تخطي اجتماع المستوى: أسئلة ذكية للحصول على ملاحظات الموظفين الصادقة
نشرت: 2022-07-15كلما صعدت السلم إلى أعلى في وظيفتك ، أصبحت اجتماعات مستوى التخطي أكثر أهمية بالنسبة لك!
من الأهمية بمكان إقامة اتصال مع الموظفين من أسفل إلى أعلى في مؤسستك. علاوة على ذلك ، يجب أن يكون المرء على دراية بالتغييرات أو التحسينات التي تحدث في بيئة العمل اليومية. باختصار ، تحتاج إلى رؤية المنظمة من منظورها لتوسيع نطاق عملك إلى آفاق جديدة.
حسنًا ، هذا هو الغرض من اجتماعات المستوى التخطي! بشكل أساسي ، تساعدك هذه الاجتماعات على إنشاء علاقة قوية مع الموظفين على جميع المستويات في مؤسستك. دعونا الآن نتعمق في التفاصيل المتعلقة بتخطي اجتماعات المستوى!
ما هي اجتماعات تخطي المستوى؟
كما يوحي الاسم ، فإن اجتماع مستوى التخطي هو اجتماع حيث "يتخطى" كبار قادة المنظمة مستوى للتفاعل مع الأشخاص بشكل مباشر ، دون مشاركة المدير. يتم إجراء هذه الاجتماعات بشكل مرضٍ تمامًا من قبل القائد وفقًا لقواعد الشركة. ومع ذلك ، يجب التخطيط لها بشكل جيد ، أو يمكن أن تتحول إلى مخاطرة كبيرة.
تعد اجتماعات مستوى التخطي بالفعل طريقة رائعة للقادة للحصول على فكرة عن كيفية عمل الإدارة الوسطى وفي نفس الوقت الحصول على فكرة سريعة عن مستوى الاهتمام / الرضا العام للفريق. يجب تشجيع هذه الاجتماعات في الواقع لضمان الشفافية في المنظمة.
الغرض من اجتماعات تخطي المستوى
تعد مناقشة مستوى التخطي أحد أشكال الاجتماع الفردي الذي من المحتمل أن تقوم به بالفعل مع مدير التقارير المباشر. ومع ذلك ، في الهيكل التنظيمي الهرمي ، قد تكون هناك عدة طبقات من الإدارة بينك وبين الشخص الذي يقدم تقاريره إليك مباشرةً. هذا هو المكان الذي تثبت فيه اجتماعات مستوى التخطي أنها مفيدة. فيما يلي بعض الأغراض الرئيسية للقاءات التخطي
- لبناء علاقة مع الموظفين في فريقك الذين لا يقدمون تقارير مباشرة إليك.
- احصل على تعليقات دقيقة حول المديرين الذين تديرهم (وحتى عن نفسك)
- احصل على رؤى قيمة حول مؤسستك وفريقك وأنشطتك اليومية
- بناء الثقة مع المستويات الأدنى في المنظمة حتى يظلوا أعضاء مساهمين
تشريح اجتماع تخطي المستوى
في حين أن هناك الكثير من الأشياء التي تحدد جدول أعمال اجتماع مستوى التخطي ، تشمل المكونات الرئيسية ما يلي:
- تردد الاجتماع
يجب أن تعرف كيفية وضع الممارسات في مكانها الصحيح لتمكين التواصل الفعال. ومع ذلك ، لا تحاول تعقيد الأمور. بشكل عام ، يتم تحديد وتيرة اجتماعات مستوى التخطي حسب حجم المنظمة واحتياجات الشركة والمزيد.
تعقد الشركات متوسطة الحجم في الغالب مناقشة على مستوى التخطي مرة واحدة كل ثلاثة أشهر بينما تفضل الشركات الكبيرة عمومًا القيام بذلك كل 30 يومًا. تذكر ، إذا كنت تفعل ذلك بشكل متكرر ، فيمكنك توقع مدخلات أفضل من الموظفين بمرور الوقت.
