب أن تكون نتيجته تحسينًا في أداء فريق المشروع يتم تحقيقه من خلال زيادة الوعي بالأخطاء المرتكبة ، وكذلك من خلال التطبيق المتسق للممارسات الجيدة. يمكنك ترتيب اجتماعات "الدروس المستفادة" لمناقشة المواقف في الفريق التي كان من الممكن حلها بشكل أفضل. ومع ذلك ، غالبًا ما يكون مكرسًا للنجاحات التي يرغب الفريق في تكرارها ، والحلول التي أسفرت عن نتائج جيدة جدًا.
ملخص
الأهداف الرئيسية لاجتماعات المشروع هي:
- تسهيل الاتصال ،
- حل المشاكل،
- صنع القرار ، و
- تتبع التقدم المحرز في عمل المشروع.
مفتاح فعاليتها هو الشفافية. يجب أن يكون لكل اجتماع مشروع هدف واضح وجدول أعمال وقائمة بالمشاركين ، وإذا أمكن ، ميسر يمكن أن يساعد حضوره في ضمان سير الاجتماع بسلاسة وكفاءة.
إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا ، فقم بالانضمام إلى مجتمع النحل المشغول لدينا على Facebook و Twitter و LinkedIn و Instagram و YouTube و Pinterest و TikTok.
المؤلف: كارولين بيكر
بصفتها مديرة المشروع ، تعد كارولين خبيرة في إيجاد طرق جديدة لتصميم أفضل تدفقات العمل وتحسين العمليات. مهاراتها التنظيمية وقدرتها على العمل تحت ضغط الوقت تجعلها أفضل شخص لتحويل المشاريع المعقدة إلى واقع.
الشروع في إدارة المشروع:
- ما هو المشروع؟
- ما هي ادارة المشروع؟
- كيف تدير المشاريع؟
- طرق إدارة المشروع
- أنواع المشاريع
- 4 أمثلة على المشاريع
- تحديد أولويات المشاريع
- مجالات نشاط المشروع
- تعريف النجاح في إدارة المشاريع
- لماذا استخدام برنامج إدارة المشاريع؟
- كيف تختار أفضل برنامج لإدارة المشاريع؟
- نظرة عامة على برنامج إدارة المشاريع
- دورة حياة المشروع
- ما هي رؤية المشروع؟
- هدف المشروع. ما هو وكيف نحدده جيدا؟
- مرحلة بدء المشروع - ما الذي يجب الانتباه إليه؟
- مجال التخطيط في إدارة المشاريع
- ما هو جدول المشروع وما الغرض منه؟
- كيفية استخدام المعالم في المشروع؟
- تنفيذ المشروع
- كيف تعد خطة طوارئ لمشروع ناجح؟
- أهمية إغلاق المشروع
- فشل المشروع. 5 أسباب لفشل المشاريع
- 4P الإدارة: المشروع والمنتج والبرنامج والمحفظة
- أهم مهام ومسؤوليات مدير المشروع
- مهارات مدير المشروع الأكثر فائدة
- كيف تصبح مدير مشروع؟
- 5 كتب يجب على كل مدير مشروع قراءتها
- كيف تنشئ فريق مشروع؟
- هيكل تنظيم العمل - كيفية تفويض العمل في المشروع؟
- كيف تقود فريقًا أثناء العمل الهجين؟
- التحديات التي يواجهها مديرو المشاريع عند العمل مع فريق
- أنواع اجتماعات المشروع
- رصد المشاريع. ما المعلمات لمشاهدة؟
- كيف تكتب مقنعة
- كيف تحدد نطاق المشروع وتتجنب زحف النطاق؟
- دراسة جدوى - هل يمكننا تنفيذ هذا المشروع؟
- تحليل المخاطر في المشاريع والأدوات لتسهيل ذلك
- كيف تصنع ميثاق المشروع؟
- ما هو سجل اصحاب المصالح؟
- مخطط جانت في تخطيط إدارة المشاريع
- كيف تصنع ميزانية المشروع؟
- إدارة الوقت في المشروع
- كيف يتم إنشاء سجل مخاطر المشروع؟
- استراتيجيات إدارة مخاطر المشروع
- تسويق المشروع
- مصادر ومجالات التغيير في المشروع
- نماذج تغيير إدارة المشروع
- ماذا بعد Agile؟ الطرق في إدارة المشاريع