Zoho Workdrive 3.0 - كل ما تحتاج إلى معرفته

بدأت الشركات والمهنيين في جميع أنحاء العالم في تبني نموذج العمل الهجين. هذا هو السبب في انتقال العديد من العمليات التجارية على الإنترنت بالفعل. يمكن الوصول إلى الأدوات التي تعزز العمل بسرعة كما يسهل التعاون مع الفرق الموزعة كأولوية قصوى.

ومن ثم ، توصل Zoho إلى أحدث إصدار من Zoho WorkDrive والذي يساعد في الوصول إلى الملفات والتعاون مع فريق من أي مكان. إنه نظام إدارة ملفات عبر الإنترنت يساعد المستخدمين على تحقيق أقصى استفادة من الميزات لتحسين تركيز الفريق على الأهداف وقيادة قوة عاملة منتجة.

تدرك Zoho أنه في منتصف عملية الانتقال وإمكانية الوصول إلى البيانات والتعاون في المحتوى ، توجد بعض تحديات تخزين الملفات عبر الإنترنت التي تواجهها العديد من المؤسسات. ومن ثم ، تم تقديم Zoho WorkDrive 3.0 للوصول إلى البيانات والتعاون فيها وتحسينها أينما كنت.

في هذه المدونة ، سوف نفهم كل شيء عن Zoho WorkDrive 3.0 بالتفصيل.

بناء واجهات برمجة تطبيقات WorkDrive

يتكامل WorkDrive 3.0 بسهولة مع تطبيقات الأعمال ويعمل أيضًا على تبسيط تدفق البيانات عبر الشركة. إنه نظام تعاون ملفات قائم على السحابة يمكن دمجه بسهولة مع التطبيقات الأخرى أو أدوات الطرف الثالث. يأتي مع الميزات المذكورة أدناه.

1. تحسين مجلدات الفريق

تشبه مجلدات الفريق مساحة عمل افتراضية حيث يمكن إنشاء الملفات ومشاركتها وحتى التعاون في العمل عليها. مع Zoho WorkDrive 3.0 ، أصبح من الممكن الآن مساعدة فرقك على الوصول إلى المستندات والعمل عليها بفعالية مع بعض التحسينات الجديدة.

• تثبيت مجلد: يمكن أن يكون العدد الإجمالي لمجلدات الفريق التي تم إنشاؤها في شركة عددًا مهمًا. باستخدام هذه المجلدات ، قد يكون من الصعب جدًا العثور على البيانات عند الحاجة إليها.
  إذا كنت تجري مكالمة مع عملائك ولكن لا يمكنك العثور على المجلد الذي يحتوي على تفاصيل المشروع لهذا العميل ، فقد تكون هناك مشكلة. تتيح ميزة الدبوس للمستخدمين تحديد موقع مجلدات الفريق من خلال تثبيتها في أعلى القائمة.

• واجهة أفضل : Zoho WorkDrive 3.0 عبارة عن نظام أساسي للتعاون على المحتوى يأتي مع عرض تفصيلي لمجلدات الفريق بحيث يمكنك العثور على البيانات الصحيحة في الوقت المناسب. يمكنك العثور على مجلدات الفريق التي قمت بتثبيتها وكذلك المجلدات التي من المفترض أن تنضم إليها.
  في هذا التحديث ، توجد أيضًا ميزة لإضافة إمكانية تساعد في تحديد مجلدات الفريق التي يجب عرضها على اللوحة اليمنى. علاوة على ذلك ، من الممكن أيضًا إظهار جميع مجلدات الفريق ، فقط تلك التي تم تثبيتها ، وأحيانًا لا شيء.

• تكرار مجلد الفريق : يُطلق على المساحة المشتركة التي تم إنشاؤها لفريق واحد أو لغرض ثابت اسم مجلد الفريق. فكر في مستشفى من المفترض أن تشارك نفس خطط رعاية المرضى مع ممرضات أو أطباء مختلفين.
  تتيح ميزات Zoho الجديدة للمستخدمين نسخ مجلد الفريق الكامل للمشاركة والتعاون مع مجموعة مختلفة من الأعضاء.

