ما هو نظام 5S؟ كيف يمكن لهذه الطريقة تغيير الجو في مكان العمل؟

يسمح نظام 5S بالحفاظ على النظام وتنظيم مساحات العمل لزيادة الكفاءة. يتم استخدامه في الغالب في مرافق التصنيع ، حيث يستخدم الموظفون العديد من الأدوات. هذه الطريقة عالمية للغاية ويمكن استخدامها بنجاح من قبل مختلف الصناعات والفروع حتى المكاتب ومقدمي الخدمات. الهدف الرئيسي من أسلوب 5S lean هو منع الهدر. تعني النفايات أشياء مختلفة في أماكن العمل المختلفة ، لكن تأثير تقليل النفايات يجب أن يكون هو نفسه. تعمل طريقة نظام 5S على زيادة فعالية الموظفين وتحقيق نتائج عمل أفضل. ترتبط طريقة 5S بشكل مباشر بالإدارة اللينة ويُنظر إليها على أنها إحدى الطرق الرئيسية المستخدمة للتنظيم السليم لبيئة العمل.

ما هو نظام 5S؟ - جدول المحتويات:

1. ماذا يعني الاختصار 5S؟
2. فرز
3. حدد بالترتيب
4. يلمع
5. التوحيد
6. حَافَظ على
7. مزايا نظام 5S

ماذا يعني الاختصار 5S؟

تم استخدام نظام 5S في اليابان لعقود من الزمن لكنه اكتسب شعبية في بداية الثمانينيات في القرن العشرين. انتشر عن طريق تاكاشي أوسادا. يأتي اسم النظام من الأنشطة الخمسة ، التي تخلق مكان عمل فعال عندما يتم تنفيذها على التوالي. تمت صياغة الاسم الأولي للنظام باللغة اليابانية وترجم لاحقًا إلى اللغة الإنجليزية. يحتوي على العناصر التالية:

• صعيري - رتب
• Seiton - بالترتيب
• سيزو - تألق
• Seiketsu - التوحيد
• Shitsuke - استدامة

من المهم جدًا تنفيذ جميع خطوات النظام بترتيب معين. ترتبط كل مرحلة ارتباطًا مباشرًا بالمرحلة التالية ويقومون بإنشاء نوع معين من العمليات. أثناء التحديد ، نجعل المساحة جاهزة لإعداد الأدوات بالترتيب ، ونقوم بإزالة جميع الأدوات غير الضرورية. الخطوة التالية مشرقة - تنظيف مساحة العمل المختارة. بعد كل الخطوات الثلاث ، هناك لحظة لتوحيد العمليات لتظهر للجميع كيفية تنفيذ جميع الخطوات. تعني الخطوة التالية الاستدامة أن الإجراء بأكمله يجب أن يكون قابلاً للتكرار.

فرز

المرحلة الأولى هي إزالة جميع العناصر غير الضرورية من محطة العمل. العامل الرئيسي في الاختيار هو فائدة الكائن. في بعض الحالات ، في هذه المرحلة ، يجب إنشاء مساحة إضافية للتخزين المؤقت للأدوات غير المصنفة والتي قد تكون مفيدة. يجب توقيع هذه الأدوات بعلامة خاصة والاحتفاظ بها لفترة معينة. إذا لم يتم استخدام هذه الكائنات بعد فترة زمنية محددة مسبقًا ، فيجب إزالتها من منطقة العمل. يجب الاحتفاظ بالأدوات المفيدة والضرورية فقط في مكان العمل.

ماذا تفعل بالأدوات التي تم تصنيفها على أنها عديمة الفائدة؟

يجب إزالة بعض الأدوات التي تم تصنيفها على أنها ليست ضرورية أثناء الاختيار من مكان العمل ، ولكن لا يتعين التخلص منها. يجب الاحتفاظ ببعض العناصر في مواقع مختلفة ، بينما قد يكون تحديد المكان المناسب لتلك الكائنات أمرًا صعبًا. أفضل طريقة للتعامل مع هذه المشكلة هي طريقة الخمس ملصقات الحمراء. يجب إرفاق ملصق بالكائن بمعلومات حول المكان الذي تم العثور فيه على الكائن. يجب تخزين جميع الكائنات ذات الملصقات الحمراء المرفقة في مكان واحد محدد مسبقًا ليكون بمثابة منطقة انتظار.

