استراتيجيات العمل من المنزل: كيف تبقى منتجًا ومتوازنًا ومتصلاً

لقد طُلب منا مؤخرًا الكثير من النصائح حول استراتيجيات العمل من المنزل ، ونشعر بالثقة في تقديمها. لقد كانت PMG وكالة تسويق افتراضية بنسبة 100٪ منذ تأسيسها في عام 2002.

لذلك في الشهر الماضي ، عندما كانت الشركات تتدافع للانتقال إلى العمل عن بعد ، تمكن فريقنا من مواصلة إجراءات العمل المعتادة. (حسنًا ، كالمعتاد قد يكون روتين العمل أثناء الجائحة.)

طلبت منا إحدى زملائنا تقديم تدريب على استراتيجيات العمل من المنزل لمساعدة فريقها على التكيف مع الوضع الطبيعي الجديد. شاركت في أن التحديات مثل الانحرافات والعزلة ووضع الحدود تؤثر على الإنتاجية وراحة البال. جميع العقبات الشائعة جدًا عند العمل من المنزل ، وكلها يمكن التحكم فيها بالطريقة الصحيحة.

فيما يلي ملخص لعرضنا التقديمي لفريقها. نأمل أن تساعدك أنت وفريقك على أن تكونا فعالين قدر الإمكان عند العمل من المنزل ، سواء الآن أو في المستقبل.

العمل من المنزل: المادي

1. تعيين مساحة عمل.

من الناحية المثالية ، يمكنك تحديد غرفة - مع باب يمكنك إغلاقه - حيث ستركز على عملك . أتذكر حضري عرضًا تقديميًا قدمه أحد القادة في Trello / Atlassian ، وهي شركة افتراضية أخرى بنسبة 100٪ ، حيث شاركت أن الغرفة المخصصة ذات الباب هي مطلب للتوظيف.

إذا لم تتمكن من تخصيص غرفة لعملك ، فابحث عن مساحة مخصصة في منزلك ، وتأكد من أنها ليست أريكة! لأسباب عديدة ، في المقام الأول صحتك الجسدية ، تعد الأريكة مكانًا فظيعًا للعمل.

قم بإعداد مكتب في ركن من أركان غرفة المعيشة أو غرفة العائلة إذا أمكن ، باستخدام النباتات أو الشاشة لإنشاء حدود جذابة بصريًا. أو يمكنك إنشاء مساحة في المطبخ أو طاولة غرفة الطعام حيث تعمل كل يوم. سترغب فقط في إزالته والتخلص من العمل بعيدًا عندما تكون مستعدًا لقضاء اليوم. المزيد عن فواصل في وقت لاحق!

غرف النوم ليست مثالية . حاول أن تجعل غرفة نومك مكانًا للاسترخاء والنوم ، وليس لتحفيز الموعد النهائي للمشروع أو مكالمات Zoom. عند التحدث عن Zoom ومكالمات الفيديو الأخرى ، ضع خلفيتك في الاعتبار عند أخذها. يمكن أن يبدو منظر السرير أو الحمام في الخلفية غير رسمي للغاية.

2. مشاهدة الموقف الخاص بك.

إذا كنت قادمًا من بيئة مكتبية حيث كان لديك كل الأجراس والصفارات المريحة ، فقد يكون تعديلًا مفاجئًا وغير مريح للعمل من المنزل.

ابذل قصارى جهدك لإنشاء مساحة عمل لا تساعدك على إنجاز عملك فحسب ، بل تحمي جسمك أيضًا. قد يعني هذا الاستثمار في كرسي مكتب ومكتب واقف وإضاءة مناسبة. قد يكون صاحب العمل على استعداد لتقديم تعويض كامل أو جزئي عن هذه العناصر ، فلا يضر طلبها أبدًا.

3. إنترنت عالي السرعة يمكنك الوثوق به

هل سبق لك أن شعرت بالإحباط عند إجراء مكالمة فيديو أو مكالمة عبر الإنترنت وقام رئيسك أو زميلك في العمل أو العميل بتأخير أو تكرار الصوت أو تجميد الفيديو طوال المكالمة؟ ابذل قصارى جهدك للتأكد من أنك لست الجاني في هذه المواقف من خلال التأكد من أن لديك إنترنت موثوق وعالي السرعة.

تواصل مع الفريق الفني لشركتك للحصول على إرشادات حول كيفية التأكد من أن لديك خدمة إنترنت مستقرة وآمنة وسريعة عند العمل من المنزل.

4. أدوات التكنولوجيا على استعداد

عملك من مجموعة التكنولوجيا المنزلية مهم أيضًا. في PMG ، نعتمد بشكل كبير على Slack و FunctionPoint و Google Suite و Zoom للحفاظ على تواصل فريقنا وتعاونه. لكن هذه الأدوات ، من بين أدوات أخرى ، جيدة فقط مثل الاستراتيجية المستخدمة في استخدامها.

