10 gängige Arten von Rechnungen

Die Führung eines Unternehmens ist untrennbar mit der Ausstellung von Rechnungen verbunden, und diese gibt es in allen Formen und Größen. Einige sind uns durch und durch bekannt, während andere wir nur alle paar Jahre herausgeben müssen. Nichtsdestotrotz sollten wir als Profis wissen, wie man alle Arten auswählt und ausgibt. In diesem Artikel werden die notwendigen Grundlagen beschrieben, die Ihnen helfen, genau die richtige Art von Rechnungen zu unterscheiden und schnell auszuwählen.

Rechnungsarten – Inhaltsverzeichnis

1. Proforma-Rechnung
2. Anzahlungsrechnung
3. Verkaufsrechnung
4. Wiederkehrende Rechnung
5. Teilrechnung
6. Schlussrechnung
7. Zusammenfassende Rechnung
8. Gutschrift
9. Lastschrift
10. Mehrwertsteuerrechnung

Proforma-Rechnung

Eine Proforma-Rechnung, oder wie manche sagen, eine vorläufige Rechnung, ist eine Lösung , mit der Sie Ihr Angebot den Kunden präsentieren können. Wenn sie Ihre Geschäftsbedingungen akzeptieren, zahlen sie die Rechnung und Sie können die aufgeführten Waren oder Dienstleistungen liefern.

Wenn Kunden Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen nicht akzeptieren, müssen sie nicht bezahlen. Denn die Ausstellung von Proforma-Rechnungen verpflichtet Kunden weder zur Zahlung noch begründet sie steuerliche Verpflichtungen.

Welche Voraussetzungen implizieren dann eine solche Verpflichtung? Erst wenn der Kunde die Proforma-Rechnung bezahlt. In einem solchen Fall müssen Sie eine normale Rechnung ausstellen und alle mit dem Verkauf verbundenen Steuern zahlen. Was Sie bekommen, ist das Geld noch vor der Bearbeitung der Bestellung. Wie sieht es mit Ihren Kunden aus? Sie profitieren ebenfalls, da die Proforma-Rechnung es dem Kunden ermöglicht , Angebote von mehreren Unternehmen einfach und frei zu vergleichen , um das richtige auszuwählen.

Anzahlungsrechnung

Auf den ersten Blick ähnelt die Vorausrechnung der Proforma. Aber schauen Sie genauer hin und Sie werden feststellen, dass sie variieren. Eine Anzahlungsrechnung beinhaltet eine Zahlungsverpflichtung, während eine Proforma-Rechnung nur ein Angebot zum Abschluss eines Kaufvertrags darstellt.

Wann ist eine Vorausrechnung eine gute Wahl? Auf jeden Fall, falls Sie aus Ihrer Sicht erhebliche finanzielle Ressourcen für die Auftragserfüllung aufwenden müssen. Die Anzahlungsrechnung ermöglicht es Ihnen, einen Teil der Zahlung vom Kunden zu erhalten, noch bevor Sie die Waren oder Dienstleistungen verkaufen. Dies wirkt sich insbesondere bei der Abwicklung von Großaufträgen positiv auf Ihre Liquidität aus. Sie können den Wert als einen bestimmten Prozentsatz der Gesamtbestellung festlegen. Das gibt Ihnen mehr Sicherheit, dass Ihre Kunden nicht vom Vertrag zurücktreten, weil sie sonst das bereits gezahlte Geld verlieren würden.

Verkaufsrechnung

Dies ist eine gewöhnliche Rechnung, die jedoch in dieser Liste nicht fehlen darf. Im Handelsverkehr kommt eine solche Rechnung am häufigsten vor. Das ist das Dokument, an das wir alle denken, wenn wir den Begriff Rechnung hören. Wie andere Rechnungsarten enthält sie alle 12 Elemente, die jede Rechnung benötigt. Es dokumentiert einen geschäftlichen Vorgang, der zwischen dem Verkäufer und dem Käufer stattgefunden hat. Eine solche Rechnung kann sowohl den Verkauf von Waren als auch die Erbringung von Dienstleistungen abdecken.