ماذا تفعل بالأشياء المتبقية في منطقة الانتظار؟

يقضي النهج الشائع بترك الكائن بالعلامة الحمراء لمدة 30 يومًا في منطقة الانتظار. بعد هذا الوقت ، إذا ظل الكائن غير مستخدم ، فقد نفترض أنه ليس ضروريًا في موقع العمل الأساسي هذا وقابل للتوسيع. في هذه اللحظة ، هناك حاجة للنظر فيما إذا كانت هناك حاجة للكائن في المستقبل ، إذا كانت الإجابة بنعم ، يجب تخزين الكائن والاحتفاظ به في التخزين. خلاف ذلك ، يجب بيعها أو إعادة تدويرها أو التخلص منها. لا ينبغي الاحتفاظ بالأشياء غير الأساسية "فقط في حالة" لأنها تؤدي إلى الفوضى.

ما فائدة الفرز؟

الفائدة الرئيسية من الفرز هي القضاء على المشاكل المتعلقة بالتراكم المفرط للأشياء غير الضرورية في مكان العمل. يبدو أن المشاكل ليست أساسية ، لكنها السبب الرئيسي لإهدار الوقت والموارد في الشركات. إن الكمية الزائدة من الأدوات المحفوظة في مساحة العمل تجعل العثور على الأدوات الضرورية أكثر صعوبة ، كما أنها تطيل الوقت اللازم للمهمة وتزيد من تكاليف الشركة.

حدد بالترتيب

تتعلق هذه الخطوة بإيجاد المكان المناسب لكل كائن متبقٍ في منطقة العمل. الأهم هو إتاحة كل أداة بهذه الكمية الضرورية لوقت معين. يجب أن يكون الوصول إلى جميع العناصر المطلوبة في متناول اليد. يجب أن تكون مواقع الكائن محددة بشكل جيد وواضح. بفضل هذا ، حتى الشخص الذي لا يعمل عادة في منطقة العمل هذه سيتمكن من تنظيف المكان بسهولة. يجب أن يكون الوضوح هو القاعدة الأساسية في تنظيم تخصيص أماكن الأدوات.

للوصول إلى الوضوح الكامل ، يتم استخدام أنواع مختلفة من العلامات المرئية. تسمح هذه العلامات بالتعرف السريع على المكان الذي يتم فيه تخزين الكائن. وفقًا لنوع الشركة ، قد تكون هذه الملصقات أو الحقول أو الألوان أو الرموز. أبسط النظام كان ذلك أفضل. في منشآت التصنيع ، يتم استخدام طاولات المظلات بشكل متكرر. تتطلب هذه الطريقة عمل آثار مرئية للأدوات على طاولة خاصة. بفضل هذه الطريقة ، لا تستغرق إعادة الأشياء إلى الوراء الكثير من الوقت ويمكن أن تتم بشكل انعكاسي.

ما هي فوائد ترتيب الأمور؟

يساعد وضع العناصر من أجل التخلص السريع من الهدر في الشركة. هناك العديد من أنواع النفايات مثل:

• الحركات غير الضرورية المطلوبة أثناء البحث عن الأدوات
• قلة الصحة والسلامة بسبب الفوضى في مكان العمل
• الاخطاء والاخطاء

يلمع

بعد إخلاء المساحة من العناصر غير الضرورية وإيجاد المواقع المناسبة للتخزين ، هناك وقت لإشراق المساحة. في الخطوة الثالثة ، نهدف إلى وضع معيار لتنظيف مساحة العمل الجديدة. في هذه المرحلة ، من الضروري تخصيص منطقة التنظيف لمساحة العمل المحددة. سيصبح إشراق منطقة العمل جزءًا من الواجبات اليومية للموظف في منصب معين. من الآن فصاعدًا ، سيتم تنفيذ إشراق منطقة العمل مباشرة بواسطة هذا الموظف المخصص.

تسمح مرحلة اللمعان بالتحقق مما إذا كانت جميع الخطوات السابقة قد تم إجراؤها بشكل صحيح. في نهج 5S ، يعني اللمعان الحفاظ على النظافة وليس التنظيف من الصفر. يجب البحث عن مشاكل النظافة لتقييم ما قد يكون سببًا لها - الموظف أو التنفيذ السيئ لمنهج 5S.

لماذا يجب على كل موظف تنظيف مكان عمله بنفسه؟

تخصيص منطقة التنظيف لكل موظف له معنى أعمق. يتيح لنا التنظيف اليومي لمكان العمل معرفة ذلك بشكل أفضل. من الممكن اكتشاف مشاكل المعدات والأدوات أثناء التنظيف. هذا يعطي الأمل لإصلاح أسرع.

لتشجيع الموظفين على الاهتمام بمحطة عملهم ، قد نمنحهم أدوات جديدة. نحن نعتني بالأشياء الجديدة بشغف أكبر ، بالإضافة إلى أن هذه الخطوة تساعد على توليد شعور بملكية المكان.