فكر في أفضل الطرق لفريقك لتبادل الأفكار وتقديم التحديثات وتلقيها وإنجاز العمل. لا يوجد نقص في الأدوات المتاحة ، ولكن من المهم الالتزام باستخدام الأدوات التي تختارها حتى لا تهدر الموارد على التكنولوجيا غير المستخدمة.

5. أرتدي ملابسي!

عندما يحل صباح يوم الاثنين الممطر هذا ، قد يكون من المغري للغاية البقاء في ملابسك ، والاستيلاء على الكمبيوتر المحمول ، والزحف إلى السرير للعمل. تجنب هذا السيناريو إذا استطعت. ارتداء الملابس والعناية بها سيجعلك تشعر بتحسن ، وفي النهاية ستعمل بشكل أفضل.

وعلى الرغم من أنك بالتأكيد يمكن أن تكون غير رسمي أكثر مما تحتاجه إذا كنت ذاهبًا إلى المكتب ، إلا أنك لا تزال تريد أن تبدو أنيقًا ومهنيًا لمكالمات الفيديو. هناك سبب يجعل WalMart يبلغ عن بيع قمصان أكثر من السراويل خلال أيام العمل من المنزل.

العمل من المنزل: العقلية

إذا كنت معتادًا على العمل في مكتب ، فقد يكون من الصعب الاستمرار في التركيز والتحكم في عوامل التشتيت الجديدة والمختلفة التي تحدث بشكل طبيعي في المنزل. للحصول على أفضل النتائج وتركيز أفضل ، حاول إنشاء يوم مكتب نموذجي في مساحة عملك بالمنزل.

6. خذ فترات راحة متكررة.

بدون الإيقاع الطبيعي للتنقل ، وساعات الغداء في المكتب ، واستراحة القهوة السريعة مع زملائك المكعبين ، قد يكون من السهل البقاء مقيدًا بجهاز الكمبيوتر الخاص بك طوال اليوم ، والبحث عن إدراك أن الساعة 3 مساءً ولم تتناول الغداء بعد.

حتى لو اضطررت إلى ضبط المنبه ، التزم بالنهوض والتحرك (بالخارج إذا كان ذلك ممكنًا) ، وتناول الغداء والوجبات الخفيفة الصحية ، والحصول على استراحة ذهنية. أجد أن تمارين الإطالة لمدة 90 دقيقة تعمل بشكل جيد ولكن هناك العديد من الاستراتيجيات الأخرى ، بما في ذلك تقنية بومودورو.

7. حدد ساعات العمل والتزم بها.

ومن المفارقات أن أحد أكبر التحديات التي يواجهها فريقنا هو عدم التراخي بل العمل الجاد. من خلال تحديد جدول زمني والالتزام به ، سوف تتأكد من أنك ذكي عقليًا في الوظيفة ومتوازنًا جيدًا في حياتك بشكل عام.

8. اغلاق التنبيهات والإخطارات.

من الصعب التركيز على مهمة أو مشروع أو مكالمة هاتفية عندما ترى وتسمع أصوات تنبيه وترى تنبيهات من Slack والبريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي. نشجع فريقنا على تعطيل إشعارات Slack والبريد الإلكتروني عندما يحاولون القيام بعمل عميق.

من المهم أيضًا أن تقوم صحتك العقلية بإغلاق هذه التنبيهات عندما لا تعمل ، لذا فإن هاتفك ليس تذكيرًا على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع بما ينتظرك في العمل.

9. استخدام الموسيقى أو فقدانها للتركيز الذهني.

يحب بعض أعضاء فريقنا الموسيقى أثناء العمل ، ويحتاج البعض الآخر إلى الصمت. أنا أحب الموسيقى الكلاسيكية أو تطبيق Coffitivity عندما أحاول التركيز.

10. الاستفادة من قوة الهواء الطلق.

أظهرت دراسة مذهلة أن قضاء خمس دقائق فقط في الطبيعة يمكن أن يحسن مزاجك . والطبيعة لا يجب أن تكون مسارًا بعيدًا للمشي لمسافات طويلة. يعمل أيضًا مقعد الحديقة في المدينة أو كرسي على الشرفة الخاصة بك.  

اخرج إلى الخارج قدر المستطاع خلال يوم العمل لتعزيز الصحة العقلية.

العمل من المنزل: العاطفي

يمكن أن يكون العمل من المنزل منعزلاً ، خاصة إذا كنت معتادًا على أن تكون محاطًا بزملائك في العمل طوال اليوم. يتكون فريقنا من الأفراد الذين يزدهرون في العزلة والأفراد الذين يحصلون على طاقتهم من خلال التواجد مع الآخرين.

تلتزم الفرق الافتراضية الأكثر نجاحًا بالتأكد من أنها توفر ، جنبًا إلى جنب مع أحداث الفريق الكاملة المطلوبة ، فرصًا اجتماعية لمن يحتاجون إليها - والإذن بعدم المشاركة لمن لا يحتاجون إليها.

11. عمليات الوصول والتحديثات المنتظمة.

