Arbeitsorganisation: 10 Tipps zur Beherrschung der Arbeitsorganisation

Sie fragen sich, was das Geheimnis erfolgreicher Menschen in ihrem Job ist? Natürlich merkt man sofort, dass dies eine ganz individuelle Angelegenheit ist, da jeder Mitarbeiter über ein einzigartiges Set an Hard- und Soft Skills, Persönlichkeit oder Charaktereigenschaften verfügt. Es gibt jedoch ein Element, um das Sie sich kümmern können, um die Leistung Ihrer täglichen Aufgaben zu verbessern und das Erreichen der erwarteten Ergebnisse zu steigern – eine gute Arbeitsorganisation. Wie? Nachfolgend finden Sie unsere Liste mit 10 Organisationstipps, die dies möglich machen können.

Arbeitsorganisation – Inhaltsverzeichnis:

1. Planen Sie Ihre Arbeit
2. Konzentrieren Sie sich jeweils auf ein Ziel (und eine Aufgabe).
3. Denken Sie an regelmäßige Pausen
4. Prioritäten setzen
5. Schätz- und Kontrollzeit
6. Etablieren Sie individuelle Produktivitätszyklen
7. Befreien Sie sich von Ablenkungen
8. Arbeiten Sie mit Kanban-Boards
9. Verwenden Sie Tools, um Ihre Arbeit zu optimieren
10. Grenzen für Kollegen setzen
11. Bessere Arbeitsorganisation – jetzt wissen Sie, was zu tun ist

Planen Sie Ihre Arbeit

Sie können Ihren Zeitplan in einem speziellen Online-Tool organisieren, in einem Online-Notizbuch, traditionell auf Papier (wie es für Sie am besten funktioniert) – Sie können nicht vergessen, Ihre Arbeit zu planen, wenn Sie daran interessiert sind, Ihre Organisation zu verbessern. Das Aufschreiben aller Aufgaben für einen bestimmten Tag oder eine bestimmte Woche ist die Grundlage für die nächsten Schritte, die wir erwähnt haben. Denken Sie jedoch daran, nur 80 % der Zeit bei der Arbeit einzuplanen – den Rest sollten Sie für unvorhergesehene Ereignisse reservieren.

Konzentrieren Sie sich jeweils auf ein Ziel (und eine Aufgabe).

Sie werden nicht alles, was Sie sich vorgenommen haben, auf Anhieb erreichen – genauso wenig, wie Sie es schaffen werden, alle Aufgaben, die Sie sich für den Tag vorgenommen haben, vor dem Nachmittag zu erledigen. Konzentrieren Sie sich auf das, was im Moment am wichtigsten ist, und Sie werden positive Ergebnisse sehen.

Denken Sie an regelmäßige Pausen

Planen Sie Ihre Pausen am besten jeden Tag ungefähr zur gleichen Zeit ein (natürlich möglichst) – so kommt Ihr Körper in einen bestimmten Arbeitsrhythmus und Sie können Ihre Ziele leichter erreichen.

Prioritäten setzen

Welche Aufgabe ist wichtig und dringend, welche zurückzustellen? Nachdem Sie Ihre Arbeit geplant haben, sollten Sie die Reihenfolge festlegen, in der Sie die verschiedenen Verantwortlichkeiten ausführen sollten (die Eisenhower-Matrix hilft Ihnen dabei). Auf diese Weise wissen Sie genau, was zu tun ist und wie Sie reibungslos von einer Aufgabe zur nächsten übergehen, ohne einen Moment zu zögern.

Schätz- und Kontrollzeit

Um Ihre Arbeitszeit optimal zu organisieren, sollten Sie sich auch darauf verlassen, abzuschätzen, wie lange Sie für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe brauchen werden. Auf diese Weise gewinnen Sie die Kontrolle über die Zeit und steigern gleichzeitig Ihre Motivation, sie abzuschließen. Wenn Sie das Tempo Ihrer Aufgaben ständig überprüfen, können Sie wiederum Engpässe vorhersehen und Lehren für die Zukunft ziehen (z. B. in Bezug auf die Tatsache, dass eine bestimmte Art von Aufgabe eine verlängerte Frist erfordert). Diese beiden Maßnahmen verbessern die Arbeitsorganisation erheblich.

