10 أخطاء شائعة في Zoho CRM وكيفية تجنبها؟
نشرت: 2022-03-03
تساعد أنظمة إدارة علاقات العملاء العديد من الشركات على النمو من خلال تبسيط عملية المبيعات بأكملها. ومع ذلك ، فإن أهم شرط لأداء هيكل CRM جيدًا هو النشر الناجح للنظام. هناك العديد من العوامل التي تساهم في فعالية نظام إدارة علاقات العملاء عبر الإنترنت . وهي تشمل ضمان تضمين جميع الميزات ، والتنفيذ الموجه نحو العملية ، والتكامل الصحيح للجهات الخارجية.
بغض النظر عن مدى التركيز المسبق على عدم ارتكاب الأخطاء أثناء تنفيذ CRM ، يحدث خطأ ما أو آخر بسهولة. عندما تم تقديم أنظمة CRM في البداية ، فقد قدمت للشركات إستراتيجية طويلة الأجل للمشاركة وإدارة علاقات العملاء على الفور وإبرام المزيد من الصفقات وأتمتة أي نوع من المهام المتكررة.
من المفاهيم الخاطئة الشائعة التي تأتي مع تطبيق Zoho CRM أنه يُنظر إليه على أنه حدث لمرة واحدة. يخطئ الناس في الاعتقاد أنه بعد تنفيذ Zoho ، سيتم إصلاح جميع العملاء المتوقعين المفقودين وأساليب البيع المعطلة ونقص المتابعة. على الرغم من حقيقة أن نظام Zoho CRM مصمم لدعم عملية المبيعات من خلالها ومن خلالها ، يجب أيضًا أن نتذكر أن النظام لن يؤدي في حد ذاته إلى نمو الأعمال.
ومن ثم ، من الضروري اعتبار تنفيذ CRM كعملية مهمة طويلة الأجل على مستوى الشركة بدلاً من حدث لمرة واحدة. في كثير من الأحيان ، يكون لدى المديرين أفضل النوايا ، لكن استراتيجياتهم تنتهي في النهاية إلى الوصول إلى أرضية صلبة خلال مرحلة التنفيذ. في هذه المدونة ، سنرى سبب ذلك من خلال النظر في الأخطاء العشرة الشائعة في Zoho CRM وكيفية تجنبها .
1. عدم القدرة على تسطير مشكلة
بطريقة ما ، يميل هذا إلى أن يكون أحد أكثر الأخطاء شيوعًا أثناء عملية تنفيذ Zoho CRM . إن فهم أن لديك مشكلة هو الخطوة الأساسية. ربما تكون قد سمعت هذا أيضًا من قبل ولكن دعنا نلقي نظرة على هذه النقطة بالإشارة إلى دورة المبيعات.
يجب أن تفهم أن استراتيجية CRM تبدأ في الظهور بشكل صحيح عندما تتداول بشأن اختيار نظام CRM. من الممكن جدًا أن تعتقد أنه ليس لديك مشكلة حتى. يجب أن تعرف كيفية إدارة جميع نقاط الاتصال التي يمكن أن يحصل عليها العميل المحتمل مع عملك.
عوامل مثل معرفة كيفية التدقيق في رسائل البريد الإلكتروني ، والنقاط المهمة في المفكرة الخاصة بك ، وإدارة سجلات المكالمات الخاصة بك ، والعملاء الموجودين هناك في خط أنابيب المبيعات ، والإيرادات التي يمكن توقعها في الشهر المقبل ، كلها عوامل مهمة. إذا شعرت أن أيًا من هذه العوامل غير مفهوم أو غير معروف لديك ، فهناك فرصة جيدة لوجود مشكلة في دورة المبيعات الخاصة بك.
عندما تعرف جميع المشكلات ، ستتمكن من استخدام الميزات التي يوفرها نظام CRM بطريقة أفضل بكثير. بعد كل شيء ، أنظمة CRM موجودة لدعمك وجعل حياتك العملية سهلة الإدارة. لذلك يجب أن ترى المشكلة على حقيقتها وأن تمتلكها لأن الخبر السار هو أن هناك دائمًا حل.
2. عدم شراء قيمة CRM
يجب أن تتذكر أن التواصل هو المفتاح في هذا الموقف. بصفتك مديرًا ، يجب أن تفهم القيمة التي يمكن لنظام CRM أن يجلبها إلى عملك. بمجرد أن تفهم هذه القيمة بشكل صحيح ، ستتمكن من تكوين فكرة أفضل عن الصورة الكبيرة والقيمة التي يمكن أن يحققها CRM لمؤسستك.
