كيف تدير مشاريعك بشكل أفضل باستخدام لوحات كانبان

تم تطوير لوحات Kanban بواسطة Toyota في الأربعينيات كنظام جدولة لتنفيذ التصنيع في الوقت المناسب ، وأصبحت الآن أداة لا غنى عنها في كل صناعة تقريبًا ، لا سيما في تطوير البرامج.

سواء كنت تخطط لعطلتك القادمة أو لبناء تطبيقك التالي ، يمكن أن تساعد لوحات Kanban في الحفاظ على تقدم مشاريعك وتحقيق أهدافك بفعالية. فيما يلي دليل كامل حول كيفية استخدام لوحات Kanban لإدارة مشاريعك بشكل أفضل.

ما هو كانبان

كانبان هي منهجية رشيقة لإدارة المشاريع تم تطويرها لجعل العمليات أكثر كفاءة. إنها طريقة للتحكم في العمليات تم استخدامها في الأصل من قبل الشركات في صناعة الإنتاج لإدارة مخزونها بشكل أفضل وتمكين الإنتاج في الوقت المناسب.

يتم استخدام لوحة مرئية لتنظيم عملية كانبان بأكملها وتغليف المشروع أو سير العمل. بينما يتم تقسيم اللوحة لتمثيل المراحل المختلفة أو خطوات العملية ، يتم استخدام البطاقات لتدوين المهام. ستنتقل هذه البطاقات خلال مراحل العملية على السبورة عند اكتمال كل مشروع.

ستتقدم مراحل عمل لوحة كانبان من اليسار إلى اليمين بدءًا من الأعمال المتراكمة وتنتهي بالمهام المكتملة. بينما ستتم إضافة المهام الجديدة إلى أسفل عمود التراكم ، يجب العمل على المهام الموجودة في الأعلى ونقلها أولاً.

تساعد لوحة Kanban مديري المشاريع في إدارة أوجه القصور في المشروع من خلال مساعدتهم على التأكد من وجود حد لعدد المهام المصنفة ضمن العمود قيد التقدم. يساعد تطبيق هذه الحدود بدوره على ضمان عمل الفريق بأقصى قدر من الكفاءة وعدم القيام بمهام متعددة بطريقة قد تعوق إنتاجيتهم.

تساعد لوحات Kanban فرق المشروع ؛

• حدد العمليات المختلفة التي يجب إكمالها لتحقيق الهدف النهائي
• شاهد الاختناقات في العمليات وابحث عن طرق لحلها في وقت مبكر
• الحفاظ على الشفافية ومواءمة الفرق مع الأهداف التنظيمية
• تتبع كيف يتقدم العمل بين الأقسام المختلفة
• قم بتبسيط اجتماعات الفريق والاتصالات مع لوحات Kanban التي تعرض بوضوح حالات المهام وتواريخ الاستحقاق والمالكين

ميزات كانبان

فيما يلي الميزات الرئيسية التي تساعد في تمييز كانبان عن منهجيات إدارة المشاريع الأخرى ؛

• لا توجد أدوار محددة مسبقًا في الفريق ؛ بدلاً من ذلك ، يتم تشجيع أعضاء الفريق على المساعدة عندما يتخلف عضو آخر في الفريق عن مهامه.
• يتم تسليم المنتج حسب الحاجة ولا توجد فترة زمنية محددة لوقت اكتمال الميزة. في حين أن هناك تواريخ استحقاق موجودة ، يتم تحديدها حسب الاحتياجات الفعلية بدلاً من تحديد المواعيد النهائية.
• سيبدأ أعضاء الفريق العمل على ميزة جديدة فقط عندما يكملون الميزة ويسلمونها مسبقًا.
• نظرًا لأن معظم التغييرات تتم في منتصف الدفق في كانبان ، فإنها تسمح بالتحسين المستمر قبل إغلاق المشروع.

