الدليل الكامل للتخطيط الاستراتيجي الافتراضي

أوشك عام 2020 على الانتهاء (* تنهد * مسموع *).

على الرغم من أنه لم يكن لطيفًا جدًا معنا ، فقد علمت الشركات العديد من الدروس ، أهمها أن المستقبل لا يمكن التنبؤ به ، ولا يمكنك الاستعداد بما فيه الكفاية.

نتطلع إلى عام 2021 ، لقد تغير العالم الذي عرفناه ، وجلب معه مجموعة من التحديات الجديدة التي يجب على الشركات الاستعداد لها. مع توقع استمرار تأثير COVID-19 على الشركات حتى نهاية عام 2021 على الأقل ، أصبحت الحاجة إلى التخطيط الاستراتيجي أكثر أهمية من أي وقت مضى.

ومع ذلك ، مع عمل معظم الفريق - إن لم يكن الجميع - من المنزل ، كان على الشركات أن تلجأ إلى التخطيط الاستراتيجي الافتراضي.

بدون راحة الجميع في نفس الغرفة لتنسيق جهودهم ، هل يمكن إجراء التخطيط الاستراتيجي بفعالية عبر الإنترنت؟ في هذا المنشور ، نشارك بعض النصائح الفعالة لإجراء جلسات التخطيط الاستراتيجي عن بُعد ، آملين أن تساعدك في تنفيذ اجتماعاتك بنجاح.

التخطيط الاستراتيجي الافتراضي

التخطيط الاستراتيجي هو العملية التي تحدد من خلالها المنظمات رؤيتها للمستقبل وتطور استراتيجيات للوصول إلى هناك بنجاح. انها مشتركة:

• إجراء تحليل للوضع لتقييم البيئة الحالية
• وضع رؤية لما تريد المنظمة أن تصبح
• تطوير خطط العمل والاستراتيجيات للوصول إلى هناك

يغطي دليلنا الشامل للتخطيط الاستراتيجي العملية خطوة بخطوة ويوفر تقنيات مفيدة يمكنك استخدامها لتبسيط سير العمل.

أثناء إجراء جلسة التخطيط الاستراتيجي شخصيًا أمر صعب بما فيه الكفاية ، فإن إجراء جلسة عبر الإنترنت حيث يتوفر للمشاركين خيار إيقاف تشغيل الكاميرات والميكروفونات ، والاستمرار في أي مهام أخرى ، يعد أمرًا أكثر صعوبة.

دعنا نرى كيف يمكنك عقد اجتماع تخطيط استراتيجي افتراضي حيث ينخرط المشاركون بالفعل ويحافظون على إنتاجيتهم.

التخطيط للدورة

تتطلب جلسة التخطيط الاستراتيجي حضور المديرين التنفيذيين للشركة ، والذين غالبًا ما يكون لديهم بالفعل العديد من المسؤوليات الأخرى على أساس يومي. لكن اهتمامهم الثابت ضروري لإدارة جلسة تخطيط استراتيجي مثمرة. لذلك ، عند جدولة جلستك ، تأكد من أن المشاركين ليس لديهم التزامات أخرى يجب عليهم حضورها في اليوم / الأيام المحددة.

• تأكد من مشاركة جميع المستندات والتقارير والوصول إلى الأدوات التي سيتم استخدامها أثناء الجلسة بالفعل مع المشاركين قبل الاجتماع
• شجع المشاركين على الانضمام من مساحة خالية من الإلهاء في منازلهم
• لديك جدول أعمال يحدد أنشطة الاجتماع ؛ timebox لكل منهم والتزم بالحدود الزمنية بقدر ما تستطيع

ساعد الفريق على الدخول في عقلية التفكير الاستراتيجي قبل الاجتماع

• إنشاء مساحة محايدة خالية من التسلسلات الهرمية حيث يتم الاعتراف بمساهمات الجميع بشكل متساوٍ
• شجع المشاركين على مشاركة آرائهم ومقترحاتهم بصراحة والسماح لهم بذلك دون مقاطعة أو اعتراضات

زيادة المشاركة عبر أدوات مؤتمرات الفيديو

مؤتمرات الفيديو هي ثاني أفضل وسيلة للتواصل الشخصي في بيئة بعيدة. يعد تشغيل الكاميرات طريقة رائعة لضمان اهتمام الجميع واستمرار مشاركتهم.