Wiederkehrende Rechnung

Diese Rechnungsart ist bei der Erbringung von Dienstleistungen weit verbreitet. Es wird zu jedem vorbestimmten Zeitraum ausgegeben. Am häufigsten ist es ein Monat, aber Sie können auch wöchentliche vierteljährliche oder jährliche Rechnungen finden. Diese erscheinen normalerweise bei verschiedenen Abonnements.

Die Gebühr für jeden Monat wird im Voraus festgelegt, sodass Sie sofort wissen, welchen Betrag Sie zahlen müssen. Diese Funktion wiederkehrender Rechnungen macht es sehr einfach, die Ausstellung solcher Rechnungen zu automatisieren. Durch die Verwendung einer Rechnungsanwendung kann der Prozess der Ausstellung wiederkehrender Rechnungen wirklich einfach und unkompliziert werden. Sie müssen lediglich einige notwendige Daten eingeben und die nächsten Rechnungen werden automatisch generiert. Welche Daten sind dafür notwendig? In der Regel genügen folgende Angaben:

• Kundendaten,
• Informationen darüber, wofür die Rechnung bestimmt ist,
• der Rechnungsbetrag,
• wann die nächste Rechnung ausgestellt werden soll,
• Zahlungsdatum.

Bei wiederkehrenden Rechnungen ist jede nachfolgende Rechnung der ersten ausgestellten Rechnung sehr ähnlich. Sie unterscheiden sich in Anzahl, Ausstellungs- und Verkaufsdatum und Fälligkeitsdatum. Wenn Sie die E-Mail-Adressen Ihrer Kunden kennen, können Sie diese Rechnungen auch automatisch von Ihrer Rechnungssoftware versenden lassen, was Ihnen sicherlich viel Zeit spart.

Teilrechnung

Bei großen Projekten sind Teilrechnungen beliebt. In dieser Situation wird die vereinbarte Arbeit in Phasen unterteilt. Wenn eine bestimmte Stufe erfüllt ist, stellen Sie eine Teilrechnung aus. Diese Rechnungsstellung gilt sowohl für die Lieferung von Waren als auch für die Erbringung von Dienstleistungen. Es ist am besten, den Zahlungsplan bereits bei der Vertragsunterzeichnung früher festzulegen. Auf diese Weise informieren Sie Ihre Kunden im Voraus, ohne sie mit der von Ihnen ausgestellten Rechnung zu überraschen.

Welche Vorteile bieten Teilrechnungen? Sie bieten Ihnen mehr Liquidität, während Ihr Kunde eine sehr hohe Rechnung nach Abschluss der gesamten Bestellung vermeidet, da die Zahlung in Teile zerfällt und sich über die Zeit verteilt.

Schlussrechnung

Diese Art von Rechnung erfolgt normalerweise nach Abschluss einer Bestellung. Sie kann mit Vorausrechnungen oder Teilrechnungen verbunden sein. Sie stellen die Schlussrechnung aus, indem Sie den Betrag berechnen, der sich aus der Differenz zwischen den bis dato abgeschlossenen und beglichenen Rechnungen und dem Gesamtbetrag des Vertrags ergibt. Wie es geht? Den Wert der von Ihnen für das Projekt ausgestellten Anzahlungs- oder Teilrechnungen müssen Sie vom Gesamtprojektwert abziehen.

Zusammenfassende Rechnung

Eine Sammelrechnung ist praktisch, wenn ein Kunde mehrere Bestellungen bei Ihnen aufgegeben hat. Sie müssen nicht für jede Bestellung eine separate Rechnung ausstellen. In diesem Fall können Sie eine Sammelrechnung verwenden. Um diese Lösung für Sie vorteilhaft zu gestalten, können einzelne Bestellungen natürlich nicht über die Zeit gestreckt werden. Wieso den? Sie müssen bedenken, dass Sie das Geld erst nach einiger Zeit nach Rechnungsstellung erhalten. Warten Sie also mit der Ausstellung einer Sammelrechnung zu lange, wird Ihnen das Geld für die abgeschlossenen Bestellungen gutgeschrieben.

