11 Dinge, die organisierte und produktive Menschen jeden Tag tun
Veröffentlicht: 2017-11-05Es gibt einen Grund, warum Menschen, die am ruhigsten und am wenigsten gestresst sind, diejenigen sind, die am meisten erledigen
Wir verwechseln Produktivität oft damit, dass wir jede Sekunde des Tages so schnell wie möglich arbeiten. Wir befürchten, dass die Verlangsamung der Organisation unsere Produktivität beeinträchtigen wird, aber die Fakten sprechen dagegen:
- Der durchschnittliche Büroangestellte verbringt jeden Tag über eine Stunde damit, Dinge zu suchen.
- Der durchschnittliche US-Manager verbringt sechs Wochen pro Jahr damit, unordentliche Schreibtische und unorganisierte Akten nach verlegten Informationen zu durchsuchen.
- 23 % der Erwachsenen sagen, dass sie ihre Rechnungen zu spät bezahlen, weil sie sie verloren haben.
Desorganisation ist kostspielig, sowohl in Bezug auf Geld als auch auf Zeit. Aber wenn Sie sich davon überzeugen können, langsamer zu werden und sich zu organisieren, wird Sie der ROI schockieren.
„Für jede organisierte Minute wird eine Stunde verdient.“ - Benjamin Franklin
Auch wenn die Einschätzung von Benjamin Franklin übertrieben ist, ist Zeitaufwand für die Organisation immer noch eine wertvolle Investition. Experten schätzen, dass jede Stunde Planung und Organisation drei bis vier Stunden Zeit einspart, die sonst verschwendet würden.
Es gibt einen Grund, warum diejenigen, die am ruhigsten und am wenigsten gestresst sind, am meisten erledigen – sie verstehen die Bedeutung der Organisation und haben ihre Gewohnheiten entsprechend angepasst.
Die gute Nachricht ist, dass Sie auch organisierter und produktiver werden können, indem Sie einfach die Gewohnheiten nachahmen, auf die sie sich verlassen.
Sie lassen ihre Schreibtische nicht überladen
Sie denken vielleicht, Sie wüssten genau, wo und in welchem Papierstapel sich ein bestimmtes Dokument befindet. Aber Sie machen sich etwas vor, wenn Sie nicht glauben, dass Sie mit einem sauberen und organisierten Schreibtisch produktiver wären. Allein das Organisieren der Sachen auf Ihrem Schreibtisch hilft Ihnen , sie in Ihrem Kopf zu organisieren. Darüber hinaus haben an der Princeton University durchgeführte Untersuchungen ergeben, dass wir uns umso weniger konzentrieren können, je mehr unser Gehirn von konkurrierenden Reizen auf einem vollgestopften Schreibtisch bombardiert wird. Und das war nicht nur ein subjektiver Beweis; Sie konnten den Unterschied in MRTs der Gehirnaktivität der Probanden sehen.
Sie fassen die Dinge nie zweimal an
Organisierte und produktive Menschen setzen niemals etwas in Warteschleifen, denn Dinge zweimal anzufassen ist eine enorme Zeitverschwendung. Heben Sie keine E‑Mail oder einen Anruf für später auf. Sobald etwas Ihre Aufmerksamkeit erregt, sollten Sie darauf reagieren, es delegieren oder löschen.
Sie reagieren nicht auf E-Mails, sobald sie ankommen
Produktive Menschen lassen nicht zu, dass ihre E‑Mail eine ständige Unterbrechung darstellt. Zusätzlich zum Abrufen ihrer E-Mails nach Zeitplan nutzen sie Funktionen, die Nachrichten nach Absender priorisieren. Sie legen Warnungen für ihre wichtigsten Lieferanten und ihre besten Kunden fest und speichern den Rest, bis sie einen Endpunkt ihrer Arbeit erreichen. Einige Leute richten sogar einen Autoresponder ein, der die Absender wissen lässt, wann sie ihre E-Mails wieder abrufen werden.
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Sie arbeiten mit einer einzigen To-Do-Liste
Erinnern Sie sich an die Zeiten, als die Leute diese teuren, in Leder gebundenen Planer kauften und sie mit einer nach Priorität farbcodierten To-Do-Liste füllten? Das mag jetzt ein bisschen altmodisch erscheinen, aber niemand kann leugnen, dass es effektiv war. Warum waren diese Planer effektiv? Sie erinnerten uns daran, wie wichtig es ist, eine einzige To-Do-Liste zu führen. Wenn Sie alles in einer Liste zusammenfassen, wissen Sie immer, wo Sie suchen müssen, und verschwenden keine Zeit mehr damit, sich daran zu erinnern, welche Liste die benötigten Informationen enthält.
Sie haben ein hohes Maß an Selbstbewusstsein
Hochproduktive und organisierte Menschen haben eine klare Vorstellung davon, wer sie sind. Sie kennen ihre Schwächen und bauen organisatorische Strukturen auf, um sie zu überwinden . Wenn sie dazu neigen, Meetings zu lange laufen zu lassen, stellen sie einen Timer ein. Wenn sie Schwierigkeiten haben, Meetings produktiv zu halten, erstellen sie eine Agenda. Wenn sie morgens vergessen, ihre Voicemail abzurufen, stellen sie eine Erinnerung ein. Die Details spielen keine Rolle; Wichtig ist, dass sie genau überlegen und spezifische Hilfsmittel und Routinen anwenden, die mit ihren organisatorischen Schwächen arbeiten.
