اعمل من المنزل باستخدام Zoho One

انتقل العديد من الموظفين إلى العمل عن بُعد ، ومع هذا ، أصبحت بعض أجزاء الأعمال أيضًا أكثر صعوبة. لقد أصبح من الصعب للغاية البقاء على اتصال مع الأقران حيث يُترك الناس خارج الحلقة ، وحتى المهام البسيطة يمكن أن تستغرق وقتًا أطول بكثير مما اعتادوا عليه.

بعض المشاكل مفهومة تمامًا ، لكنها أيضًا المشكلات التي يمكنك حلها إذا استخدمت الأدوات الصحيحة. تدرك العديد من الشركات الآن أن التحول إلى العمل عن بعد / العمل من المنزل هو خيار سهل.

باستخدام تطبيق Zoho One ، تحصل المؤسسة على الأدوات التي تتيح الاتصال المناسب للعمل عن بُعد وتحقيق أهداف العمل. يساعد Zoho One في التعاون الفعال والتواصل عبر المؤسسة. يساعد في دمج تخزين الملفات وأدوات إدارة المشاريع المختلفة أيضًا.

في هذه المدونة ، سنتحدث عن كيفية مساعدة Zoho One في العمل عن بُعد.

ملفات مركزية

من المهم جدًا تركيز الملفات في جميع السيناريوهات. ومع ذلك ، يصبح هذا الأمر أكثر أهمية عندما يعمل الناس من أماكن مختلفة. هناك الكثير من الفرص عندما تضيع الملفات ، ويتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا قبل أن يتمكن أي شخص من العثور على شيء ما. عند القيام بذلك ، يضيع وقت مهم.

Zoho One هو نظام تشغيل للشركات يضمن بقاء الملفات آمنة ومتاحة بسهولة عندما تكون في أمس الحاجة إليها. إنه يعمل كمستودع سحابي مركزي تنشئه الشركة وتتفاعل معه.

يمكن للمستخدمين إنشاء هذه المستندات بسهولة من Zoho office suite و Zoho WorkDrive مع دعم أنواع الملفات الشائعة التي ربما عملت معها. من السهل أيضًا العمل مع الملفات عبر الإنترنت وحفظها على القرص الصلب باستخدام مزامنة سطح المكتب.

عندما يتم نقل تخزين الملفات إلى Zoho WorkDrive ، يصبح من الأسهل حل مشاكل تكرار المستندات وتقليل الوقت الضائع في البحث عن الملفات. يمكن تخزين المستندات في WorkDrive ومشاركتها إما على مستوى فريق أو على مستوى المؤسسة.

يأتي Zoho One مع العديد من مجلدات الفريق التي هي في الأساس مجلدات مشتركة يمكن للفرق التعاون عليها وحتى مجلدات تنظيمية يمكن استخدامها لتوزيع المستندات على الجميع في المؤسسة.

علاوة على ذلك ، يأتي WorkDrive مع التحكم المطلق في من يمكنه الوصول إلى ماذا والتحكم الدقيق في مستويات الوصول التي يمتلكها الجميع. على سبيل المثال ، يمكن لأي شخص رؤية مجلد الفريق بأكمله ولكن لا يقوم بتحريره مطلقًا ، بينما يمكن لشخص آخر تحرير أي ملفات فريق ولكن لا يحذفها مطلقًا.

من خلال التحكم المحسّن الذي يوفره لك Zoho WorkDrive على الملفات ، من المفترض أن كل شخص لديه حق الوصول إلى ما يحتاجه فقط. بخلاف المشاركة مع زملائه في الفريق ، يمكن للمستخدمين مشاركة الملفات بأمان خارجيًا بمساعدة الروابط المخصصة لأصحاب المصلحة الخارجيين ، وكلمات المرور التي تحمي هذه الروابط ، وإبطالها في أي وقت ، ومراقبة الاستخدام ، وما إلى ذلك.

يمكن النظر بسهولة إلى الجوانب المهمة لإدارة الملفات ، مثل إمكانية الوصول والأمان. يمكن أيضًا نسخ المستندات احتياطيًا وإتاحتها للأشخاص الذين يحتاجون إليها فقط. ومع ذلك ، ستكون متاحة أيضًا للجميع في أسرع وقت ممكن ومن مواقع مختلفة.