جميع الموظفين مثل قطع الألغاز التي تتناسب مع صورة أكبر لنمو عملك. يمكن أن يساعد الحصول على سياق أفضل لكيفية دعم CRM لهذه الأدوار الموظفين على الشراء في استراتيجية CRM. يمكنك مساعدة فريقك على تحقيق أقصى استفادة من قيمة CRM من خلال مراعاة عوامل مثل استراتيجية نمو الأعمال في CRM ، والقيمة التي يوفرها CRM لكل مرة ومنظمة ، وسياق عملية CRM الحالية.
كل هذا ، الجزء المهم هو أن تضع في اعتبارك أن فريق المبيعات يحتاج إلى مزيد من الاهتمام أثناء التغيير. لا تريد أن يعتقد فريق المبيعات أنك تضيف مهمة عادية إلى يومهم الحالي المزدحم بالفعل. يمكنك الحصول على دعم من محترف المبيعات ذي الخبرة من خلال تقديم سياق لكيفية تصميم نظام CRM للعمل على المهام والمشاكل المملة بعيدًا عن الطريق بحيث يكون التركيز على إغلاق الصفقات.
3. عدم التواصل مع الأهداف
يمكن لأي تغييرات أن تفتح الباب لسوء الفهم وفقدان الحافز والإحباط. بصفتك مديرًا ، يمكنك تحديد التوقعات من البداية. لا يهم إذا كانت أهدافك غير واضحة في الوقت الحالي ، يمكنك إعطاء فريقك فكرة عن المكان الذي تريد الذهاب إليه وكيف سيساعد نظام CRM عبر الإنترنت في تحقيق ذلك.
يجب أن يكون واضحًا أن CRM يشبه إستراتيجية وظيفية ثابتة تساعد الفريق على إبرام المزيد من الصفقات حتى يتسنى للأعمال التجارية أن تنمو. يمكنك الحفاظ على تحفيز فريقك من خلال الإجابة على أسئلة مثل ما هي الحاجة إلى تنفيذ نظام CRM ، وكيف سيدعم نظام CRM الأدوار الفردية ، وكيف يمكن لنظام CRM تقديم سياق أفضل حول هذه العمليات؟
4. لا يوجد دعم تنفيذي مستمر
تجنب أن تكون محترفًا لديه اجتماع واحد مع الموظفين فقط ليختفي لاحقًا. من الضروري أن تكون حاضرًا ومشاركًا في عملية التكامل. بهذه الطريقة ، لن تمنح موظفيك عملية جديدة فحسب ، بل ستدمج أيضًا نظامًا في عملية موجودة بالفعل.
يجب أن يكون موظفوك قادرين على الوثوق بك وعندما تكون استباقيًا مع إبقاء فريقك مسؤولاً عن دمج العملية ، يصبح تنفيذ CRM عبر الإنترنت ووظيفته أمرًا سهلاً. يجب أن يكون التركيز على إبقاء الفريق في المعرفة من خلال تسهيل التواصل المنتظم حول كيفية دمج الموظفين لإدارة علاقات العملاء في العملية.
بخلاف ذلك ، يجب أيضًا أن تكون قادرًا على جدولة اجتماعات فردية مع الموظفين وطلب مدخلاتهم الخاصة بشأن تحسين العمليات داخل نظام CRM. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تكون قادرًا أيضًا على محاسبة قادة الفريق على دعم استراتيجية طويلة الأجل مع تكامل نظام CRM.
5. لا توجد استراتيجية سارية المفعول
من السهل معرفة أننا بحاجة إلى نظام CRM ولكن من الصعب جدًا تنفيذ واستخدام نظام CRM بطريقة مناسبة. من المحتمل أنك قمت بنشر نظام CRM الخاص بك للتحقق من جميع العناصر المهمة. يمكنك أيضًا إنشاء أدوار وملفات تعريف ، وترحيل البيانات الصحيحة ، وإعداد أتمتة سير العمل ، ووضع نماذج ويب على موقع الويب الخاص بك ، وجدولة تقارير خطوط المبيعات ، وإعداد تعيينات العملاء المتوقعين.
ومع ذلك ، فإن التحديات الرئيسية تأتي عندما تجعل فرقك تستخدم كل شيء. عليك أن تولي هذا الجزء الاعتبار الواجب حتى تكون الوظيفة ناجحة. يعد إعداد نظام CRM عبر الإنترنت ونشره جزءًا صغيرًا من استراتيجية CRM بأكملها. يستمر تطبيق نظام CRM في الواقع بعد النشر أيضًا. هذه استراتيجية طويلة المدى.
