ما هو الإجراء التشغيلي الموحد (SOP)؟ خريطة طريق وكالتك نحو الاتساق والنمو

توسيع نطاق الوكالة ليس بالأمر السهل.

من المستحيل أن يكون كل شيء يدور حولك. أنت تقوم بالتوفيق بين المبيعات وتأهيل الموظفين والتسليمات وغير ذلك الكثير.

لهذا السبب تحتاج إلى إجراءات التشغيل الموحدة.

يعد SOP طريقة موحدة لفعل شيء ما. ويقدم تعليمات مفصلة خطوة بخطوة حول كيفية تنفيذ المهمة.

نحن نستخدم إجراءات التشغيل القياسية طوال الوقت للمساعدة في تقديم خدمات متسقة وقابلة للتطوير.

مع تطبيق إجراءات التشغيل القياسية (SOPs)، يمكنك التفويض بشكل أكثر فعالية، وتبسيط سير العمل الخاص بك، وتقديم نفس الخدمة الرائعة لعملائك في كل مرة.

في هذا الدليل، سنكشف عن كيفية إنشاء إجراءات التشغيل القياسية (SOP) لوكالتك.

سنغطي:

• ما هو SOP
• لماذا تعتبر إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) مهمة بالنسبة للوكالات
• المهام التي يمكنك إنشاء إجراءات التشغيل القياسية (SOP) لها
• كيفية كتابة SOP فعال

ما هو الإجراء التشغيلي الموحد (SOP)؟

إجراء التشغيل القياسي (SOP) عبارة عن مجموعة من الإرشادات المكتوبة خطوة بخطوة حول أداء مهمة أو عملية محددة. إنها قائمة مرجعية مفصلة تتأكد من أن كل شخص يقوم بالمهمة يقوم بها بنفس الطريقة.

تدور إجراءات التشغيل القياسية حول تحديد وتوثيق أفضل طريقة للقيام بالأشياء.

وهذا يقلل من خطر سوء الفهم أو الأخطاء. كما أنه يساعد وكالتك في الحفاظ على جودة عمل متسقة.

لماذا تعتبر إجراءات التشغيل القياسية مهمة بالنسبة للوكالات؟

يمكن أن يؤدي الحصول على مستندات SOP إلى تغيير قواعد اللعبة بالنسبة لوكالتك. إليكم السبب:

تناسق

إن تحديد أفضل الطرق للتعامل مع المهام يساعد أعضاء الفريق على تحقيق معايير عالية باستمرار. سواء كنت تعمل على مشروع للعميل A أو العميل Z، يتم تنفيذ التنفيذ بنفس المستوى من الدقة.

يعد هذامفيدًا للغاية إذا قمت بالاستعانة بمصادر خارجية لأي من نتائجك. لدى المستقلين والشركاء الخارجيين إرشادات واضحة يجب اتباعها .

كفاءة

تساعد إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) على تبسيط العمليات المتكررة. بدلاً من إضاعة الوقت في اكتشاف الأشياء أو القيام بها بشكل مختلف في كل مرة، يكون لدى أعضاء فريقك مجموعة مباشرة من التعليمات التي يجب اتباعها.

وهذا يجعل توسيع وكالتك وتنمية فريقك واستقبال المزيد من العملاء أسهل بكثير.

وإذا كان شخص ما غير متاح أو غادر، فإن وجود إجراء تشغيل قياسي (SOP) يقلل من الاضطراب. يمكن لفريقك التدخل وتنفيذ المهام التي كانوا مسؤولين عنها بنفس المعيار.

أنشئ إجراءات التشغيل الموحدة لكل شيء في وكالتك. لا تترك أبدًا معلقًا عندما يختفي المقاول. لا تقضي أسابيع في تأهيل شخص جديد.

إجراءات التشغيل الموحدة.

– بيير دي بريوكس (Pierre_dePreux) 6 يوليو 2022

التدريب والتأهيل

إن جلب الموظفين الجدد إلى السرعة قد يكون أمرًا صعبًا.

في استطلاع أجرته شركة Zippia على الأشخاص الذين تركوا وظائفهم بعد 6 أشهر أو أقل، تم تصنيف تلقي توجيهات واضحة وتدريب أكثر فعالية على أنهما أهم أمرين يمكن للشركات القيام بهما للإبقاء على الموظف الجديد:

تقدم إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) إرشادات واضحة وتساعد في التدريب. يمكن للموظفين الجدد فهم مسؤولياتهم وما يتعين عليهم القيام به دون توجيه مستمر.

