ما هو التتبع السريع في إدارة المشاريع؟ المزايا والعيوب الرئيسية

ما هو التتبع السريع؟

التتبع السريع هو أسلوب لإدارة المشروع يتضمن تقليل مدة المشروع من خلال العمل على مهام معينة بالتوازي. من الناحية العملية، هذا يعني أن المهام غير المرتبطة منطقيًا يتم تنفيذها في وقت واحد. وهذا هو عكس النهج التقليدي حيث يتم تنفيذها بشكل تسلسلي - تبدأ مهمة واحدة بعد اكتمال المهمة السابقة. الهدف من هذه الطريقة هو تسريع تحقيق أهداف المشروع عن طريق إزالة أو تقليل التأخير الناجم عن التنفيذ المتسلسل للمهام. يمكنك تسريع المشروع بطريقتين:

• من خلال بدء مهمة قبل إكمال مهمة سابقة مرتبطة بها مباشرةً،
• عن طريق زيادة الموارد أو عدد الأشخاص الذين يعملون على مهمة ما لتسريع التنفيذ.

فوائد التتبع السريع

إحدى المزايا الرئيسية لاستخدام هذه التقنية هي بلا شك تقليل مدة المشروع، وهو أمر مفيد بشكل خاص عندما يكون للمشروع موعد نهائي ضيق. تضمن هذه الطريقة أيضًا استخدامًا أفضل للموارد – حيث يؤدي أداء بعض المهام في وقت واحد إلى تقليل الحاجة إلى انتظار اكتمال المهام الأخرى. علاوة على ذلك، يسمح التتبع السريع بتحقيق إنجازات المشروع الرئيسية بشكل أسرع، وهو ما قد يكون مهمًا عندما تكون هناك حاجة إلى هذه التسليمات لتحقيق أهداف العمل الأخرى. يمكن تطبيق هذه الطريقة على مشاريع في صناعات أو مجالات مختلفة (بما في ذلك البناء والتسويق وتكنولوجيا المعلومات وما إلى ذلك).

هل للتتبع السريع أي عيوب؟

على الرغم من أن التتبع السريع له العديد من المزايا، إلا أنه يمكن أن يحمل بعض المخاطر، مثل النزاعات بين أعضاء الفريق أو الصعوبات الإدارية التي يمكن أن تنشأ عند تنفيذ المهام في وقت واحد. ونتيجة لذلك، قد تنمو تكلفة المشروع، على سبيل المثال، بسبب الحاجة إلى توظيف أشخاص جدد أو تعزيز الموارد. كما قد يزيد عدد الأخطاء مما يؤثر على جودة المنتج أو الخدمة المطورة. وفي الوقت نفسه، تقلل هذه الطريقة من المرونة في تخطيط وتنفيذ المشروع - فالتنفيذ المتزامن للمهام قد يترك هامشًا ضئيلًا للتكيف مع التغييرات أثناء المشروع.

كيفية استخدام التتبع السريع؟

يمكن أن يكون التتبع السريع استراتيجية فعالة عندما يكون الوقت مضغوطًا أو عندما تحتاج إلى تقصير الجدول الزمني للمشروع (على سبيل المثال، في مشاريع البناء حيث يؤدي أي تأخير إلى ارتفاع التكاليف). ومع ذلك، ينبغي اتباع بعض المبادئ الأساسية للتأكد من أن تقنية إدارة المشروع هذه تنتج النتائج المرجوة. وأهمها نذكرها أدناه.

• اختيار المهام - لا يمكن إكمال جميع المهام باستخدام هذه التقنية. لهذا السبب، من الضروري أن نفهم تمامًا التبعيات بين المهام والمراحل المختلفة للمشروع والقضاء على تلك التي تحتاج إلى انتظار إكمال المهام الأخرى.
• تقييم المخاطر – للأسباب المذكورة أعلاه، من الضروري إجراء تحليل دقيق للمخاطر وتحديد ما إذا كان استخدام هذه التقنية مبررًا تمامًا.
• المراقبة والتحكم – من الضروري مراقبة تقدم المشروع والتواصل مع فريق المشروع للتأكد من أن الأنشطة التي يتم تنفيذها في وقت واحد لا تسبب تعارضات أو تأخيرات غير مرغوب فيها.

ملخص

في المشاريع التي يكون فيها الوقت عاملاً رئيسياً، يمكن أن يكون التتبع السريع بمثابة استراتيجية لا تقدر بثمن، مما يؤدي إلى تسريع تاريخ تسليم النتيجة المقصودة، الأمر الذي سيرضي الجمهور المستهدف بلا شك. ومع ذلك، يجب استخدامه بحذر لتجنب، أولاً، زيادة التكاليف، وثانيًا، المساس بجودة المشروع. لهذا السبب، قبل تطبيق هذه التقنية، حدد المهام التي يمكن تنفيذها في وقت واحد. ثم خطط لهم وفقًا لذلك وراقب تقدمهم بشكل مستمر لتقليل العواقب السلبية المحتملة.

سواء قررت استخدام طريقة التتبع السريع أو النهج التسلسلي، فسوف تدعمك شركة Firmbee طوال الطريق. يوفر النظام العديد من الميزات مثل لوحات كانبان وقوائم المهام وقواعد بيانات جهات الاتصال والتقويمات والمزيد. جرب Firmbee مجانًا!

إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا، انضم إلى مجتمع النحل المزدحم لدينا على Facebook وTwitter وLinkedIn وInstagram وYouTube وPinterest وTikTok.

المؤلف: كارولين بيكر

كمديرة مشروع، تعتبر كارولين خبيرة في إيجاد طرق جديدة لتصميم أفضل سير العمل وتحسين العمليات. مهاراتها التنظيمية وقدرتها على العمل تحت ضغط الوقت تجعلها أفضل شخص لتحويل المشاريع المعقدة إلى واقع.

عرض جميع المشاركات