الدليل الكامل لإدارة الموارد الفعالة للابتكار والنمو

مع النمو الهائل للتكنولوجيا والتغييرات المتكررة في سلوك المستهلك ، تتعرض المؤسسات اليوم لضغوط متزايدة للابتكار باستمرار. في صميم اكتساب ميزة تنافسية في سوق دائم التطور ، فإن تنفيذ الأهداف الإستراتيجية مع الحفاظ على الصلة بالموضوع ، وتلبية توقعات العملاء ، وزيادة الإيرادات ، هي موارد الشركة.

ومع ذلك ، في كثير من الأحيان ، ينتهي الأمر بالمنظمات إلى المساومة على أرباحها بسبب الاستخدام غير الفعال للموارد المتاحة. للوصول إلى مستويات جديدة من النجاحات وتجنب التسبب في خسائر أكبر ، يجب على أي منظمة ممارسة إدارة فعالة للموارد.

يصف هذا المنشور الطرق العملية لإدارة الموارد التنظيمية ويوفر التقنيات التي يمكن أن تساعد في تسهيل العملية بشكل أفضل.

ما هي إدارة الموارد؟

تشير إدارة الموارد إلى الاستخدام السليم للموارد التنظيمية. يستلزم التخطيط والجدولة وتخصيص الموارد الملموسة وغير الملموسة لتحسين الأداء. هدفها النهائي هو زيادة كفاءة الموارد إلى الحد الأقصى ، وبالتالي تحسين فرص نجاح أهدافك أو مشاريعك أو مهامك التنظيمية.

أثناء العملية ، يحدد صاحب العمل أو المدير كيفية استخدام الموارد المتاحة على أفضل وجه ، وتحديد الموارد الإضافية المطلوبة ، وتحديد الموارد التي يتم إهدارها.

أهمية إدارة الموارد

تمكن الإدارة الجيدة للموارد المنظمة من إكمال عملها بأكثر الطرق كفاءة ممكنة وتظل قادرة على المنافسة مع منافسيها. إليك سبب أهمية إدارة الموارد لمؤسستك.

• تقليل التكاليف وزيادة كفاءة تسليم المشاريع من خلال تخصيص المورد المناسب للمشروع المناسب في الوقت المناسب
• توقع الطلب على الموارد وتحديد التحديات المحتملة مثل جدولة التعارضات أو نقص الموارد مقدمًا ، وبالتالي منع فشل المشروع
• اسمح بالاستخدام الأمثل للموارد من خلال إيجاد التوازن الصحيح بين زيادة إنتاجية فريقك وفي نفس الوقت ضمان عدم شعورهم بالإرهاق
• تحسين الشفافية والتواصل ومنع النزاعات في مكان العمل. من خلال نظرة عامة على توفر الموارد وعبء العمل المخطط له ، يمكنك تجنب التخصيص الزائد.
• السماح بالتخطيط الاستراتيجي واتخاذ القرار بشكل أفضل من خلال توفير الرؤية لموارد الشركة وتوافرها والجدول الزمني.

أنواع الموارد التنظيمية

تعتمد المنظمة على العديد من الموارد لتنفيذ المشاريع ، وتنقسم هذه إلى فئتين ؛ الموارد الملموسة وغير الملموسة. تتضمن هذه الموارد عادةً ؛

عملية إدارة الموارد

تسرد دورة حياة إدارة الموارد التي قدمتها Mavenlink 5 مراحل "تعكس دورة حياة تسليم المشروع من البداية إلى التحليل: التقدير والتخطيط والتنفيذ والتحليل والتحسين."

مرحلة التقدير

تبدأ الإدارة الفعالة للموارد بتقدير متطلباتك (الأنواع والكميات) من الموارد الداخلية والخارجية لإكمال المشروع. بمجرد تحديد مهام المشروع ، يجب تحديد الموارد اللازمة لإكمالها بنجاح.