تعد Zoom و Microsoft Teams و Google Meet و Skype و Slack بعضًا من أكثر منصات مؤتمرات الفيديو والاجتماعات شيوعًا التي تستخدمها الفرق البعيدة ، ويمكنك استخدامها هنا لإجراء جلسات التخطيط أيضًا.

استخدم مساحة عمل بصرية لتحفيز التفكير الإبداعي

السبورة البيضاء هي أداة أساسية في جلسة التخطيط الاستراتيجي داخل المكتب. إنه المكان الذي يتم فيه تسجيل الأفكار المشتركة وتصنيفها وتحديد أولوياتها. يساعد في تحفيز المحادثات وتتبعها وتبسيط جلسة التخطيط تمامًا.

لحسن الحظ ، يمكنك استخدام لوحة رسم عبر الإنترنت مثل Creately لمحاكاة هذه التجربة حول السبورة البيضاء في مكتبك ، حتى أثناء جلسة التخطيط الاستراتيجي الافتراضي.

تقدم Creately لوحة لا نهائية مع إمكانية الوصول إلى مكتبات الأشكال التي تزيد عن 50 نوعًا من الرسوم التخطيطية والمخططات ، جنبًا إلى جنب مع إمكانات التعاون في الوقت الفعلي بما في ذلك مؤتمرات الفيديو داخل التطبيق ، والتحرير المتزامن ، وسلاسل مناقشة التعليقات ، ومعاينات التغيير في الوقت الفعلي ، وتتبع الماوس. مع ذلك ، يمكنك أنت وفريقك

• شارك المدخلات على نفس اللوحة ، أثناء التحدث مع بعضكما البعض كما تفعل ذلك من خلال دردشة الفيديو داخل التطبيق
• التعاون في تبادل الأفكار حول الأفكار وتحليلها وتحديد أولوياتها باستخدام أدوات بسيطة مثل الخرائط الذهنية ومخططات التقارب
• تخطيط العمل الذي يتعين القيام به مع تعيين الأطراف المسؤولة ، وتتبع التقدم المحرز
• استخدام لوحة قماشية واحدة (أو مجلد واحد يحتوي على جميع لوحات التخطيط الاستراتيجي ذات الصلة) لتخطيط وتنظيم جميع الأشياء التي تمت مناقشتها أثناء جلسات التخطيط
• شارك اللوحات مع أصحاب المصلحة الخارجيين واجمع ملاحظاتهم في سلاسل مناقشة التعليقات التي يمكنك حلها أثناء استعراضها
• قم بتصدير مخططات البيانات والرسوم البيانية (مثل PNGs أو SVGs أو PDFs أو JPEG) التي عملت عليها أثناء الجلسات حتى تتمكن من طباعتها أو مشاركتها أو تضمينها أو نشرها

كما يوفر العديد من النماذج المستندة إلى السيناريوهات بما في ذلك العديد من النماذج للتخطيط الاستراتيجي ؛

تحليل SWOT

أثناء تحليل الموقف ، يمكنك استخدام تحليل SWOT لفحص نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات.

خطة عمل

قم بتخطيط وتنظيم الخطوات أو المهام التي تحتاج إلى إكمالها من أجل تحقيق الأهداف الإستراتيجية التي حددتها باستخدام قالب خطة العمل هذا.

مخطط التقارب

يمكن استخدام مخطط التقارب لتنظيم البيانات التي تم جمعها من جلسات العصف الذهني والمناقشات والتحليل والبحث أثناء التخطيط الاستراتيجي.

قماش التخطيط الاستراتيجي

قم بتبسيط عملية التخطيط الاستراتيجي الافتراضي الخاص بك والتواصل حولها من خلال جلب جميع جوانب التخطيط في لوحة واحدة. يتكون النموذج أدناه من تحليل SWOT وتدفق العملية وخريطة الإستراتيجية وخطة العمل والجدول الزمني ، كل ذلك في لوحة واحدة لسهولة الوصول والإدارة. قم بتكبير المنطقة المحددة أثناء العمل عليها مع الفريق.