أمثلة على إجراءات التشغيل القياسية للوكالات

هناك مجموعة من المهام التي يؤديها فريقك بانتظام. بمجرد تحديد أفضل طريقة للقيام بمهمة ما، يمكنك إنشاء إجراء تشغيل قياسي (SOP).

بمجرد الانتهاء من تنفيذ عملية ناجحة في عملك، قم بإنشاء إجراء تشغيلي موحد (SOP) يعمل على توحيد العملية. مع نموك، ستصبح هذه العناصر أساسية.

– كريج زينجرلاين (@ craigzingerline) 16 فبراير 2022

فيما يلي بعض أمثلة إجراءات التشغيل القياسية (SOP) للعمليات التي يمكن توحيدها:

تأهيل العميل

على الرغم من أن كل عميل سيكون لديه احتياجات فريدة من نوعها، إلا أنه يمكنك تبسيط عملية الإعداد من خلال تطبيق إجراءات منهجية.

يمكنك إنشاء إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) لتحديد نطاق العمل، والاتصالات، والعقود، واتفاقيات عدم الإفصاح، والوثائق الأخرى. يمكن أيضًا توحيد البنية الأساسية لتقييم SEO الأولي الخاص بك.

بهذه الطريقة، يحصل كل عميل على نفس البداية الرائعة.

البحث عن الكلمه الرئيسيه

يعد البحث عن الكلمات الرئيسية أحد أكثر الأنشطة التي تستغرق وقتًا طويلاً في أي تحسين لمحركات البحث. يمكنك تبسيط العملية باستخدام إجراء التشغيل المعياري (SOP).

يمكنه تفصيل الأدوات المطلوبة وكيفية استخدامها وكيفية الحكم على قيمة الكلمات الرئيسية.

وهذه أيضًا مهمة يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية لها. إذا كان فريقك يكافح من أجل مواكبة الأمر، ففكر في استخدام خدمة البحث عن الكلمات الرئيسية ذات العلامة البيضاء.

تحسين محركات البحث على الصفحة

هناك الكثير من العناصر المختلفة التي تحتاج إلى تغطيتها في تدقيق تحسين محركات البحث على الصفحة.

يمكن أن يوفر إجراء التشغيل المعياري (SOP) قائمة مرجعية تغطي كل شيء بدءًا من علامات العنوان والأوصاف التعريفية وحتى إمكانية قراءة المحتوى والربط الداخلي.

تحسين محركات البحث خارج الصفحة

بناء الروابط أمر صعب. وإذا أخطأت في ذلك، فقد تؤدي الروابط منخفضة الجودة إلى الإضرار بتصنيف بحث موقع الويب.

يمكنك إنشاء إجراءات تشغيل قياسية لمساعدة فريقك على بناء روابط خلفية ذات صلة وعالية الجودة. يمكن أن يشمل ذلك كل شيء بدءًا من تحديد مواقع الويب المستهدفة وتحليل المنافسين وحتى التواصل مع المدونين.

التدقيق الفني لكبار المسئولين الاقتصاديين

يمكن أن يكون التدقيق الفني لتحسين محركات البحث (SEO) معقدًا. يمكن للنهج المنهجي تبسيط عملية التدقيق. يمكن أن يساعد الفرق في تحديد الأخطاء الفنية التي قد تؤثر على تصنيفات محرك البحث.

يمكنك تضمين الأدوات التي يجب استخدامها، وما الذي تبحث عنه، وكيفية إنشاء توصيات فنية لتحسين محركات البحث.

كيفية إنشاء إجراء تشغيلي موحد (SOP) لوكالتك

فيما يلي كيفية إنشاء إجراءات تشغيل موحدة واضحة وقابلة للتنفيذ لوكالتك.

تحديد الحاجة

ابدأ بإعداد قائمة بالمهام التي يؤديها فريقك بانتظام.

تريد تحديد أولويات العمليات التي لها تأثير كبير على رضا العملاء أو حيث تحدث الأخطاء كثيرًا. هذه هي المهام التي ستكون فيها إجراءات التشغيل القياسية (SOP) أكثر فائدة.

إنها فكرة جيدة أن تستشير فريقك. هل هناك أي عمليات داخلية يجدونها صعبة أو مجالات محددة يعتقدون أنه يجب أن يكون لها طريقة محددة للقيام بالأشياء؟

جمع المعلومات ذات الصلة

الخطوة التالية هي جمع المعلومات التي تحتاجها لإنشاء دليل خطوة بخطوة.