هناك ستة مدخلات يجب استخدامها في تقدير موارد النشاط. هؤلاء هم

• قائمة النشاط
• سمات النشاط
• أصول العملية التنظيمية
• العوامل البيئية للمؤسسة
• خطة إدارة المشروع
• توافر الموارد

تتوفر عدة تقنيات لتقدير موارد النشاط ،

• حكم الخبراء ؛ اسأل الخبراء الذين قاموا بالفعل بمهام مماثلة واحصل على رأيهم في نوع الموارد المطلوبة
• تحليل بديل وهذا يستلزم النظر في الخيارات المختلفة المتاحة لتخصيص الموارد. يمكنك تغيير عدد أو نوع الموارد المستخدمة واستكشاف طرق مختلفة لأداء مهمة والاختيار بين البدائل المختلفة.
• بيانات التقدير المنشورة ؛ فهم عدد الموارد التي تحتاجها من خلال الرجوع إلى الدراسات والمقالات والأبحاث التي تحتوي على بيانات ذات صلة من أشخاص ومؤسسات أخرى.
• برمجيات إدارة المشاريع ؛ غالبًا ما توفر هذه الميزات لمديري المشاريع لتقدير الموارد اللازمة للمشروع بسهولة وتحديد أي قيود.
• التقدير التصاعدي تقسيم المهام المعقدة إلى مهام أصغر وتقدير الموارد اللازمة لكل خطوة على حدة. يمكن بعد ذلك إضافة تكلفة المهام الفردية معًا للحصول على تقدير إجمالي.

مرحلة الخطة

خلال هذه المرحلة من عملية إدارة الموارد ، يتمثل هدفك في تحديد كيفية استخدام الموارد المحددة بأكثر الطرق كفاءة ممكنة. هذا يعني حجز مواردك للمشاريع عالية المستوى بناءً على المهارة والأدوار والتوافر.

خلال هذه المرحلة ، يجب أن يكون لديك فهم واضح لمجموعة الموارد الخاصة بك والتي تشمل الموارد ومهاراتهم وأدوارهم وخبراتهم وتوافرهم ومعدلات التكلفة ومعدلات الفواتير. يمكنك الرجوع إلى تجمع الموارد هذا أثناء تخصيص الموارد المتاحة والمناسبة لمهام المشروع.

يسمح لك تخطيط الموارد بمنع الاستخدام الناقص للموارد والتخصيص الزائد لها ، وتقليل تبعيات المهام والموارد.

مرحلة التنفيذ

حتى الآن تمت جدولة الموارد وتم تنفيذ خطة المشروع. خلال هذه المرحلة ،

• تتبع أداء الموارد مع تقدم المشروع. أعد تخصيص الموارد التي تم تعيينها بشكل غير صحيح لتحسين الأداء
• تحقق بشكل متكرر من الموارد للتأكد من أنهم يؤدون أداءً جيدًا ولديهم الأدوات اللازمة لتنفيذ مسؤولياتهم
• قم بإنشاء قائمة بالنسخ الاحتياطية للمورد في حالة التعارضات التي قد تنشأ أثناء المشروع

مرحلة التحليل

هذه المرحلة مخصصة لتحليل دقة تخصيص الموارد وأدائها ومساهمتها في نجاح المشروع. لتنفيذ هذه المرحلة بشكل فعال ، تحتاج إلى جمع الأفكار والبيانات طوال دورة حياة إدارة الموارد ؛ يتضمن ذلك معلومات مثل ساعات العمل وتواريخ استحقاق المهام وتواريخ الانتهاء والزيادات في مستويات المهارة وما إلى ذلك.

يمكن أن يساعد إجراء عرض رجعي للتفكير في المكاسب والفشل في إدارة الموارد أثناء المشروع في الكشف عن المزيد من الأفكار التي يمكن استخدامها لأغراض التدريب أو التوظيف المستقبلية وأغراض تخطيط الموارد.

