5 häufige Rechnungsfehler

Fehler sind unvermeidlich. Bei der Ausstellung von Rechnungen passieren sie in der Regel hin und wieder. Welche Rechnungsfehler sind die häufigsten? Wie lassen sich Rechnungsfehler vermeiden? Welche Folgen können sie haben? Wenn Sie die Antworten auf diese Fragen wissen möchten, lesen Sie unseren Artikel über 5 häufige Fehler bei der Rechnungsstellung.

5 häufige Rechnungsfehler – Inhaltsverzeichnis

1. Falsche Rechnungsnummer
2. Falsche Kontrahentendaten
3. Keine Angaben zur Zahlungsweise
4. Falsche Beschreibung von Waren oder Dienstleistungen
5. Abrechnungsfehler
6. Zusammenfassung

Falsche Rechnungsnummer

Jede Rechnung muss eine eindeutige Nummer haben. Das ist etwas Offensichtliches, aber in manchen Situationen ist es einfach, diese Rechnungsfehler zu machen. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie zur Rechnungsstellung Programme wie Word oder Excel oder deren Äquivalente verwenden. Auf den ersten Blick mag es so aussehen, als würde dies Ihre Rechnungsstellung erleichtern. In solchen Programmen können Sie fertige Rechnungsvorlagen erstellen, in denen Sie bei der Ausstellung von Folgedokumenten nur noch Daten ändern müssen. Aber diese Lösung hat einen großen Nachteil.

Das Überschreiben nachfolgender Dateien kann dazu führen, dass Sie sich in der Nummerierung verlieren. Auch das Speichern von Rechnungen als aufeinanderfolgende Seiten in einem Word-Dokument oder aufeinanderfolgende Blätter in Excel kann zu Ungenauigkeiten führen.

Was sind die häufigsten Rechnungsfehler bei der Rechnungsnummerierung? Es gibt zwei Arten: doppelte Rechnungsnummern und Lücken in der Nummerierung. Beide Abrechnungsfehler können unangenehme Folgen haben, wenn sie vom Finanzamt geprüft werden. Eine lückenhafte Nummerierung kann darauf hindeuten, dass nicht alle ausgestellten Rechnungen in die Steuerberechnung einbezogen werden. Lücken in der Nummerierung geben Anlass zu ernsthaften Zweifeln, selbst wenn sie zufällig sind und nicht dazu dienen, die Steuerbehörden irrezuführen.

Auch die zweite Fehlerart, dh zwei oder mehr Rechnungen mit gleicher Nummer, aber unterschiedlichem Inhalt, können darauf hindeuten, dass sie absichtlich so ausgestellt wurden, um Steuern zu vermeiden. In diesem Fall kann es auch zu Problemen beim Buchen solcher Rechnungen kommen, da die Buchhaltungssoftware möglicherweise nicht zulässt, dass Sie zwei oder mehr Belege mit derselben Nummer eingeben.

Das Korrigieren solcher Versäumnisse ist möglicherweise nicht einfach, insbesondere wenn Sie solche fehlerhaften Rechnungen bereits an Ihre Kunden gesendet und erst später festgestellt haben, dass Sie die falsche Nummerierung hatten. Sie sind für Ihre Auftragnehmer nicht von Bedeutung, da sie die korrekte Nummerierung Ihrer Rechnungen nicht überprüfen. Daher können sie solche Rechnungen problemlos bezahlen. Aber im Falle einer Betriebsprüfung können Sie dafür bestraft werden. Deshalb ist es besser, sie zu verhindern, indem Sie zum Beispiel ein Rechnungsprogramm oder eine App verwenden, bei der die Nummerierung automatisch vergeben wird. So vermeiden Sie Rechnungsfehler und können sicher sein, dass Sie keine Rechnungen mit falschen Nummern ausgestellt haben.