- جعل الجدول الزمني
من المستحسن أن تضيف الشركات مناقشة مستوى التخطي إلى جدول أعمالها كل 30 يومًا. يسهل الجدول الزمني الذي يسهل تذكره أن يستعد كل من المديرين والموظفين جيدًا للاجتماع.
- اتبع نموذج السؤال الأساسي
تذكر أن تبقي الأمور بسيطة في اجتماع مع نوع الأسئلة التي تطرحها. نوصي بطرح أسئلة مثل:
- ما هي المعوقات التي يواجهها الموظفون في الوظيفة إن وجدت؟
- ما الذي يجعل العمل أفضل لهم؟
- كيف يشعرون حيال مسؤولية الوظيفة وما إلى ذلك.
يمكنك العثور على قائمة مفصلة بالأسئلة التي يجب طرحها أثناء الاجتماعات لاحقًا في هذه المقالة.
- أخذ الملاحظات
من المهم الحصول على منظور حول كيفية عمل الأشياء في الشركة من مستوى الأرض. قد لا يفتح الموظفون ، ومع ذلك ، فأنت بحاجة إلى بذل قصارى جهدك لجعلهم مرتاحين.
- دون ملاحظات
سيساعدك تدوين الملاحظات الفعالة أثناء اجتماع مستوى التخطي على تذكر المعلومات بشكل أسرع. علاوة على ذلك ، فإنه يشير إلى أنك تستمع إلى ما يقوله الناس وتريد حقًا اتخاذ إجراء بناءً على تعليقات شخص ما.
- يتم إحتوائه
اشكر جميع الحاضرين في الاجتماع على وقتهم ومشاركتهم ، وشارك خطواتك التالية ، وأظهر الاحترام من خلال اختتام الاجتماع في الوقت المحدد.
بعد انتهاء الاجتماع ، شارك بريدًا إلكترونيًا للمتابعة لجميع الحاضرين يسلط الضوء على نقاط المناقشة المهمة أثناء الاجتماع. وإذا كانت هناك أي إجراءات مطلوبة من جانبك ، فقم بتزويدهم بجدول زمني واقعي.
يُقترح قراءة: أفضل بدائل Zoom لمكالمات الفيديو [مجاني ومدفوع]
نصائح لعقد اجتماعات تخطي المستوى
فيما يلي بعض النصائح المفيدة التي يجب أن تعرفها لتنفيذ مناقشة مستوى التخطي!
- جدولة لقاء مع الجميع
كقائد ، تعد اجتماعات تخطي المستوى طريقة مثالية للاستفادة من القوة التي لديك لبناء الاتصال وجمع المعلومات التي ستساعدك في النهاية على اتخاذ قرارات أفضل. وبالتالي ، من المهم أن تتفاعل مع الجميع في المنظمة.
- ابق مدير موظفك بعيدًا عن الحلقة
أخبر مشرف الموظف مسبقًا أنك ستلتقي بمرؤوسيه. هناك طريقة جيدة للقيام بذلك وهي إرسال جدول الأعمال لمناقشتك على مستوى التخطي. تذكر أن هذه الاجتماعات لا يُقصد منها أن تكون سرية. الغرض هو إقامة اتصال أفضل مع جميع الموظفين في المنظمة.
- اجعل الحاضرين يشعرون بالراحة
بالنسبة للمبتدئين ، لا تتوقع من موظفيك أن يكونوا صريحين بآرائهم. إذا كان لديهم شيء ليس إيجابيًا جدًا لمشاركته ، فقد لا يظهر أمامك على الفور. لتصحيح ذلك ، حاول الانخراط معهم في كثير من الأحيان لجعلهم يشعرون بمزيد من الراحة معك أثناء الاجتماعات.
فوائد إجراء اجتماعات تخطي المستوى
هناك فوائد عديدة لعقد اجتماع على مستوى التخطي مع فريقك. بعض من أهمها:
- التواصل الفعال
اجتماعات التخطي تدور حول تحسين تدفق الاتصالات. إنه يجعل من الممكن للموظفين الانتقال مباشرة إلى الإدارة العليا مع أي استعلام أو ملاحظات عامة قد تكون لديهم. كما أنهم يضمنون أن الفريق لديه إمكانية الوصول إلى معلومات مماثلة وأنه لا يتم تفسير أي شيء بشكل خاطئ.