الاتصالات

التواصل هو كل شيء. المنظمات التي تفهم هذه الحقيقة جيدًا بما فيه الكفاية ، وبالتالي ، فإنها تستخدم أيضًا الأدوات المناسبة التي تعتبر مهمة لاتصالات الفريق.

في أوقات أخرى ، لا تعتقد بعض المؤسسات أن هذه صفقة ضخمة حتى ينتهي بهم الأمر في الارتباك وعندما يصبح التواصل صعبًا. يأتي Zoho One مزودًا بالعديد من أدوات الاتصال التي تحتوي على أفضل أداة لجميع أنواع الاتصالات.

سنذكر أدناه كيف تساعد الأدوات المختلفة في الاتصالات المختلفة. سيساعد هذا في فهم سبب كون Zoho One عبارة عن نظام أساسي لإدارة الأعمال يساعد في التواصل الفعال.

الدردشة الموحدة

يجب أن تكون المحادثات الجارية سريعة ، وغالبًا ما تكون الدردشة هي الخيار الأفضل للتأكد من حدوث ذلك. قد يصبح من الصعب إدارة رسائل البريد الإلكتروني حيث تستغرق وقتًا أطول للحصول على رد.

علاوة على ذلك ، قد يبدو صندوق البريد الإلكتروني الكامل شاقًا أيضًا مقارنة بسلسلة من الرسائل. لحل هذه المشكلة ، يساعد Zoho Cliq في تسهيل الاتصال لأنه يأتي مع خدمة دردشة مرنة تجعله قابلاً للاستخدام من أي تطبيق آخر من تطبيقات Zoho يتم استخدامه.

من السهل الرد على الرسائل بسرعة وحتى البقاء على اتصال بالفريق من أي مكان تريده. علاوة على ذلك ، يمكنك أيضًا استخدامه للبقاء على اتصال مع العملاء وغيرهم من خارج المؤسسة من خلال إعداد محادثة ضيف.

أدوات اتصال الفيديو

يعد الاتصال بالفيديو مهمًا ويعمل بشكل أفضل في محادثتين. يقدم وقت العرض والاجتماع أدوات اتصال بالفيديو تأتي بتركيز مختلف نوعًا ما.

يركز خيار الاجتماع بشكل أكبر على اجتماعات الفيديو ، وتركز Showtime كثيرًا على التعليم والعروض التقديمية. عندما يكون لديك ما تفضله ، يصبح من السهل العثور على جميع الأدوات المطلوبة.

يأتي خياري الاجتماع و Showtime مع أدوات الندوة عبر الويب ، لكن عقد المؤتمرات عبر الويب يعد خيارًا مدعومًا فقط بواسطة الاجتماع. يمكنك تسجيل ندوات عبر الإنترنت إما في الاجتماع أو في Showtime ، ولكن Showtime فقط هو الذي يقدم ندوات عبر الإنترنت عند الطلب حيث يمكن للمشاهدين التسجيل لمشاهدة مقطع فيديو مسجل مسبقًا.

يتعلق الأمر في الغالب باختيار ما يجعل الاتصال سهلاً وفعالاً لك ولفريقك. يجب أن تفضل أنت وفريقك أدوات الاتصال بالفيديو التي تأتي مع ميزات هادفة.

بريد إلكتروني أكثر ذكاءً

يعد استخدام البريد الإلكتروني عمليًا للغاية من نواحٍ عديدة ، ولكنه يميل إلى الإفراط في استخدامه عندما لا تنشئ المؤسسات طرقًا مناسبة لأنواع مختلفة من الاتصال.

ومع ذلك ، لا يوجد تجاهل لحقيقة أن البريد الإلكتروني يعد أحد أهم أجزاء الاتصال الرقمي. لا يهم ما إذا كنت ترغب في تشغيل بريدك الإلكتروني عن طريق Zoho Mail أو أداة خارجية مثل Gmail أو Outlook. يجب أن يكون نظيفًا وسهل الاستخدام ومتكاملًا مع البرنامج.

Zoho One عبارة عن منصة أعمال متكاملة تساعد في التواصل عبر البريد الإلكتروني. إنها توفر Zoho Mail وهي ليست مجرد خدمة بريد سهلة الاستخدام ولكنها تتكامل أيضًا بسهولة مع Zoho One.

