الإجابة على الأسئلة الأكثر شيوعًا حول البرامج

نتحدث إلى الكثير من الأشخاص كل يوم حول البرنامج المناسب لأعمالهم ، مما يعني أننا هنا في Software Advice نتفهم المشكلات التي تواجهها الشركات الصغيرة والمتوسطة.

سواء كان الأمر يتعلق بكيفية توصيل عملك عبر الإنترنت بسرعة لحفظ مزرعة الألبان المملوكة للعائلة ، أو مساعدتك في العثور على برنامج جدولة للتأكد من تنظيم مواعيدك ، فنحن هنا لتقديم المشورة. بغض النظر عن الظروف ، من المحتمل أننا تحدثنا إلى شخص ما في موقف مشابه لك.

وفقًا لمسح أجرته Capterra ، فإن 27٪ فقط من أصحاب الأعمال الصغيرة يجدون برنامجًا يلبي توقعاتهم أو يفوقها دون أي تنازلات. قد تبدو هذه الإحصائية غير مشجعة ، ولكن مع التخطيط السليم وبعض نصائح الخبراء ، يمكنك التأكد من حصولك على أفضل برنامج مناسب لعملك.

لهذا السبب أجابنا على بعض الأسئلة الأكثر شيوعًا التي نتلقاها حول البرامج:

1. "عند شراء برنامج ، كيف تتأكد من حصولك على الخدمة التي تحتاجها وليس زيت الثعبان؟"
2. "ما هو تأثير اتخاذ القرار الخاطئ بشأن البرنامج؟"
3. "هل تقلل الشركات الصغيرة التكاليف من خلال اعتماد برامج جديدة؟"

سنترك لك أيضًا بعض الموارد الإضافية التي يمكن أن تساعدك في اتخاذ أفضل قرار ممكن ، سواء كان ذلك فهم كيفية عمل البرنامج ، أو كيفية تسعيره ، أو كيفية التفاوض على أفضل عقد.

السؤال رقم 1: "عند شراء برنامج ، كيف تتأكد من حصولك على الخدمة التي تحتاجها وليس زيت الثعبان؟"

أنت تتخذ قرار شراء ضخمًا قد يكون الفرق بين النجاح والفشل في عملك. إنه أمر مرهق ، لذا من المهم أن تشعر بالثقة في أنك تتخذ القرار الصحيح. هناك طريقتان للتأكد من حصولك على حل يساعد في توسيع نطاق عملك ، وعدم بيع شيء لا يمكن تحقيقه.

استخدم ميزات المراجعة المتقدمة للعثور على مزيد من المراجعات ذات الصلة من الأشخاص في مجالك

استفد من التعليقات من زملائك. من غير المحتمل أن يتطوع مندوبو المبيعات بأي شيء سلبي بشأن منتجهم. لهذا السبب من الضروري الحصول على رأي من أشخاص حقيقيين استخدموا المنتج.

سواء كان ذلك في Software Advice أو في مكان آخر ، ستحتاج إلى القيام ببعض الأشياء لضمان حصولك على أقصى استفادة من المراجعات التي تقرأها:

• تصفية حسب الصناعة
• تصفية حسب حجم العمل
• اقرأ أحدث المراجعات أولاً
• إذا كان ذلك متاحًا ، فقم بالتصفية حسب سهولة الاستخدام أو القيمة مقابل المال أو دعم العملاء أو الوظيفة

من خلال التصفية ، فإنك تتأكد من أنك ترى آراء الأشخاص في موقف مشابه لك. يمكنك معرفة كيفية عمل ذلك بالنسبة لهم وما إذا كانت الميزات التي تهمك ناجحة أم لا.

قراءة أحدث المراجعات مهمة أيضًا لأن البرامج يتم تحديثها بانتظام. قد تكون المراجعة التي مضى عليها أكثر من عامين قديمة بسبب التقدم في الميزات أو انخفاض الجودة.

اجعل البائعين يتصفحون حالة الاستخدام الخاصة بك في عرض توضيحي

بمجرد أن تكون في المرحلة التي تكون فيها جاهزًا للتحدث إلى مزودي البرامج حول منتجهم ، فقد حان الوقت لإعداد بعض العروض التوضيحية. من المهم أن تكون مستعدًا.