- بناء علاقات قوية
تتيح اجتماعات مستوى التخطي للقادة إمكانية التواصل المفتوح والصادق مع جميع أنواع الأشخاص في المؤسسة. هذا يبني أساسًا للثقة ويشعر الموظفون بأنهم موضع تقدير ، وأن صوتهم مسموع مع كبار القادة في الشركة.
- يحسن مشاركة الموظفين
الاجتماعات هي واحدة من أفضل الطرق لزيادة مشاركة الموظفين. يضمن تخطي الاجتماعات أن يكون جميع أعضاء الفريق على نفس الصفحة وأن كل شخص لديه فرصة للتعبير عن آرائه. وهذا بدوره يدعم الشفافية في مكان العمل.
- تعزيز الابتكار
من المحتمل أن تحدث الابتكارات في المؤسسات حيث يتعاون أعضاء الفريق ويعملون معًا كواحد. ويمكن أن تكون اجتماعات المستوى التخطي مفيدة في هذا الصدد. يساعد في خلق بيئة آمنة ومفتوحة للموظفين لمشاركة الأفكار.
- مساعدة القادة على اتخاذ قرارات جيدة
من أجل اتخاذ قرارات جيدة ، يحتاج القادة إلى معرفة ما يحدث على المستويات الأدنى. وهذا هو المكان الذي تلعب فيه فائدة اجتماعات المستوى التخطي. يحتاجون أيضًا إلى معلومات لتقديم ملاحظات مثمرة للمديرين.
يُقترح قراءة: أفضل برنامج تعليمي عبر الإنترنت للجمهور عبر الإنترنت [مجاني ومدفوع]
تخطي نماذج دعوة الاجتماع على مستوى
سيساعدك نموذج البريد الإلكتروني هذا في إعداد دعوة رائعة للاجتماع! الق نظرة!
مرحبًا XYZ ،
أردت إخبارك بأنني سأقوم بتنفيذ اجتماعات مستوى التخطي من الآن فصاعدًا. ستكون هذه فرصة رائعة للتعرف على بعضنا البعض والاستماع إلى وجهة نظرك / ملاحظاتك حول كيفية عمل الأشياء في المنظمة.
يسعدني الاستماع إلى أفكارك وأفكارك حول ثقافتنا التنظيمية واستراتيجيتنا وردود الفعل العامة على مديرك.
أتطلع إلى التواصل معك في [التاريخ والوقت].
الأفضل،
ABC
أسئلة يجب طرحها خلال اجتماعات تخطي المستوى
بالإضافة إلى وضع خطة واضحة ، يتطلب تخطي اجتماعات المستوى طرح أسئلة جيدة. إذا كنت تتساءل عن الأسئلة التي يجب طرحها في اجتماع مستوى التخطي ، فقد قمنا بإدراج بعض الأسئلة الشائعة هنا للرجوع إليها بسرعة.
لتوصيل المبنى:
- ما الشيء الذي ألهمك في العمل مؤخرًا؟
- ما الذي أوصلك إلى منصب الشركة هذا؟
- ما هو الشيء المفضل لديك في هذا الدور؟
لجمع التعليقات حول المنظمة:
- إذا أتيحت لك الفرصة ، ما هو الشيء الوحيد الذي تود القيام به بشكل مختلف هنا؟
- إذا كان بإمكانك إصلاح أي عملية في المنظمة ، فماذا ستكون؟
- ما الشيء الذي تحبه في ثقافة الشركة ولماذا؟
لجمع التعليقات على المدير:
- ماذا كنت ستفعل لو كنت في دور مديرك؟
- ما مدى فعالية مديرك في إدارة الفريق في رأيك؟
- ما أكثر شيء تحبه في العمل مع مديرك؟
في حين أن كل هذه الأسئلة مهمة ، لا تنس تخصيص وقت للموظفين لإضافة أي موضوع يرغبون في التحدث عنه. في النهاية ، هدفك هو الحصول على معلوماتهم / ملاحظاتهم غير المصفاة!