أفضل مورد لك هو أعضاء الفريق الذين يتمتعون بخبرة مباشرة في المهمة. يمكنهم تقديم منظور عملي حول ما يصلح وما يجب تجنبه.

سيضمن ذلك أن مستند SOP يستند إلى الممارسة الفعلية ويحل مشكلة حقيقية.

ومن المفيد أيضًا التحقق مما إذا كان هناك أي موارد موجودة غير رسمية. قد تجد أدلة وملاحظات وحتى مذكرات مؤقتة يمكن أن توفر أساسًا لإجراءات التشغيل المعيارية (SOP) الخاصة بك.

قبل أن تبدأ في تطوير إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) الخاصة بك، قم بمقارنة أساليبك الحالية مع أفضل ممارسات الصناعة. قد تكون هناك طرق أكثر فعالية لأداء المهمة.

هيكل SOP

يؤدي استخدام نفس تنسيق SOP إلى تبسيط عملية الإنشاء. كما أنه يسهل على أعضاء الفريق متابعة أي إجراءات تشغيل قياسية (SOP) جديدة يلتقطونها - فهم يعرفون ما يمكن توقعه.

فيما يلي كيفية تنظيم قالب SOP الخاص بك:

عنوان

يسهل العنوان الوصفي الواضح على أعضاء الفريق فهم ما يغطيه إجراء التشغيل المعياري (SOP). على سبيل المثال، إذا كان إجراء التشغيل المعياري (SOP) يعرض تفاصيل عملية البحث عن الكلمات الرئيسية بأكملها، فيمكنك تسميتها "إجراءات اكتشاف الكلمات الرئيسية وتحليلها".

غاية

غط بإيجاز سبب ضرورة إجراء التشغيل المعياري الموحد (SOP). الهدف هو أن نوضح لأعضاء الفريق سبب ضرورة استخدامه.

اشرح التأثير الذي تريد أن يحدثه إجراء التشغيل المعياري (SOP) وكيف سيساعد فريقك على الاضطلاع بمسؤولياته.

نِطَاق

حدد متى يجب استخدام إجراء التشغيل المعياري (SOP). متى يجب على أعضاء الفريق الرجوع إلى الدليل؟

بالنسبة للبحث عن الكلمات الرئيسية، قد يكون النطاق "قابلاً للتطبيق على جميع إستراتيجيات محتوى العميل الجديد وعند تحسين المحتوى الحالي".

إجراء

هذا هو جوهر SOP. يجب أن توضح بالتفصيل العملية الكاملة لكيفية القيام بالمهمة من البداية إلى النهاية.

حدد كل خطوة بتسلسل منطقي.

بالنسبة للبحث عن الكلمات الرئيسية، يمكنك البدء بتحديد مكانة العميل، ثم إنشاء قائمة بالكلمات الرئيسية الأولية، باستخدام أدوات تحسين محركات البحث، وتحليل حجم البحث والمنافسة، وما إلى ذلك.

الادوار والمسؤوليات

توضيح من المسؤول عن كل خطوة. قد يقوم شخص واحد بإجراء بعض المحادثات، بينما يحتاج الآخرون إلى مدخلات العديد من أعضاء الفريق.

على سبيل المثال، قد يتولى متخصص مبتدئ في تحسين محركات البحث (SEO) البحث الأولي عن الكلمات الرئيسية، مع قيام أحد كبار المحللين بتأكيد الاختيار النهائي للكلمات الرئيسية.

الأدوات والموارد

حدد أي أدوات وموارد مطلوبة لإكمال المهمة. يمكن أن يشمل ذلك قوالب وكالتك الداخلية وأدوات الطرف الثالث.

اكتب الإجراء التشغيلي الموحد (SOP).

والخطوة التالية هي تجسيد الهيكل.

من المهم أن تبقي الصياغة قابلة للتنفيذ وسهلة الفهم. إذا كانت هناك اختصارات أو مصطلحات لتحسين محركات البحث (SEO) قد لا يعرفها جميع أعضاء فريقك، فقدم تعريفًا سريعًا.

يمكنك جعل التعليمات أكثر وضوحًا عن طريق إضافة عناصر مرئية. على سبيل المثال، يمكن أن تكون لقطات الشاشة المشروحة مفيدة إذا كان إجراء التشغيل المعياري (SOP) الخاص بك يغطي استخدام أداة مثل Semrush أو Ahrefs.

