هيكل تنظيم العمل - كيفية تفويض العمل بشكل فعال في المشروع؟ | # 30 البدء في إدارة المشروع
نشرت: 2023-01-26أثناء تخطيط المشروع ، يقرر مدير المشروع كيفية تعيين الأهداف والمهام التي يجب إكمالها وكذلك متى وأي متخصصين يجب تضمينهم. عند القيام بذلك ، يقوم بإنشاء هيكل تقسيم العمل (WBS).
هيكل تنظيم العمل - جدول المحتويات:
- مقدمة
- انهيار الهيكل العمل
- المسؤولية في الفريق (ملكية جماعية / فريق)
- ملخص
مقدمة
يُترجم هيكل تنظيم العمل (WBS) المصمم بشكل مناسب إلى سير عمل جماعي سلس. سيعرف كل شخص معني الغرض من القيام بمهام معينة ، ومن سيتلقى المهام ومن يجب أن ينقلها. سيسهل ذلك من تحديد الأشخاص المثقلين بالكثير من العمل ، لأنه ، على سبيل المثال ، يحتاج ثلاثة أعضاء من الفريق إلى المساعدة من شخص واحد في وقت واحد. وبالتالي ، يسمح لك WBS بتحسين عملية سير العمل بالفعل في مرحلة التخطيط. يوفر هذا جانبًا مهمًا جدًا من عمل المشروع: مسؤولية الفريق عن إكمال المهمة. ولكن كيف تخطط لأفضل هيكل عمل للمشروع؟
انهيار الهيكل العمل
عادة ما يتم تصور هيكل تقسيم العمل باستخدام شجرة ، يتم فيها تمييز مراحل دورة حياة المشروع إلى أهداف مفصلة بشكل متزايد. هذا يجعل من السهل التخطيط لمدة المهام وتكلفة إكمالها ، وكذلك توزيع المسؤوليات بشكل مناسب بين أعضاء الفريق.
عند القيام بذلك ، تذكر أن WBS تحدد ما يجب تنفيذه ، ولكنها لا تجيب على سؤال "كيف". وتجدر الإشارة أيضًا إلى مبدأ الحد من مستوى التفاصيل. يعتمد ذلك على النوع والمتطلبات الرسمية للمشروع. مطلوب مستوى مختلف من التخطيط لإنتاج المعدات الطبية أو الكواشف الكيميائية ، ومستوى آخر لتنظيم الأحداث أو الحملات التسويقية.
يتم تعريف هيكل توزيع العمل في PMBOK على النحو التالي:
"تحليل هرمي للنطاق الإجمالي للعمل الذي يتعين على فريق المشروع تنفيذه لإنجاز أهداف المشروع وإنشاء المخرجات المطلوبة."
كلمة "إجمالي" مهمة جدًا هنا ، و "قاعدة 100٪" مرتبطة بها. هذا لأن هيكل تنظيم العمل المصمم جيدًا يأخذ في الاعتبار جميع أهداف المشروع: بالضبط كل شيء لتحقيقه. بما في ذلك إدارة المشروع نفسها. بمعنى آخر ، من خلال قراءة المهام من أدنى مستوى في الشجرة ، نقوم بإدراج جميع مكونات المستوى الأعلى. هذا مبدأ يصعب اتباعه في الممارسة العملية. ومع ذلك ، غالبًا ما يتم الاستشهاد به كأداة فعالة لمنع ما يسمى زحف النطاق. يؤدي تحديد كل شيء لإنجازه إلى منع إضافة مهام جديدة لا تتناسب مع أهداف المشروع المحددة مسبقًا.
المسؤولية في الفريق
المهام التي ينفذها الفريق هي جزء من هدف نهائي تم إنشاؤه بجهد مشترك. ومع ذلك ، في العديد من الشركات والمشاريع ، فإن رؤية هذا الهدف أو حتى وجوده ليس واضحًا. لذلك ، فإن هيكل المهام المخطط جيدًا وسير العمل الواضح لفريق المشروع هو الأساس لبناء المسؤولية الجماعية.
إن بناء الشعور بملكية الفريق (ملكية الفريق / الملكية الجماعية) يسمح لأعضاء الفريق بفهم أهداف المشروع بشكل أفضل وكيف يساهم العمل المنجز في تحقيق تلك الأهداف. هذا يزيد الحافز والالتزام ويحسن أداء الفريق. كما أن الالتزام بالمشروع الأكبر وإنجازه بنجاح يترجم أيضًا إلى ولاء الموظف للشركة وجو جيد. بمعنى آخر ، يمكن أن يساهم الشعور بالمسؤولية داخل الفريق في نتائج أعمال أفضل للشركة ككل.