أدوات لمساعدتك في تخطي اجتماعات المستوى
مما لا شك فيه ، تخطي اجتماعات المستوى هي واحدة من أفضل الطرق للحصول على تعليقات / رؤى مفصلة حول شركتك. ومع ذلك ، إذا قمت بجدولة هذه الاجتماعات يدويًا ، فقد تكون عملية شاقة للغاية. في هذا القسم ، قمنا بإدراج الأدوات التي ستساعدك على إجراء مناقشة مستوى التخطي بسلاسة!
برنامج مؤتمرات الفيديو
تعرف على أفضل أدوات مؤتمرات الفيديو التي ستساعدك على إجراء مناقشة فعالة على مستوى تخطي!
- تكبير
Zoom Meets عبارة عن منصة مؤتمرات فيديو موثوقة تغطي جميع احتياجات الاتصال الخاصة بك في مكان واحد - الدردشة والهاتف والندوات عبر الإنترنت. يدعم البرنامج مؤتمرات الفيديو عالية الدقة في الوقت الفعلي ويوفر أيضًا أدوات تعاونية للمستخدمين مثل تمكين مشاركة الشاشة.
- فرق مايكروسوفت
Microsoft Teams هي مساحة عمل تعاونية في الوقت الفعلي تتيح للمكاتب العمل من أي مكان بكفاءة. يوفر هذا البرنامج مؤتمرات فيديو عالية الجودة للمكالمات الهاتفية والاجتماعات والملفات والمحادثات والمزيد. ليس هذا فقط ، ولكن يمكن للمستخدمين أيضًا مشاركة الشاشة أثناء العرض مما يسهل على الفريق المتابعة.
- مساحة العمل
تطبيقات إنتاجية شاملة للأعمال من جميع الأحجام - Google Workspace عبارة عن مجموعة من أدوات وبرامج التعاون. يتضمن Meet و Gmail و Drive والمزيد!
تطبيق الملاحظات
هذه هي أفضل تطبيقات تدوين الملاحظات التي ستسهل عليك تدوين الملاحظات أثناء الاجتماع.
- ملاحظة واحدة
Microsoft OneNote هو دفتر ملاحظات رقمي حيث يمكنك التقاط أفكارك ومزامنتها مع أجهزتك. أفضل جزء هو أنه لا تنتهي صلاحيته وبالتالي يمكنك الاستمرار في استخدامه للمدة التي تريدها!
لذلك ، اجمع أفكارك أو قم بتدوين الملاحظات أثناء الاجتماع بسهولة باستخدام OneNote. وهي متوفرة على الويب ومتجر Windows و Mac و iPhone و iPad و Android!
- إيفرنوت
Evernote هي أداة قوية مصممة لتدوين الملاحظات والتنظيم والمزيد. تساعدك هذه الأداة في التقاط أفكارك وترتيبها جيدًا والاحتفاظ بالمعلومات المهمة في متناول يدك حتى بعد الاجتماع. علاوة على ذلك ، يمكنك تمييز جزء مهم في ملاحظاتك عن طريق إضافة الصور أو المهام أو الصوت أو المسح الضوئي.
- جوجل لحفظ المعلومات
يعد Google Keep أداة رائدة لتدوين الملاحظات تسهل عليك التقاط فكرة أو سرد النقاط المهمة في الاجتماع ومشاركتها مع الآخرين. تتيح لك خدمة تدوين الملاحظات هذه تدوين الملاحظات وتعديلها ومشاركتها والتعاون معها بسهولة في أي وقت.
جدولة التقويم
هل تبحث عن أفضل أدوات جدولة التقويم لتنظيم يومك في العمل؟ واصل القراءة!
- برنامج المواعيد الودي
من السهل استخدام أفضل برامج الجدولة المصممة خصيصًا للوكالات والشركات الناشئة والشركات الصغيرة والمتوسطة. لا يساعد هذا البرنامج فقط في الإخطارات والحد اليومي وميزات المسؤول ولكنه يساعد أيضًا في التخصيص والفواتير والتقويم.