التوحيد

يربط التقييس جميع خطوات طريقة 5S في عملية ثابتة. أثناء خطوة التقييس ، يجب وصف النشاط بأكمله بالتفصيل وتعديله وفقًا لمعايير معينة. يجب إنشاء تعليمات واضحة وشفافة في هذه الخطوة ، يجب أن تساعد هذه التعليمات في أداء جميع المهام بتفاصيل كبيرة. يجب أن تحتوي التعليمات على نطاق واجبات كل موظف أيضًا. بفضل التعليمات المكتوبة جيدًا ، يجب أن يكون الموظف قادرًا على تولي محطة العمل وشق طريقه.

حَافَظ على

إن اتباع جميع الخطوات يعطي الكثير من الرضا للموظفين. التأثيرات واضحة وسريعة لأن المكان نظيف ومنظم. بدون الانضباط الذاتي ، قد تظهر بعض العادات السيئة مرة أخرى. هذا العنصر مهم بشكل خاص لأن تطوير عادات جديدة جيدة يستغرق وقتًا. في هذه اللحظة ، من المهم بشكل خاص توعية الموظفين بأن نظام 5S ليس إجراءً منفردًا ، ولكنه أسلوب له معنى فقط عندما يُنظر إليه على أنه عملية.

أدوات لدعم الانضباط الذاتي

تعد المرحلة الأخيرة من العملية هي الأصعب للوصول إليها لأنها تتطلب تغييرًا في الثقافة التنظيمية للشركة. كل موظف يجب أن يتغير كذلك. تكنولوجيا المعلومات مهمة بشكل خاص لاستخدام الأدوات الداعمة لزيادة وتقوية الانضباط. الأداة الأكثر استخدامًا هي تدقيق مكان العمل. التدقيق الذي يتم بشكل منتظم يسمح بالبحث السريع عن المخالفات والمشكلات. يمكن القضاء على جميع المخالفات بسرعة.

لدعم الانضباط الذاتي ، يتم استخدام طرق أخرى أيضًا:

• التمثيل المرئي لمحطات العمل التي توضح المساحة قبل وبعد إدخال نظام 5S
• زيارة الأقسام الأخرى لعمل المقارنات
• الدعم المقدم من قبل الموظفين الإداريين
• تقييم الإنتاجية جدول النتائج

نظام 5S هو عملية لذلك بعد الخطوة الأخيرة ، يجب أن نذهب مرة أخرى إلى الخطوة الأولى. علينا أن نتذكر أن القواعد واللوائح بمجرد تسويتها قد تتغير بمرور الوقت. التطوير المستمر والتحسين المستمر هما أساس الإدارة اللينة.

مزايا نظام 5S

بالتأكيد ستحصل كل شركة على مزايا مختلفة من تطبيق نظام 5S. وبالمثل ، تختلف أسباب إدخال نظام 5S من مؤسسة إلى أخرى. لكن بعض الفوائد متشابهة في كل مكان وهي:

• تنظيم أفضل لمساحات العمل
• استخدام أفضل للوقت من قبل الموظفين
• زيادة معايير الأمان
• تحديد أفضل للموظفين داخل الشركة
• زيادة جودة المنتجات (الخدمات)
• تقليل الفاقد
• تعزيز إبداع الموظفين

ملخص

5S هي أداة تجلب العديد من الفوائد ليس فقط للشركة ولكن للموظفين أيضًا. تسمح هذه الطريقة بزيادة استقرار العمل وتغيير الجو في مكان العمل. قد يركز الموظفون على واجباتهم بدلاً من الاهتمام بالمشاكل التنظيمية التي تعيق جهودهم. قد يُنظر إلى نظام 5S على أنه فرصة عظيمة للشركة لتحسين العمليات دون استخدام العديد من الموارد. الأهم هو الدافع والمشاركة من جميع الموظفين.

تحقق من أفضل نصائح إدارة الوقت لدينا.

إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا ، فقم بالانضمام إلى مجتمع النحل المشغول لدينا على Facebook و Twitter و LinkedIn و Instagram و YouTube و Pinterest.

المؤلف: كارولين بيكر

بصفتها مديرة المشروع ، تعد كارولين خبيرة في إيجاد طرق جديدة لتصميم أفضل تدفقات العمل وتحسين العمليات. مهاراتها التنظيمية وقدرتها على العمل تحت ضغط الوقت تجعلها أفضل شخص لتحويل المشاريع المعقدة إلى واقع.

مشاهدة جميع المشاركات