نظرة عامة كاملة على Zoho Sign

في عالم أصبح فيه كل شيء رقميًا بشكل متزايد ، بدأت حياتنا بالاعتماد على الأساليب الرقمية بشكل متزايد. فكر في أداة تمكّن الشركات من إغلاق الصفقات بسرعة ولإتمام عملية التوقيع في السحابة دون أي نوع من المتاعب. برنامج يتيح لموظفي المؤسسات التخلي عن جميع المخاوف التي تنشأ عن طريق مسح المستندات ضوئيًا وطباعتها وإرسالها بالفاكس. يبدو سلسًا ، أليس كذلك؟

حسنًا ، برنامج التوقيع الإلكتروني لـ Zoho Sign يفعل ذلك بالضبط. إنه يؤدي بشكل أساسي إلى توقيع عقد يمكن أن يكون في أي وقت وفي أي مكان وعلى أي جهاز. إن تطبيق Zoho Sign ذو أهمية كبيرة للمؤسسات من أي حجم ، سواء كان ذلك في العقارات أو الرعاية الصحية أو البناء أو التصنيع أو أكثر. إنه ملائم ، ويمكن الوصول إليه ، وسهل الاستخدام.

علاوة على ذلك ، مع الاستخدام الواسع النطاق لـ COVID-19 ، وتحول عدد متزايد من الأشخاص إلى العمل من المنزل ، وأصبح كل شيء بلا أوراق تمامًا ، أصبح تطبيق Zoho Sign أكثر أهمية من أي وقت مضى.

في هذه المدونة ، سنقدم نظرة عامة كاملة عن Zoho Sign. ومع ذلك ، سنبدأ أولاً بفهم ماهية Zoho Sign بالتفصيل الكامل.

ما هو Zoho Sign؟

Zoho Sign هي أداة توقيع رقمي مصممة للشركات لإغلاق الصفقات في غضون دقائق مع إنجاز عملية التوقيع بسلاسة في السحابة. إنها خدمة تقضي على كل التوتر الإضافي والوقت والمال المستهلك في نقل المستندات الورقية ومسحها ضوئيًا من خلال السماح للمستخدمين وعملائهم بالتوقيع رقميًا والتحقق من المستندات الملزمة قانونًا.

يساعد استخدام Zoho Sign في تحسين عملية توقيع العقود أثناء التنقل من أي مكان ومن أي جهاز. هذا من أجل الحفاظ على استمرار الصفقات ، كل ذلك بفضل تكامل التطبيق مع مجموعة متنوعة من تطبيقات Zoho وتطبيقات الطرف الثالث الأخرى مثل OneDrive و DropBox و Google Drive وغيرها. هذا يجعل Zoho Sign حلاً قيمًا للشركات الصغيرة والمتوسطة والمؤسسات الكبيرة في مجموعة متنوعة من الصناعات بما في ذلك العقارات والتصنيع والرعاية الصحية والبناء.

باستخدام تسجيل الدخول إلى Zoho Sign ، يمكن الحصول على مستوى من الأمان لخصوصية المستندات وسريتها. يستخدم مسارات التدقيق ورموز الوصول والتحقق متعدد العوامل لحماية المستندات. علاوة على ذلك ، فإنه يضمن أيضًا أن تتمتع المستندات الموقعة رقميًا في تطبيق Zoho Sign بمعالجة قانونية مماثلة تمامًا مثل التوقيعات المكتوبة بخط اليد وفقًا للقوانين القانونية.

يدعم استخدام Zoho Sign العديد من الملفات مثل pdf و doc و docx و txt و jpeg و png وما إلى ذلك. بخلاف ذلك ، يمكن استخدامه أيضًا في العديد من متصفحات الويب الشائعة مثل Google Chrome و Mozilla Firefox وما إلى ذلك. Zoho Sign هو حل مريح ويمكن الوصول إليه لجميع المستخدمين. ما يجب على المرء أن يتذكره هو أنه ليست هناك حاجة لحساب لتوقيع وثيقة. هناك حاجة فقط لرسالة بريد إلكتروني تحتوي على ارتباط فريد للمستلم للوصول إلى المستند وتوقيعه.

Zoho Sign - توقيع المستندات وإرسالها وإدارتها

يوفر Zoho Sign طريقة سريعة لتوقيع المستندات وإرسالها وإدارتها. يمكنك معرفة مدى سهولة توقيع المستندات المُلزمة قانونًا وإرسالها وإدارتها رقميًا في الخطوات المذكورة أدناه.

