Über 330 Millionen Menschen weltweit nutzen täglich PDF-Dokumente. PDFs haben sich zum Rückgrat moderner Arbeitsabläufe in Unternehmen entwickelt, insbesondere mit dem Aufkommen der Kultur der Fernarbeit.

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Sie sind einfach zu verwenden, aufzubewahren und damit zu arbeiten. Sie müssen jedoch die richtige Plattform verwenden, um sie zu verarbeiten. Viele PDF-Programme sind starr zu verwenden und verlassen sich für grundlegende Operationen auf Drittanbieter.

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Wählen Sie eine PDF-Software, die PDFs verarbeitet, ohne Ihr System zu belasten. Werfen wir einen Blick auf einige der wesentlichen Funktionen, die bei der Auswahl einer PDF-Software zu berücksichtigen sind.

10 wesentliche Funktionen, die Sie bei der Auswahl einer PDF-Software berücksichtigen sollten

Portable Document Format (PDF) ist, wie der Name schon sagt, ein digitales Dokumentenformat, das Informationen enthält, die problemlos elektronisch verarbeitet, gesichert und weitergegeben werden können . Es hat sich zu einem der wichtigsten Eckpfeiler des digitalen Arbeitsplatzes von heute entwickelt.

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Alle Unternehmensabläufe erfordern eine umfangreiche Nutzung von PDFs, die plattformübergreifend erstellt, bearbeitet und geteilt werden . Als Unternehmen im digitalen Zeitalter müssen Sie täglich auf PDFs zurückgreifen.

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Dazu benötigen Sie eine PDF-Software, die einfach zu bedienen ist und Funktionen bietet, die der Art und dem Umfang Ihrer Geschäftstätigkeit entsprechen . Wir haben die wichtigsten Funktionen zusammengestellt, die Sie bei der Auswahl einer PDF-Software berücksichtigen sollten. Schau mal.

1. Konvertierung in mehrere Formate

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Die erste und wichtigste Funktion, die Sie sich in Ihrer PDF-Software ansehen müssen, ist, ob sie die Konvertierung des PDF-Dokuments in verschiedene andere Formate wie Word, wie Word, Excel, PPT, JPG usw. anbietet.

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Dies liegt daran , dass PDF-Dateien für ihre starre Bearbeitung und flexible Verwendung berüchtigt sind . Unternehmen müssen sich oft auf externe Tools verlassen, um die optimale Nutzung von PDF-Dateien zu extrahieren. Die Verwendung einer Software, die die Konvertierung unterwegs ermöglicht, erleichtert den Arbeitsablauf.

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Mit dem Tool von Smallpdf können Sie ganz einfach PDF in Word konvertieren und das Word-Dokument zurück in PDF, um es an die Verwendung des Dokuments anzupassen. Es erleichtert die gemeinsame Nutzung und Verarbeitung des Dokuments auf verschiedenen Plattformen, da Sie es ändern können, je nachdem, was auf der Plattform akzeptiert wird.

2. Benutzerfreundlichkeit

PDF-Software sind alltägliche Werkzeuge, die den Arbeitsablauf in einem Büro erleichtern. Es müssen keine komplizierten Tools sein, die eine Lernkurve für die Mitarbeiter erfordern. Eine PDF-Software sollte einfach zu bedienen sein, damit jeder das Beste daraus machen kann .

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Ein Benutzer sollte in der Lage sein, Dokumente zu bearbeiten und sie mit Leichtigkeit zu scannen. Suchen Sie nach der OCR-Funktion, dh der optischen Zeichenerkennung, da sie Bilder in Text umwandelt, indem sie den Text im Bild erkennt . Dies hilft dabei, PDFs in bearbeitbare Dokumente zu verwandeln, die unterwegs verarbeitet werden können.

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Beachten Sie außerdem, dass die Softwarelösung Vorlagen bietet, mit denen Sie Ihren Arbeitsprozess beschleunigen können . Wenn Sie Vorlagen zur Auswahl haben, müssen Sie keine Dokumente von Grund auf neu erstellen oder Zeit mit Aspekten wie Design und Layout verbringen.

