لماذا استخدام برنامج إدارة المشاريع؟ | # 10 الشروع في إدارة المشروع

هل تنفيذ كل مشروع يتطلب استخدام البرمجيات؟ لا يفترض. ومع ذلك ، هل يستحق الأمر إجراء عمليات حسابية معقدة في ذاكرتك باستخدام آلة حاسبة في متناول اليد ، عندما يكون الوقت ودقة النتيجة مهمين؟ هل يستحق المجيء إلى اجتماع مع ملف مليء بالملاحظات عندما يرغب المشاركون في قراءة عرض تقديمي ممتع وموجز؟

لماذا استخدام برنامج إدارة المشاريع؟ - جدول المحتويات:

1. مقدمة
2. توفير الوقت
3. مراقبة حالة المشروع
4. اجعل المعلومات متاحة
5. ضمان استمرارية المشروع
6. ملخص

لماذا استخدام برنامج إدارة المشاريع؟ مقدمة

من غير المحتمل أن يحتاج أي شخص إلى إقناع لاستخدام برامج إدارة المشاريع. خاصة إذا كنا نتحدث عن مشاريع كبيرة ومعقدة لا يمكن ببساطة تشغيلها على الورق. ومع ذلك ، يجدر تحديد فوائد استخدام برامج إدارة المشاريع . أولاً ، ضع في اعتبارك ما إذا كان لدينا في ممارسة PM لدينا كل هذه المناطق تحت السيطرة. ثانيًا ، يمكننا اختيار البرنامج الأنسب لخصائص مشاريعنا وعملنا الجماعي.

نود أن نسلط الضوء على أربعة مجالات يعد تحسينها أمرًا بالغ الأهمية لمستخدمي برامج إدارة المشاريع. هؤلاء هم:

• توفير الوقت
• مراقبة حالة المشروع
• تكريس توافر المعلومات
• ضمان استمرارية المشروع

سننظر إليهم واحدًا تلو الآخر أدناه ، متبوعًا بمناقشة ميزات البرامج الجديرة بالملاحظة ، بالإضافة إلى نظرة على بعض الحلول الأكثر شيوعًا المتوفرة في السوق.

توفير الوقت

تكمن فوائد توفير الوقت للبرنامج في المقام الأول في تحسين تنظيم المشروع. هذا لأنه يعني التخطيط البسيط والرسم المرن لإطار عمل المشروع. يعد إعداد ميثاق المشروع أو مخطط جانت أبسط وأكثر عملية عندما يتم ذلك على الفور في البرنامج الذي سنستخدمه لاحقًا لإدارة المشروع.

في الواقع ، بدلاً من استخدام أدوات خارجية ، يمكن استكمال الخطط مع تقدم المشروع بمهام مفصلة منشورة على لوحات Kanban أو في تراكم المشروع. سيوفر هذا قياسًا واقعيًا تمامًا للوقت الذي يقضيه أعضاء فريق المشروع الملموس في مهام محددة.

ومع ذلك ، عندما يتعلق الأمر بإدارة وقت المشروع ، فإن اختيار البرنامج نفسه وما إذا كان مألوفًا بالفعل للفريق له أهمية كبيرة. بعد كل شيء ، تختلف برامج إدارة المشاريع بشكل كبير من حيث التعقيد ، وقد يصبح من الصعب التنقل في منحنى التعلم. في حين أن Firmbee هي بيئة شفافة تحتوي على جميع الأدوات اللازمة لإدارة المشروع ، فإن Jira هي أداة ضخمة ومعقدة للغاية تسمح بأتمتة المهام والتكامل مع البرامج الخارجية.

مراقبة حالة المشروع

مجال التركيز الثاني لبرنامج إدارة المشاريع هو المراقبة في الوقت الحقيقي لحالة المشروع. يتضمن كل برنامج أدوات تحليلية لتصور الإحصائيات. تظهر ، من بين أشياء أخرى:

• الوضع الحالي لتنفيذ المهام - كم عدد المهام التي تم إكمالها وفي أي وقت ، ومن أكمل المهام ،
• مقارنة النتائج الحقيقية بالافتراضات - على سبيل المثال ، استخدام مخطط يقارن متوسط ​​وقت مهمة مع مسارها الحقيقي ،
• حالة تنفيذ الميزانية ، وكذلك
• أدوات تنبؤية لتقييم ما إذا كانت الأمور تسير في الاتجاه الصحيح.