مرحلة التحسين

بناءً على التحليل الذي تم إجراؤه ، يمكنك اتخاذ إجراء لتحسين عملية إدارة الموارد بشكل أكبر. حدد أين تحتاج إلى تنفيذ التغيير لمنع المشكلات وأين تحتاج إلى إجراء تحسينات في العملية.

نصائح لإدارة الموارد

تهدف النصائح المذكورة أدناه إلى مساعدتك على تنفيذ إدارة الموارد بشكل أفضل في مؤسستك.

احصل على نظرة عامة على الموارد المتاحة

نظرة عامة واضحة على الموارد التي تعمل بها حاليًا تجعل من السهل التخطيط لمشاريعك حول أهدافك. علاوة على ذلك ، ستساعدك معرفة جميع الموارد المتاحة لك ،

• حدد بسرعة الموارد المناسبة لتعيينها لمهمة المشروع الصحيحة
• اكتشف الاختناقات المحتملة مبكرًا واحصل على فهم أفضل للالتزامات القادمة
• ضع خططًا طويلة الأجل أكثر دقة وتوقع الموارد بشكل أكثر موثوقية

قم بإنشاء تجمع موارد مركزي

يوفر تجمع الموارد نظرة عامة واضحة على الموارد المتاحة ليتم تخصيصها لمهام المشروع. يساعد مدير المشروع عند تخصيص الموارد والتخطيط لمشاريع متعددة. يُمكِّن تجمع الموارد المركزي كل فرد في الفريق من فهم "الصورة الكبيرة" ، والمكان المناسب لهم ، والدور الذي يتعين عليهم القيام به ، والقيود التي ينطوي عليها ذلك. وهذا بدوره يساعدهم على تحفيزهم على الأداء بأفضل ما لديهم لإكمال مهامهم الفردية في الوقت المناسب.

ضع خطة طوارئ

يمكن أن تحدث أحداث غير متوقعة قد تؤدي إلى تعارضات ، وتؤدي في النهاية إلى فشل المشروع. ضع خطة طوارئ استباقية لتكون مستعدًا لنقص الموارد والظروف السلبية في حالة الطوارئ.

مراقبة تقدم المشروع باستمرار

تتبع أداء كل مورد فردي في جميع أنحاء المشروع لتحديد حالات التخصيص الكلي أو التخصيص الناقص. من خلال تتبع الأداء الفعلي مقابل الأداء المتوقع سيمكنك من الحصول على فهم أفضل للمكان الذي يضيع فيه الوقت وإجراء تعديلات على تخصيصك وفقًا لذلك.

ضمان الشفافية

قم بمحاذاة فريقك وتأكد من أنهم يعملون بشكل جماعي لتحقيق نفس الهدف لتعزيز الشفافية والثقة. وهذا يعني أيضًا إشراك الفريق بأكمله أثناء تخطيط المشروع وعملية التسليم ، وتشجيع التواصل المفتوح عند مناقشة المخاطر المحتملة على موارد المشروع ، والتأكد من أن الفريق على دراية بأولويات المشروع.

استخدام مساحة العمل المرئية لإدارة الموارد

تساعد مساحة العمل المفردة والمشتركة للتعاون في تبادل الأفكار والتخطيط والتنفيذ والتحليل حول خطة إدارة الموارد الخاصة بك على جعل مهام سير عمل إدارة الموارد والأصول مركزية. يؤدي هذا بدوره إلى تبسيط التعاون والتواصل بين الفرق ، مما يسمح بعملية إدارة موارد أكثر سلاسة.

تتيح لك مساحة العمل المرئية اللانهائية مثل Creately الحصول على هيكل توزيع العمل الخاص بك ، وهيكل توزيع الموارد ، وميثاق الفريق ، ولوحات إدارة المهام جنبًا إلى جنب أثناء تنقلك من خلال تخطيط وتنفيذ مشروعك مع فريقك. تقدم Creately قوالب مخصصة لمختلف مهام إدارة الموارد وتخطيط المشاريع التي يمكن للفرق استخدامها على الفور لتتبع عملهم بسرعة.