Falsche Kontrahentendaten

Wir sind auch nur Menschen und uns allen passieren von Zeit zu Zeit Fehltritte. Es könnte sich um einen Tippfehler im Namen des Unternehmens handeln, das Sie in Rechnung gestellt haben, oder um eine falsche Schreibweise des Namens Ihres Kunden. Typisch ist auch die falsche Anschrift des Auftragnehmers. In so einem Fall kann es zu diversen Fehlern kommen: falsche Hausnummer, falsche Postleitzahl, falscher Straßenname oder gar eine falsch geschriebene Stadt des Firmensitzes. Es kann auch vorkommen, dass Sie die falsche Steueridentifikationsnummer Ihres Kunden auf die Rechnung schreiben.

Es scheint, dass dies nur Kleinigkeiten sind. Aber niemand mag es, wenn sein Name oder Nachname Rechtschreibfehler enthält. Außerdem können sie zu steuerlichen Konsequenzen führen. Fehlerhafte Daten des Auftragnehmers können dazu führen, dass er eine solche Rechnung nicht als Kosten seines Unternehmens anerkennen kann. In einem solchen Fall ist eine Berichtigung der Daten erforderlich. Dadurch verlängert sich die Wartezeit auf die Zahlung einer solchen Rechnung, da Ihr Kunde die Zahlung zurückhalten kann, bis er das Dokument mit den korrekten Daten erhält.

Eine andere Art von Fehler ist das Ausstellen einer Rechnung an die Daten eines völlig anderen Empfängers. Dies kann insbesondere passieren, wenn Rechnungen manuell erstellt werden, indem Daten in einer Datei überschrieben werden. In diesem Fall werden die korrekten Mengen verkaufter Waren oder Dienstleistungen auf der Rechnung aufgeführt, die Empfängerdaten bleiben jedoch von der vorherigen Rechnung erhalten.

Dieser Fehler kann dazu führen, dass Sie eine solche Rechnung an den falschen Empfänger senden, der die darauf aufgeführten Artikel nicht bei Ihnen gekauft hat. Sie können es auch an einen Auftragnehmer senden, der bei Ihnen gekauft hat, aber die Informationen des Empfängers auf dieser Rechnung sind falsch. Solange Sie diese nicht korrigieren, können Sie sicherlich nicht damit rechnen, eine solche Rechnung bezahlt zu bekommen.

Wie kann man sie vermeiden? Hier kann Ihnen ein Rechnungsprogramm helfen. Sie können damit eine Datenbank Ihrer Kunden erstellen. Sie müssen ihre Daten nur einmal prüfen, um später einwandfrei abrechnen zu können. Einige Programme ermöglichen es Ihnen, Firmendaten aus Behördenunterlagen herunterzuladen, um diese Fehler bei der Rechnungsstellung zu vermeiden.

Keine Angaben zur Zahlungsweise

Jeder hat gerne Geld auf sein Konto eingezahlt. Aber ein Mangel an Informationen zur Zahlungsweise kann es unmöglich machen, eine Rechnung zu bezahlen.

Hier können eine Vielzahl von Fehlern auftreten, von der fehlenden Bankkontonummer über eine falsche Kontonummer bis hin zur Unwissenheit, wann und wie eine Rechnung zu bezahlen ist. Ungenauigkeiten können hier vielfältige Folgen haben. Das Versäumen des Fälligkeitsdatums führt wahrscheinlich dazu, dass der Kunde Ihnen die Rechnung innerhalb der gesetzlichen Frist bezahlt. Aber eine falsche Kontonummer oder sogar das Fehlen einer Kontonummer führt dazu, dass der Auftragnehmer Sie nicht bezahlen kann. Nur wenn Sie diese Daten korrigieren oder vervollständigen, können Sie mit der Zahlung der Rechnung rechnen.

Falsche Beschreibung von Waren oder Dienstleistungen

Rechnungen müssen genaue Beschreibungen der verkauften Waren und Dienstleistungen enthalten. Während bei Waren Fehler weitaus seltener vorkommen, kann eine gute Beschreibung von Dienstleistungen viele Probleme verursachen. Ihr Kunde darf nicht daran zweifeln, dass er für das bezahlt, was er bestellt hat. Deshalb müssen die Daten auf der Rechnung mit den Daten auf der Bestellung übereinstimmen.