تعمل جدولة تسجيلات الوصول المنتظمة - في أزواج ، كفرق - على إبقاء الأشخاص متصلين ومشاركين في الشركة ككل. فريقنا لديه أيام خميس مدروسة من كل أسبوع لإجراء التدريبات على مستوى الوكالة وتحديثات الأعمال. هذه فرصة للفريق الكامل ليكونوا معًا وأن يكونوا على نفس الصفحة.

12. تدرب الموظف على الاستماع.

إذا كنت تشرف على عمال افتراضيين ، فابتكر طرقًا يمكنك من خلالها إبقاء إصبعك على نبض ما يشعرون به وما يقومون به في وظائفهم. كتب عميلنا مقالًا رائعًا عن إبقاء العمل بعيدًا عن موظفي المنزل أثناء COVID-19.

نطلب من فريقنا إرسال بريد إلكتروني إلينا حول أعلى مستوياته وأدنى مستوياته الشهرية كوسيلة للبقاء على اتصال. تساعدنا رسائل البريد الإلكتروني هذه في رؤية الاتجاهات والأعلام الحمراء والأشياء التي يجب الاحتفال بها بشكل منتظم. تعد استطلاعات NPS للموظفين أيضًا أداة رائعة للاستماع إلى فريقك. يمكن القيام بذلك باستخدام نموذج Google بسيط أو أداة Survey Monkey. لقد اقترضنا أسئلة NPS الخاصة بنا من HubSpot ، الذي يسأل جميع الموظفين ، على مقياس من 1 إلى 10 ، (1) ما مدى سعادتك بالعمل في HubSpot؟ و (2) ما مدى احتمالية إحالتك إلى شخص ما للتقدم للعمل في HubSpot؟

13. استخدم الفيديو قدر الإمكان.

اختر الفيديو بدلاً من الصوت بقدر ما تستطيع عند العمل من المنزل. سواء كنت تستضيف أو تحضر مكالمة عميل أو مكالمة افتراضية بعد ساعات مع زملائك في العمل ، قم بتشغيل الكاميرا. إنها الطريقة الأسهل والأكثر فاعلية للتواصل مع الآخرين. فقط تذكر نصيحة ارتداء الملابس أعلاه!

14. تعيين قناة سلاك ممتعة.

إن إنشاء مساحة عبر الإنترنت أو سلسلة رسائل بريد إلكتروني حيث يمكن لفريقك مشاركة أفكار يوم الجمعة أو السخافة العشوائية يفعل العجائب من أجل الوئام. في PMG ، لدينا قنوات #Random و #Recipes و #FridayFunny Slack تحظى بشعبية كبيرة بين فريقنا وتجعلنا جميعًا نضحك ونتواصل خلال الأسبوع.

15. اجتمعوا وجهًا لوجه عندما تستطيعون.

على الرغم من أننا كنا دائمًا افتراضية بنسبة 100٪ ، إلا أننا نقدر قوة العمل الشخصي ونجدول أيام عمل مشتركة منتظمة لأعضاء الفريق الذين يعيشون بالقرب من بعضهم البعض للعمل في نفس المكان. لدينا أيضًا فريق معتكف لمدة 3 أيام في مايو وأكتوبر للتطوير المهني وبناء الفريق. لا شيء يمكن أن يحل محل الطاقة والمشاعر الجيدة للتواجد جسديًا معًا.

الأفكار النهائية حول استراتيجيات العمل عن بعد

تجدر الإشارة إلى أن العمل من المنزل في الوقت الحالي يحدث في أوقات غير عادية بشكل غير عادي. يشعر الناس بالقلق بشأن صحتهم وأحبائهم ، ويغمرهم الأطفال الصغار في المنزل بدوام كامل ، وغير متأكدين بشأن الموارد المالية ومستقبلهم.

إن فهم أنه لا أحد منا في أفضل حالاته جسديًا أو عقليًا أو عاطفيًا سيساعدك أنت وفريقك على التنقل في العمل من المنزل بشكل أكثر نجاحًا. وعندما ينتهي هذا الوقت وتطبيع الظروف قليلاً ، قد تجد أنه بينما قاومت العمل من المنزل في الماضي ، يمكنك رؤية الفوائد الحقيقية والتوازن الذي يمكن أن يحققه.

أخيرًا ، ليس من المستغرب أنه تم نشر الكثير من المحتوى حول استراتيجيات العمل من المنزل في الأيام الأخيرة.

إليك بعض الأشياء الجيدة التي صادفناها:

• 8 نصائح لجعل العمل من المنزل مفيدًا لك
• 32 نصيحة من WFH يمكنك فعلها الآن
• 20 نصيحة للعمل من المنزل
• كيف تركز وسط المشتتات
• مدونة Trello - مورد رائع كصاحب عمل افتراضي
• أين تجلس عند العمل من المنزل

اتبحث عن المزيد؟ توجه إلى مركز موارد COVID-19 للحصول على مزيد من النصائح والنصائح وموارد الأعمال.

وإذا كنت فضوليًا - فراجع كيف يقضي فريق PMG الحجر الصحي الخاص بهم.