يمكنك إعداد البريد باستخدام Zoho One ، مما يعني أيضًا أنه يمكنك إضافة مهام إلى مشروع ، واستخراج معلومات عن العملاء من CRM ، وكذلك حفظ المستندات المهمة في WorkDrive. سيضمن ذلك عدم نسيان رسائل البريد الإلكتروني مطلقًا عن طريق بدء الدردشة من رسائل البريد الإلكتروني وجدولة الاجتماعات.

تكامل الطرف الثالث

يمكن أن تؤدي عادة استخدام التطبيقات غير المتصلة إلى حدوث مشكلة في العملية ، ولكن الحقيقة هي أنه لا يجب أن تكون كذلك. إذا اخترت خدمة بريد إلكتروني تابعة لجهة خارجية ، فيمكنك دمجها مع تطبيقات Zoho للحفاظ على اتصال تطبيقات الأعمال.

يأتي WorkDrive أيضًا مع تكامل Gmail و Microsoft التي يمكن استخدامها لدمج خدمات البريد الإلكتروني مثل CRM و Sprints والمشاريع والمزيد.

أفضل ثقافة الشركة

بعد إنشاء طرق اتصال مختلفة ، هناك أيضًا حاجة لإنشاء مساحة يمكنها الحفاظ على ثقافة الشركة مزدهرة. Connect هو أحد تطبيقات Zoho One التي تتيح لك تسهيل المحادثات بين الفرق والموظفين.

بدلاً من إجراء محادثة طويلة جدًا ، يمكن للمستخدمين إنشاء منشورات المنتدى بشكل فعال ومواصلة المناقشات مع جعلها في متناول أي شخص تقريبًا يريد قراءتها بعد الحقيقة. هذه واحدة من أفضل الطرق لتعزيز ثقافة الشركة الودية.

إدارة مشروع قابلة للتكيف

تؤثر فكرة العمل عن بُعد على العديد من جوانب الاتصال والتعاون جنبًا إلى جنب مع الإنتاجية. يمكن إدارة حل هذه المشكلة من خلال البحث عن نظام إدارة مشروع يأتي مع القدرة على العمل بكفاءة لفريق.

يميل الناس إلى البحث عن نهج عام لإدارة المشاريع ، ولكن الحقيقة هي أن الأساليب المختلفة تعمل مع أشخاص مختلفين ، ومن الأفضل دائمًا تبني ذلك. يعد الاتصال الجماعي أحد الخطوات الأساسية في تقييم برنامج إدارة المشروع.

الأشخاص المختلفون لديهم أساليب مختلفة لإدارة المشاريع ، والشيء هو أن هذه الأنماط قد استخدمت لسنوات عديدة. يرغب بعض الأشخاص أيضًا في تنظيم عملهم عن طريق رسائل البريد الإلكتروني أو اللوحات جنبًا إلى جنب مع جدول بيانات مفصل أو تطبيق يتضمن جميع المعلومات في مكان واحد فقط.

أثناء تقييم أداة إدارة المشروع الصحيحة ، من المهم مراعاة ما تحتاجه. تعرف على ما إذا كان فريقك يحتاج إلى أداة أو لوحة إدارة مشروع مشتركة ، أم أنه من الأفضل أن يختار الجميع أداتهم الخاصة؟

تسهل الأدوات مثل Zoho Projects في تطبيقات Zoho One مركزية البيانات لمشروع ما وتسمح للجميع باستخدام الأدوات التي يعرفون أنها ستعمل معهم. باستخدام هذه الأداة ، يمكن لمدير المشروع استخدام المشروع للحصول على نظرة عامة على كل شيء تقريبًا. يمكن للمدير أيضًا تعيين المهام وإضافتها من رسائل البريد الإلكتروني إلى جانب البيانات التي تظل متسقة.

كما أن Zoho Projects فعال للغاية في الحفاظ على الجدول الزمني على المسار الصحيح ، مما يساعدك على إدارة التأخيرات غير المتوقعة وتقديم التقارير حتى تعرف مكانك بالضبط. يمكنك التكامل مع تطبيقات Zoho one الأخرى وأن تكون مرنًا بحيث يصبح من السهل إدارة الوقت واستخدام Zoho Projects بفعالية.