أحد أسباب شهرة كانبان بين الفرق في جميع أنحاء العالم هو أنه مرئي للغاية. في حين أن معظم مناهج إدارة المشاريع الرشيقة تحتوي على لوحات مرئية مدرجة في ممارساتها ، فإن Kanban يضع التقنيات المرئية في صميم كل شيء في مؤسستك. تنشئ لوحات Kanban تمثيلًا ملونًا ومرئيًا للتقدم الذي أحرزته أنت وفريقك في المشروع.

كيفية إنشاء لوحة كانبان فعالة

حدد الأداة الخاصة بك لإنشاء اللوحة

يمكنك إما استخدام لوحة مادية أو إنشاء واحدة على منصة رقمية. في حين أن اللوحة المادية قد تكون مناسبة لفريق موجود في موقع مشترك ، فقد تكون اللوحة الرقمية أكثر فائدة لفريق بعيد.

بعض الأدوات عبر الإنترنت التي يمكنك وضعها في الاعتبار هي ،

بإبداع

Creately هي مساحة عمل مرئية للتعاون. إنه مجهز بقماش لا نهائي وقدرات قوية على الرسم التخطيطي. إنه يسهل التعاون في الوقت الفعلي من خلال التحرير المتزامن ، وتتبع الماوس المباشر ، ومعاينات التغيير المتزامنة ، وسلاسل مناقشة التعليقات ، ومؤتمرات الفيديو داخل التطبيق. يمكن أن تكون بمثابة السبورة البيضاء على الإنترنت حيث يمكنك إنشاء وإدارة لوحة كانبان الخاصة بك. باستخدامه ، يمكنك مركزية جميع المستندات المتعلقة بالمشروع لسهولة الوصول والتعاون ؛ لوحة Kanban سهلة الاستخدام ، وربط البطاقات بالملفات ، وتضمين لوحات Kanban الخاصة بك بسهولة في صفحات التقاء مع التغييرات التي تنعكس في الوقت الفعلي والمزيد.

تريلو

Trello هو تطبيق إدارة مشروع Kanban المستند إلى الويب. يوفر وظائف اللوحات والقوائم والبطاقات التي تتوافق بشكل مثالي مع نظام كانبان. يمكنك إرفاق ملفات بالبطاقات ، وتقسيم المهام إلى مهام فرعية باستخدام قوائم التحقق ، وتعيين المهام للأعضاء وإعلامهم ، والتعاون في الوقت الفعلي مع فريقك أثناء عملك في مشروعك.

فافرو

Favro هي عبارة عن نظام أساسي رشيق قائم على السحابة والتخطيط والتعاون ، تستخدمه الفرق لتنظيم أنفسهم حول ما يجب القيام به وكيفية القيام به. بينما توفر الأداة العديد من الطرق لتصور مهام سير العمل الخاصة بك ، فإن أحدها هو طريقة عرض Kanban حيث يمكنك تصور العمل ببطاقات تتدفق من اليسار إلى اليمين على اللوحة. يمكنك تعيين أعضاء وإضافة قوائم تحقق وتتبع تقدم المشروع بسهولة.

أسانا

Asana هو برنامج آخر شائع لإدارة المشاريع يمكنك استخدامه لإنشاء وإدارة لوحات Kanban عبر الإنترنت. باستخدامه ، يمكنك إدارة طلبات العمل وتنظيم سير العمل وتخطيط خرائط طريق المنتج.

تشمل الأدوات الأخرى لإنشاء لوحات Kanban عبر الإنترنت Basecamp و Jira و Airtable.

قم بإنشاء لوحة كانبان الخاصة بك

يتم تقسيم لوحة Kanban عموديًا إلى أعمدة تمثل مراحل مختلفة من العملية. بمجرد إنشاء اللوحة ، حدد مراحل العملية المختلفة هذه ؛

• To-do - يحتوي على الأعمال المتراكمة التي يجب العمل عليها
• قيد التقدم - يتكون من المهام التي يتم العمل عليها حاليًا
• تم - تم نقل المهام المكتملة إلى هذا العمود

في حين أن هذه هي أبسط الحالات التي يمكن إضافتها إلى لوحة Kanban الخاصة بك ، بناءً على طبيعة المشروع وفريقك وكيفية عمله ، يمكنك تضمين أعمدة إضافية مثل "قيد المراجعة" أو "ملغاة" أو " مرفوض'.

