ما هي الفاتورة الإلكترونية؟
نشرت: 2022-04-05تزداد شعبية الفواتير الإلكترونية. لماذا هو كذلك؟ الفواتير الإلكترونية سهلة الإرسال. كما يتم تسليمها بسرعة إلى مستلميها ، وذلك بفضل اختصار الوقت المستغرق لدفع ثمن السلع والخدمات. لا عجب أن المزيد والمزيد من الشركات تستفيد من هذا الحل. ماذا لو تلقيت فاتورة عبر البريد الإلكتروني؟ هل لها نفس القوة القانونية مثل الفاتورة الورقية؟ سوف تجد أهم المعلومات حول الفواتير الإلكترونية في هذه المقالة.
ما هي الفاتورة الإلكترونية؟ - جدول المحتويات:
- ماذا لو تلقيت فاتورة عبر البريد الإلكتروني؟
- هل يجب طباعة الفواتير الإلكترونية؟
- هل للفواتير الإلكترونية نفس القوة القانونية مثل الفواتير الورقية؟
- كيف تتحقق من صحة الفاتورة الإلكترونية؟
- كيف لا يتم خداعك بفاتورة مزورة؟
ماذا لو تلقيت فاتورة عبر البريد الإلكتروني؟
إذا كنت تعمل بالقطعة أو تدير شركة صغيرة ، فأنت لا تبيع سلعك وخدماتك فحسب ، بل تشتري أحيانًا شيئًا لشركتك. عندما تتسوق من المتاجر العادية ، ستحصل على فاتورة ورقية. ومع ذلك ، إذا كنت تقدر وقتك ، فسيكون التسوق عبر الإنترنت حلاً أفضل. في هذه الحالة ، ستتلقى غالبًا فاتورة إلكترونية.
ماذا تفعل إذا حصلت على مثل هذه الفاتورة؟ الإجراء هو نفسه في حالة الفاتورة الورقية. تحتاج إلى دفعها في الوقت المحدد من قبل المصدر. إذا كنت تستخدم برنامج محاسبة أو تطبيق فواتير ، فتحقق مما إذا كان يوفر التكامل مع البنك الذي تتعامل معه. إذا فعلوا ذلك ، قم بتحميل الفاتورة إلى النظام واطلب التحويل.
ومع ذلك ، إذا كنت لا تستخدم أي برامج محاسبة ، فيجب عليك تسجيل الدخول إلى حسابك المصرفي وإدخال جميع البيانات يدويًا. ماذا ستحتاج لفعل ذلك؟ ستحتاج إلى تقديم رقم من فاتورتك الإلكترونية وتفاصيل المُصدِرين ومبلغ الفاتورة. يمكنك أيضًا تحديد موضوع الفاتورة ، ولكن ليس من الضروري إجراء تحويل مناسب.
هل يجب طباعة الفواتير الإلكترونية؟
لقد ولت الأيام التي كان يتعين فيها طباعة كل شيء. الفواتير الإلكترونية لا تحتاج إلى الطباعة. لماذا ا؟ لأنك ستتمكن دائمًا من الوصول إليهم. سيكونون في بريدك الإلكتروني. أنت لا تطبع كل رسائلك الإلكترونية ، أليس كذلك؟
الفواتير الإلكترونية لها مزايا إضافية. ما هم؟ يمكن تحميل هذه الفواتير بسهولة إلى برنامج المحاسبة أو أي برنامج آخر حيث تقوم بحفظ نفقاتك. تسمح لك معظم حلول برامج المحاسبة بحفظ الفواتير في ملف .pdf وحتى تحميل عمليات مسح الفواتير. يمكنك القيام بذلك ببضع نقرات فقط. هذه طريقة جيدة لتتبع المواعيد النهائية للدفع حيث يمكنك في مثل هذا البرنامج مراقبة الالتزامات التي تحتاج إلى تسويتها باستمرار. يمنحك تطبيق الفواتير المجاني من Firmbee كل هذه الاحتمالات.
هل للفواتير الإلكترونية نفس القوة القانونية مثل الفواتير الورقية؟
عندما يتعلق الأمر بالفواتير ، لا يهم ما إذا كانت صادرة على الورق أو إلكترونيًا. كلا الإصدارين لهما نفس القوة القانونية. بغض النظر عن نوع الفاتورة ، يجب عليك الاحتفاظ بها للمدة التي يتطلبها القانون. في حالة الفواتير الإلكترونية ، يكون الأمر أسهل بكثير لأنك لست بحاجة إلى أرشيف خاص للقيام بذلك.
