4 Schritte zum Entwerfen und Durchführen einer effektiven Tischübung

Tischübungen, die oft als TTX oder TTE abgekürzt werden, sind eine spezielle Form der Vorbereitung auf eine Krise. Es hebt sich von anderen Risikomanagementansätzen durch sein charakteristischstes Merkmal ab – eine stressfreie Atmosphäre. Dabei bespricht das Team in Form einer moderierten Gruppendiskussion individuelle Maßnahmenumfänge, die Rollen einzelner Teammitglieder sowie mögliche Szenarien.

Dies alles geschieht durch Sprechen, Teilen und Finden von Lösungen, und nicht, wie bei Feldübungen, durch Handeln oder Handeln. In einer solchen Form kommt es darauf an, zu lernen und zu sehen, ob sich die theoretischen Bestimmungen auf tatsächliche Notfälle übertragen lassen. In diesem Artikel erfahren Sie, welchen Wert Tischübungen für eine Organisation haben können, wann sich die Durchführung lohnt und wie man sie richtig durchführt.

Grundregeln für die Durchführung einer Tischübung

Bei einer Tischübung handelt es sich um eine Besprechung, die darauf abzielt, im Notfall zu befolgende Vorgehensweisen und zu ergreifende Maßnahmen zu entwerfen. Abhängig von der Art der Organisation kann es darum gehen, Möglichkeiten zur Reaktion auf einen Cyberangriff, eine Naturkatastrophe wie ein Erdbeben oder einen plötzlichen Terroranschlag zu skizzieren. Es könnte auch einen eher lockeren Rahmen haben, etwa herauszufinden, wie mit dem Verlust wichtiger Teammitglieder oder dem plötzlichen Auftauchen eines Konkurrenten auf dem Markt umgegangen werden soll.

Unabhängig vom Grad des Notfalls haben Tabletop-Übungen eines gemeinsam: ein vorgefertigtes Szenario mit konkreten zu ergreifenden Maßnahmen und deren Verlauf. Ohne das Szenario macht die Durchführung eines TXT keinen Sinn. Denn der Hauptzweck dieser Übungen besteht darin, zu überprüfen, ob die in der Organisation geltenden theoretischen Bestimmungen in der Realität widergespiegelt werden und ob Änderungen vorgenommen werden müssen. Wenn Ihre Organisation also keinen definierten Aktionsplan für den Notfall hat, sollte der erste Schritt darin bestehen, ein solches Szenario zu schreiben.

Die Übungen finden in einer entspannten Umgebung statt, damit alle Teammitglieder ihre Rollen frei definieren und auf bestimmte Situationen reagieren und beunruhigende Themen ohne Angst oder Scham besprechen können. Dabei geht es nicht um Konkurrenz und das Testen der Belastbarkeit der Mitarbeiter, sondern um das Lernen und Arbeiten im Team.

Welchen Nutzen bringt die Durchführung einer Tischübung?

Die Durchführung einer Tischübung ist nicht so zeitaufwändig wie eine Feldübung, erfordert aber dennoch Zeitaufwand und die Einberufung einzelner Teammitglieder. Sie müssen einige Ressourcen bereitstellen, aber im Gegenzug erhalten Sie viele Vorteile nicht nur für die Organisation, sondern auch für die Teammitglieder.

Der Wert, den TXT für die Organisation bringen kann

• Die Überprüfung von Verfahren während eines ungezwungenen Treffens ist weitaus besser als „Live“-Tests während einer Krise
• Möglichkeit, Regeln zu verfeinern, Lücken zu schließen und Korrekturmaßnahmen umzusetzen
• Möglichkeit zur Verbesserung der Notfallreaktionstechniken
• Stärken Sie die Bindungen zwischen den einzelnen Teammitgliedern
• Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter die theoretischen Bestimmungen der Protokolle kennen und befolgen

Der Wert, den TXT den Teammitgliedern bieten kann

• Gelegenheit, Ihre Rolle in einem lockeren Format durchzuarbeiten
• Bessere Voraussetzungen für die Erinnerung an die nächsten Schritte zur Bewältigung einer bestimmten Situation
• Möglichkeit, Fragen zu stellen und Ihr Wissen zu erweitern
• Das Durchführen von Szenarien und Tests erleichtert die Entwicklung von Vorschlägen für Änderungen oder Verbesserungen einzelner Datensätze

Wie führt man eine Tischübung durch?

1. Identifizieren Sie den Zweck der Durchführung einer Tischübung

Die Planung einer Tischübung sollte damit beginnen, das Ziel zu definieren, das Sie nach der Durchführung erreichen möchten, und wie Sie die erzielten Ergebnisse anwenden möchten. Für einige wird es vor allem darum gehen, diejenigen Teammitglieder zu schulen, die zuvor die Gelegenheit verpasst haben, die verschiedenen Bestimmungen in den Plänen zu analysieren. Andere werden darin eine Chance finden, zu beurteilen, ob sich die theoretischen Prinzipien in der Realität widerspiegeln. Was auch immer Ihr Hauptanreiz für die Durchführung solcher Übungen sein mag, sie bringen mit Sicherheit weitaus mehr Vorteile mit sich, als Sie planen.

2. Benennen Sie die beteiligten Personen und definieren Sie ihre Rolle bei der Übung

Obwohl die Tischübung statisch ist und in Form eines lockeren Gruppengesprächs durchgeführt wird, sind dennoch bestimmte Regeln zu beachten. Sie müssen die Personen benennen, die an der Übung teilnehmen, und ihnen bestimmte Rollen zuweisen. Andere Personen können das Szenario beobachten und verfolgen, sollten sich aber, um Chaos zu vermeiden, während der Übung selbst nicht aktiv beteiligen. Beobachter können auch ihre Standpunkte äußern, was bei der Auswertung und Dokumentation der Übung nützlich sein kann. Daher lohnt es sich, direkt nach dem TXT einen Termin zu vereinbaren, um Fragen zu stellen und Vorschläge zu machen.

