لماذا لا يمكنك أن تكون جادًا بشأن الإنتاجية ما لم تقم بتحسين كيفية استخدام الأشخاص لمساحتك
نشرت: 2019-08-04تحدد بيئة مساحة العمل إنتاجيتك.
تستنزف الإنتاجية عند عدم وجود مساحة للاجتماعات.
اختارت الشركات الناشئة بشكل متزايد المساحات المشتركة مثل WeWork.
أقوم بتمويل الشركات الناشئة من أجل لقمة العيش وقبل ذلك كنت أدير شركتين ناشئتين في مجال البرمجيات أسستها. لقد أمضيت ساعات لا تحصى في البحث عن الموارد المالية التاريخية والميزانيات والتنبؤات والتوقعات المستقبلية. مع بدء التشغيل القياسي للتكنولوجيا يمكنني أن أخبرك أثناء نومي أن أكبر عنصرين من حيث التكلفة من خلال لقطة طويلة هما الأشخاص (بين 60-75٪ من إجمالي التكاليف) والمساحة (10-20٪ من إجمالي التكاليف). عنصر التكلفة المهم الآخر الوحيد الذي أراه في بعض الشركات الناشئة في المراحل المبكرة هو المخزون (للأجهزة أو شركات التجارة الإلكترونية).
في المراحل الأولى من الشركة ، غالبًا ما تحشر الشركة الناشئة أكبر عدد ممكن من الأشخاص في غرف صغيرة قدر الإمكان من أجل الحفاظ على تكاليف المكتب. عندما تقوم شركة برفع رأس المال ، فإنها تبدأ حتمًا في البحث عن مساحات مكتبية من أجل زيادة إنتاجية العامل وسعادته. نظرًا لصعوبة توقع مقدار المساحة التي ستحتاج إليها أثناء التوسع (أو ، أو ، الجانب السلبي) ، فقد تحولت الشركات الناشئة بشكل متزايد إلى المساحات المشتركة مثل WeWork ، والتي تعمل إلى حد ما مثل الاستضافة السحابية من حيث أنها تسمح لك بالتوسع أو التصغير توسع عملك أو يتباطأ.
يمكن لأي شخص قضى وقتًا مع الشركات الناشئة أن يخبرك أن هناك مجموعة من مصارف الإنتاجية التي يمكن أن تأتي من هذه البيئات:
- عدم وجود مساحة للاجتماعات لإجراء المناقشات
- عدم القدرة على التركيز بسبب كونك محاطًا بـ "المتحدثين بصوت عالٍ"
- طوابير ضخمة تنتظر عند إجراءات الوصول الأمنية المشتركة أو المصاعد أو طوابير الغداء
كانت معرفة مشاكل "إدارة الأشخاص حول المساحات" أحد الأسباب الرئيسية التي دفعتني إلى دعم شركة Density ، التي قامت ببناء "مستشعر عمق" معلق فوق الأبواب ويتتبع المساحات بشكل مجهول كما هو موضح في GIF أدناه.
يتم الآن نشر التكنولوجيا عبر العديد من العملاء بما في ذلك LinkedIn و NYU و Dropbox و Envoy والعديد من الآخرين ، لذلك تعلمنا الكثير حول كيفية استخدام الأشخاص لحلول مثل Density لزيادة الإنتاجية وتحسين الأمن المادي والمساحة المناسبة مع الأشخاص بشكل أفضل. فيما يلي بعض الأمثلة الرائعة للمشكلات والحلول الشائعة التي رأيناها:
عربة غرفة الاجتماعات / غرفة الاجتماعات المستقطنة / الوهمية
تقدر شركة Gartner أن متوسط الموظف يقضي 27 ساعة في السنة في البحث عن أماكن متاحة للقاء - وهذا نادرًا لأن الشركات لا تملك مساحة كافية. في أغلب الأحيان ، يرجع السبب في ذلك إلى عدم وجود المزيج الصحيح من مساحة العمل الصغيرة / الكبيرة / المرنة ، ونتيجة لذلك ، يميل الأشخاص إلى زيادة المساحة عند توفرها.
