أتمتة سير العمل: التعريف والأهمية والأدوات وكيف يمكنك استخدامها

لدى كل شركة أو مؤسسة سير عمل يجب على الموظفين اتباعه. ومع ذلك، في بعض الأحيان قد تستغرق هذه المهام وقتًا طويلاً وتكون عرضة للأخطاء.

على الرغم من أن الشركات في الوقت الحاضر تستخدم أدوات إدارة المشاريع وبرنامج Excel لمعالجة المهام الزائدة عن الحاجة، إلا أنها لا تزال غير كافية. لتبسيط تلك المهام الشاقة، تم تعريفنا بأدوات أتمتة سير العمل.

ولكن ما هي أتمتة سير العمل بالضبط وكيف تساعد الشركات؟ وفي هذه المدونة سنلقي نظرة على تعريفها وأهميتها وأهم الأدوات التي يمكنك استخدامها. علاوة على ذلك، سنتحدث أيضًا عن بعض حالات الاستخدام. اذا هيا بنا نبدأ.

ما هي أتمتة سير العمل؟

بعبارات بسيطة، يتم تعريف أتمتة سير العمل على أنها التقنية التي تعمل على أتمتة المهام المتكررة لجعل سير العمل أكثر سلاسة وأسرع. عند تعيين القواعد، يمكن لبرنامج التشغيل الآلي جدولة المهام وإرسال رسائل البريد الإلكتروني وبدء الحملات التسويقية والمزيد - دون أي إشراف منتظم.

بالإضافة إلى ذلك، تعد أتمتة سير العمل طريقة عمل تجعل الأمور أكثر كفاءة، وتوفر الوقت، وتقلل من الأخطاء، وتجعل الأشخاص أكثر إنتاجية. دعونا نفهم ذلك بشكل أفضل من خلال الأمثلة.

أمثلة على أتمتة سير العمل

فيما يلي مثال لكيفية عمل أتمتة سير العمل لوكالات التسويق.

لنفترض أنك تعمل في وكالة تسويق، وتقوم بإرسال تقارير يومية إلى العملاء. بدلاً من تجميع البيانات من مصادر متعددة يدويًا، يمكنك استخدام النظام الأساسي لسير العمل لإنشاء إعداد يقوم تلقائيًا باستخراج التفاصيل الضرورية وتنسيقها في تقرير وجدولة البريد يوميًا.

لن يؤدي ذلك إلى توفير الوقت وتقليل الأخطاء فحسب، بل سيضمن أيضًا حصول عملائك على تقاريرهم على الفور كل يوم. علاوة على ذلك، يمكن لبرنامج سير العمل مساعدتك في ما يلي:

• أتمتة عملية التقاط العملاء المتوقعين لتحديد العملاء المحتملين
• جدولة ونشر منشورات وسائل التواصل الاجتماعي عبر منصات متعددة
• أتمتة مهام إنشاء المحتوى
• إنشاء تقارير الأداء وإرسالها تلقائيًا
• أرسل رسائل بريد إلكتروني ترحيبية وقم بإعداد الاجتماعات الأولية.
• جمع تعليقات العملاء وإرسال اتصالات المتابعة

أفضل 5 أدوات لأتمتة سير العمل

الآن بعد أن فهمت ما هي الأتمتة وأهميتها، دعنا نكتشف بعضًا من أفضل الأمثلة على برامج أتمتة سير العمل.

• انقر فوق
• جيرا
• زابير
• مايكروسوفت الطاقة التلقائية
• كيسفلو

1. انقر لأعلى

ClickUp هي أداة إدارة مشروعات سحابية شاملة تتضمن العديد من ميزات أتمتة سير العمل. يساعدك على إنشاء المهام الروتينية وأتمتتها بسهولة باستخدام قوالب العمليات. يمكنه تعيين العمل تلقائيًا وتقديم المراجعات وتتبع الحالات وغير ذلك الكثير. يتكامل ClickUp أيضًا مع الأدوات الأخرى مثل Slack وDropbox وGitHub وBugsnag وما إلى ذلك.

مميزات برنامج ClickUp

• تخصيص بدون كود
• يقدم مخططات جانت وكانبان ومكتبات سير العمل
• التعاون والتواصل الجماعي السلس
• التقارير في الوقت الحقيقي مع الصور
• ميزات إدارة الوقت والمهام

تسعير النقرة:-

تقدم ClickUp خطة مجانية وثلاث خطط مدفوعة.