قالب OGSM

يرمز OGSM إلى الأهداف والأهداف والاستراتيجيات والمقاييس وهو نموذج تخطيط استراتيجي يستخدم لتحويل رؤية الشركة إلى استراتيجية أعمال وتسويق قابلة للتنفيذ. تعرف على المزيد حول كيفية استخدامه مع مواردنا هنا.

OKR

يمكنك استخدام قالب الأهداف والنتائج الرئيسية هذا للتعاون في تحديد وإدارة أهدافك مع فريقك أثناء التخطيط الاستراتيجي.

قم بسلسلة من جلسات التخطيط القصيرة

بدلاً من جلسة التخطيط التي تستمر طوال اليوم والتي قد تستنفد المشاركين فقط ، خطط لعدة جلسات أقصر على مدى 3-5 أسابيع.

لجلسات التخطيط الأطول ، خذ فترات راحة متكررة وأطول مدتها من 20 إلى 30 دقيقة للسماح للمشاركين بإدارة بيئتهم المنزلية المحلية وحضور أي مشكلة قد تنشأ (مثل إطعام حيواناتهم الأليفة) وكذلك تجديد أنفسهم من حين لآخر.

اطلب من المشاركين القيام بواجب منزلي قبل الاجتماع

اطلب من المشاركين مراجعة وتحليل التقارير والوثائق ذات الصلة ، وكتابة أسئلتهم وملاحظاتهم وتوصياتهم قبل كل جلسة. سيساعد هذا في تخصيص الوقت بشكل أكثر إنتاجية للتخطيط الفعلي واتخاذ القرار وحل المشكلات خلال وقت الاجتماع.

حافظ على جميع المستندات منظمة ويمكن الوصول إليها بسهولة

يتم تبادل العديد من التقارير والعروض التقديمية والوثائق وجداول البيانات وأصول التسويق والإشارة إليها أثناء التخطيط الاستراتيجي. وفي كثير من الأحيان ، تنتشر هذه عبر منصات وأجهزة مختلفة.

خاصة عند العمل عن بُعد ، حيث قد يتحول طلب تقرير بيانات بسيط إلى محادثة مطولة على Slack أو حتى مكالمة فيديو أخرى مخيفة ، من المهم الحفاظ على موقع مركزي لتخزين وإدارة جميع الملفات والمستندات ذات الصلة ، حتى يعرف الجميع مكان العثور على ما يريدون دون الحاجة إلى سؤال الآخرين.

استخدم نظام إدارة المستندات والملفات مثل Google Drive أو OneDrive لتبسيط التعاون في المستندات المشتركة.

ما رأيك في التخطيط الاستراتيجي الافتراضي؟

تعد الخطة الإستراتيجية القوية أمرًا بالغ الأهمية لنمو أي عمل تجاري وازدهاره في السوق المتغير باستمرار الذي يتنافسون فيه. مع المجموعة الجديدة من التحديات التي أحدثها COVID-19 ، أصبح من المهم الاستمرار في وضع الإستراتيجيات للمستقبل.

حتى الآن ، لا يزال من غير الواضح متى سنكون قادرين على إجراء جلسات التخطيط البدني في المستقبل. ومع ذلك ، على الرغم من أنه يتم إجراؤه عبر الإنترنت ، مفصولة بشاشات ، والتي قد تشكل مجموعة مختلفة من الصعوبات ، فإن التخطيط الاستراتيجي الافتراضي هو الطريقة العملية الوحيدة لفرق العمل عن بعد للقيام بذلك الآن. مع النقاط المذكورة أعلاه ، نأمل أن تتمكن من تبسيط عملية التخطيط الاستراتيجي الافتراضي بنجاح.

هل حصلت على مزيد من النصائح حول التخطيط الاستراتيجي الافتراضي؟ واسمحوا لنا أن نعرف في قسم التعليقات أدناه.