يتم تنظيم المهام في عمود المهام حسب الأولوية من أعلى إلى أسفل. عندما تفتح فتحة في العمود قيد التقدم ، يمكن نقل مهمة المهام ذات الأولوية القصوى. وبالتالي ، يوفر كانبان الخاص بك نظرة عامة واضحة على مهام المشروع وتقدمها ، مما يتيح لك تحديد الاختناقات بسهولة.

ضع حدًا واضحًا للعمل قيد التقدم

يعد حد العمل قيد التقدم مكونًا مهمًا في نظام كانبان. المصطلح لا يحتاج إلى شرح. يشير إلى الحد الأقصى لعدد المهام التي يمكن أن تكون في العمود قيد التقدم بلوحة كانبان في أي وقت معين. عند الوصول إلى حد العمل قيد التقدم ، لا ينبغي إضافة أي مهام جديدة. يساعد هذا في ضمان عمل الفرق بكامل إمكاناتها دون القيام بمهام متعددة.

بينما سيختلف العدد الدقيق بناءً على عدد الأعضاء في فريقك أو كفاءتهم أو حجم مشروعك ، ضع في اعتبارك قدرة العمل الحالية لفريقك قبل اتخاذ قرار بشأن حد العمل قيد التقدم الجيد. الهدف من حد العمل قيد التقدم هو التأكد من أن كل شخص لديه ما يكفي من العمل للقيام به ، ولكن ليس تعدد المهام أو الجلوس مكتوفي الأيدي أثناء مراجعة عملهم. ومع ذلك ، بمجرد تعيين الحد ، راقب عملية العمل واضبط حد العمل قيد التقدم حسب الضرورة.

أضف بطاقات

مع إعداد اللوحة ، الخطوة التالية هي إضافة البطاقات. يمكن أن تتضمن البطاقة معلومات مثل ؛

• وصف موجز للعنصر
• حالة
• صاحب
• تواريخ الاستحقاق

ضع البطاقات على السبورة بناءً على أولويتها والجدول الزمني للمهام أو المشاريع ذات الصلة ؛ مع العناصر الأكثر أهمية في الجزء العلوي من العمود والباقي يتدفق بناءً على ترتيب أهميتها.

يجب أن تمثل البطاقة عنصرًا واحدًا فقط. إذا كان نطاق البطاقة يبدو واسعًا جدًا ، فقسِّمها إلى بطاقات متعددة.

ضع توقعات

حدد من لديه الصلاحية لإضافة بطاقات كانبان أو إعادة ترتيبها أو إزالتها أو نقلها. قلل من عدد الأشخاص الذين يمكنهم تجنب التسبب في الارتباك. بينما يمكنك تعيين شخص واحد له حقوق التعديل ، إذا أراد الآخرون إجراء تغيير ، فيمكنهم عرضه عليه أو عليها.

من المهم أيضًا توضيح أهداف لوحة كانبان والغرض منها. لكي يعتمد فريقك عليها ، يجب أن يدركوا أولاً قيمتها.

اجمع التعليقات

مع نمو المؤسسات وتغيير المنتجات وتوسع الفرق ، قد تحتاج العمليات إلى التكيف.

فكر في عملية كانبان من وقت لآخر. اجمع التعليقات والاقتراحات من أصحاب المصلحة وقم بإجراء تعديلات على لوحة Kanban الخاصة بك لخدمة احتياجات فريقك ومؤسستك بشكل أفضل.

أفضل الممارسات لاستخدام لوحات كانبان

من الأفضل تطبيق Kanban على المشاريع ذات مجموعة واسعة من الأولويات التي قد تتغير بشكل متكرر بمرور الوقت. فيما يلي بعض أفضل الممارسات التي يمكنك استخدامها لتشغيل مشاريعك بكفاءة أكبر باستخدام Kanban.