اجعل المعلومات متاحة

هناك مشكلة أخرى يساعد البرنامج في حلها وهي التوافر في الوقت الفعلي لمعلومات المشروع للفريق وأصحاب المصلحة. تتمثل المزايا الرئيسية لبرنامج إدارة المشاريع في القدرة على تسجيل الدخول في أي وقت ، بالإضافة إلى التمييز بين الأذونات - على سبيل المثال ، لتحرير المهام أو لعرض إحصائيات أداء أعضاء الفريق الفرديين. على سبيل المثال ، قد يتم تزويد العميل بالقدرة على عرض المهام المنجزة في أسبوع معين ، ولكن ليس سلطة تحرير قائمة المهام التي يتعين إكمالها في الأيام التالية.

باختصار ، المجال الثالث المهم هو تسهيل الحفاظ على النظام المناسب في المشروع ، فضلاً عن شفافية الاتصال. أخيرًا وليس آخرًا ، يساعد استخدام مستند مشروع تعاوني تم تحريره سريعًا في بناء إحساس بعضوية الفريق والمسؤولية عن إكمال المهام المعينة التي تساهم في هدف المشروع.

ضمان استمرارية المشروع

من المزايا المهمة التي غالبًا ما يتم التغاضي عنها لاستخدام برامج إدارة المشروع أنها تحافظ على الاستمرارية في حالة حدوث تغييرات في الموظفين. يمكن أن تؤثر هذه على كل من مدير المشروع وأعضاء الفريق الآخرين. بفضل توفر بيانات المشروع التاريخية والأدوات التحليلية ، يمكن للشخص الجديد الحصول على فكرة عن الموقف بسهولة نسبية والتعرف بسرعة على المهام الجديدة. بدون مراجعة وثائق المشروع الكاملة ، يمكنها أيضًا معرفة ، من بين أمور أخرى ، ما تم إنجازه بالفعل ، وما هي المهام التي تسبب صعوبة الفريق ، وما إذا كان يتم تنفيذ المشروع وفقًا للجدول الزمني والميزانية.

ملخص

برنامج إدارة المشاريع يقلل من الوقت اللازم لإكمال المشاريع. من التخطيط إلى تفويض المهام ، إلى التحقق من إنجازها بواسطة أعضاء الفريق ، والذي لا يلزم تسجيله في كل مرة بواسطة مدير المشروع. يتم تنفيذ كل هذه الخطوات بشكل أكثر كفاءة. لذلك من المفيد استثمار الوقت في تعلم البرنامج المناسب.

كما أنه يسهل مراقبة الوضع الحالي ويضمن وصول جميع أصحاب المصلحة إلى المعلومات المتعلقة بالمشروع المتعلقة بهم في أي وقت. يجب أن نضيف إلى ذلك الراحة الكبيرة المتمثلة في جمع جميع البيانات في مكان واحد ، حيث يسهل التعامل معها. تعمل هذه الميزات أيضًا على تسهيل ضمان استمرارية المشروع ، حتى في حالة حدوث تغييرات جذرية في الموظفين.

إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا ، فقم بالانضمام إلى مجتمع النحل المشغول لدينا على Facebook و Twitter و LinkedIn و Instagram و YouTube و Pinterest و TikTok.

المؤلف: كارولين بيكر

بصفتها مديرة المشروع ، تعد كارولين خبيرة في إيجاد طرق جديدة لتصميم أفضل تدفقات العمل وتحسين العمليات. مهاراتها التنظيمية وقدرتها على العمل تحت ضغط الوقت تجعلها أفضل شخص لتحويل المشاريع المعقدة إلى واقع.

مشاهدة جميع المشاركات

الشروع في إدارة المشروع:

1. ما هو المشروع؟
2. ما هي ادارة المشروع؟
3. كيف تدير المشاريع؟
4. طرق إدارة المشروع
5. أنواع المشاريع
6. 4 أمثلة على المشاريع
7. تحديد أولويات المشاريع
8. مجالات نشاط المشروع
9. تعريف النجاح في إدارة المشاريع
10. لماذا استخدام برنامج إدارة المشاريع؟