من خلال قضاء الوقت في عرض الأدوات التي تفكر فيها ، فأنت تضمن أن اختيارك يناسب عملك بشكل أفضل. آخر شيء تريده هو اختيار البرنامج واستخدامه لمدة شهرين ، ثم إعادة العملية بأكملها مرة أخرى.

هذه فرصتك لطرح أسئلة محددة بخصوص تحديات عملك وأي ميزات البرنامج هي الأنسب لمواجهة تلك التحديات.

إليك بعض النصائح والحيل لمساعدتك أثناء العملية التجريبية:

• اطلب عرضين. واحد لفريق القيادة والآخر لممثل تكنولوجيا المعلومات لديك إذا كان لديك واحد.
• تخصيص العروض. قدم حالتين إلى ثلاث حالات استخدام واقعية تريد أن يحققها البرنامج ، واطلب جولة تفصيلية من وجهة نظر العميل إذا كان ذلك ممكنًا ، واسأل عما يمكن تخصيصه بناءً على احتياجاتك الخاصة.
• راجع نقاط القوة. اطلب من مقدمي الخدمة استعراض أكثر ميزاتهم شيوعًا. من الجيد أيضًا أن تسأل عن أي ميزات قادمة خططوا لها.
• اسأل عن أكثر المستخدمين نجاحًا: اكتشف ما يفعله عملاؤهم الأكثر نجاحًا لضمان حصولهم على أقصى استفادة من البرنامج. إذا بدا الأمر وكأنه يتطلب فريقًا متفرغًا لتكنولوجيا المعلومات حتى يعمل على النحو الأمثل ، ولم يكن لديك ذلك ، فمن الجيد أن تعرف مبكرًا وليس آجلاً.

تحقق من "كيفية قطع عرض المبيعات في العروض التوضيحية للبرامج" إذا كنت تريد معرفة المزيد حول أفضل السبل للتنقل عبر التحدث إلى موفري البرامج.

السؤال رقم 2: "ما هو تأثير اتخاذ القرار الخاطئ بشأن البرنامج؟"

شهد عام 2020 والنصف الأول من عام 2021 حاجة غير مسبوقة للشركات للاتصال بالإنترنت بسرعة من أجل البقاء. إذا كنت مالك مطعم وقد يكون لديك نقود لمدة ثلاثة أسابيع فقط ، فلا يمكنك تحمل تكلفة تنفيذ برنامج جديد عدة مرات. قد يكون اتخاذ القرار الخاطئ هو الفرق بين بقاء عملك مفتوحًا ومزدهرًا ، أو الإغلاق.

سوف تهدر المال عندما تختار بشكل غير صحيح ، ولكن هناك تأثيرات من الدرجة الثانية والثالثة يجب مراعاتها أيضًا. تخيل هذا: لقد اشتريت برنامجًا خاطئًا ، ومن المؤكد أنه ربما لم يكن باهظ التكلفة من منظور التكلفة ، ولكن عليك أيضًا التفكير في الوقت الذي فقدته في البحث والاختيار والتفاوض والتنفيذ والتدريب. وسيتعين عليك القيام بذلك مرة أخرى بمجرد انتهاء عقد حل البرنامج الفاشل.

خلاصة القول هي أن تكلفة الفرصة البديلة لكونك مخطئًا عادة ما تكون أكبر من تكلفة البرنامج الفعلية.

بالإضافة إلى ذلك ، يعد التدريب والحصول على دعم من موظفيك من أكثر الجوانب التي يتم تجاهلها غالبًا في تنفيذ البرامج الجديدة. لا يهم مدى ملاءمة البرنامج لعملك إذا لم يستخدمه فريقك بشكل صحيح أو لم يستخدمه على الإطلاق.