إرسال مستند

باستخدام Zoho Sign ، يمكنك إرسال مستند إلى المستلمين في غمضة عين. اتبع الخطوات المذكورة أدناه لإرسال المستند.

• تحميل: انطلق وقم بتحميل المستندات من محرك الأقراص المحلي لجهازك أو قم باستيرادها من خدمة التخزين السحابية المفضلة لديك.
• إضافة مستلمين: قم الآن بإضافة المستلمين وتحديد الأدوار وتعيين أمر توقيع للمستند.
• إرسال: أخيرًا ، ضع حقول النموذج لكل موقع واضغط على زر الإرسال.

توقيع وثيقة

يتيح تنفيذ أداة التوقيع الرقمي مثل Zoho Sign للمستخدمين توقيع المستندات بسهولة. اتبع الخطوات المذكورة أدناه لتوقيع المستندات من أي مكان تريده.

• افتح الرابط : يمكنك بدء عملية التوقيع بالنقر فوق الارتباط المرسل إلى بريدك الإلكتروني.
• أدخل رمز المصادقة : انطلق وأدخل رمز المصادقة عندما يتم فرضه وابدأ عملية التوقيع.
• املأ قيم الحقل: املأ جميع الحقول لإنهاء عملية التوقيع بشكل كامل وفعال.

إدارة المستندات

باستخدام Zoho Sign ، يمكنك إدارة المستندات بسلاسة. اتبع الخطوات المذكورة أدناه لإدارة المستندات.

• التحقق من حالة المستند: للبدء ، تحقق من حالة المستند أثناء التنفيذ واتخاذ إجراءات سريعة بناءً على الحالة.
• إنهاء مسارات التدقيق: يمكنك الحصول على محفوظات كاملة لجميع الإجراءات التي يتم تنفيذها على مستند إلى جانب شهادة إكمال المستندات النهائية.
• تخصيص القوالب: ابدأ عملية إنشاء قوالب قابلة للتخصيص واستخدمها في أي وقت كلما دعت الحاجة.

مزايا Zoho Sign

Zoho Sign هو في الواقع حل مناسب للغاية ويمكن الاعتماد عليه لجميع الشركات التي تحتاج إلى التعامل مع توقيع المستندات والعقود الملزمة قانونًا عبر الإنترنت. يأتي مضمنًا مع العديد من الفوائد التي تساعد بشكل كبير في تبسيط عملية التوقيع الإلكتروني. تتضمن بعض مزايا Zoho Sign ما يلي:

1. عملية توقيع الوثيقة حسب الطلب

يسمح لك Zoho Sign بالتوقيع وإرسال أنواع مختلفة من المستندات بدءًا من المقترحات وقواعد الشركة وسياساتها والعقود المستقلة واتفاقيات عدم الإفصاح واتفاقيات الإيجار وأوامر الشراء وما إلى ذلك. مع هذا ، يقدم التطبيق الأدوات التي تساعد في التخصيص أو تفصيل الوثائق الرسمية المرسلة على أساس الاحتياجات المختلفة.

يمكن لأي شخص إنشاء قالب مخصص مرة واحدة وحفظه لإعادة استخدامه في المستقبل. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أيضًا تمييز المستندات برسائل البريد الإلكتروني وشعارات الشركة لدمج صورة العلامة التجارية. لتوفير الوقت ، يمكن للمرء إرسال مستندات متعددة دفعة واحدة مع توقيعها جميعًا مرة واحدة.

بالإضافة إلى ذلك ، يسمح Zoho Sign أيضًا بتعيين تاريخ انتهاء صلاحية للمستندات. يرسل إشعارات مع اقتراب الموعد النهائي لضمان عدم إغفال المستندات السرية أو تركها.

2. تتبع الوثائق الرسمية

يساعد تنفيذ برنامج التوقيع الإلكتروني مثل Zoho Sign في البقاء على اطلاع دائم بالمستندات من خلال التأكد من أن الشخص لديه حق الوصول الكامل ، والنظرة العامة ، والتحكم في المستندات الرسمية. لضمان موافقتك تمامًا مع المستلمين الفرديين أو المختلفين ، يمكنك أيضًا ترك ملاحظة على أي مستند رسمي أو التواصل باستخدام الرسائل الخاصة والجماعية للتطبيق.