إذا كنت تستخدم تطبيقًا للفواتير ، فستجد كل فواتير الشراء في متناول يدك. هذا حل مناسب للغاية حيث سيوفر ليس فقط مساحة تخزين الورق والحبر والمستندات ، ولكن أيضًا وقتك.
لا داعي للقلق بشأن ما إذا كانت فواتيرك محفوظة لفترة طويلة أم لا. سيخبرك تطبيق الفواتير الجيد بالوقت الذي تحتاجه للاحتفاظ بالفواتير في الأرشيف الإلكتروني الخاص بك حتى تتوافق مع اللوائح الضريبية في بلدك.
كيف تتحقق من صحة الفاتورة الإلكترونية؟
تحقق أولاً مما إذا كانت الفاتورة تأتي من الشركة التي تعاونت معها بالفعل. إذا كان لديك ، فتأكد من أنه يحتوي على رقم حساب مصرفي استخدمته للدفعات السابقة. إذا كان رقم الحساب المصرفي مختلفًا ، فربما تم تغييره. يحدث ذلك. ومع ذلك ، قبل تحويل أي أموال ، تأكد من أن الشركة التي أصدرت الفاتورة موجودة بالفعل.
إذا كنت تشك في ما إذا كان يجب عليك الدفع ، فمن الأفضل الاتصال بالشركة التي أصدرتها. ربما ، في صخب وحركة حياتك اليومية ، نسيت الأمر والآن فوجئت بفاتورة الدفع. تحقق مما إذا كنت قد طلبت بالفعل مثل هذا المنتج أو الخدمة. إذا فعلت ذلك ، فلا تتجاهل هذه الرسالة. لماذا ا؟
إذا لم تدفع الفاتورة في الوقت المحدد ، فقد يفرض عليك البائع أسعار فائدة على الدفعة المتأخرة. قد لا تتمكن أيضًا من الشراء بالدفع المؤجل من هذا المورد. لا عجب ، لا أحد يحب العملاء الذين لا يدفعون فواتيرهم.
لذلك ، إذا كنت لا تتذكر عملية شراء معينة ، فتأكد من الاتصال بالبائع المعني أو مراسلته عبر البريد الإلكتروني للتأكد من عدم وجود خطأ.
كيف لا يتم خداعك بفاتورة مزورة؟
ماذا لو أثارت الفاتورة شكوكًا؟ قد يحدث أن شخصًا ما سيرغب في ابتزاز الأموال منك. إذا كنت تشارك تفاصيل عن شركتك على الإنترنت ، فقد يستخدمها شخص ما لإصدار فاتورة مزورة وإرسالها إلى بريدك الإلكتروني. كيف لا يتم خداعك؟
إذا كانت الفاتورة واردة من الشركة التي تعاونت معها سابقًا ، فحاول الاتصال بها وتوضيح الأمور. ربما حصلت عليه عن طريق الخطأ. يحدث ذلك. عند الاتصال بجهة إصدار الفاتورة ، من الأفضل استخدام المعلومات التي تجدها على الإنترنت. لماذا ا؟
في نص البريد الإلكتروني ، قد يكون المحتال قد أدرج رقم هاتفك كرقم هاتف الشركة. إذا اتصلت بهذا الرقم ، فيمكنهم إقناعك بأن الفاتورة صحيحة ويجب عليك دفعها. من ناحية أخرى ، إذا اتصلت برقم تجده بنفسك ، فيمكنك التأكد من أنك تتصل بالمكان الصحيح.
يعتبر إرسال فواتير مزورة جريمة. يمكنك الإبلاغ عن مثل هذا الحادث للشرطة. لحسن الحظ ، لا تحدث مثل هذه المواقف كثيرًا. لذلك ، لا داعي للقلق بشأن الفواتير التي تتلقاها إلكترونيًا ، ومع ذلك ، فإننا نقترح توخي الحذر.
إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا ، فقم بالانضمام إلى مجتمع النحل المشغول على Facebook و Twitter.
المؤلف: آندي نيكولز
حل المشكلات مع 5 درجات مختلفة واحتياطيات لا نهاية لها من التحفيز. هذا يجعله مالكًا ومديرًا مثاليًا للعمل. عند البحث عن موظفين وشركاء ، يعد الانفتاح وفضول العالم من الصفات التي يقدرها أكثر من غيرها.