يمكنك التفكير في عوامل مثل كيفية استخدام فريقك لإدارة علاقات العملاء ، وكيف سيدعم الفريق المبيعات ، والتسويق ، ودعم العملاء ، وكيف سيكون الفريق مسؤولاً عن تحديث البيانات باستمرار ، وكيف سيتم تدريب الموظفين ، وأيها سيجعلك تدريب CRM عبر الإنترنت متاحًا لفريقك.
ستشمل إستراتيجية تنفيذ Zoho CRM الفعالة تطوير ثقافة الشركة حيث يكون العملاء في مركز الأعمال. يجب أن تكون متفانيًا ومتسقًا مع أهدافك واستراتيجيتك حتى يتمكن نظام CRM من دعم نمو عملك بالطريقة الصحيحة.
6. أخذ ميزات أكثر مما هو مطلوب
هناك خطأ شائع أثناء اختيار نظام CRM وتنفيذه وهو الانجذاب إلى ميزات متعددة دون فهم ما إذا كان عملك يتطلبها أم لا. هناك العديد من المستخدمين الذين لا ينتهي بهم الأمر باستخدام ميزات CRM بشكل صحيح.
لا يتعين عليك اختيار الاستخدامات الأكثر تقدمًا والأكثر ثراءً بالميزات. بدلاً من ذلك ، من المنطقي تحديد أنسب الميزات لك بناءً على احتياجات العمل التي لديك. تأكد من أن كل شيء يتوافق مع ميزانيتك وأولوياتك.
قبل التنفيذ ، قم بعمل قائمة بجميع الميزات التي تريد استخدامها. سيكون مفيدًا أيضًا إذا انتهى بك الأمر إلى الحصول على مدخلات المستخدمين النهائيين لديك أثناء سؤالهم عن نقاط ضعف سير العمل التي يرغبون في حلها.
7. عدم تدريب الفريق
اختيار وتنفيذ هيكل CRM هو فقط بداية معركة طويلة. لن يعني نظام CRM القوي عبر الإنترنت أي شيء إذا لم يفهم أحد كيفية استخدامه. لذلك ، يعد التنفيذ الصحيح وتدريب المستخدمين النهائيين على كيفية استخدام نظام CRM أمرًا مهمًا.
عند القيام بذلك ، ستساعد فريقك على فهم الحاجة والفوائد لاستخدام النظام وتشجعهم أيضًا على دمج CRM في مهامهم اليومية. سيساعدك هذا في الحصول على معدل اعتماد منخفض. أمام الشركات طريق طويل لتقطعه عندما يتعلق الأمر بتبني إدارة علاقات العملاء.
يجب أن تدرك الشركات الأهمية التي يمكن لنظام CRM أن يجلبها مع زيادة أداء المبيعات. أفضل طريقة لتجنب هذا الخطأ هي من خلال وجود برنامج تدريبي مناسب في المكان المناسب بحيث يمكن للمستخدمين النهائيين الحصول على فرصة لاستكشاف النظام قبل اعتماده رسميًا في الأنشطة اليومية.
يمكن أن يساعدك الحصول على دعم استشاري Zoho في تدريب الفريق على استخدام CRM. يمكنك اكتشاف نصائح التدريب مثل التخطيط واستخدام الموارد وتحديد أفضل الممارسات وإنشاء وحدات تدريبية لتحقيق أقصى استفادة من استثمار CRM.
8. عدم استخدام Mobile CRM
أهم فائدة للوصول إلى CRM باستخدام جهاز محمول هي أنه يمكنك القيام بذلك في أي وقت وفي أي مكان. هذا هو أحد الأخطاء الشائعة في إدارة علاقات العملاء التي ترتكبها العديد من الشركات. يجب أن تدرك أن CRM المحمول يبقيك على رأس مهامك دون الحاجة إلى أن تكون أمام الكمبيوتر في جميع الأوقات.
يمكن أن يؤدي عدم استخدام تطبيق CRM للأجهزة المحمولة بشكل صحيح إلى إبطاء وقت الاستجابة للعملاء وزيادة فرصة تفويت تحديثات العملاء المهمة. معظم مندوبي المبيعات الذين يستخدمون هواتفهم المحمولة قادرون على تلبية حصص مبيعاتهم بالمقارنة مع أولئك الذين لا يفعلون ذلك.