ملخص
مهمة التفويض في المشروع هي مهمة مدير المشروع عند التخطيط لتحقيق الأهداف بفعالية. أولاً ، تساعد WBS في تنظيم نطاق المشروع - لعزل مجموعات المهام المتشابهة ، وملاحظة التبعيات بينها ، والتي ستحدد الترتيب الذي سيتم إكمالها به ، وأيضًا لبناء مسؤولية الفريق عن المهام التي يؤديها تقديمها في سياق الأهداف الأصغر والأكبر التي تنتهجها الشركة.
إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا ، فقم بالانضمام إلى مجتمع النحل المشغول لدينا على Facebook و Twitter و LinkedIn و Instagram و YouTube و Pinterest و TikTok.
المؤلف: كارولين بيكر
بصفتها مديرة المشروع ، تعد كارولين خبيرة في إيجاد طرق جديدة لتصميم أفضل تدفقات العمل وتحسين العمليات. مهاراتها التنظيمية وقدرتها على العمل تحت ضغط الوقت تجعلها أفضل شخص لتحويل المشاريع المعقدة إلى واقع.
أهم الأسئلة
كيف تحدد العمق المناسب لتفصيل العمل في مشروع باستخدام شجرة WBS؟
يعتمد عمق WBS على: الحجم والتعقيد والغرض من المشروع ، بالإضافة إلى تفضيل وخبرة مدير المشروع - إذا كان قد نفذ بالفعل مشروعًا مشابهًا ، فمن المحتمل أن يكون عمق التخطيط أقل. يجب أن تكون WBS مفصلة بشكل كافٍ لتمكين إدارة العناصر المختلفة للمشروع وتسهيل التخطيط ورصد تقدم العمل. في الوقت نفسه ، لا ينبغي أن تكون شديدة التفصيل ، لأنها لن تكون ذات فائدة تذكر. سيؤدي الكثير من التفاصيل إلى تقليل قابلية قراءته وقد يجعل من الصعب على أعضاء الفريق فهم المشروع ككل. بشكل نموذجي ، يجب أن تتكون WBS من 4 إلى 8 مستويات ، لكن العمق النهائي يعتمد على تفاصيل المشروع واحتياجات الفريق.
الشروع في إدارة المشروع:
- ما هو المشروع؟
- ما هي ادارة المشروع؟
- كيف تدير المشاريع؟
- طرق إدارة المشروع
- أنواع المشاريع
- 4 أمثلة على المشاريع
- تحديد أولويات المشاريع
- مجالات نشاط المشروع
- تعريف النجاح في إدارة المشاريع
- لماذا استخدام برنامج إدارة المشاريع؟
- كيف تختار أفضل برنامج لإدارة المشاريع؟
- نظرة عامة على برنامج إدارة المشاريع
- دورة حياة المشروع
- ما هي رؤية المشروع؟
- هدف المشروع. ما هو وكيف نحدده جيدا؟
- مرحلة بدء المشروع - ما الذي يجب الانتباه إليه؟
- مجال التخطيط في إدارة المشاريع
- ما هو جدول المشروع وما الغرض منه؟
- كيفية استخدام المعالم في المشروع؟
- تنفيذ المشروع
- كيف تعد خطة طوارئ لمشروع ناجح؟
- أهمية إغلاق المشروع
- فشل المشروع. 5 أسباب لفشل المشاريع
- 4P الإدارة: المشروع والمنتج والبرنامج والمحفظة
- أهم مهام ومسؤوليات مدير المشروع
- مهارات مدير المشروع الأكثر فائدة
- كيف تصبح مدير مشروع؟
- 5 كتب يجب على كل مدير مشروع قراءتها
- كيف تنشئ فريق مشروع؟
- هيكل تنظيم العمل - كيفية تفويض العمل في المشروع؟
- كيف تقود فريقًا أثناء العمل الهجين؟
- التحديات التي يواجهها مديرو المشاريع عند العمل مع فريق
- أنواع اجتماعات المشروع
- رصد المشاريع. ما المعلمات لمشاهدة؟
- كيف تكتب مقنعة
- كيف تحدد نطاق المشروع وتتجنب زحف النطاق؟
- دراسة جدوى - هل يمكننا تنفيذ هذا المشروع؟
- تحليل المخاطر في المشاريع والأدوات لتسهيل ذلك
- كيف تصنع ميثاق المشروع؟
- ما هو سجل اصحاب المصالح؟
- مخطط جانت في تخطيط إدارة المشاريع
- كيف تصنع ميزانية المشروع؟
- إدارة الوقت في المشروع
- كيف يتم إنشاء سجل مخاطر المشروع؟
- استراتيجيات إدارة مخاطر المشروع
- تسويق المشروع
- مصادر ومجالات التغيير في المشروع
- نماذج تغيير إدارة المشروع
- ماذا بعد Agile؟ الطرق في إدارة المشاريع