2. رؤية أفضل للمحتوى

كان من الماضي التمرير لأعلى ولأسفل لتحديد موقع المستندات الصحيحة. يساعد Zoho WorkDrive 3.0 في رؤية المزيد من العناصر في مجلد باستخدام وضع العرض المضغوط WorkDrive.
يمكن لأعضاء الفريق التحقق بسهولة من محتويات المجلد وتدوين الملاحظات لأن WorkDrive 3.0 يوفر رؤية محسنة للمحتوى.

3. العمل أثناء التنقل

في العالم الحالي ، تحولت معظم الأجهزة المحمولة إلى امتداد للأجهزة المكتبية. يوفر Zoho WorkDrive 3.0 أحدث تحسينات تطبيقات الأجهزة المحمولة. بعضها مذكور أدناه.

• مجلدات الوصول : يمكن أن تستغرق العملية الكاملة للسماح لكل ملف بالوصول دون اتصال بالإنترنت وقتًا طويلاً. يتيح لك Zoho WorkDrive 3.0 إتاحة مجلد كامل في وضع عدم الاتصال للوصول إلى ملفات العمل أثناء التنقل. هذا حتى بدون اتصال إنترنت يعمل.
• إبداع محسّن : بغض النظر عما إذا كنت تعمل على خطة تصميم أو تقوم بإنشاء شخصية ، فمن الممكن إنشاء وتحميل إلى WorkDrive باستخدام Scribble. يمكنك استخدام قلم الرصاص والرسم ولوحة الألوان والممحاة لإضفاء الحيوية على أفكارك.
• الحاجيات : إذا مللت من تسجيل الدخول إلى تطبيق الهاتف المحمول في كل مرة للعثور على ملف أو تحميل مستند ، فيمكن استخدام عناصر واجهة المستخدم لتحميل الصور والبحث في WorkDrive مباشرة من الشاشة الرئيسية.

4. WorkDrive Genie (بيتا) لنظام التشغيل Mac

كان هناك العديد من الطلبات لتحديث WorkDrive منذ إطلاقه. قدمت Zoho الإصدار التجريبي الجديد WorkDrive Genie (Beta) لنظام التشغيل Mac في Zoho WorkDrive 3.0 الجديد.
يمكن لمستخدمي Windows و Mac تحرير الملفات المخزنة في WorkDrive بسهولة باستخدام تطبيق متوافق من سطح المكتب.

5. تنسيق الوثيقة الموحدة

من الوثائق القانونية إلى سجلات العميل وسجلات الموظفين ، تساعد القوالب في إنشاء الملفات باستخدام إعداد مستند ثابت. يأتي الإصدار الجديد من Zoho WorkDrive 3.0 مع اثنين من التحسينات الرئيسية.

• تصنيف القوالب : تتطلب معظم المؤسسات في العالم الحالي استخدام القوالب لأغراض عديدة. قد يؤدي ذلك في كثير من الأحيان إلى صعوبة العثور على المستندات وإدارتها في مكان واحد فقط.
  الإصدار الجديد يأتي مع فئات. من خلال إنشاء الفئات ، يصبح من السهل تجميع القوالب بأي طريقة تريدها.

• قوالب البحث : لم يعد البحث عن قالب جديد مهمة صعبة بعد الآن. يمكن للمرء العثور على القالب المطلوب باستخدام شريط البحث المدمج. كل ما عليك فعله هو معرفة الاسم والمؤلف والكلمة الأساسية في المحتوى حتى تتمكن من البحث مباشرة من هذا الشريط.
  في التحسين الجديد ، يمكنك استخدام البحث العام للعثور على قالب من المعرض دون الحاجة إلى مزيد من البحث في القوالب يدويًا.

6. معاينة التحسينات

يتيح لك الإصدار الجديد من Zoho WorkDrive 3.0 معاينة ملفات PDF وحتى الصور بمجموعة كبيرة من الأحجام.
تساعد الميزة الجديدة لتحسينات المعاينة في التكبير والتصغير بسهولة ، وإعادة تعيين التكبير لملاءمة حجم النافذة ، والانتقال إلى أي صفحة.