Sie nehmen sich Zeit für das Mittagessen
Wir kennen das alle – Sie sind mit gesenktem Kopf beschäftigt, und als Sie aufblicken, ist es schon lange nach der Mittagszeit. Am Ende geht man entweder ohne oder schnappt sich einen Donut oder eine Tüte Chips aus dem Snackautomaten. Beides sind wirklich schlechte Ideen. Der Donut wird Ihnen für etwa 20 Minuten einen Energieschub geben, aber danach wird Ihr Fokus wie ein Stein fallen. Das Auslassen von Mahlzeiten wirkt sich nicht nur auf Ihre Konzentration, Produktivität und Problemlösungsfähigkeiten aus, sondern auch auf Ihre Taille – und nicht so, wie Sie vielleicht erwarten. Untersuchungen der Ohio State University zeigen, dass das Gewicht, das Sie durch das Auslassen von Mahlzeiten verlieren, Muskelgewicht ist, das Sie später als Fett wiedererlangen.
Sie essen Frösche
„Frosch essen“ ist das beste Gegenmittel gegen Aufschieben; Ultraproduktive Menschen beginnen jeden Morgen mit dieser leckeren „Leckerbissen“. Mit anderen Worten, sie erledigen zuerst den am wenigsten appetitlichen und am meisten gefürchteten Punkt auf ihrer To-Do-Liste, bevor sie etwas anderes tun. Danach sind sie frei für die Dinge, die sie begeistern und inspirieren.
Sie räumen am Ende eines jeden Tages auf
Das beste Mittel gegen Unordnung ist, sich am Ende eines jeden Tages etwa 10 Minuten Zeit zu nehmen, um Ihren Schreibtisch zu organisieren. Obwohl wir wissen, dass es am besten ist, Dinge nur einmal anzufassen, haben wir alle schon einmal mitten in einer Aufgabe aufgehört, weil das Telefon klingelte oder jemand vorbeikam, um zu plaudern. Sie können solche Dinge wirklich nicht verhindern, aber Sie können den Tag beenden, indem Sie all die Dinge lösen, die Sie halb fertig gelassen haben .
Sie planen ihre Tage am Vorabend
Organisierte und produktive Menschen gehen jeden Abend mit der Gewissheit zu Bett, was sie am nächsten Tag erreichen werden. Sie bringen ihre Prioritäten in der Nacht zuvor in Ordnung, damit sie, sobald der Tag beginnt, weniger wahrscheinlich von der „Tyrannei des Dringenden“ abgelenkt werden – diesen kleinen Feuern, die auftauchen und ihren wahren Prioritäten im Weg stehen.
Sie nutzen die Technologie voll aus
Es wurde viel darüber gesprochen, wie moderne Technologie den Arbeitstag verlängert, damit wir immer auf der Uhr sind. Das mag zwar stimmen, aber Technologie kann uns auch produktiver machen. Ob es darum geht, einen E-Mail-Filter einzurichten, um Ihren Posteingang frei von Spam zu halten, oder eine App wie Evernote zu verwenden, um die Informationen zu organisieren, die Sie später wieder benötigen, Technologie ist nicht immer schlecht. Richtig eingesetzt, kann es viel Zeit sparen.
Sie ignorieren ihre Schneckenpost nicht
Für diesen greifen wir auf die „Touch it once“-Philosophie zurück. Für die meisten von uns gibt es heutzutage nicht viel Post, auf die wir uns wirklich freuen. Aber das Ignorieren kann zu Problemen führen, insbesondere wenn es um Dinge wie Rechnungen und Steuerbescheide geht. Öffnen Sie es einfach und kümmern Sie sich darum, sobald es ankommt. Andernfalls werden Sie am Ende unter den Sofakissen graben und nach der überfälligen Rechnung suchen.
Alles zusammenbringen
Jede Minute, die Sie damit verbringen, nach etwas zu suchen, das Sie verlegt haben, oder sich daran zu erinnern, was Sie als Nächstes tun sollen, wird Ihrer Produktivität schaden. Das wiederum frisst Ihr Karrierepotenzial. Die gute Nachricht ist, dass es viele Tools gibt, die Sie verwenden können, um organisiert und produktiv zu bleiben, und so können selbst die unorganisiertesten unter uns ein System einrichten, um uns in Schach zu halten.
Über den Autor
Dr. Travis Bradberry ist der preisgekrönte Co-Autor des Bestsellers Nr. 1, Emotional Intelligence 2.0, und Mitbegründer von TalentSmart, dem weltweit führenden Anbieter von Tests und Schulungen zur emotionalen Intelligenz, der mehr als 75 % der Fortune-500-Unternehmen bedient. Seine Bestseller wurden in 25 Sprachen übersetzt und sind in mehr als 150 Ländern erhältlich. Dr. Bradberry hat für Newsweek, BusinessWeek, Fortune, Forbes, Fast Company, Inc., USA Today, The Wall Street Journal, The Washington Post und The Harvard Business Review geschrieben oder wurde von diesen berichtet.