ينتهي الأمر أيضًا بمعظم الفرق التي تستخدم CRMs للأجهزة المحمولة بتحسين إنتاجيتها الإجمالية. يمكنك اختيار نظام CRM مع تطبيق CRM ممتاز للهاتف المحمول والتأكد من قيام فريق المبيعات بتنزيله واستخدامه.
9. عدم المحافظة على بيانات نظيفة ودقيقة
تشبه بيانات العميل شريان الحياة لنظام CRM. من الضروري التأكد من قيامك بترحيل بيانات العملاء الصحيحة والمحدثة والحفاظ عليها إلى نظام CRM عبر الإنترنت .
على الرغم من فهم أهمية ذلك ، تقع العديد من الشركات في فخ الحفاظ على البيانات السيئة التي تؤدي إلى توقعات مبيعات غير دقيقة ومعلومات العملاء القديمة. كل البيانات المفقودة والقديمة وغير المكتملة تنتهي بتكلفة كبيرة للشركات.
للتأكد من عدم حدوث ذلك ، يمكن للمؤسسات إنشاء ممارسة قياسية بشأن إدخال البيانات ليتبعها الفريق. على سبيل المثال ، عملية تحديد الحقول الإلزامية التي يجب ملؤها عند إنشاء ملف تعريف عميل جديد بحيث تتم إزالة الازدواجية.
يمكن أن يشمل ذلك الاسم الكامل واسم الشركة وتفاصيل الاتصال والخطوط الأرضية وتفاصيل الهاتف المحمول والعنوان وملفات تعريف الوسائط الاجتماعية. بخلاف ذلك ، يمكنك أيضًا جدولة عمليات الإعداد الدورية لتنظيف نظام الصيانة. يمكن أن يساعد القيام بذلك في رؤية المعلومات المكررة أو المفقودة وبعد ذلك يمكن اتخاذ خطوات لتصحيح الأمور على الفور عندما تتم العملية بانتظام.
10. عدم الاندماج
تتمثل إحدى الفوائد الرئيسية لاستخدام أداة الأعمال وتطبيقات البرامج المتعددة في القدرة على دمج الأدوات مع بعضها البعض. أي فشل في القيام بالشيء نفسه سينتهي به الأمر إلى خفض مستوى الإنتاجية لأنه يجبر المستخدمين على استخدام أنظمة مختلفة والتبديل بين أدوات العمل المختلفة.
نتيجة لذلك ، ستزداد فرص تكرار البيانات والمعرفة التجارية المتناثرة. يدرك معظم الناس أن الافتقار إلى تكامل الأعمال مع الأدوات الأخرى هو أحد أكبر التحديات لاستخدام هيكل CRM .
قبل تنفيذ CRM ، قم بإعداد قائمة مفصلة بجميع أدوات العمل ومعرفة ما إذا كانت متوافقة مع بعضها البعض أم لا. يجب أن يكون لدى موفري CRM قائمة بالتكاملات الأصلية والجهات الخارجية المتاحة لاستخدام النظام. إذا كان لديك نظام CRM وتخطط للاشتراك في أدوات أخرى ، فيمكنك فعل الشيء نفسه عن طريق التحقق مما إذا كان CRM يتكامل مع هذه الأدوات أم لا.
في حالة اكتشاف أن CRM لا يتكامل مع أداة الأعمال ، يمكنك أيضًا استشارة مستشار Zoho . سيقدم الاستشاري أداة أتمتة يمكنها ربط التطبيقات والخدمات. سيتم توصيل تطبيقين أو أكثر بسهولة لأتمتة جميع المهام المتكررة دون الحاجة إلى رمز أو اعتمادًا على المطورين للتكامل.
استنتاج
قد يكون ارتكاب أخطاء في إدارة علاقات العملاء مكلفًا. لا تشمل فقط التأثيرات المالية ولكنها تؤدي أيضًا إلى ضياع الوقت الثمين وإدارة بيانات العملاء الرئيسية. الشيء الجيد هو أن البحث الدقيق حول الجوانب المهمة مثل معرفة الميزات الصحيحة ودمجها بشكل مناسب واتباع عملية التنفيذ يمكن أن يتجنب الأخطاء الشائعة في إدارة علاقات العملاء .
يمكنك التفكير في جميع الأخطاء المذكورة أعلاه حتى يمكن تجنبها أو يمكنك القيام بعمل أفضل والحصول على دعم مستشار Zoho . بهذه الطريقة ، سيتم منع عملك من إحداث الفواق المحتمل على الطريق.