Abhängig von den Verfahren Ihrer Auftragnehmer benötigen einige möglicherweise detailliertere Beschreibungen der von Ihnen erbrachten Dienstleistungen, während andere dies möglicherweise nicht tun. Trotzdem ist es eine gute Idee, auf Genauigkeit zu achten, damit Sie später keine Probleme haben, Zahlungen zu erhalten. Eine fehlerhafte Beschreibung muss korrigiert werden, was wahrscheinlich einige Zeit in Anspruch nehmen wird. Infolgedessen erhalten Sie die Zahlung für eine solche Rechnung möglicherweise später als erwartet. Eine Lösung für dieses Problem kann darin bestehen , einen Katalog der verkauften Waren und genaue Beschreibungen der einzelnen Dienstleistungen zu erstellen . Auf diese Weise haben Sie immer klare und lesbare Beschreibungen Ihres Angebots auf der Rechnung.

Abrechnungsfehler

Eine Rechnung darf keine Buchungsfehler enthalten, aber diese Situationen können vorkommen. Es gibt mehrere Orte, an denen sie am häufigsten auftreten. Diese beinhalten den zu zahlenden Gesamtbetrag. Es kann falsch addiert werden, wodurch die Rechnung entweder unter- oder überbewertet wird. Keine dieser Optionen ist vorteilhaft. Wieso den? Denn das wirft ein schlechtes Licht auf den Rechnungssteller.

Es kann vorkommen, dass der Kunde nicht sorgfältig prüft, ob das von Ihnen ausgestellte Dokument keine Buchungsfehler enthält und eine solche Rechnung bezahlt. Infolgedessen erhalten Sie möglicherweise zu wenig oder zu viel Geld. Im ersten Fall müssen Sie den Kunden um eine Nachzahlung bitten, was Sie möglicherweise in ein schlechtes Licht rücken kann. Im zweiten Fall kann der Kunde eine Rückerstattung der Überzahlung verlangen, was sich negativ auf den Ruf Ihres Unternehmens auswirken könnte. In beiden Fällen kann eine solche Rechnung durch eine Betriebsprüfung angefochten werden, daher ist es besser, dies zu vermeiden.

Ein weiterer Ort, an dem Buchungsfehler auf einer Rechnung auftreten, ist die Berechnung des Verkaufswerts der Waren. In diesem Fall kann ein Fehler bei der Multiplikation der Anzahl der Warenstücke und des Preises für ein einzelnes Stück auftreten. Dies geschieht meistens, wenn Berechnungen manuell durchgeführt werden. Auch bei der Berechnung des Mehrwertsteuerwertes kann ein Fehler auftreten. Der Einsatz eines Rechnungsprogramms hilft Ihnen, solche Abrechnungsfehler zu vermeiden, da die Berechnungen dort automatisch vorgenommen werden.

Rechnungsfehler – Zusammenfassung

Rechnungsfehler passieren jedem. Sie sollten sich jedoch darüber im Klaren sein, dass sie rechtliche Konsequenzen haben können. Rechnungsfehler tragen ebenfalls zu Zahlungsverzögerungen bei und können sich negativ auf die Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens auswirken. Eine der Lösungen ist die Verwendung dedizierter Rechnungsplattformen, die viele Prozesse automatisieren und es Ihnen gleichzeitig ermöglichen, grundlegende Fehler zu vermeiden.

Lesen Sie auch: Was sollte eine Rechnung beinhalten? – 12 wesentliche Elemente

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Autor: Andy Nichols

Ein Problemlöser mit 5 verschiedenen Graden und unendlichen Motivationsreserven. Das macht ihn zu einem perfekten Business Owner & Manager. Bei der Suche nach Mitarbeitern und Partnern schätzt er Offenheit und Neugier auf die Welt am meisten.

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