ابدأ بما تعرفه

عند إعداد عملية كانبان في مؤسستك ، ابدأ بما تعرفه بالفعل. بينما يمكن دمج Kanban مع طرق إدارة المشاريع الأخرى ، خذ سير العمل الحالي الخاص بك وحاول تكييفه مع مفهوم استخدام لوحة Kanban. يمكنك أيضًا الاستمرار في استخدام العمليات والعناوين الحالية.

سيساعد هذا في تحسين سير العمل نفسه من خلال تزويد الفريق بتمثيل مرئي واضح لما يعملون عليه.

تبسيط الأمور

الامتناع عن إضافة عدد كبير جدًا من الأعمدة إلى لوحة كانبان مما يجعلها معقدة للغاية ويؤدي في النهاية إلى حدوث ارتباك. لذلك ، حافظ على عدد الأعمدة إلى الحد الأدنى لجعله يبدو أكثر جاذبية.

في نفس الوقت تجنب إضافة المهام التي لم تتم مناقشتها بشكل كامل مع الفريق ، إلى مجلس الإدارة. سيؤدي عدم القيام بذلك إلى خلق مزيد من الارتباك بين أعضاء الفريق وتقليل تركيزهم وإنتاجيتهم.

ومع ذلك ، فإن لوحة كانبان البسيطة جدًا يمكن أن تولد الارتباك أيضًا ، لأن لوحة بسيطة جدًا - تفتقر إلى المعلومات الكافية - يمكن أن تترك مجالًا لسوء التفسير.

اعمل على أهم الأشياء أولاً

خلال مشروع كانبان ، يتم تنفيذ الأشياء في الوقت المناسب. مع التأكد من أن الفريق لديه عمل كافٍ ، يجب ألا تخطط للكثير من العمل مسبقًا. يتيح ذلك لأصحاب المصلحة ومالك المنتج اتخاذ قرارات تحديد الأولويات على الفور تقريبًا وترك مساحة للفريق للتكيف مع الاحتياجات المتغيرة.

من خلال تحديد أولويات العمل على أهم المهام أولاً وتنفيذ ما هو ضروري فقط ، يمكن للفريق التخلص من الهدر بشكل فعال. على سبيل المثال ، إذا لم يكن المستخدمون متحمسين حقًا لميزة منتج معينة من المفترض أن يعمل عليها الفريق ، فيمكنك إعطاء الأولوية لميزة مختلفة تتطلب طلبًا أكبر من العميل.

قم بإشراك الفريق

قم بإشراك أعضاء من جميع الفرق / الأقسام عند تحديد سير العمل والأنشطة المقابلة أثناء إعداد لوحة Kanban. على سبيل المثال ، عند تحديد أعمدة لوحة Kanban ، بصرف النظر عن الأعمدة الواضحة ، قد يكون هناك مفاضلات مألوفة لدى الإدارات الأخرى أو أعمدة فرعية تمثل المراحل الداخلية لعملية معينة في مهام سير عمل الأقسام الخاصة بهم.

سيسمح لك ذلك بإنشاء لوحة كانبان ذات مغزى لجميع أصحاب المصلحة.

هل أنت جاهز لإنشاء لوحة كانبان الخاصة بك؟

تستفيد لوحات Kanban من قوة إدارة المشاريع المرئية لزيادة كفاءتها إلى الحد الأقصى وتقليل الاختناقات وتقديم منتجات عالية الجودة باستمرار. إنها طريقة سهلة التنفيذ والجمع بين كل طرق إدارة المشاريع الأخرى التي قد تستخدمها مؤسستك. يمكنك تنفيذه بسهولة لإدارة العمليات الخاصة بك مع الحد الأدنى من التغييرات على الأنشطة التشغيلية الحالية للفريق.

نأمل أن يساعدك هذا الدليل في التعرف على لوحة كانبان وإنشاء واحدة لمؤسستك بشكل فعال. هل تشارك تجربتك في التعليقات أدناه.