بمجرد أن تقوم المؤسسات بتوسيع نطاقها ، فإنها تقوم حتما بتنفيذ أنظمة لجعل حجز المساحات المشتركة أكثر بساطة وأكثر ديمقراطية في العادة - الإجراء العام هو أن "تحجز غرفة اجتماعات" بالساعة عبر نظام جدولة. لقد اختبرنا جميعًا "المستقطن" الذي يذهب لتوه إلى غرفة الاجتماعات وتبدأ الشركات الناشئة التي تعمل في اجتماع واحد إلى واحد في غرفة مصممة لـ 12 شخصًا ولا يكلف نفسه عناء حجزه. يسير بعض الأشخاص في الاتجاه المعاكس ويحجزون ساعات العمل بشكل متواصل حتى يتمكنوا من "المخيم" في غرفة اجتماعات للحصول على فترات طويلة من العمل الهادئ أو عقد اجتماعات 1-1 على حساب احتياجات المجموعة.
موصى به لك:
لا يمكن لرواد الأعمال إنشاء شركات ناشئة مستدامة وقابلة للتطوير من خلال 'Jugaad': المواطنون ...
كيف ستحول Metaverse صناعة السيارات الهندية
ماذا يعني توفير مكافحة الربح بالنسبة للشركات الهندية الناشئة؟
كيف تساعد الشركات الناشئة في تكنولوجيا التعليم في تطوير مهارات القوى العاملة في الهند وتصبح جاهزة للمستقبل ...
الأسهم التقنية في العصر الجديد هذا الأسبوع: مشاكل Zomato مستمرة ، EaseMyTrip تنشر Stro ...
تتخذ الشركات الهندية الناشئة اختصارات في مطاردة للتمويل
الإشكالية نفسها هي "الشبح" الذي يحجز غرفة الاجتماعات لساعات متتالية لإغلاق الغرفة ، ويستخدمها بشكل دوري فقط. لقد رأيت هذا النوع من السلوك حتى قبل 20 عامًا عندما كنت أعمل في Accenture حيث كان الموظفون في الغالب في مواقع العملاء ولكن عندما عادوا إلى المكتب ، كان هناك اندفاع لحجز غرف الاجتماعات المحدودة.
في Density ، عملنا مع العملاء للاندماج في نظام Outlook الخاص بهم حتى تتمكن الإدارة من تقييم وقت حجز الفرق لمساحة غرفة الاجتماعات بشكل أفضل ثم المقارنة مع بيانات مستشعر الكثافة لمعرفة متى تم استخدام الغرفة بالفعل. يمكنه مقارنة الساعات المحجوزة مقابل المستخدمة أيضًا في عدد الأشخاص المحجوزين مقابل الحضور بهدف مساعدة المؤسسة على إدارة موارد المساحة المحدودة بشكل أفضل.
لغز الغداء
هناك استنزاف رئيسي آخر للإنتاجية مع زيادة حجم الشركات (أو عندما تمتلئ مساحات العمل المشتركة) وهي خطوط الغداء. لقد رأينا ارتفاعًا في عدد الشركات التي تستخدم الكثافة لتتبع تدفق الأشخاص بشكل أفضل من خلال المفوضين في وجبات الإفطار والغداء والعشاء. لقد قاموا بدمج هذا مع الأنظمة الداخلية على Slack أو Facebook Messenger للسماح للموظفين بالتحقق من أوقات الانتظار في الوقت الفعلي والتخطيط لأيامهم وفقًا لذلك. وقد ساعد هذا أيضًا الإدارة في معرفة كيفية تعيين موظفي المطعم في ساعات الذروة. لقد رأينا حتى أن بعض شركات الطيران وشركات السفر ذات التفكير المستقبلي تستخدم هذه المستشعرات لتتبع مستويات التوظيف في الصالات بشكل أفضل على مدار اليوم.
الزاحف
تستخدم معظم المكاتب الأمن المادي لحماية كل من الأصول والسلامة ، ومع ذلك فقد شهدنا جميعًا "العامل الخلفي" الذي ينتظر أن يقوم شخص آخر بمسح بطاقته أو بطاقتها ثم يمشي بسرعة خلفها ويتمكن من الوصول إليها. من الصعب جدًا القيام بذلك في المباني الشاهقة التي يوجد بها حراس أمن كافون ولكن حتى هناك مشاكل بعد ساعات العمل لا تزال قائمة. كما سترى في الفيديو أدناه ، استخدم Dropbox Density المقترنة بنظام التحكم في الوصول الخاص به للإشارة إلى الأمان كلما كان هناك حاجز خلفي. في الفيديو ، يظهرون موقفًا من الحياة الواقعية (الوجوه غير واضحة) حيث يتظاهر العامل الخلفي بأنه مجرد موظف آخر ينظر إلى هاتفه الذكي ثم اقتحم عدة أجهزة كمبيوتر محمولة وسرقها. هذه المشكلة أكثر وضوحًا في الحرم الجامعي حيث يوجد في المباني المزيد من نقاط الدخول والخروج. كان لدى Dropbox أكثر من 100 حدث خلفي / أسبوع ، وفي حين أن معظم هذه الأحداث من المحتمل ألا تكون شائنة ، فإن جعل الموظفين على دراية بالمشكلة هو خط الدفاع الأول.