يمكن أن تعمل المخططات الانسيابية بشكل جيد مع العمليات الأكثر تعقيدًا مثل عمليات التدقيق الفنية لتحسين محركات البحث. يمكنك توضيح العملية وكيف تتدفق كل خطوة إلى الخطوة التالية.

يمتلك الرئيس التنفيذي لدينا، جو ديفيز، عملية رائعة لإنشاء إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) تلقائيًا مما يقلل حقًا من الوقت المستغرق لإنتاج إجراء تشغيل قياسي (SOP) موثوق به، بالإضافة إلى أنه يمكنك دائمًا دمج الفيديو الخاص بك وأنت تكمل الخطوات للمساعدة في جعل كل شيء واضحًا للغاية.

الإجراء التشغيلي الموحد (SOP) لمدة 60 ثانية

إجراءات التشغيل القياسية هي السحب. لكنهم يغيرون اللعبة بشكل جدي إذا كنت تقوم بالتوسع.

هذه الطريقة تجعل إنشاء SOP سريعًا للغاية، ويسبب الإدمان نوعًا ما.

أنا أضمن أنك سوف تستخدمه. pic.twitter.com/iwxrisvN0r

– جو ديفيز (@ Fatjoedavies) 24 مايو 2023

بمجرد إنشاء إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) لعملياتك الداخلية، يمكنك إعادة توظيفها وتحويلها إلى أدلة رائعة وبرامج تعليمية ومنشورات مدونة. يعمل هذا النوع من المحتوى القابل للتنفيذ بشكل جيد جدًا مثل مغناطيس الرصاص.

قم بإنشاء إجراءات التشغيل الموحدة (SOP) لوكالتك

ثم حولها إلى محتوى:

-أدلة مفصلة
-الخيوط
-أشرطة فيديو
-القوائم

لديك محتوى موجود أكثر مما تعتقد.

– ريان (RyanMSchnitzler) 14 يناير 2023

قم بمراجعة إجراءات التشغيل القياسية (SOP).

بمجرد الانتهاء من مسودتك الأولى، قم بمشاركتها مع أصحاب المصلحة الرئيسيين. يمكن أن تساعدك ملاحظاتهم في التأكد من عدم إغفال أي تفاصيل مهمة.

قبل طرح إجراء التشغيل المعياري (SOP) الخاص بك، اختبره على شخص ليس على دراية بالمهمة. معرفة ما إذا كانوا يواجهون أي مشاكل أو يتعثرون.

يمكن أن يكشف هذا عن أي خطوات تحتاج إلى مزيد من التوضيح أو إذا كان هناك أي شيء مفقود.

لقد بدأت أخيرًا هذا الأسبوع بالتفويض في وكالتي الجديدة.

ماذا تعلمت؟

لم تكن عملياتي مُعقدة كما اعتقدت.

أفضل طريقة لتحسين إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) الخاصة بك هي البدء بتسليمها إلى أشخاص آخرين. تصبح الفجوات والأخطاء واضحة بشكل صارخ وبسرعة حقيقية.

– شين مارتن (Shane___Martin) 12 يونيو 2023

المراجعات المنتظمة

لا يقتصر تنفيذ إجراءات التشغيل القياسية (SOP) على صياغة الوثيقة والمضي قدمًا فحسب.

تتطور أفضل الممارسات، وقد تبدأ وكالتك في استخدام أدوات جديدة، وقد تتغير الطريقة التي يعمل بها فريقك معًا.

قد تؤدي إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) القديمة إلى إهدار الوقت والموارد.

قم بجدولة مراجعات منتظمة للتأكد من أن إجراءات التشغيل القياسية (SOP) الخاصة بك توفر التوجيه الصحيح وتساعد فريقك على القيام بأفضل عمل.

قم بتوسيع نطاق وكالتك من خلال إجراءات التشغيل الموحدة

وبدون وجود عمليات منظمة، يمكن أن يصبح نمو الوكالة سريعًا فوضويًا.

تساعدك إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) على تقديم جودة متسقة. ومع قيامك بالتوسع والتعامل مع نطاق أوسع من العملاء، فإن فريقك يمتلك الموارد التي يحتاجها لتحقيق النجاح.

وإذا أخذت إجازة لمدة أسبوعين من العمل في الوكالة، فلن يمتلئ بريدك الوارد برسائل "المساعدة!" رسائل البريد الإلكتروني عند العودة.