- جدولة مرة واحدة
ScheduleOnce هي عبارة عن منصة جدولة عبر الإنترنت تعمل بالشراكة مع Google Meet أو تقويم Google للمساعدة في جدول أعمالك وإدارة التفاعلات عبر الإنترنت. وبالتالي ، إذا كنت تتطلع إلى إدارة جدول الحجز الخاص بك بطريقة خالية من المتاعب ، فيجب أن يكون ScheduleOnce هو اختيارك.
- كلاب
Grapple هو برنامج شهير لإدارة المهام يساعدك على جدولة اجتماعاتك بسهولة. لقد جعل هذا التطبيق جدولة الاجتماعات أمرًا سهلاً للغاية من خلال السماح لك بالعثور على أفضل وقت مع أعضاء الفريق عبر مناطق زمنية متعددة.
ماذا ايضا؟ يمكن للمستخدمين تحديد الأوقات المتاحة وجدولة الاجتماعات دون إرسال بريد إلكتروني بالإضافة إلى عرض مدى توفر أعضاء الفريق جميعًا في مكان واحد.
استنتاج
في الختام ، يعد اجتماع مستوى التخطي الذي تم إجراؤه بشكل صحيح طريقة رائعة لفهم ما يحدث في جميع أنحاء الشركة والموضوعات التي تتطلب اهتمامًا فوريًا وما إلى ذلك. كل ما تحتاج إلى تذكره هو هذه النقاط الرئيسية الثلاثة:
- للحصول على أفضل النتائج ، اجعل تخطي مناقشة المستوى عادة معتادة
- التواصل مقدمًا بشأن الاجتماع إلى المدير المعني
- بعد انتهاء الاجتماع ، خذ بعض الوقت لمعالجة المعلومات. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان هناك أي إجراء يجب اتخاذه ، فقم بمشاركة جدول زمني واقعي مع الفريق!
يجب قراءة: أفضل أدوات التعاون للشركات الصغيرة والمؤسسات
تخطي أسئلة اجتماع المستوى:
- ما هو جدول أعمال اجتماع مستوى التخطي؟
جدول أعمال اجتماع مستوى التخطي هو بناء اتصال وتحسين تدفق الاتصال عبر المنظمة. تعد هذه الاجتماعات فرصة رائعة لكبار المديرين للتحدث إلى الموظفين بحرية وفي بيئة آمنة.
- ماذا علي أن أسمي اجتماع مستوى التخطي الخاص بي؟
يمكنك تسمية اجتماعك بكل ما تعتقد أنه سيجذب اهتمامات الموظفين. المساحات الآمنة ، أكثر من مجرد اجتماع ، المزامنة السريعة هي بعض أفكار اسم الاجتماع على مستوى التخطي.
- ما هو الغرض من اجتماع المستوى التخطي؟
الغرض من اجتماع تخطي المستوى هو فهم كيف يشعر الموظفون حقًا تجاه العمل والفريق والمنظمة بشكل عام. هذه الاجتماعات مفيدة للموظفين أيضًا لأنها تمنحهم الفرصة لطرح أسئلة قيمة تساعدهم في مشروعهم الخاص!
- كيف تستعد لاجتماع تخطي المستوى كموظف؟
عند التحضير لمقابلة تخطي المستوى كموظف ، يجب أن تعرف من ستقابله. ثانيًا ، قم بإعداد قائمة بالأشياء التي تحبها في المنظمة أو لديك اقتراحات بشأن ما يمكن تحسينه.
- ما هي فوائد عقد اجتماعات تخطي المستوى مع رئيس الرئيس؟
يعمل اجتماع مستوى التخطي على تحسين تدفق الاتصالات من خلال تمكين تدفق المعلومات غير المفلترة بشكل فعال من الأرض إلى القمة. هذا يساعد الإدارة العليا على معرفة ما يجري في الشركة حاليًا!
- كيفية استخدام اجتماعات مستوى التخطي بفعالية؟
تعد اجتماعات مستوى التخطي واحدة من أفضل الطرق للحصول على تعليقات صادقة من الموظفين حول المنظمة وبيئة العمل من بين أشياء أخرى. يمكن للمنظمات استخدام هذه الأفكار لاتخاذ قرارات مستنيرة في مكان العمل!