In der Praxis können Sie eine Sammelrechnung in bestimmten Zeiträumen einplanen, z. B. eine Woche oder einen Monat. Am Ende der Woche oder des Monats stellen Sie alle Bestellungen zusammen, die Sie für diesen Kunden getätigt haben, und erstellen eine einzige zusammenfassende Rechnung. Sie können diese Art von Rechnung auch verwenden, wenn ein Kunde eine Bestellung aufgegeben, aber später etwas anderes hinzugefügt hat. In diesem Fall müssen Sie nicht zwei getrennte Rechnungen ausstellen, sondern können beide Bestellungen in die Zusammenfassung aufnehmen.

Gutschrift

Eine Gutschrift ist eine Art Gutschrift. Es wird normalerweise verwendet, wenn ein Kunde ein Produkt zurückgesendet hat, für ein Produkt bezahlt hat, aber die Bestellung stornieren möchte oder beschädigte oder zu kleine Waren erhalten hat, für die eine Preisminderung als Entschädigung erforderlich ist. Sie können diesen Zettel auch aushändigen, wenn Sie einem Kunden einen zusätzlichen Rabatt gewähren möchten, nachdem seine Bestellung abgeschlossen und bezahlt wurde. Es gilt auch, wenn eine Rechnung einen falschen und überhöhten Gesamtwert enthält und daher Anpassungen erforderlich sind.

Eine Gutschrift bedeutet, dass der Verkäufer dem Käufer Geld schuldet. Es ist eine Bestätigung des Verkäufers, dass er dem Käufer irgendeine Form von Kredit gewährt hat. Der Käufer kann dieses Guthaben für zukünftige Einkäufe verwenden oder eine Rückerstattung verlangen.

Lastschrift

Dies ist die Art von Korrekturrechnung, die Sie einem Kunden senden, wenn Sie den Wert der verkauften Waren oder Dienstleistungen fälschlicherweise unterschätzt haben. Eine Belastungsanzeige bedeutet, dass der Kunde Ihnen neben dem Rechnungsbetrag auch den Betrag schuldet, für den die Belastungsanzeige ausgestellt wurde. Der Unterschied zwischen einer Gutschrifts- oder Lastschriftrechnung und einer regulären Rechnung besteht darin, dass Sie die reguläre Rechnung senden, wenn die Waren oder Dienstleistungen verkauft werden. Die Gutschrift oder Belastungsrechnung erfolgt jedoch nach Ausstellung der regulären Rechnung, um die auf der Rechnung ausgewiesenen Beträge zu korrigieren.

Mehrwertsteuerrechnung

In Ländern, in denen Mehrwertsteuer (Mehrwertsteuer) anfällt, ist die Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer eine sehr verbreitete Art der Rechnung. Es dokumentiert den Verkauf von Waren und Dienstleistungen durch Körperschaften, die Mehrwertsteuerzahler sind. Dies ist im Allgemeinen die Mehrheit der Unternehmen, die in solchen Ländern tätig sind. Interessanterweise müssen Sie, selbst wenn es in Ihrem Land keine Mehrwertsteuer gibt, wenn Sie Waren oder Dienstleistungen in Länder verkaufen, in denen Mehrwertsteuer erhoben wird, möglicherweise eine Rechnung mit Mehrwertsteuer ausstellen.

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Autor: Andy Nichols

Ein Problemlöser mit 5 verschiedenen Graden und unendlichen Motivationsreserven. Das macht ihn zu einem perfekten Business Owner & Manager. Bei der Suche nach Mitarbeitern und Partnern schätzt er Offenheit und Neugier auf die Welt am meisten.

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