عندما تدير المشاريع في Zoho Projects ، يمكنك بسهولة منح الوصول إلى الأدوات اللازمة للبقاء على المسار الصحيح عندما يتعلق الأمر باختيار الأفضل. يعد Zoho Projects أحد أفضل تطبيقات إدارة المشاريع تكاملاً والتي تستفيد من تطبيقات الاتصال المختلفة لتبسيط العملية.

تتمثل الخطوة الأساسية في التأكد من أن كل نشر مشروع يأتي مع أساس قوي ، ويمكن تحقيق ذلك من خلال إعداد معلومات للمراقبة حيث يتم إدخال مهام مختلفة في المشروع ، بما في ذلك الميزانية ، وتفصيل حالة المهمة ، وتواريخ استحقاق المهام.

بعد الانتهاء من ذلك ، يمكن إنشاء قالب بحيث يمكن تشغيل المشاريع والتقارير تلقائيًا عند إدخال الساعات وإغلاق المهام. إذا كنت تعمل على جدول بيانات كبير أو تطبيق إدارة مشروع ، فقد يكون لديك بيانات تخشى فقدانها.

يمكن أن يكون الانتقال إلى أداة جديدة عملية مرهقة ، ولكن يمكن جعلها أبسط بكثير. يمكنك استيراد ملفات CSV بشكل فعال حتى تتمكن من العمل في المشاريع والتقاطها مباشرة عند تركك في النظام السابق.

استخدام أدوات Zoho لإمكانياتها

في حال تم التأكيد على استخدام Zoho Projects وترغب أيضًا في استخدامه يومًا ما ، فيمكن استخدامه للعمل بشكل جيد لأي حاجة. يسمح لك Zoho Projects بإيقاف تشغيل جميع الوحدات غير المطلوبة بمجرد استخدام وحدة المهام والتعرف على كيفية عمل المشروعات قبل الالتزام بها تمامًا.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك أيضًا استخدام Zoho Sprints. تعتبر Sprints مرنة للغاية لإدارة المشاريع ويمكن استخدامها على نطاق واسع في مشاريع التصميم والتطوير. يعد Zoho Sprints مفيدًا أيضًا للمشاريع إذا كنت تبحث عن طريقة بسيطة للتنقل عندما لا يكون لديك خريطة طريق للمشروع. إذا كنت تتطلع إلى تطوير مشروع جديد أو تصميم شيء مثل UX ، فيمكن أن يساعدك Zoho Sprints. يمكن أن يؤدي استخدام وحدة الأعمال المتراكمة والركض السريع إلى جعل قائمة المهام المبعثرة تبدو أكثر قابلية للإدارة.

أثناء إدارة مهام إدارة المشروع ، من المهم التأكد من استخدام الجميع للأداة التي تلبي احتياجاتهم بشكل جيد. يأتي Zoho Projects بمرونة في كيفية تفاعل المستخدمين مع المشروع بحيث يمكن أن يكون هادفًا للغاية.

يمكنك أن تطلب من فريقك استخدام Zoho Sprints عندما يريد كل فرد في الفريق استخدام أداة إدارة مشروع مماثلة أثناء التحقق منها بانتظام والتعامل مع مشروع عندما يكون من غير الواضح كيف ينبغي للمرء الوصول إلى الهدف النهائي. من الأفضل معرفة الاحتياجات ، والتحقق من عمل كل أداة ، والتواصل مع الفريق لفهم الخيار الأفضل.

استنتاج

الانتقال عن بُعد ليس ممكنًا فحسب ، بل يمكن أيضًا أن يحول لصالحك. لقد أدركت العديد من الشركات أن التحول إلى العمل عن بُعد يمكن أن يعمل بشكل جيد بالنسبة لهم. يمكن للمؤسسات استخدام Zoho One للحصول على الأدوات التي تسمح بالاتصال المناسب للعمل عن بُعد وتحقيق أهداف العمل أيضًا.

يمكنك التواصل مع مستشاري Zoho الخبراء وتنفيذ الخطوات المطلوبة للعمل عن بُعد باستخدام Zoho One.