3. Preis und Lizenzierung

PDF-Softwarelösungen sind in der Regel als SaaS-Produkte erhältlich, d. h. Sie müssen sie auf monatlicher oder jährlicher Abonnementbasis erwerben . Da es sich um ein Tool handelt, das Unternehmen täglich nutzen, entscheiden sie sich oft auch für lebenslange Abonnements.

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Der Preis und die Lizenzierung der PDF-Software spielen eine große Rolle bei Ihrer Kaufentscheidung. Es gibt kostenlose PDF-Software, die grundlegende und manchmal großartige Funktionen bietet. Während andere eine Fülle exklusiver Funktionen zu einem höheren Preis anbieten.

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Welche Lösung Sie wählen, hängt von Ihrem Budget und der Nutzung ab, die Sie für das Tool benötigen. Listen Sie Ihre Bedürfnisse und das Budget auf, das Sie zuweisen können, um die endgültige Entscheidung zu treffen. Wenn die Lösung eine kostenlose Testversion anbietet, nutzen Sie die Gelegenheit, um zu beurteilen, ob das Tool mit Ihrer Arbeitsstruktur kompatibel ist oder nicht.

4. Plattformübergreifende Nutzung

Ein weiteres wichtiges Merkmal, das bei der Auswahl einer PDF-Software zu berücksichtigen ist, ist die Kompatibilität mit Plattformen von Drittanbietern. Eine PDF-Software muss für verschiedene Aufgaben mit anderen Plattformen zusammenarbeiten . Beispielsweise das Zulassen mehrerer Teilnehmer an einem Dokument.

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Ebenso sollte ein PDF-Dokument problemlos von verschiedenen Plattformen aus zugänglich sein . Die Software sollte die Flexibilität bieten, dass PDF-Dokumente von mehreren Parteien gleichzeitig verwendet werden können.

5. Mobilfreundlich

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Rund die Hälfte des weltweiten Web-Traffics stammt von mobilen Geräten. Jeder, von Ihren Mitarbeitern bis hin zu Ihren Mitarbeitern, verwendet wahrscheinlich ein mobiles Gerät, um auf die PDFs zuzugreifen und daran zu arbeiten. Daher ist es wichtig, Ihre Softwarelösung auf mobile Nutzbarkeit zu prüfen.

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Ihre PDFs müssen unterwegs bearbeitet werden können . Dies bedeutet, dass ein Benutzer von seinem mobilen Gerät aus genauso daran arbeiten sollte wie von einem Desktop aus. Dabei wird ein besonderer Fokus auf die Lesbarkeit und Anpassung der Ränder gelegt.

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Mobile Geräte wie Smartphones und Tablets haben kleinere Bildschirme, daher sollte die Software in der Lage sein, die Abmessungen des Dokuments anzupassen, ohne die Lesbarkeit des Textes zu beeinträchtigen . Wenn das Dokument komprimiert wurde, sollte seine Qualität nicht beeinträchtigt werden, wenn es auf einem kleineren Bildschirm geöffnet wird.

6. Eingebaute Sicherheit

Einer der Hauptgründe , warum PDFs zum Standardformat in Unternehmen geworden sind, ist die Sicherheit, die sie bieten . Nicht jeder kann darauf zugreifen oder sie bearbeiten. Sie können problemlos auf der ganzen Welt geteilt werden, ohne den darin enthaltenen Inhalt zu beeinträchtigen.

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Die von Ihnen gewählte PDF-Software muss erstklassige Sicherheit bieten, um die vertraulichen Informationen in Ihren Dokumenten zu schützen. Suchen Sie nach Funktionen wie dem Kennwortschutz, mit dem Sie den Zugriff auf ein Dokument einschränken können .

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Es gibt einzigartige Berechtigungen, mit denen Sie auswählen können, wer ein Dokument lesen oder bearbeiten darf . Mit erweiterten Sicherheitsfunktionen können Sie den Zugriff einschränken oder widerrufen, nachdem ein Dokument für einen Benutzer freigegeben wurde, sodass dieser keinen weiteren Zugriff darauf hat.

