ما هو المخطط التنظيمي؟

ما هو الضروري لشركة أو مؤسسة – بغض النظر عن حجمها – لتعمل بفعالية وانسجام، وتحقق كل من الأهداف المحددة بدورها؟ من المحتمل أن تقوم بتسمية مجموعة متنوعة من العناصر تتراوح بين فريق تم اختياره جيدًا ويتمتع بالكفاءات اللازمة، أو استراتيجية عمل مخصصة لتلبية احتياجات المجموعة المستهدفة أو الحصول على جميع الموارد اللازمة.

ومع ذلك، هناك عنصر آخر ذو أهمية بالغة ربما تكون قد حذفته - وهو الهيكل الفعال الذي تنشئه الشركة أو المؤسسة. يتكون هذا الهيكل من التبعيات والمسؤوليات التي يتم تصورها بشكل فعال من خلال ما يسمى بالمخطط التنظيمي. نوضح أدناه ماهية هذه الأداة بالضبط، ونشير أيضًا إلى الفوائد التي يجلبها استخدامها للشركات والمؤسسات العاملة في مختلف الصناعات.

المخطط التنظيمي – أم ماذا؟

المخطط التنظيمي ليس مجرد رسم بسيط ومباشر، ولكنه أداة إدارية معقدة لتصوير - ولكن الأهم من ذلك فهم - هيكل شركة أو مؤسسة أو كيان آخر. وهو عبارة عن تصور بياني للتسلسل الهرمي (من الأعلى إلى الأدنى)، وتقسيم المسؤوليات، بالإضافة إلى الروابط بين الكيانات المختلفة (فرق أو أفراد مختلفين).

إنها وسيلة مفيدة للموظفين (خاصة أولئك الذين بدأوا للتو)، حيث تساعدهم على رؤية هيكل الشركة أو المؤسسة من خلال تحديد أدوار كل وحدة بوضوح ونطاق مسؤولياتها وكفاءاتها. كما يمكن أن يكون عمليًا بالنسبة للأجانب (مثل المستثمرين أو الشركاء المحتملين) الذين يرغبون في معرفة كيفية عمل الشركة أو المؤسسة. وبالتالي فإن جوهر المخطط التنظيمي يكمن في ضمان الشفافية والإدارة الفعالة للموارد المتاحة

ماذا يحتوي المخطط التنظيمي؟

هناك أنواع مختلفة من الأدوات الموصوفة (من الهرمية، إلى الوظيفية، إلى المصفوفة، أي التي تركز على المشاريع الجارية). وتعتمد العناصر التي يتم تضمينها بالضبط على الحالة المحددة (خاصة حجم الكيان والصناعة التي يعمل فيها). ومع ذلك، فهو يتضمن في أغلب الأحيان معلومات عن عناصر مثل:

• المديرون التنفيذيون - في الجزء العلوي من التصور، يتم وضعهم في أهم المناصب التنفيذية المسؤولة عن اتخاذ القرارات الرئيسية المتعلقة بالشركة أو المؤسسة بأكملها. يظهر هنا عادةً أشخاص مثل الرئيس ونائب الرئيس والمديرين العامين (في مجالات مثل الموارد البشرية والتسويق والتطوير والمبيعات وما إلى ذلك)، وأحيانًا كبار المديرين،
• الأقسام أو الأقسام الفردية - يتم تمثيل كل قسم (على سبيل المثال، التسويق، والموارد البشرية، وتكنولوجيا المعلومات، والمبيعات، والشؤون القانونية والامتثال، وما إلى ذلك) بكتلة منفصلة، ​​ويوجد بها مناصب وأدوار فردية (داخل الأقسام قد يكون هناك أيضًا فرق مسؤولة لمنطقة معينة، على سبيل المثال، قسم التسويق وفريق الاتصالات والأداء والتوعية).
• توزيع المناصب - داخل كل قسم أو قسم، يتم أيضًا إدراج المناصب المحددة الموجودة في الشركة أو المؤسسة (من المديرين إلى كبار المتخصصين والمبتدئين، إلى المتدربين والمتدربين)، غالبًا مع المسؤوليات الموكلة إليهم،
• خطوط الاتصال والتبعية - كجزء من التمثيل البياني للهيكل، يتم الإشارة أيضًا إلى المسؤول عن الإبلاغ عن أنشطته ومن يجب تقديم هذا التقرير إليه،
• المفتاح/وسيلة الإيضاح - غالبًا ما يشتمل التصور الرسومي أيضًا على مفتاح أو وسيلة إيضاح تشرح معنى الرموز والخطوط المختلفة المستخدمة في الرسم التخطيطي. وهذا يجعل من السهل على جميع المستخدمين رؤية الهيكل وفهم معنى جميع العناصر المختلفة.

لماذا يجب أن يكون لدى الشركة مخطط تنظيمي؟

ما الفائدة من إعداد المخطط التنظيمي؟ أولاً، بهذه الطريقة يمكن للموظفين فهم مكانهم في الهيكل بسهولة أكبر - فهم يعرفون ما هي مهامهم، ومن هم المسؤولون عنه بالضبط (سواء في المستويات الأساسية أو العليا) وإلى من يمكنهم اللجوء في حالة حدوث مشكلة.

والأكثر من ذلك، إذا كانوا بحاجة إلى دعم شخص من قسم آخر، فيمكنهم التحقق بأنفسهم في المخطط التنظيمي من المسؤول عن منطقة معينة والتأكد (في معظم الحالات) من أنهم أحالوا المشكلة إلى الشخص المناسب. وبهذه الطريقة، تساعد خطوط الاتصال والمسؤولية المحددة بوضوح على تجنب الارتباك وتوقف العمل. وفي الوقت نفسه، يتيح التصور الرسومي الموصوف أيضًا تحديد المجالات التي توجد بها فجوات أو عبء عمل كبير جدًا، مما يسمح بتوزيع الأنشطة بشكل أكثر كفاءة.

المخطط التنظيمي – ملخص

بالنظر إلى الفوائد المذكورة أعلاه، يمكننا أن نقول بأمان أن إدارة شركة أو مؤسسة أو كيان آخر بدون مخطط تنظيمي سيكون مهمة شاقة وصعبة للغاية. ستكون الاتصالات أطول، وستكون القرارات أقل تفكيرًا (بسبب الافتقار إلى المعرفة الكاملة بالهيكل والعلاقات الداخلية)، وسيتم نشر الموارد بطريقة غير مثالية.

يسهل المخطط التنظيمي الإدارة، بينما يتيح أيضًا فهم الشركة أو المؤسسة ككل وتحديد المجالات التي يمكن فيها تنفيذ التحسينات والتغييرات لتحقيق مزيد من النمو والنجاح. وبالتالي، يجب على كل شركة ومؤسسة - حتى لو كانت صغيرة - أن تهتم بإنشاء مخطط هيكلي دقيق وحديث (بشكل حاسم).

إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا، انضم إلى مجتمع النحل المزدحم لدينا على Facebook وTwitter وLinkedIn وInstagram وYouTube وPinterest وTikTok.

المؤلف: كلوديا كووالتشيك

مصمم جرافيك وتجربة مستخدم ينقل إلى التصميم ما لا يمكن نقله بالكلمات. بالنسبة له، كل لون أو خط أو خط مستخدم له معنى. شغوف بالجرافيك وتصميم الويب.

عرض جميع المشاركات