المساحة الضائعة / غرف الاجتماعات الكبيرة
ربما تكون المجموعة التي تقدر القدرة على معرفة كيفية استخدام الناس للمساحات هي مجموعات إدارة المرافق المسؤولة عن تخطيط الفضاء. مع توسع الأنشطة التجارية ، تجد بشكل طبيعي غرف اجتماعات مصممة لـ 12 شخصًا ولكنها تستخدم في الغالب لشخصين إلى 4 أشخاص في وقت واحد من شأنه أن يتم بناؤه بشكل أكثر فاعلية في غرفتي اجتماعات. نرى الشركات التي تقوم بعمليات استحواذ كبيرة وعليها معرفة كيفية دمج الشركات والموظفين. أثناء تجربة عميل تجريبي ، اكتشفت إحدى شركات Fortune 1000 أن 3 أشخاص أو أقل يستخدمون غرفة اجتماعات تتسع لثمانية أشخاص في 78٪ من جميع ساعات العمل ؛ تم استخدامه من قبل 8 أشخاص (السعة المقصودة) 3٪ فقط من الوقت. من خلال توسيع الدراسة وتحديد الحجم المناسب لقاعات المؤتمرات الخاصة بهم ، من المحتمل أن تحل هذه الشركة مشكلة غرفة الاجتماعات الخاصة بهم وتوفر عشرات الملايين من الدولارات في تكاليف التوسع العقاري التي يتم تجنبها.
مخاطر التأمين
هل سبق لك أن لاحظت عند دخولك إلى حانة أو قاعة حفلات أو استاد أو مكان مشابه وهناك شخص لديه عداد ينقر عندما تمشي من خلاله؟ من المؤكد تقريبًا أن ما يفعلونه هو مراقبة أحجام الحشود يدويًا لأغراض التأمين (وفي النهاية لأغراض السلامة).
لدينا الآن أماكن تستخدم Density للتحكم في أحجام الحشود والتأكد من أنها لا تنتهك سياسات التأمين الخاصة بهم. كان الشريط الذي نعمل معه يحصل على غرامات متعددة بقيمة 1000 دولار من Fire Dept كل شهر لكونه مفرطًا - هذا على الرغم من وجود موظفين في متناول اليد للعد يدويًا. بعد تثبيت Density ، نظر مسؤول الإطفاء إلى العد على iPhone الخاص بمدير البار وقال ، "هذا رائع حقًا." ثم تركهم بمفردهم لأنهم تمكنوا من إثبات التزامهم بالقانون.
حالات استخدام غير مقصودة
حتى الآن ، رأينا الكثير! من الأشخاص الراغبين في تتبع الكثافة لتتبع أن مرضى الزهايمر لا ينتقلون خارج مساحة متفق عليها مسبقًا إلى شركات الاقتصاد المؤقت التي تريد أن تكون قادرة على تتبع ما إذا كان عمالها أو عملاؤهم يشرعون في الاتصال الجسدي غير المرغوب فيه دون الكشف عن هويتهم. كثيرًا ما يسألني الناس ، "لماذا لا يستخدمون الكاميرات فقط؟" بالطبع هناك بعض الاستخدامات الجيدة للكاميرات في مجالات مثل المراقبة ولكن في العالم الحديث هناك العديد من الأماكن التي نريد تتبع تدفق الأشخاص فيها (استخدام الحمام ، مثال واحد فقط!) ولكن لا نريد تسجيل الأشخاص. بالإضافة إلى ذلك ، فإن القدرة على تفسير البيانات والتعامل مع أحجام المعلومات تكون أكثر فعالية من حيث التكلفة عندما تتعامل مع "المضلعات" (أشكال من الليزر) من التعامل مع لقطات فيديو كاملة.
[ظهر هذا المقال أولاً على كلا الجانبين ، وتم نسخه بإذن.]