7. Kundenbetreuung und Service

Während PDF-Software von Natur aus einfach zu verwendende Softwarelösungen sind, muss Ihr Anbieter dennoch sicherstellen, dass Sie ihr volles Potenzial ausschöpfen können. Achten Sie darauf, dass der Softwareanbieter Sie mit Tutorials und Anleitungen zur Verwendung der Lösung ausstattet .

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Es muss FAQs geben, die Ihnen helfen, einfache Probleme mit Leichtigkeit zu lösen. Darüber hinaus muss es einen sofortigen Kundenservice geben, der bei der Lösung größerer Probleme hilft. Um mehr über die Qualität des Dienstes eines Anbieters zu erfahren, überprüfen Sie dessen Bewertungen und was die Benutzer sagen.

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Es gibt Ihnen eine realistische Vorstellung davon, wie effizient Ihr Anbieter bei der Lösung von Problemen ist. Darüber hinaus können Sie sich jederzeit beim Anbieter selbst nach seinem Kundenservice erkundigen, um sich ein grundlegendes Bild über den Umfang der angebotenen Dienstleistungen zu machen .

8. Cloudbasiert

Cloudbasierte PDF-Softwarelösungen gehören zu den am häufigsten von Unternehmen gewählten. Dies liegt an dem einfachen Grund, dass es sich um leichtgewichtige Lösungen handelt, die recht einfach zu verwenden sind und Zugriff auf .

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Sie möchten nicht, dass Ihr PDF-System schwer oder langsam ist. Darüber hinaus kann ein langsames System mit seiner trägen Verarbeitung Ihren gesamten Betriebsablauf blockieren . Ein Cloud-basiertes System ist schnell, agil und flexibel zu verwenden sowie für die Mehrheit der Benutzer leicht zugänglich.

9. E-Signatur-Integration

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Die eSignatur-Option hat sich als Gebot der Stunde herauskristallisiert, da immer mehr Unternehmen virtuelle Geschäfte betreiben . Sie können einfach keine physischen Dokumente an eine Partei senden und tagelang warten, bis Sie sie mit ihrer Unterschrift zurückerhalten.

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Ihre PDF-Software sollte über ein E-Signatur-Tool verfügen, mit dem Benutzer ein Dokument digital signieren und es in intakter Qualität zurücksenden können . Es trägt dazu bei, Transaktionen zwischen Parteien zu beschleunigen und Prozesse viel effizienter zu gestalten.

10. Automatisierung

Automatisierung ist eine Notwendigkeit für jeden Unternehmensprozess, insbesondere wenn Ihr Unternehmen in großem Umfang tätig ist und Sie täglich eine große Anzahl von Dokumenten verarbeiten müssen . Suchen Sie nach Automatisierungsfunktionen in Ihrer PDF-Software, um die richtige Wahl treffen zu können.

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Automatisierungsfunktionen wie Drag-and-Drop-Tools und Tools zum Suchen und Ersetzen helfen Ihnen, Ihre Aufgabe schneller und einfacher zu erledigen, ohne dass Fehler auftreten. Anmerkungen und Markierungen helfen Ihnen, PDFs schneller zu bearbeiten.

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Dies erleichtert es dem nächsten Benutzer, sie schneller zu verarbeiten, und er weiß sofort, nach welchen Punkten er suchen muss. So können sie diese im Handumdrehen verarbeiten.

Wählen Sie funktionsreiche und flexible PDF-Softwarelösungen, um Ihren täglichen Betrieb zu vereinfachen

PDFs haben sich zu den bevorzugten Dateiformaten für Unternehmensabläufe entwickelt. Die Auswahl der richtigen Softwarelösung für deren Verarbeitung und Verwaltung hilft Ihnen dabei, das Beste aus ihnen herauszuholen und Ihre täglichen Abläufe als Unternehmen zu vereinfachen.

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Achten Sie in Ihrer PDF-Software auf Funktionen wie die Bearbeitung unterwegs und die plattformübergreifende Zusammenarbeit. Es sollte erstklassige Sicherheit bieten und gleichzeitig leicht und für alle Arten von Benutzern einfach zu bedienen sein.

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Teilen Sie uns in den Kommentaren mit, was Ihrer Meinung nach die wichtigste Funktion ist, die eine PDF-Software besitzen sollte, um Ihnen zu helfen, Ihren Betrieb zu vereinfachen.

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