• مجانًا: خطة مجانية للأبد بسعة تخزينية تبلغ 100 ميجابايت ومهام غير محدودة
• غير محدود: يبدأ بـ 10 دولارات شهريًا
• الأعمال: يبدأ بسعر 19 دولارًا شهريًا
• المؤسسة: متاح عند الطلب

2. جيرا

Jira هو منشئ أتمتة بدون تعليمات برمجية وهو حل مثالي للفرق غير الفنية لتبسيط مهامهم. إنه جيد في إدارة المشاريع والمهام ويمكّن الفرق من تعيين المهام وتتبعها وإنشائها بكفاءة. ويقدم البرنامج أيضًا مسارات عمل قابلة للتخصيص، مما يمكّن الشركات من تعديلها وفقًا لاحتياجاتها.

ميزات برنامج أتمتة سير العمل Jira

• ميزات التعيين التلقائي والمزامنة التلقائية.
• التكامل مع الأدوات المفضلة لديك.
• المئات من قوالب الأتمتة
• لوحة سكروم لتنظيم المهام.
• التقارير ولوحات المعلومات.
• سحب وإسقاط منشئ الأتمتة.

تسعير جيرا:-

• مجانًا: خطة مجانية للاستخدام مع ما يصل إلى 10 مستخدمين ومساحة تخزين تبلغ 2 جيجابايت.
• قياسي: يبدأ بسعر 8.15 دولارًا شهريًا
• قسط: يبدأ بسعر 16 دولارًا شهريًا
• المؤسسة: متاح عند الطلب

3. زابير

تمامًا مثل Jira، يعد Zapier أيضًا برنامجًا لصنع عمليات السحب والإفلات بدون تعليمات برمجية. يمكنك أتمتة كل شيء، بدءًا من المهام البسيطة وحتى مهام سير العمل المعقدة. علاوة على ذلك، ما يميز Zapier هو أنه يتصل بأكثر من 5000 تطبيق مختلف. سواء كنت تستخدم Gmail أو Slack أو Trello أو Stripe، يمكن أن يساعدك Zapier في أتمتة المهام لجميع عمليات عملك.

مميزات برنامج زابير

• Zaps متعددة الخطوات لأتمتة المهام
• قم بإنشاء مسارات بإجراءات مختلفة بناءً على المنطق
• خيار التصفية للعثور على مهام وشروط معينة
• جدولة سير العمل الخاص بك
• تحويل العملة والتواريخ والنص وما إلى ذلك إلى التنسيق المطلوب
• تلقي وإرسال البيانات باستخدام خطافات الويب

تسعير زابير

يقدم Zapier خمسة أنواع من الخطط: -

• مجانًا: خطة مجانية للاستخدام مع 100 مهمة شهريًا
• المبتدئ: يبدأ بـ 20 دولارًا شهريًا (تقريبًا)
• احترافي: يبدأ بسعر 49 دولارًا شهريًا (تقريبًا)
• الفريق: يبدأ بـ 70 دولارًا شهريًا (تقريبًا)
• الشركة: متاح عند الطلب

4. مايكروسوفت باور أوتوميت

يعد Microsoft Power Automate أحد أدوات أتمتة العمليات التجارية المعروفة التي تساعد المستخدمين على أتمتة المهام بين التطبيقات والخدمات المختلفة. يمكنه أتمتة تطبيقات سطح المكتب ومواقع الويب باستخدام الذكاء الاصطناعي وأتمتة العمليات الرقمية والروبوتية. يمكنك المزامنة وجمع البيانات وتلقي الإشعارات وأتمتة رسائل البريد الإلكتروني أو طلبات الموافقة باستخدام Power Automate.

مميزات برنامج مايكروسوفت باور أوتومات

• معالجة وتوليد الذكاء الاصطناعي
• أتمتة سطح المكتب
• مهمة وعملية التعدين
• إعداد التقارير والتحليل
• أتمتة الأعمال القائمة على البيانات

مايكروسوفت السلطة أتمتة التسعير

تقدم Microsoft Power Automate ثلاثة أنواع من الخطط:-

• مجانًا: مجاني للاستخدام مع الميزات المميزة لمدة 30 يومًا
• Power Automate Premium: يبدأ بسعر 12 دولارًا شهريًا
• عملية التشغيل الآلي للطاقة: تبدأ بسعر 123 دولارًا شهريًا

5. كيس فلو

يعد Kissflow أحد أفضل برامج إدارة سير العمل والذي يتيح لك أتمتة العمليات وإنشاء التطبيقات باستخدام أساليب منخفضة التعليمات البرمجية وبدون تعليمات برمجية. يمكن استخدامه لأتمتة التسويق وإدارة المشاريع وإدارة سير العمل. فهو يوفر لك لوحة تحكم تحليلية ذات واجهة سهلة الاستخدام. يمكنك التحقق من التقارير البسيطة باستخدام المقاييس الأساسية لمعرفة أداء نظام التشغيل الآلي الخاص بك أو يمكنك إنشاء تقاريرك المخصصة.