على الطرف الآخر من الطيف ، قد يكون لديك سيناريو حيث يتبنى موظفوك البرنامج ويستخدمونه بكامل إمكاناته ، لكنك تحتاج إلى تبديل البرنامج لسبب غير ذي صلة. عندما تنتقل إلى برنامج جديد ، فإنك تخاطر بتقليل ثقة موظفيك في اتخاذك للقرار. من الصعب جدًا الحصول على موافقة في المرة الثانية أو الثالثة أو الرابعة التي تطلب فيها من موظفيك تعلم برامج جديدة.

حتى لو كان البرنامج الذي نفذته رخيصًا نسبيًا ، أو حتى مجانيًا ، فأنت تخسر الوقت والمال وتشتري من موظفيك.

للحصول على مزيد من التأييد من موظفيك ، اقرأ "3 طرق لجمع الملاحظات من الموظفين لاختيار البرنامج."

السؤال رقم 3: "هل تقلل الشركات الصغيرة التكاليف من خلال اعتماد برامج جديدة؟"

نعم ، ولكن إذا كنت تفكر فقط في خفض التكلفة. كنت تفتقد الكثير من الفوائد. يعد خفض التكلفة جزءًا منه ، ولكن يجب أن تكون البرامج الممتازة عامل مضاعف للقوة يساعدك على التحسين والتوسع مع تقليل التكلفة أيضًا.

هذا ليس سحرًا. لن تحصل على برامج جديدة وفجأة تنخفض تكاليفك. قد يكون لديك بالفعل ارتفاع في التكاليف على المدى القريب لأنه يتعين عليك دفع رسوم الإعداد ورسوم الترخيص وتدريب موظفيك ، ولكن يجب أن تفكر في خفض التكلفة على المدى الطويل.

على سبيل المثال ، لنفترض أنك شركة صغيرة ووجدت أن إدارة كشوف المرتبات تستغرق وقتًا وجهدًا ومالًا ، لذلك قررت الحصول على برنامج كشوف المرتبات. يعني هذا الوقت الإضافي الذي توفره مع البرنامج أن موظفي كشوف المرتبات لديهم المزيد من الوقت للقيام بأعمال ذات ترتيب أعلى.

في الواقع ، وفقًا لتقرير 2020 In (Sight) الصادر عن WorkMarket ، يقول 53٪ من الموظفين إن بإمكانهم توفير ما يصل إلى ساعتين من العمل يوميًا من خلال الأتمتة ، ويقول 78٪ من قادة الأعمال إن الأتمتة يمكن أن توفر ما يصل إلى ثلاث ساعات عمل يوميًا. الحقيقة البسيطة هي أن الأتمتة التي يوفرها البرنامج تتيح لشركتك أن تكون أكثر كفاءة وإنتاجية.

لقد بدأت نشاطًا تجاريًا لأنك رأيت حاجة في مجتمعك. لقد بدأت نشاطًا تجاريًا لأن لديك شغفًا بشيء ما. إذا وجدت أنك تقضي ساعات أسبوعيًا في مهام يدوية متكررة لا تتعلق بشغفك ، فمن المحتمل أنك ستنهك.

باستخدام البرنامج ، قمت بالاستعانة بمصادر خارجية لهذه المهام ويمكنك التركيز على ما أنت متحمس له.

هذه الكفاءة والقدرة على التوسع تمر عبر عملك. بمجرد تحرير موظفيك للتركيز على المشكلات ذات المستوى الأعلى ، ستتمكن من فعل المزيد بموارد أقل. تريد دائمًا تنمية أعمالك بشكل أسرع مما يجب أن ينمو عدد الموظفين لديك ، والعثور على البرنامج المناسب هو طريقة رائعة للقيام بذلك.

للحصول على كتاب تمهيدي حول جميع الطرق التي يمكنك من خلالها توفير المال عند شراء البرامج ، تحقق من "توفير المال على البرامج باستخدام أسرار الشراء هذه."

لا يجب أن يكون اختيار البرنامج المناسب لعملك أمرًا صعبًا

قد يكون شراء البرامج أمرًا مرهقًا ، وبينما قد تكون تكلفة القرار الخاطئ مدمرة ، فإن اختيار البرنامج المناسب يمكن أن يغير قواعد اللعبة في عملك.

تحقق من بعض الموارد الإضافية حول اختيار البرنامج!