سبع طرق للعمل بذكاء وليس بجهد أكبر

نسمعها طوال الوقت ، أحد أقوال ريادة الأعمال - اعمل بذكاء وليس بجهد أكبر. لكن إلى ماذا يترجم ذلك في حياتنا اليومية؟ اعمل لوقت أقل ، لكن استفد أكثر منه. لكن كيف تحقق ذلك؟ مثل العديد من الأشياء ، تبدو هذه الفكرة مجردة صعبة التحقيق ، ولكن عند تفصيلها ، تظهر أن هناك العديد من الطرق لتحسين أسلوب عملك. حاول وضع فكرة أو اثنتين على الأقل من هذه الأفكار موضع التنفيذ كل يوم ، وفي النهاية ستصبح سيد جودة عملك.

تجنب الإلهاءات

فكر في يوم عملك المعتاد. هل تسمح لنفسك بفترات طويلة من الوقت يمكنك خلالها أن تغرق أسنانك في مهمة ما ، أم أنك تميل إلى العمل فقط في فترات زمنية قصيرة بين الانقطاع بعد الانقطاع؟ هل تتنقل باستمرار بين المشاريع والبريد الإلكتروني أو مواقع التواصل الاجتماعي؟ هل يتواجد موظفوك كثيرًا لطرح الأسئلة أو للحصول على المشورة؟ اجعله يتوقف!

هل تعلم أن الشخص العادي يستغرق 15 دقيقة للتعافي من الإلهاء ؟ هذا يعني أنك تتخبط لمدة ربع ساعة ، وتحاول إعادة عقلك إلى ما كان عليه قبل المقاطعة - ومن ثم ستتم مقاطعتك مرة أخرى! فيما يلي بعض الأفكار لتقليل الانحرافات في المكتب:

• دع المكالمات تنتقل إلى البريد الصوتي ، ثم قم بالرد عليها في مجموعة واحدة.
• خصص مرة أو مرتين للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها خلال اليوم ، بدلاً من التحقق منها فور وصولها.
• قم بإيقاف تشغيل التنبيهات لرسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل أو الإشعارات الواردة من المواقع الاجتماعية. نعم ، قد يعني هذا إيقاف تشغيل هاتفك أيضًا.
• إذا كان مكتبك يستخدم برنامج المراسلة الفورية ، فأوقف تشغيله أو اضبط نفسك على "الابتعاد" أثناء محاولتك التركيز.
• أغلق باب مكتبك ، وقم بتعليق لافتة على مقصورتك تطالب بعدم مقاطعتك ، أو إذا كنت يائسًا حقًا ، ارتدِ سماعات رأس كبيرة أو تظاهر بأنك على الهاتف.

الكثير من المشتتات التي يمكن أن تضر إنتاجيتنا

تنظيم وترتيب الأولويات

يندفع الكثير من الناس إلى اليوم دون خطة عمل واضحة ، ويؤدي ذلك إلى الإحباط وضياع الوقت بينما تكتشف أين تركز جهودك أولاً. ما هي أهدافك لهذا اليوم؟ ما الذي يجب عليك فعله تمامًا ، وما الذي تحتاجه لإحراز تقدم ، وما الذي يمكن أن يجلس على نار هادئة لتهدئة؟ خصص بعض الوقت في نهاية يوم العمل لتنظيم اليوم التالي. بالنسبة لبعض الناس ، هذا يعني تنفيذ برنامج متطور لإدارة المشاريع ؛ بالنسبة للآخرين ، يعني هذا كتابة قائمة مهام طويلة وتوزيع الملاحظات اللاصقة على مكاتبهم. قد يفضل البعض حتى مخطط جانت البسيط لبعض الإرشادات المرئية. مهما كانت تفضيلاتك ، إذا كنت ستفقد أي جزء من يومك ، فلا تفوت بالتأكيد العشر أو الخمس عشرة دقيقة التي تقضيها في التنظيم وتحديد أولويات يومك.

لا تعدد المهام - اعمل بالتوازي

على الرغم مما قد تعتقده ، فقط واجه الأمر: لا يمكنك القيام بمهام متعددة. يفهم أي شخص حاول التحدث عبر الهاتف أثناء الرد على رسائل البريد الإلكتروني. إن ما نسميه "تعدد المهام" لا يؤدي حقًا إلى شيئين (أو أكثر - عار عليك!) في وقت واحد على الإطلاق ؛ إنه مجرد دماغك يتحول بسرعة بين شيئين مرارًا وتكرارًا. هذا ليس سيئًا فقط لتركيزك - تذكر كيف يستغرق الأمر 15 دقيقة للتعافي من الإلهاء؟ - لكنه أيضًا يضعف عقلك ، مما يجعلك متعبًا بشكل أسرع.

