ما هو تخطيط موارد المؤسسات (Enterprise Resource Planning) ولماذا تحتاجه

يعد تخطيط موارد المؤسسات أحد أكثر المصطلحات استخدامًا عندما يتعلق الأمر بإدارة الأعمال والعمليات. سواء كانت شركة صغيرة أو شركة متعددة الجنسيات ، فإن تخطيط موارد المؤسسات هو النقطة المحورية للكفاءة والربحية والنمو والبقاء طوال الوقت. في هذا المنشور ، سنناقش ماهية ERP حقًا ، ولماذا هي مهمة وكيف يمكن أن تفيد عملك.

ما هو الشكل الكامل لتخطيط موارد المؤسسات؟

شكل تخطيط موارد المؤسسات الكامل هو تخطيط موارد المؤسسات. يعتمد تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على تطبيقات متكاملة لأتمتة العمليات المختلفة المتعلقة بالتكنولوجيا والخدمات والموارد البشرية.

يتكون من 3 كلمات رئيسية:

• المؤسسة: هي منظمة أو شركة تضم عمليات تجارية متعددة تعمل تحت مظلة واحدة. في كثير من الأحيان ، تمتلك المؤسسات أنظمة وأفرادًا وإجراءات كبيرة ، وهم بحاجة إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات لإدارة جميع جوانب العمل.
• المورد: يُطلق على جميع الأشخاص والمال والمواد والوقت المتاح للعمل التجاري تحت تصرفه اسم الموارد. لإدارة هذه الموارد بفعالية وتتبعها ، تحتاج الشركات إلى حل ERP.
• التخطيط: لتحقيق أهدافها ، يحتاج العمل إلى خطة. يمكن أن يعني التخطيط الجيد الفرق بين النجاح والفشل. يساعد تخطيط موارد المؤسسة المؤسسات على التخطيط واتخاذ قرارات تعتمد على البيانات.

يستخدم نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) تطبيقات متكاملة ومهام سير عمل وبيانات لإدارة عمليات الأعمال والموارد بالكامل لتحقيق الكفاءة المثلى.

فهم نظام تخطيط موارد المؤسسات  

نظام تخطيط موارد المؤسسة هو حل برمجي شامل ومتكامل يساعد الشركات على أتمتة وإدارة وظائفها التشغيلية والمكتبية. تتكون حلول تخطيط موارد المؤسسات (ERP) عادةً من وحدات نمطية تتناول احتياجات أو عملية تجارية محددة ، مثل إدارة سلسلة التوريد والموارد البشرية وإدارة الشؤون المالية والتصنيع.

توفر حلول تخطيط موارد المؤسسات قاعدة بيانات مركزية تتيح الرؤية في الوقت الفعلي ومشاركة البيانات عبر جميع الإدارات ومواقع الأعمال. قاعدة البيانات المركزية هذه هي قلب حلول تخطيط موارد المؤسسات وهي المكان الذي يتم فيه تخزين جميع البيانات والوصول إليها.

يجب قراءة: قائمة التحقق من التنفيذ الناجح والآمن لتخطيط موارد المؤسسات (ERP): التحديات وأفضل الممارسات

لماذا يجب على الشركة تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسة

هناك العديد من الأسباب التي تجعل الأعمال التجارية يجب أن تطبق نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP).