مميزات برنامج Kissflow

• التعاون متعدد الوظائف
• لوحة تحكم خالية من الفوضى ومنظمة
• ضوابط الأمن والوصول
• تكامل واجهة برمجة التطبيقات
• تخصيص وتحديد سير العمل

تسعير كيس فلو

تقدم Kissflow خطتين:

• الأساسية: تبدأ بسعر 1500 دولار شهريًا
• المؤسسة: متاح عند الطلب

جدول مقارنة أدوات أتمتة سير العمل

أهمية أتمتة سير العمل ولماذا يجب عليك اختيارها؟

أصبحت أدوات أتمتة سير العمل برنامجًا ضروريًا للشركات بجميع أحجامها. في الواقع، ذكرت دراسة حديثة في Zapier أن أكثر من 66% من الشركات الصغيرة والمتوسطة تعتمد على أدوات التشغيل الآلي لجعل أعمالها أكثر كفاءة.

تساعد هذه الأدوات الشركات على التعامل مع المهام الشاقة وتقليل الأخطاء البشرية وتحسين الإنتاجية والمزيد. فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل أتمتة سير العمل مهمة ولماذا يجب عليك أخذها بعين الاعتبار.

زيادة الكفاءة والإنتاجية

إذا تمت أتمتة العمليات التجارية الروتينية، فلن يعد موظفوك مطالبين بإضاعة وقتهم في الأنشطة أو المهام المتكررة. سيساعد ذلك المؤسسات على تبسيط عملية العمل وإدارة وقتها وتحسين أداء الموظف وإنتاجيته.

تقليل الأخطاء وتحسين الدقة

البشر عرضة للأخطاء، ومن الطبيعي أن يواجهوا مشكلات أثناء العمل يدويًا خاصة مع مجموعة كبيرة من البيانات. مع أتمتة سير العمل، سيكون هناك عدد أقل من نقاط الاتصال البشرية ونطاق أدنى من الأخطاء مما يمكن أن يساعد الشركات على تقليل الأخطاء وتحسين الدقة.

تعزيز التعاون والتواصل

عندما تعمل في بيئة بعيدة، فمن المحتمل أنك تتعامل مع الكثير من رسائل البريد الإلكتروني والرسائل التي يمكن أن تكون مرهقة. لكن أتمتة سير العمل يمكن أن تساعد من خلال تتبع تفاعلاتك وتنظيمها بدقة.

يمكن تخصيص أدوات الأتمتة وفقًا لسير عمل شركتك، مما يجعلها موجهة نحو الهدف. وهذا يعني أن كل فرد في الشركة يمكنه العمل معًا من أجل تعاون وتواصل أفضل.

توفير التكاليف وتحسين الموارد

يمكن أن تؤدي أتمتة سير العمل إلى توفير التكاليف عن طريق تقليل تكاليف العمالة وتحسين الكفاءة. على سبيل المثال، يمكن أن تؤدي أتمتة المهام الروتينية إلى تحرير الموظفين للتركيز على المهام الأكثر أهمية، مما يقلل الحاجة إلى موظفين إضافيين أو دفع أجور العمل الإضافي.

قابلية التوسع والقدرة على التكيف مع الاحتياجات المتغيرة

إن سير العمل الآلي قابل للتطوير والتكيف بشكل طبيعي. مع نمو الشركات وتطورها، يمكن لأتمتة سير العمل التعامل بسهولة مع أي تغييرات في الحجم أو تعقيد العمل. وتضمن قابلية التوسع هذه بقاء النظام فعالاً وفعالاً لتلبية الاحتياجات المتطورة للمؤسسة.

يعزز المساءلة

إذا تم تنفيذ الأمور يدويًا، فغالبًا لا يوجد سجل، وقد يواجه المديرون صعوبات أثناء تتبعها. تتيح لك أدوات التشغيل الآلي لإدارة سير العمل إنشاء المهام وتعيينها للموظفين وتحديد الأولويات. يساعد هذا في التعرف على دور كل موظف ويجعل كل شيء واضحًا.