لذا ، ماذا يمكنك أن تفعل إذا لم تكن تعدد المهام؟ بدلا من ذلك ، حاول العمل بالتوازي. تُستخدم هذه التقنية بالفعل بكثافة من قبل فرق من الأشخاص الذين يعملون على نفس المادة - فكر في فرق التصميم أو المبرمجين - ولكن يمكنك الاستفادة منها أيضًا. هل يتم إرسال بعض مشاريعك ذهابًا وإيابًا؟ افعل هذه المشاريع أولاً ، وأثناء انتظار قيام الآخرين بإعادتها ، اعمل على أشياء أخرى. هذا يعني وقت انتظار أقل محبطًا لك ولزملائك في العمل ، والمزيد من الوقت لإنجاز الأمور. بدلاً من ذلك ، يمكنك تجربة التعاون في الوقت الفعلي مع فريقك أو زملائك ، وهي طريقة أخرى للعمل بشكل أكثر ذكاءً وتوفير الوقت.

تعرف على المدة التي تستغرقها المهام

بمجرد التخلص من عوامل التشتيت أو التحكم فيها ، تعرف على جدولك الزمني وطريقة عملك. بمرور الوقت ، يجب أن ترى أنماطًا تظهر - يستغرق الأمر دائمًا ثلاث ساعات على الأقل لإكمال هذا النوع من التقارير ، بينما يمكنك تنفيذ مشروع آخر في ثلاثين دقيقة. كيف تعرف ذلك إذا لم تكن قد تعرضت للانقطاع في هذه الانقطاعات؟ هذا مفيد ليس فقط لحجب جدول زمني لنفسك ، ولكن أيضًا لمعرفة متى يتعين عليك قول لا لوظيفة أو مشروع.

مندوب: يجب أن يكون لديك مهارة للعمل بشكل أكثر ذكاء

يعلم الجميع أن التفويض مهم ، ولكن لسبب ما يتمسّك الكثير من الأشخاص بالقيام بالمهام التي يمكن للآخرين إكمالها بكفاءة أو بشكل أفضل. فكر في سبب قيامك بمهام معينة - إذا كانت الإجابة ببساطة "لأنني دائمًا ما أملك" ، فأنت بحاجة إلى التفكير مليًا فيما إذا كانت هذه المهمة يجب أن تنتمي إليك حقًا. بعض المهام - خاصة المهام الشاقة ، أو تلك التي يمكن بسهولة تدريب شخص آخر على القيام بها - ليست من أصحاب الأفكار.

تحسين عملياتك باستمرار

التغيير جيد ، خاصةً عندما يُترجم إلى إنجاز الأشياء بمزيد من الكفاءة ، أو بمزيد من الملاءمة ، أو بتكلفة أقل. آخر شركة عملت بها من أجل تحسينات عملية بمكافأة. حتى لو لم تفعل ذلك ، يجب أن تبحث دائمًا عن طرق للقيام بالأشياء بشكل أفضل - فقد يعني ذلك أن لديك وقتًا أسهل في إدارة يوم عملك ، أو قد تحصل على علاوة.

اعترف بنقطة تناقص الغلة

ربما تكون هذه هي أكبر نقطة وراء القول المأثور "العمل بذكاء وليس بجهد أكبر" - هناك نقطة لا يعني فيها العمل أكثر أنك تنجز المزيد. تنخفض الإنتاجية ، وقد يكون الأمر محبطًا أكثر فأكثر للوصول إلى نفس الأهداف التي كنت تحققها بسهولة من قبل. هذا لا يعني أنك تقوم بعمل سيء - فقد يعني فقط أنك بحاجة إلى التركيز على استراتيجية جديدة ، أو حتى أخذ قسط من الراحة والعودة إلى المهمة جديدة. إذا اعترفت بوجود مثل هذه النقطة ، فسوف تواجه إحباطًا أقل في العمل.

المدرجة أعلاه هي بعض الأشياء العملية التي يمكنك القيام بها للعمل بشكل أكثر ذكاءً بدلاً من العمل بجد. هل حصلت على المزيد من النصائح الرائعة؟ شاركها في التعليقات وإذا كانت رائعة حقًا فسنضيفها إلى المقالة.

Adrienne Erin هي مدوّنة وكاتبة. عندما لا تقوم بالتدوين حول التكنولوجيا ووسائل التواصل الاجتماعي ، فقد تجدها تمارس لغتها الفرنسية ، أو تحضّر بعض الوصفات التي وجدتها على موقع Pinterest ، أو مهووسة بالبطاقات البريدية القديمة والطوابع.