التقنيات المرئية لتبسيط إدارة الموارد

يمكن استخدام الأدوات المرئية التالية لفهم حالة استخدام الموارد التنظيمية ومتطلبات الموارد بشكل أفضل ، وتخصيصها بشكل أفضل ، وتتبع تقدم المشروع بشكل فعال.

انهيار الهيكل العمل

يساعد هيكل تقسيم العمل في تقسيم المشاريع الكبيرة إلى أجزاء أصغر وأكثر قابلية للإدارة والتي تحتوي على مخرجات المشروع أو النتائج التي سيكتملها. سيساعد هذا في تحديد الموارد اللازمة بسرعة لإكمال كل مشروع فردي قابل للتسليم.

راجع دليلنا السهل لهياكل تقسيم العمل لمعرفة كيفية إنشاء WBS خطوة بخطوة.

هيكل توزيع الموارد

يمثل هيكل تفصيل الموارد قائمة الموارد المطلوبة لتنفيذ مشروع معين. إنه يقسم بشكل هرمي الموارد التي ستكلف المال (أي الأشخاص والمعدات والمواد) حسب الفئة والنوع ، مما يساعد على تقدير تكلفة المشروع وإبلاغ الميزانية.

تعرف على المزيد حول استخدام هيكل تفصيل الموارد هنا.

جرد المهارات

مخزون المهارات هو أداة لإدارة الموارد البشرية تُستخدم لتسجيل المعلومات حول مهارات وتعليم وخبرات الموظفين الحاليين. يمكّنك هذا من إجراء تقييم سريع لما إذا كان الموظفون الحاليون يمكنهم تلبية متطلبات المشروع وتخصيصها بشكل مناسب.

اقرأ دليلنا حول تخطيط الموارد البشرية لمعرفة المزيد عن عملية وأدوات تخطيط القوى العاملة.

مجلس كانبان

تتيح لك لوحة Kanban تصور سير عملك عبر مراحل متعددة من المشروع (على سبيل المثال ، قيد التنفيذ ، ومنجز). فيما يتعلق بإدارة الموارد ، فإن لوحة Kanban مفيدة عند إدارة مشروع بموارد نادرة أو محدودة تحتاج إلى استخدامها بحكمة.

راجع دليلنا حول كيفية إدارة مشاريعك بشكل أفضل باستخدام لوحات Kanban لمعرفة المزيد حول إنشاء واستخدام لوحات Kanban.

مخططات غانت

توفر مخططات جانت نظرة عامة سريعة على مهام المشروع المجدولة وتقدمها ومن يعمل عليها. إن القدرة على استيعاب عبء العمل الكامل للفريق بأكمله في لمحة تجعل من السهل اكتشاف المناطق التي تم فيها تخصيص الموارد بشكل زائد أو قل استخدامها.

هل أنت مستعد لتحسين عملية إدارة الموارد الخاصة بك؟

ممارسة إدارة الموارد لا تقدر بثمن لجميع المنظمات ، حيث أن الموارد ضرورية لتحقيق الأهداف التنظيمية ، وتلبية احتياجات العملاء ، وزيادة الإيرادات ، وتنمية الأعمال.

تساعد الإدارة السليمة للموارد من حيث زيادة كفاءة الفريق ، ومنع سوء التواصل بين أعضاء الفريق والمديرين والعملاء ، وإجراء تنبؤات دقيقة ، وتجاوز الاختناقات قبل حدوثها أثناء المشاريع. على الرغم من أنه يوفر العديد من الفوائد ، إلا أنه إذا لم يتم القيام به بشكل صحيح ، فقد يكلفك الكثير أيضًا.

نأمل أن يساعدك هذا الدليل في الحصول على فهم أفضل لعملية إدارة الموارد وتحسين مشاريعك.

هل حصلت على المزيد من النصائح للمشاركة؟ دعنا نعرف تعليقاتك أدناه.