ما هي تسوية الفواتير؟

تسوية الفواتير هي عملية تتكون من مقارنة البيانات من الفواتير مع البيانات من كشوف الحسابات البنكية. إنها مهمة مهمة جدًا لجميع الشركات. تنطبق تسوية الفواتير على فواتير السلع والخدمات المشتراة والفواتير الصادرة للعملاء. بفضل هذه العملية ، يمكنك التحقق مما إذا تأخرت في سداد مدفوعاتك للمشتريات المتعلقة بالعمل. سيسمح لك ذلك بالتحكم في المستحقات بشكل أفضل. اقرأ المقال لمعرفة سبب عدم إهمال تسوية الفواتير.

تسوية الفواتير - محتوى المقال:

1. كيف يتم التوفيق بين الفواتير الواردة؟
2. ما هي فوائد تسوية الفواتير الواردة؟
3. كيف يتم التوفيق بين الفواتير الصادرة؟
4. ما هي فوائد تسوية الفواتير الصادرة؟
5. هل يمكن تسوية الفواتير يدويًا؟
6. كيف يتم تحسين عملية تسوية الفواتير؟

كيف يتم التوفيق بين الفواتير الواردة؟

في كل مرة تقوم فيها بشراء البضائع ، تتلقى فاتورة. وبالمثل مع الخدمات - يتم تسويتها مع الفواتير أيضًا. إذا ظهرت شركتك مؤخرًا في السوق ، فهناك خطر ألا يكون جميع الشركاء متحمسين لبيع منتجاتهم أو خدماتهم على أساس الدفع المؤجل. في مثل هذا السيناريو ، سيتعين عليك تسوية مدفوعاتك نقدًا. تعني طريقة الدفع هذه أنك لن تضطر إلى تسوية الفواتير الواردة. في حالة الفواتير النقدية ، يمكنك دائمًا أن تطمئن إلى أنه قد تمت تسويتها.

بعد مرور بعض الوقت ، عندما تصبح شركتك معروفة بشكل أفضل من قبل المقاولين ، سيكون المزيد والمزيد من الشركات حريصة على بيع منتجاتها لك على أساس الدفع المؤجل. إنه مفيد ، لأن شراء المنتجات ليس عليك استثمار أموالك على الفور. مهمتك الوحيدة هي مراقبة المواعيد النهائية للدفع. تساعد تسوية الفواتير في هذا المسعى المهم. كيف يتم التوفيق بين الفواتير؟

كل ما عليك فعله هو مقارنة الفواتير الواردة ، أي تلك التي استلمتها من شركات أخرى ، بحسابك المصرفي. لتسريع العملية ، قد تقرر تصفية الفواتير الواردة. بعد هذه العملية ، ستحصل على القائمة الكاملة للمعاملات مع جميع التفاصيل حول المدفوعات المقدمة للمنتجات والخدمات. مع وجود هذه القائمة في متناول اليد ، سيتعين عليك مقارنة الأرقام الموجودة في الفواتير بتلك الموجودة في كشوف الحسابات المصرفية. تحقق مما إذا كانت جميع الأموال المحولة قد وصلت إلى المستلم الصحيح عن طريق مقارنة تفاصيل مُصدر الفاتورة بتفاصيل مستلم الفاتورة. إذا كانت هذه التفاصيل متطابقة وكان كل شيء صحيحًا ، فيمكنك وضع علامة على الفاتورة على أنها مدفوعة.

ما هي فوائد تسوية الفواتير الواردة؟

لماذا تعتبر تسوية الفواتير الواردة في شركتك مهمة جدًا؟ تساعدك هذه العملية على التحكم في جميع تواريخ الدفع والمواعيد النهائية. إذا كان لا يزال لديك أي فواتير بعد التسوية ولكن لا توجد تحويلات مطابقة ، فهذا يعني شيئًا واحدًا فقط - أنك لم تدفع تلك الفواتير. في هذه الحالة ، يجب عليك التحقق مما إذا كان قد تم تجاوز الموعد النهائي للدفع. إذا لم يتم إجراء بعض التحويلات ، فتحقق من حسابك في قسم الطلبات المعلقة ، فقد يكونون في انتظار التحقيق ، وفي هذه الحالة لا يوجد ما يدعو للقلق. ومع ذلك ، إذا تم تجاوز الموعد النهائي للدفع ولم يتم دفع الفاتورة ، فمن الأفضل تسوية جميع المدفوعات المستحقة في أقرب وقت ممكن.

قد يكون للدفع الذي يتم بعد الموعد النهائي عواقب سلبية على عملك. أي نوع من العواقب؟ قد يفرض عليك مُصدر الفاتورة التي لم يتم دفعها في الوقت المحدد فائدة لتأجيل الدفع. قد يؤدي التأخر في السداد إلى فقدان الخصومات والحسومات. تؤثر مشاكل المدفوعات على صورة شركتك ، لأنه لا أحد يحب التعاون مع الكيانات التي غالبًا ما تتأخر في الدفع. تساعدك تسوية الفواتير على تجنب مثل هذه المشاكل ، ومن خلال هذه العملية ستتمكن من الوفاء بالتزاماتك في الوقت المحدد.