Etablieren Sie individuelle Produktivitätszyklen

Zu welchen Zeiten arbeitest du am besten? Zu erfahren, ob Sie morgens, mittags oder nachmittags produktiver sind (und wie diese Tatsache mit Ihren Mahlzeiten bei der Arbeit zusammenhängt), ist der Ausgangspunkt für eine bessere Organisation Ihres Arbeitsalltags. Schließlich ist es am besten, sich die herausforderndsten Aufgaben zu überlassen, wenn Sie am produktivsten sind, damit sie zumindest etwas leichter erledigt werden können. In der Zeit der geringsten Produktivität hingegen sollten Sie automatische und sich wiederholende Aufgaben erledigen, die nicht viel Engagement erfordern. Dieser Ansatz wird Ihnen helfen, das Gefühl verschwendeter Zeit bei der Arbeit loszuwerden.

Befreien Sie sich von Ablenkungen

Denken Sie daran, dass nichts für die Erledigung der täglichen Aufgaben so schlecht funktioniert, wie ständig Ablenkungen aller Art zu erliegen – Social Media checken, Kollegen besuchen oder E-Mails lesen. Warum? Weil es eine Weile dauert, bis wir uns auf die anstehende Aufgabe konzentrieren, und jede Ablenkung dazu führt, dass unsere Konzentration nachlässt und wir wieder von vorne anfangen müssen. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, bestimmte Seiten für die Dauer Ihrer Arbeit zu sperren oder die Pomodoro-Technik (die das Arbeiten in Zyklen unterstützt) anzuwenden, um Ablenkungen zu vermeiden.

Beachten Sie in diesem Zusammenhang auch, dass Sie sowohl im Büro als auch bei der Arbeit zu Hause auf Ablenkungen stoßen – identifizieren Sie, was Sie am häufigsten von Ihrer Arbeit ablenkt, und versuchen Sie dann, diese Probleme zu beseitigen, um Ihren Arbeitsablauf zu verbessern.

Arbeiten Sie mit Kanban-Boards

Die Visualisierung Ihrer To-Do-Aufgaben auf dem Kanban-Board (Spaltenaufteilung ist Do-Doing-Done) verbessert die Kontrolle über Arbeitsabläufe. Darüber hinaus können andere sehen, ob sie Ihre Ressourcen derzeit nutzen können oder ob Sie sich auf eine wichtige Aufgabe konzentrieren und nicht den Raum finden, um zu helfen.

Verwenden Sie Tools, um Ihre Arbeit zu optimieren

Denken Sie an diese Art von Software (z. B. unsere Projektmanagement-Software Firmbee), wenn Sie in einem Team arbeiten und das Bedürfnis verspüren, die Kommunikation zwischen einzelnen Teammitgliedern zu verbessern. Lösungen, die es Ihnen ermöglichen, alle notwendigen Informationen über die ablaufenden Prozesse an einem Ort zu speichern, können die Arbeitsorganisation der Beteiligten sehr schnell und effektiv verbessern. Sie müssen jedoch daran denken, sie entsprechend den Bedürfnissen Ihres Teams auszuwählen (durch Analyse der Problembereiche).

Grenzen für Kollegen setzen

Der letzte Ratschlag ist einer, den nur wenige Leute annehmen wollen, weil man glaubt, dass Sie dadurch das Label „nicht hilfreicher Freund“ bekommen könnten. Trotzdem ist es manchmal besser, den Kollegen zu vermitteln, dass Sie ihnen im Moment nicht helfen werden, als andere energisch zu unterstützen und später mit Verzögerungen bei Ihren Aufgaben konfrontiert zu werden, die Ihnen sowohl schaden können (körperliche und psychische Folgen im Zusammenhang mit Stress und Überstunden) als auch der Organisation (aufgrund verpasster Fristen).

Bessere Arbeitsorganisation – jetzt wissen Sie, was zu tun ist

Sie mögen denken, dass die oben aufgeführten Tipps „trivial“ sind und sicherlich nicht ausreichen, um das Durcheinander in Ihrem Arbeitsleben zu beseitigen. Versuchen Sie jedoch, einige davon in Ihre täglichen Aktivitäten zu integrieren, und Sie werden schnell feststellen, dass die Ergebnisse Ihre Vorhersagen bei weitem übertreffen werden. Natürlich funktionieren nicht alle oben aufgeführten Tipps genau in Ihrer Situation (es kommt immer darauf an, welche Probleme Sie bisher mit der Organisation Ihrer Arbeit hatten), aber sie sind zweifellos ein geeigneter Ausgangspunkt, um über a nachzudenken ändern, durchführen und dann – das Ergebnis genießen.

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Autorin: Caroline Becker

Als Projektmanagerin ist Caroline Expertin darin, neue Methoden zu finden, um die besten Arbeitsabläufe zu gestalten und Prozesse zu optimieren. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und ihre Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, machen sie zur besten Person, um komplizierte Projekte in die Realität umzusetzen.

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