• قاعدة البيانات المركزية: من أكبر مزايا هذا النظام أنه يوفر قاعدة بيانات مركزية لجميع بياناتك. يمكن الوصول إلى البيانات من قبل المستخدمين المصرح لهم من أي مكان في العالم. يساعد هذا في تقليل صوامع البيانات ويضمن أن يعمل الجميع بنفس المعلومات.
• اتخاذ القرار المستند إلى البيانات: يوفر نظام تخطيط موارد المؤسسات للشركات البيانات التي يحتاجونها لاتخاذ قرارات أفضل. مع وجود جميع المعلومات في مكان واحد ، يمكن للشركات اتخاذ قرارات بناءً على البيانات بدلاً من التخمين.
• تبسيط سير العمل: يمكن أن تكون مهام سير العمل في المؤسسة معقدة وغالبًا ما تتضمن أقسامًا متعددة. يمكن لنظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المساعدة في تبسيط سير العمل عن طريق أتمتة المهام وتقديم نظرة عامة واضحة على العملية بأكملها.
• خدمة عملاء محسّنة: تساعد الشركات على تحسين خدمة العملاء من خلال تزويدهم بالمعلومات التي يحتاجون إليها لحل المشكلات بسرعة. باستخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، يمكن للشركات تزويد عملائها بأفضل خدمة ممكنة.
• تعاون سلس: يمكن أن يساعد نظام تخطيط موارد المؤسسة الموظفين والإدارات والفروع وأصحاب المصلحة على التعاون بشكل أفضل من خلال منحهم الأدوات التي يحتاجونها لمشاركة المعلومات والعمل معًا في المشاريع. باستخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، يمكن للشركات التخلص من الحاجة إلى المستندات الورقية وتسهيل التعاون.
• تكامل البيانات المالية: باستخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، يمكن للشركات ربط حساباتها وكشوف المرتبات والأنظمة المالية الأخرى في مستودع واحد موحد.
• كفاءة الأداء: يمكن أن يساعد نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الشركات على تحسين أدائها عن طريق أتمتة المهام وتقليل الحاجة إلى الإدخال اليدوي. باستخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، يمكن للشركات تحسين كفاءتها وإنجاز المزيد من الأعمال في وقت أقل.
• خفض التكلفة: يمكن للشركات تقليل تكاليفها عن طريق أتمتة المهام وتقليل الحاجة إلى الإدخال اليدوي باستخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP). يمكن للمنظمات أيضًا تحسين كفاءتها وإنجاز المزيد من العمل في وقت أقل. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يساعد ذلك الشركات في توفير المال عن طريق تقليل الحاجة إلى المستندات الورقية والقضاء على الحاجة إلى حلول برمجية متعددة.
• الأتمتة والدقة: تعمل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات على أتمتة العديد من المهام المرتبطة بإدارة الأعمال ، مثل إعداد التقارير المالية وإدارة المخزون ومعالجة الطلبات. يمكن أن تساعد هذه الأتمتة الشركات على تحسين دقتها وتقليل احتمالية حدوث أخطاء.

فئات ذات صلة: تصنيع برمجيات تخطيط موارد المؤسسات | برامج التجزئة لتخطيط موارد المؤسسات | برامج تخطيط موارد المؤسسات الإنشائية

وظائف العمل التي يمكن أن تستفيد من تخطيط موارد المؤسسات

تؤثر هذه الأنظمة على كل مجال من مجالات العمل ، لكن بعض الأقسام ترى فوائد أكثر من غيرها. فيما يلي بعض وظائف العمل التي تستفيد أكثر من ERP:

• المبيعات والتسويق: يمكن أن تساعد حلول تخطيط موارد المؤسسات أقسام المبيعات والتسويق من خلال منحهم الأدوات التي يحتاجونها لتتبع بيانات العملاء وإدارة العملاء المتوقعين وإنشاء الحملات. كما أنه يدمج ويبسط جميع وظائف المبيعات الرئيسية مثل إدارة الطلبات والفواتير وجمع المدفوعات والملاحظات والمحاسبة والتوزيع والمخزون وما إلى ذلك. هذا يقلل من الخطأ البشري والتدخل اليدوي والتكاليف المرتبطة بعملية البيع والتسويق.
• المحاسبة والمالية: يفيد نظام تخطيط المؤسسات أيضًا أقسام المحاسبة والمالية من خلال أتمتة المهام وتوفير رؤية في الوقت الفعلي للبيانات المالية للمؤسسة. كما أنه يساعد في توحيد البيانات المالية وتوقع الإيرادات وإنشاء الميزانية وتتبع الامتثال.
• الموارد البشرية: تطبيقات برمجيات تخطيط موارد المؤسسات مهمة للغاية لأقسام الموارد البشرية بعدة طرق. يمكنهم أتمتة العديد من المهام المرتبطة بإدارة بيانات الموظف ، مثل تتبع الأدوار والمسؤوليات ، والتعويضات والمزايا ، وعمليات مراجعة الأداء والتعيين. بالإضافة إلى ذلك ، تعمل حلول ERP أيضًا على تبسيط عملية التوظيف من خلال تزويدك بالأدوات التي تحتاجها لنشر فرص العمل وتتبع المتقدمين وفحص المرشحين.
• العمليات: يعمل نظام الأعمال المتكامل على أتمتة المهام وتكاملها مثل تخطيط الإنتاج وإدارة المخزون ومراقبة الجودة والشحن والخدمات اللوجستية. كما أنه يوفر للشركات رؤية في الوقت الفعلي لعملياتها حتى يتمكنوا من تحديد الاختناقات وأوجه القصور.
• خدمة العملاء: باستخدام حل ERP ، يمكن للشركات أتمتة عمليات خدمة العملاء ، مثل إدارة الطلبات والمرتجعات ودعم العملاء. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لممثلي خدمة العملاء تتبع سجل الاتصال بالكامل ، ودمج جميع قنوات الاتصال ، والرد على استفسارات العملاء في الوقت الفعلي.
• سلسلة التوريد: يمكن للشركات إدارة سلسلة التوريد الخاصة بها بفعالية باستخدام تخطيط موارد المؤسسات والحصول على رؤية في كل مرحلة من مراحل العمل. يمكّنهم من تتبع مستوى المخزون الخاص بهم ، وتخطيط الإنتاج ، وإنشاء خطة التوزيع ، وتتبع العمل الجاري ، والمزيد.
• الإنتاج: يمكن لحلول تخطيط موارد المؤسسات أتمتة عمليات الإنتاج وتبسيطها ، مثل تخطيط متطلبات المواد وتخطيط السعة وتتبع الطلبات ومراقبة الجودة. يمكن أن يساعد هذا الشركات على تحسين جودة منتجاتها ووقت التسليم مع تقليل تكاليف الإنتاج.
• إدارة المخزون: أتمتة مهام إدارة المخزون ، مثل تجديد المخزون وإعادة الترتيب والتنبؤ. كما أنه يساعد الشركات على تقليل مستويات المخزون وتحسين معدل دوران المخزون.
• إدارة المشتريات: يمكن تحسين عمليات الشراء من خلال الأتمتة والتكامل وتحسين الرؤية. يمكن للمؤسسات اتخاذ قرارات شراء أكثر ذكاءً من خلال تتبع وإدارة عملية الشراء بأكملها ، بما في ذلك التخطيط والتتبع وإدارة البائعين وتحليل الإنفاق.

تطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسات

هناك بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار عند تنفيذ أنظمة تخطيط موارد المؤسسات:

• اختر البائع المناسب: من المهم إجراء البحث واختيار بائع حسن السمعة وله سجل حافل. اقرأ المراجعات وتحقق من تاريخ مزود البرنامج للحصول على رؤية أفضل.
• ضع أهدافًا وغايات واقعية: قبل البدء في عملية التنفيذ ، من المهم وضع أهداف وغايات واقعية. سيساعدك هذا على تخطيط عملية التنفيذ والتأكد من نجاحها.
• تدريب موظفيك: يمكن أن تكون أنظمة تخطيط موارد المؤسسات معقدة وتتطلب الكثير من التدريب. من المهم تدريب موظفيك على طرق استخدام النظام حتى يكونوا أكثر كفاءة.
• إدارة التغيير: يمكن لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) تعطيل عمليات سير العمل والعمليات التجارية الحالية. من المهم إدارة التغيير بعناية وضمان انتقال سلس.