كيف يتم التوفيق بين الفواتير الصادرة؟

الفواتير الصادرة عبارة عن فواتير يرسلها عملك إلى عملائك عند بيع منتجك أو تقديم خدمتك. ستساعدك تسوية الفواتير الصادرة على مراقبة جميع التزاماتك. بفضل هذه العملية ، ستعرف بالضبط ، من دفع لك ، ومن الذي يتأخر في السداد. كيف تتم تسوية الفواتير الصادرة في الواقع؟

يجب الرجوع إلى التفاصيل الواردة في كشوف الحسابات البنكية مع جميع الفواتير الصادرة. لتسريع العملية ، قد تقرر تصفية الفواتير الصادرة. بعد هذه العملية ، ستحصل على القائمة الكاملة للمدفوعات إلى الحساب. في الخطوة التالية ، عليك مقارنة جميع الأرقام من كشف الحساب المصرفي بالفواتير الصادرة. تحقق جيدًا مما إذا كانت تفاصيل الشخص أو تفاصيل الشركة التي دفعت الفاتورة تتوافق مع تفاصيل المشتري في الفاتورة الصادرة.

يُنصح بتوخي الحذر بشكل خاص أثناء تسوية الفاتورة خاصةً إذا كان هناك العديد من الفواتير التي يجب دفعها بنفس المبلغ ، ولكن لعملاء مختلفين. قد يؤدي عدم الدقة أثناء التسوية إلى مطابقة الفاتورة مع العميل الخطأ. لتجنب مثل هذه الأخطاء تحقق من جميع عناوين الانتقالات. طالما أنك تعرف المنتج أو الخدمة التي تم الدفع بها ، فمن السهل مطابقة التحويل بالفاتورة الصادرة الصحيحة. ولكن لماذا تعتبر تسوية الفواتير بهذه الأهمية؟

ما هي فوائد تسوية الفواتير الصادرة؟

تمنحك تسوية الفواتير الصادرة نظرة ثاقبة للوضع المالي الحالي للشركة. بفضل التسوية ، تعرف الفواتير الصادرة عنك والتي تم دفعها بالفعل ، وتعرف نوع الدخل الذي قد تتوقعه في حسابك في المستقبل القريب. ستساعدك عملية التسوية على ملاحظة جميع العملاء المتخلفين عن سداد مدفوعات منتجاتك أو خدماتك. باستخدام المعلومات الدقيقة ، قد تقرر اتخاذ إجراء في هذا المجال وإجبار المدينين لديك على تسوية مطالباتك. لا تتردد في إرسال تذكيرات لطيفة لعملائك بشأن مدفوعاتهم ، فقد يؤدي أي تأخير في القيام بذلك إلى مشاكل في استرداد مستحقاتك. لا تهمل تسوية الفواتير الصادرة.

هل يمكن تسوية الفواتير يدويًا؟

إذا لم تقم بإصدار العديد من الفواتير ، فلن تستغرق عملية التسوية الكثير من وقتك. وبالمثل ، إذا لم تكن قد أصدرت العديد من فواتير التكلفة ، فلن يكون فحص إدخال الفواتير أمرًا صعبًا. باستخدام كمية صغيرة من المستندات ، يمكن إجراء جميع تسوية الفواتير يدويًا. من السهل إنشاء قائمة بجميع الفواتير الواردة ، حيث يمكنك تحديد كل الفواتير المدفوعة بالفعل ، والاطلاع على الباقي ، التي لا تزال تنتظر تسويتها. يجب عليك إنشاء نفس النوع من القائمة لجميع الفواتير الصادرة. في هذه القائمة ، تقوم بوضع علامة على جميع الفواتير التي دفعها عملاؤك لمعرفة أولئك الذين يتأخرون في السداد.

أثناء تسوية الفواتير لتسريع العملية ، من الحكمة استخدام جدول بيانات جيد الإعداد. يجدر ترتيب جميع الفواتير بالترتيب الزمني.

حاول وضع علامة على جميع الفواتير المدفوعة الواردة فور استلام التحويل إلى حسابك. قد لا تكون تسوية الفواتير يدويًا هي الخيار الأفضل لمن لديهم العديد من الفواتير. ما يجب القيام به لتسهيل عملية تسوية الفواتير عندما يكون هناك المزيد من المستندات للتحقق منها. كيف يتم التعامل مع الصلح الذي لا يتم يدوياً؟

كيف يتم تحسين عملية تسوية الفواتير؟

لتسهيل عملية تسوية الفواتير التي لا يمكن إجراؤها يدويًا ، من المفيد استخدام برنامج خاص. سيساعدك التطبيق المخصص في العثور على جميع التناقضات بين الفواتير الصادرة والتحويلات في حسابك. باستخدام التطبيق ، يمكنك بسهولة تحديد ما إذا كان عميلك قد دفع الفاتورة بالكامل أو جزئيًا أو متأخرًا عن السداد. يسمح لك برنامج الكمبيوتر بالعثور بسرعة على جميع الفواتير ذات المواعيد النهائية المنتهية ، مما قد يمكّنك من تحصيل الديون إذا لزم الأمر. لن يفوتك تاريخ الدفع للمنتجات والخدمات المشتراة. سيساعدك التطبيق على توفير الكثير من الوقت ، والذي يمكن استخدامه في مجالات أخرى من نشاطك.

إقرأ أيضاً: ما هو خصم الفاتورة؟

بفضل الأتمتة ، يمكن لشركتك تقليل تكاليف الفواتير بنسبة 29٪. تحقق من تطبيق الفواتير المجاني وبرنامج الفوترة.

إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا ، فقم بالانضمام إلى مجتمع النحل المشغول لدينا على Facebook و Twitter و LinkedIn و Instagram و YouTube و Pinterest.

المؤلف: آندي نيكولز

حل المشكلات مع 5 درجات مختلفة واحتياطيات لا نهاية لها من التحفيز. هذا يجعله مالكًا ومديرًا مثاليًا للعمل. عند البحث عن موظفين وشركاء ، يعد الانفتاح وفضول العالم من الصفات التي يقدرها أكثر من غيرها.

مشاهدة جميع المشاركات