كيفية تنفيذ أتمتة سير العمل؟

يمكنك تنفيذ أتمتة سير العمل من خلال تحديد المهام المتكررة وتحليل خطوات سير العمل واختبار الأتمتة ومراقبة النتائج. فيما يلي دليل خطوة بخطوة حول كيفية تنفيذ أتمتة سير العمل:

تحديد المهام المتكررة وسير العمل

الخطوة الأولى في تنفيذ أتمتة سير العمل هي تحديد المهام المتكررة وسير العمل. تحقق من المهام المناسبة للتشغيل الآلي، أي تلك المهام اليدوية المتكررة. بالإضافة إلى ذلك، ضع في اعتبارك المهام الأكثر عرضة للأخطاء البشرية.

تحليل خطوات سير العمل وتحديد المشغلات والإجراءات

بمجرد اكتشاف مهام التشغيل الآلي، قم بتقسيم سير العمل إلى خطوات تفصيلية لفهم العملية بوضوح. ثم حدد المشغلات التي يمكنها بدء أي إجراءات محددة ضمن سير العمل. على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بأتمتة عملية التوظيف الخاصة بك، فيمكن تشغيل أتمتة سير العمل بمجرد قيام شخص ما بالتقدم لوظيفة أو إرسال سيرته الذاتية.

اختر الأداة المناسبة وقم بإعداد قواعد الأتمتة

حدد أفضل برنامج لأتمتة سير العمل بناءً على احتياجات عملك ومدى تعقيد المهام. تحقق من جميع قواعد الأتمتة داخل الأداة المختارة وقم بتعيين المشغل الخاص بك وفقًا لذلك.

اختبار وتحسين عملية الأتمتة للحصول على الأداء الأمثل

قم الآن بإجراء اختبار شامل لسير العمل الآلي في البرنامج الذي اخترته. تحديد ومعالجة أي مشاكل أو أخطاء أو أوجه قصور أثناء مرحلة الاختبار. قم أيضًا بجمع التعليقات من المستخدمين المشاركين في سير العمل لتحسين الأتمتة وتحسينها.

مراقبة وقياس النتائج

بمجرد الانتهاء من اختبار سير عملك بنجاح، قم بمراقبة النتائج وقياسها لتتبع التقدم وتحديد مجالات التحسين. تحليل النتائج بانتظام وتحديد مجالات التحسين.

حالات استخدام أتمتة سير العمل

يستخدم برنامج أتمتة سير العمل بشكل أساسي لتطوير البرمجيات في صناعات تكنولوجيا المعلومات. فيما يلي بعض حالات استخدام أتمتة سير العمل:

المبيعات والتسويق

• تسليم الفاتورة
• تقود الجيل
• نشر وسائل التواصل الاجتماعي
• التسويق عبر البريد الإلكتروني
• تأهيل العملاء ومتابعتهم

الخدمات المصرفية

• توليد التقرير
• KYC (اعرف عملائك)
• تطبيق بطاقة الائتمان
• معالجة القروض
• فتح وإغلاق الحساب

الموارد البشرية

• عملية الإعداد الآلي
• المنشطات الأمفيتامينية
• تجهيز كشوف المرتبات
• استعراضات الأداء

قانوني

• تتبع الحالة
• استقبال حالة جديدة
• توثيق
• تقديم التقرير
• الفواتير

الرعاىة الصحية

• قبول المريض وخروجه
• جدولة المواعيد
• الفواتير الآلية
• تقارير المرضى

خاتمة

في النهاية، تعد الأتمتة باستخدام القواعد والمنطق طريقة رائعة لتسهيل عملك. فهو يساعد على تنظيم وتخصيص مهامك وتقليل الأخطاء. تعمل أتمتة سير العمل أيضًا على جعل الأمور أكثر موثوقية، وتساعدك على إنهاء المهام بسرعة وسهولة، وتجعل الموظفين أكثر عرضة للمساءلة، وتوفر المال، وتقلل من الأخطاء، والمزيد.

كل منظمة لديها طريقتها الخاصة لتسهيل المهام بناءً على ما تحتاجه. لكن برنامج تدفق العمل هو شيء يجب على كل مؤسسة أن تأخذه بعين الاعتبار.

عندما تكبر مؤسستك، سيكون لديك المزيد من الأشياء للقيام بها. الأتمتة يمكن أن تساعد في ذلك. لذا، إذا كنت تريد نتائج أفضل مع فريق أكثر كفاءة، فإن أتمتة سير العمل هي الحل الأمثل.

الأسئلة الشائعة