7. سلامة البيانات

الغرض من قوالب البيانات هو تصنيف وتنظيم معظم الملفات على مستوى الفريق. من خلال التحديث الجديد لنظام تعاون الملفات المستند إلى مجموعة النظراء والذي قدمه Zoho WorkDrive 3.0 ، من الممكن مساعدة المستخدمين في إقران قالب البيانات تلقائيًا.
علاوة على ذلك ، من الممكن أيضًا إضافة الخصائص المخصصة تلقائيًا إلى كل ملف أو مجلد. هذه هي الطريقة التي يمكن لمعظم المستخدمين البحث عنها وتحديد موقع الملف المطلوب على الفور.

8. إدارة الملفات المجمعة

يساعد Zoho WorkDrive في تلقي المستندات من المستخدمين الداخليين والخارجيين. يأتي بوظائف محسنة لإدارة عملية الجمع.

• تصنيف الملفات : تخزين جميع الملفات في مكان واحد فقط جعل من الصعب الوصول إلى البيانات الصحيحة في الوقت المناسب. يتيح الإصدار الجديد من Zoho WorkDrive 3.0 للمستخدمين إنشاء مجلد لكل مستخدم بناءً على اسمه ورقم هاتفه وعنوان بريده الإلكتروني.
• تقرير المجموعة : من الضروري استلام الملفات بشكل آمن ولكن من المهم معرفة تفاصيل التقديم. قد تستغرق هذه المجموعات بعض الوقت وتكون خاصة بالمستخدم. يمكنك الحصول على سجل مفصل لكل من أرسل الملفات وفي أي وقت عن طريق إنشاء تقرير المجموعة.

9. شروح PDF والصورة

تسمى التعليقات التوضيحية بالملاحظة التي تتم إضافتها إلى نص أو رسم تخطيطي لتوفير معلومات مضافة. يأتي الإصدار الجديد من Zoho WorkDrive 3.0 مزودًا بميزات شرح ملفات PDF والصورة.

• شرح PDF التوضيحي : تُستخدم ملفات PDF على نطاق واسع في مؤسسة وفي كثير من الأحيان ، قد ترغب في العمل مع عميل أو عضو فريق في محفظة. باستخدام Zoho WorkDrive 3.0 ، يمكنك بسهولة استخدام التعليق التوضيحي والتعاون مع الفريق. يمكن لمعظم المستخدمين أيضًا الانتقال إلى صفحة وإضافة تعليقات إلى نص أو منطقة على الصفحة.
• التعليق التوضيحي للصورة : لنفترض أنك كنت تعمل على تصميم إبداعي مع مصممك وترغب في تقديم اقتراحات عندما يرسلون التصميم. باستخدام التعليق التوضيحي للصورة ، يمكنك بسهولة إضافة تعليقات على أي جزء محدد من الصورة والعمل أيضًا مع المصمم الخاص بك.

10. تحسين تجربة الفيديو

يمكن استخدام مقاطع الفيديو في معظم المؤسسات لتعزيز الوصول والمشاركة وحتى المبيعات. يتفهم Zoho أهمية مقاطع الفيديو ويقدم ثلاث ميزات رئيسية.

• التعليق التوضيحي للفيديو : تخيل أن الفريق يعمل على مقطع فيديو تسويقي ويجب إرساله إلى فريق المنتج لمراجعته. بمجرد إرسال الفيديو إلى فريق المنتج ، سيلاحظون الإطارات التي يجب تغييرها وإبلاغ فريق التسويق بذلك في المستقبل.
  باستخدام التعليقات التوضيحية للفيديو ، يمكن للفريق الانتقال إلى أي إطار وإضافة تعليقات بطابع زمني. هذه هي الطريقة التي يمكن للفريق من خلالها مشاركة توقعاتهم مباشرة وسيتمكن فريق التسويق من العمل على الفيديو بكفاءة.

