5 Must Haves für die Schaffung eines rockigen virtuellen Arbeitsplatzes

Ich arbeite in einem Schlafzimmer (na ja … es gibt kein Bett oder gar eine Couch – es ist ein Schlafzimmer, das in ein Büro umgewandelt wurde, also muss ich tatsächlich das Büro verlassen, um ein Nickerchen am Nachmittag einzulegen).

PMG ist ein vollständig virtueller Arbeitsplatz , sodass unsere 19 Mitarbeiter ausschließlich von zu Hause aus arbeiten. Wir haben keine Büroräume. Und wir haben dafür gesorgt, dass es seit 10 Jahren funktioniert, und unser Team schätzt das Arrangement auf jeden Fall. Wir wissen auch, dass wir nicht allein sind – da viele andere kleine und mittelständische Unternehmen virtuelle Arbeitsplätze betreiben, und eine wachsende Zahl größerer Unternehmen die Idee der Telearbeit oder einer hybriden Situation, in der Mitarbeiter während des Jahres mindestens ein paar Tage von zu Hause aus arbeiten, annehmen Woche.

Die National Study of Employers des Families and Work Institute aus dem Jahr 2014 berichtete, dass die Zahl der Arbeitgeber, die zumindest einigen ihrer Mitarbeiter gelegentlich von zu Hause aus arbeiten konnten, seit der letzten Studie aus dem Jahr 2009 um 17 % und um 15 % gestiegen ist in der Zahl der Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitern erlaubten, regelmäßig von zu Hause aus zu arbeiten.

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen von Zeit zu Zeit oder jeden Tag ein virtueller Arbeitsplatz ist, ist es wichtig zu verstehen, dass diese Einstellungen besondere Aufmerksamkeit erfordern. Unsere Kollegin und Freundin Nancy Settle-Murphy widmet ihr gesamtes Unternehmen der Unterstützung von Unternehmen bei der erfolgreichen Verwaltung virtueller Teams und ihre Kundenliste umfasst Namen wie Procter & Gamble, IBM und Partners Healthcare – es ist also klar, dass es sich lohnt, dies zur Kenntnis zu nehmen! Nancy wurde kürzlich auch von Sue Shellanbarger vom Wall Street Journal wegen eines ihrer Artikel über Arbeit und Familie kontaktiert. (Hinweis: Nur WSJ-Abonnenten sehen den vollständigen Artikel.)

Zu den wichtigsten Vorteilen eines erfolgreichen virtuellen Arbeitsplatzes gehören:

• Gewinnen und Halten von Top-Talenten
• Schaffung einer Kultur, die die Work-Life-Balance wirklich anerkennt
• Weniger Overhead und größere Skalierbarkeit, ohne die Bürofläche und die damit verbundenen Kosten erweitern zu müssen
• Höhere Produktivität von Einzelpersonen und Teams

Natürlich ist virtuelles Arbeiten nicht ohne potenzielle Fallstricke, sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer. Bei Bewerbungsgesprächen weisen wir immer wieder darauf hin, dass ein virtueller Arbeitsplatz nicht jedermanns Sache ist.

Zu den häufigeren Herausforderungen, die beim virtuellen Arbeiten auftreten können, gehören:

• Ein Gefühl der Isolation, besonders für Extrovertierte, die von anderen mit Energie versorgt werden
• Gefühl der geringeren Kontrolle für Manager, die ihre Teams gerne physisch anwesend haben.
• Weniger Möglichkeiten, am Puls des Geschäfts zu bleiben (es gibt keinen physischen Wasserkühler, Pausenraum oder Kabinengespräche).
• Fehlende Kommunikation über Projekte.
• Ablenkungen und verschwommene Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben. Sie haben vielleicht das Gefühl, nie von Ihrem Job weg zu sein, oder im Gegensatz dazu haben Sie nie das Gefühl, sich voll und ganz auf die Arbeit konzentrieren zu können.

Nachdem wir über 15 Jahre lang einen virtuellen Arbeitsplatz betrieben haben, haben wir das Gefühl, eine Menge gelernt zu haben – und wir haben ein solides Gespür dafür, was diese Art von Unternehmen braucht, um sowohl die Vorteile zu nutzen als auch die Fallstricke zu vermeiden. Wir haben sogar einen 2015 Stevie Award für den besten von Frauen geführten Arbeitsplatz gewonnen, auf den wir ziemlich stolz sind, insbesondere da alle unsere Mitarbeiter zu unserer Nominierung beigetragen haben!