فوائد نظام تخطيط موارد المؤسسات

فيما يلي بعض الفوائد الرئيسية لاستخدام حل ERP:

• تحسين الكفاءة والإنتاجية: يمكن أن تساعد حلول تخطيط موارد المؤسسات الشركات على أتمتة عملياتها الأساسية وتبسيطها وتحسين الكفاءة والإنتاجية الإجمالية للمؤسسة.
• الرؤية في الوقت الفعلي: توفر أنظمة تخطيط موارد المؤسسات للشركات رؤية في الوقت الفعلي لعملياتها وبياناتها حتى تتمكن من تحديد الاختناقات وعدم الكفاءة.
• انخفاض التكاليف: تقلل الشركات من تكاليفها عن طريق أتمتة المهام وتقليل القوى العاملة. تخطيط موارد المؤسسات ERP يتتبع أيضًا أوجه القصور ويساعد في اتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات.
• تحسين عملية صنع القرار: يسمح للمديرين و TCWG (المكلفين بالحوكمة) باتخاذ قرارات أفضل من خلال تزويدهم بمعلومات دقيقة وفي الوقت المناسب.
• عمليات مبسطة وفعالة: تخطيط موارد المؤسسات يمكن أن يساعد تخطيط موارد المؤسسات الشركات على أتمتة عملياتها وتبسيطها ، مثل تخطيط متطلبات المواد وتخطيط السعة وتتبع الطلبات ومراقبة الجودة.
• زيادة رضا العملاء: يمكن أن تساعد حلول تخطيط موارد المؤسسات الشركات على أتمتة عمليات خدمة العملاء ، مثل إدارة الطلبات والمرتجعات ودعم العملاء. باستخدام تخطيط موارد المؤسسات ERP ، يمكن للشركات تزويد عملائها بأفضل تجربة ممكنة.
• زيادة الأمان: تحتاج الشركات إلى التأكد من أن بياناتها آمنة ومأمونة. تساعد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات الشركات في الحفاظ على بياناتها آمنة ومأمونة من خلال تزويدها بتجربة تدقيق مفصلة وقاعدة بيانات مركزية مانعة للتلاعب ووصول يعتمد على المستخدم.

حدود نظام تخطيط موارد المؤسسات

هناك بعض عيوب استخدام هذا النظام أيضًا والتي لا ينبغي تجاهلها. هذه كالتالي:

• ارتفاع تكلفة التنفيذ والصيانة: يمكن أن تكون أنظمة تخطيط موارد المؤسسات مكلفة للغاية في التنفيذ والصيانة. غالبًا ما تكون تكاليف الأجهزة والبرامج مرتفعة ، وتحتاج الشركات إلى الاستثمار في تدريب موظفيها على استخدام النظام بكفاءة.
• الوحدات المعقدة: يمكن أن تكون أنظمة تخطيط موارد المؤسسات معقدة للغاية وتتطلب الكثير من التدريب والخبرة لاستخدامها. هذا يمكن أن يؤدي إلى الإحباط بين الموظفين ومنحنى التعلم العالي.
• التدريب وإدارة التغيير: يحتاج الموظفون غالبًا إلى تدريب مكثف لاستخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسات. وتحتاج الشركات إلى إدارة التغيير بعناية لضمان انتقال سلس ، وإلا فإنه يزيد من عدم الكفاءة.
• التكامل وسير العمل الخاطئين: يمكن أن يؤدي التكامل الخاطئ لتخطيط موارد المؤسسات إلى تعطيل عمليات سير العمل والعمليات التجارية الحالية مما يؤدي إلى حدوث الكثير من الأخطاء وعدم الكفاءة.

ختاماً

تقدم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات الكثير من الفوائد التي يمكن أن تساعد الشركات على تحسين عملياتها. عند تنفيذها بشكل صحيح ، يمكن أن تساعد هذه الأنظمة الشركات على أتمتة عملياتها وتحسين الكفاءة واتخاذ قرارات أفضل.

ومع ذلك ، هناك بعض عيوب استخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسات التي لا ينبغي تجاهلها. بشكل عام ، إذا كنت تفكر في تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات ERP ، فمن المهم إجراء البحث والتأكد من أنك تتخذ القرار الأفضل لعملك.

يجب قراءة: أفضل 12 نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لصناعة التجارة الإلكترونية | دور وفوائد تخطيط موارد المؤسسات في إدارة سلسلة التوريد