• صورة غلاف الفيديو : يضيف Zoho WorkDrive 3.0 قدرًا أكبر من الرؤية والقيمة إلى الفيديو باستخدام خيار صورة الغلاف من WorkDrive. لديك خيار ممتاز لتغيير صورة الغلاف الافتراضية التي ينشئها النظام أيضًا.
  يأتي WorkDrive مع خيار لتغيير الصور الافتراضية إلى صورة غلاف مخصصة أثناء عرض ما هو موجود في الفيديو فقط. يمكن أن تظهر الصور المحدثة حديثًا الآن في جميع المعاينات ، وطرق العرض المضمنة ، وكصورة مصغرة في القائمة.

• فصول الفيديو : تميل معظم مقاطع الفيديو إلى أن تكون مملة. هذا هو السبب في أن Zoho WorkDrive 3.0 يأتي مع فصول للتنقل بسهولة بين الأقسام.
  تساعد فصول الفيديو أيضًا في تقسيم الفيديو إلى أقسام حتى تتمكن من رؤية ما تمت تغطيته في الفيديو والانتقال إلى الموضوع الذي تهتم به.

11. أمن أفضل

تتيح المشاركة لمعظم الشركات إرسال الملفات المهمة إلى العملاء وشركاء الأعمال وأصحاب المصلحة عبر الملفات المهمة. هذه ميزة جديدة تأتي مع اثنين من التحسينات لجعل الروابط الخارجية أكثر أمانًا.

• كلمات المرور: تشارك المؤسسات الملفات الحساسة مع شركائها التجاريين ، وبالتالي ، من المهم مشاركة المحتوى بأمان لأنه قد يخرج من الشركة.
  يساعد Zoho WorkDrive في تكليف جميع المستخدمين بتعيين كلمات المرور عندما يتعلق الأمر بإنشاء روابط مشاركة خارجية. كما أنه يساعد في وضع سياسة كلمات مرور قوية إذا لزم الأمر مع جعل الروابط أكثر أمانًا.

• فترة انتهاء الصلاحية : هناك أوقات يتعين فيها على العديد من الشركات مشاركة الاتفاقيات الرسمية والإشعارات القانونية وخطابات العرض. يأتي Zoho WorkDrive 3.0 مع تحسين يسمح للمستخدمين بتعيين فترة انتهاء صلاحية افتراضية لروابط المشاركة الخارجية وروابط التنزيل لتقييد أي وصول غير مرغوب فيه.
  يمكن أيضًا تطبيق فترة الصلاحية الافتراضية تلقائيًا. علاوة على ذلك ، يمكن للمستخدمين اختيار التغيير يدويًا وحتى تعطيل تاريخ انتهاء الصلاحية إذا لزم الأمر.

12. وضع الإعلام

أخيرًا ، يساعد Zoho WorkDrive 3.0 المستخدمين أيضًا على اتخاذ قرار بشأن وضع الإشعارات بحيث يسهل معرفة ما يحدث لملف الشركة أثناء تحديث المهام ومشاريع الفريق.
يساعدك Zoho WorkDrive على اختيار قائمة الإشعارات التي تحتاجها جنبًا إلى جنب مع نوع الوسيط المطلوب لتلقي الإشعارات.

استنتاج

لا داعي للقلق مطلقًا بشأن نقل بيانات الشركة عندما يتعلق الأمر باختيار WorkDrive. باستخدام Zoho WorkDrive 3.0 ، يمكنك بسهولة نقل الملفات من سطح المكتب أو الخدمات السحابية الأخرى.

الشيء المهم الذي يجب تذكره هو أن جميع الشركات تعمل على البيانات بغض النظر عن الصناعة التي قد تكون فيها. الهدف الرئيسي هو تزويد المستخدمين بأداة فعالة لإدارة البيانات لمشاركة المستندات وتخزينها والعمل معًا على المستندات.

ومن ثم ، يتم إصدار تحسينات Zoho WorkDrive كل عام لتحسين إدارة الملفات عبر الإنترنت. في المرة القادمة ، يمكن لجميع المستخدمين التطلع بشغف إلى التحديثات الجديدة والمثيرة من Zoho مع العديد من الميزات الجديدة.