في أي وقت عندما يتفاعل المستلم مع مستند رسمي ، سيتم إخطار المرسل. ستكون جميع الإجراءات بما في ذلك عرض عملية التوقيع والتوقيع عليها وإكمالها معروفة للموقّع. نظرًا لأنه من المهم جدًا التأكد من عدم التغاضي عن المستند بأي شكل من الأشكال ، يتم أيضًا إرسال الإشعارات إلى المستلم كتذكير في أي وقت عندما يكون المستند مطلوبًا للتوقيع.

3. وثائق آمنة ومتوافقة مع القانون

يعتمد الأساس الذي يتم على أساسه إنشاء أداة التوقيع الرقمي لـ Zoho Sign في الواقع على تشفير المفتاح العام الذي يضمن الأمان والامتثال القانوني للتوقيعات الرقمية. تستخدم الأداة أمانًا عاليًا في تشفير وحماية المستندات لأنها تستند إلى البنية التحتية للمفتاح العام.

Zoho Sign محمي بتشفير AES-256 وهو قيد النقل ؛ يحمي تشفير SSL ملفاتك أيضًا. علاوة على ذلك ، يأتي مع وصول قائم على الأدوار يساعد في تعيين الأذونات وتحديد أدوار المستخدم. يوفر هذا تحكمًا هائلاً في من يتم منحه أو رفض الوصول إلى مستند.

في جوهرها ، تكون عملية المصادقة متقدمة جدًا لدرجة أنها تسلم بريدًا إلكترونيًا على الفور إلى الموقع لضمان أن المستلم أو المستلمين المناسبين قد استلموا المستند. يأتي مع مسارات تدقيق تساعد في مراقبة عملية توقيع المستند والتغييرات.

4. تحسين التوقيع على سير العمل

بمساعدة شركاء تنفيذ Zoho لاعتماد Zoho Sign ، يمكن للشركات تبسيط العمليات اليدوية التي تساعد في توفير الوقت والأخطاء. على سبيل المثال ، البرنامج يتيح لك إضافة مستلمين متعددين للمستند أثناء تسريع وقت الاستجابة.

عندما يكون هناك طلب يتعين عليك اتباعه في إرسال المستندات للتوقيع ، يمكن تعيين أمر توقيع للمستلمين. بمساعدة عارض المستندات ، يمكن للمرء بسهولة التحقق من المستندات قبل إرسالها.

تمكنك عملية المعاينة من إضافة مستلمين ورسائل بريد إلكتروني. بخلاف ذلك ، يمكنك أيضًا اختيار طباعة المستند ثم تنزيله. بشكل أساسي ، تتيح لك عملية التفاعل مع المستندات الانتقال إلى صفحة معينة والتنقل بين الحقول بمساعدة خيار السحب والإفلات.

5. التعاون عن بعد

يوفر استخدام Zoho Sign التعاون عن بُعد في شكل ميزات مختلفة. من الممكن أن يضيف المرسل ملاحظة عامة أو خاصة تشرح معلومات المستند وتقلل من إرسال المستندات ذهابًا وإيابًا لمزيد من الوضوح.

يمكنك أيضًا تعيين تذكيرات في الوقت المناسب تساعد في تتبع حالة المستند وإرسال تذكيرات حتى يمكن تسريع عملية التوقيع في الوقت المناسب. بالإضافة إلى ذلك ، إذا ارتكب المرسل خطأً في المستند أو أرسل المستند إلى الشخص الخطأ ، فلا داعي للقلق لأنه يمكن ببساطة استدعاء المستند وإلغاء عملية التوقيع.

من حيث الجوهر ، هناك سيطرة كاملة تمكن المرسل من الموافقة على المستندات أو رفضها أو رفضها تمامًا كما يحلو لهم. يجعل تطبيق Zoho Sign من السهل جدًا الاستجابة مهما كان الشخص بحاجة إليها.

استنتاج

Zoho Sign هو في الأساس كل ما تحتاجه أي مؤسسة لإكمال عملية التوقيع غير الورقي. يمكن للمرء توقيع المستندات وإرسالها وإدارتها من أي مكان وفي أي وقت يريده.

إذا كنت تدير شركة ، فيمكنك تسهيل عملية إغلاق الصفقات وإرسال المستندات وتوقيعها وإدارتها من خلال الدخول مع شركاء تنفيذ Zoho الخبراء مثل Encaptechno. نفِّذ علامة Zoho Sign الرائعة اليوم لضمان توقيع مستند سهل وآمن ومتوافق مع القانون.