Ein entscheidendes Element des gesamten Vorhabens ist die Ernennung des richtigen Leiters/Moderators. Sie können sich für jemanden aus Ihrem Team entscheiden oder einen Profi für diese Aufgabe engagieren. In jedem Fall sollte es jemand sein, der nicht nur das Szenario und die Unternehmensregeln sowie die Aufgaben der einzelnen Teammitglieder sehr gut kennt, sondern auch über die spezifischen zwischenmenschlichen Qualitäten verfügt, um die Übung richtig durchzuführen.



Der Moderator sollte wissen und sorgfältig entscheiden, wann er der Gruppe folgt und wann er sie leitet. Das wichtigste Kapital, das man haben sollte, ist auch die Fähigkeit, angenehme Bedingungen für kreative Diskussionen zu schaffen und die Debatte zu leiten, um sie auf den Punkt zu bringen. Ein etablierter Tischübungsleiter wird die Gruppe spüren und ein gesundes Gleichgewicht zwischen Lockerheit und starren Regeln wahren.

3. Identifizieren Sie ein bestimmtes Szenario

Das Szenario sollte auf die potenzielle Bedrohung reagieren, die für die Organisation am realsten ist. Viel hängt von der Art des Unternehmens ab, aber auch vom Standort des Hauptsitzes. Ein solcher Aktionsplan kann sich auf das Auftreten eines Hurrikans oder eines anderen Elements beziehen, aber auch die nächsten Schritte für den Umgang mit einem massiven Hackerangriff festlegen.

Unabhängig davon, was Ihr Ziel ist, sollte das Szenario eine einigermaßen realistische Situation detailliert definieren und beschreiben. Es muss Fragen an Einzelpersonen enthalten, um sie in die richtige Einstellung zu versetzen und zu überprüfen, ob sie die richtigen Entscheidungen treffen. Denn jedes Teammitglied muss wissen, an wen es sich im Krisenfall wenden kann, welche Maßnahmen notwendig sind und welche verbleibenden Ressourcen es zu priorisieren und zu schützen gilt. Sie müssen sich vor dem geplanten Meeting mit dem allgemeinen Szenario vertraut machen, damit sie sich gut darauf vorbereiten können.

Das Szenario muss ein bestimmtes Skript enthalten, dennoch lohnt es sich, hier auf eine gewisse Flexibilität zu setzen. Vielleicht ändern sich im Laufe der Diskussion weitere Punkte und die Herangehensweise der Teammitglieder wirft ein neues Licht auf die Gesamtsituation. In einem solchen Fall ist es für den Leiter am besten, die Diskussion nicht zu unterbrechen, sondern ihr freien Lauf zu lassen und leicht vom ursprünglichen Drehbuch abzuweichen, um ein besseres, verbessertes Drehbuch zu erarbeiten.

4. Denken Sie an die abschließende Analyse

Durch die Übungen verstehen die Teammitglieder ihre Rollen und testen, ob sie die verschiedenen Maßnahmen kennen, um im Notfall richtig reagieren zu können. Der wahre Wert der Tischübung ergibt sich jedoch aus der Analyse dieser Diskussion und liegt in der Möglichkeit, Verbesserungen vorzunehmen und bereits bestehende Lösungen zu verbessern. Deshalb ist es ebenso wichtig, das gesamte Geschehen nach der Übung zu analysieren und darauf aufbauend einen Bericht zu erstellen. Diese Informationen können den Notfallplan verbessern und die darin enthaltenen Lücken überprüfen.

Ist Tabletop immer die richtige Lösung?

Natürlich hat jeder Ansatz zum Risikomanagement und zur Notfallvorsorge seine Vor- und Nachteile. Die Ergebnisse, die sie liefern, werden von mehreren neuen Variablen, Umgebungen, Umständen und Menschen geprägt. Das Gleiche gilt auch für die Tischübung. Unbestreitbar ermöglicht Ihnen diese Übung, die bestehenden Richtlinien zu testen und die Umgebung und die Menschen zu bewerten. Außerdem können Sie sich über die Vorschläge anderer Teammitglieder informieren.

Es ist auch eine großartige Gelegenheit zum Lernen und Fragen stellen, die nicht viele Ressourcen erfordert und nicht zu arbeitsintensiv ist. Darüber hinaus können solche Übungen auch aus der Ferne durchgeführt werden, sodass sie gut für Organisationen mit unterschiedlichen Standorten auf der ganzen Welt geeignet sind.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass diese Methode eine ideale Lösung ist, sie hat auch ihre Nachteile. Erstens werden eine entspannte Atmosphäre und theoretische Gespräche niemals die Realität widerspiegeln, bei der selbst gut vorbereitete Mitarbeiter scheitern können, da Stress und die Notwendigkeit, schnell zu handeln, hinzukommen. Während einer Tischübung können Sie überprüfen, ob jeder seine Rolle kennt, aber Sie werden nicht immer alle Mängel im Plan erkennen. Einige von ihnen tauchen nur in realen Situationen auf, nicht in theoretischen Diskussionen.

Wenn Ihnen unsere Inhalte gefallen, treten Sie unserer fleißigen Bienen-Community auf Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest und TikTok bei.

Autorin: Caroline Becker

Als Projektmanagerin ist Caroline eine Expertin darin, neue Methoden zu finden, um die besten Arbeitsabläufe zu gestalten und Prozesse zu optimieren. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und die Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, machen sie zur besten Person, um komplizierte Projekte in die Realität umzusetzen.

Alle Beiträge anzeigen