Hier sind die fünf Must-haves, die ein Unternehmen braucht, um einen großartigen virtuellen Arbeitsplatz zu schaffen:

1. Technologie

Kommunikation und Zusammenarbeit sind entscheidend, wenn Teams teilweise oder vollständig virtuell sind, daher müssen Ihre technischen Tools erstklassig sein. Glücklicherweise sind einige großartige verfügbar – von Trello bis Dropbox, Zoom bis Slack.

Die richtigen Technologie-Tools sorgen dafür, dass Ihre Teammitglieder in Kontakt bleiben, Projekte reibungslos laufen und alle Dokumente und Informationen schnell zugänglich sind. Sie können Managern helfen, Feedback zu sammeln und das Geschäft im Auge zu behalten. Sie können auch dazu beitragen, eine starke Unternehmenskultur zu unterstützen – ja, das ist in einem virtuellen Arbeitsplatz möglich (und wichtig!), auch wenn Menschen nicht Seite an Seite arbeiten.

2. Vertrauen

Wenn ein Manager oder Geschäftsinhaber seinen Mitarbeitern nicht vertrauen kann, ihre Arbeit aus der Ferne zu erledigen, wird ein virtueller Arbeitsplatz scheitern. Es muss ein vollständiges Buy-In von der Spitze der Organisation geben, das ein flexibles Arbeitsumfeld unterstützt.

Bei PMG teilen wir unseren Stellenbewerbern mit, dass wir Fachkräfte einstellen, die kein Mikromanagement benötigen, weil sie bestrebt sind, in ihren Positionen Spitzenleistungen zu erbringen. Wir müssen nicht zu jedem Zeitpunkt des Arbeitstages wissen, wo sich unsere Teammitglieder aufhalten.

Jetzt haben wir auch gelernt, dass die normalen Arbeitszeiten eingehalten werden müssen – wir möchten niemanden einstellen, der jeden Tag von 23 bis 7 Uhr oder nur am Wochenende arbeiten möchte, da dies keine vernünftige Kundeneinteilung zulässt Sitzungen usw.

Es müssen auch spezifische Erwartungen an die Mitarbeiter hinsichtlich ihrer Rolle im Unternehmen, der Arbeit, die sie besitzen, und der Art und Weise, wie Leistung gemessen wird, gestellt werden. Wenn diese Informationen für alle Beteiligten klar sind, dann sind die logistischen Details, wie sie ihre Arbeit erledigen, weniger wichtig.

3. Zeitmanagement

Virtuelles Arbeiten ist nicht für jeden geeignet. Manche Menschen finden es zu schwierig, Arbeit und Privatleben zu trennen, und werden folglich während des Arbeitstages vom Privatleben abgelenkt und umgekehrt. Wenn Sie Ihrem Team helfen, sich selbst Grenzen zu setzen, damit sie sich während ihrer Arbeitszeit produktiv konzentrieren und dann abschalten können, damit sie ein reichhaltiges Privatleben haben können, wird der Erfolg Ihres virtuellen Arbeitsplatzes gesteigert und dazu beigetragen, großartige Mitarbeiter zu halten.

Ein eigener Arbeitsplatz zu Hause ist ebenso wichtig wie der Zugang zu den richtigen Technologien und Tools. Hilfreich ist auch die Erstellung eines Plans für den Arbeitstag und die Woche insgesamt. Einige unserer Teammitglieder finden es hilfreich, eine virtuelle „Beschäftigt“- oder „Nicht im Büro“-Nachricht zu platzieren, wenn sie konzentrierte Zeit zum Schreiben, Entwerfen, Analysieren oder für andere konzentrierte Arbeiten benötigen. Ich habe sie auch ermutigt, in ihrem Skype-Status zu vermerken, ob sie tagsüber „Bürozeiten“ haben, damit ihre Teamkollegen wissen, wann sie für ein schnelles Brainstorming oder einfach nur eine virtuelle Pause zum Plaudern einlegen können.

4. Reisebudget

Es ist absolut möglich, an einem vollständig virtuellen Arbeitsplatz eine großartige Kultur zu schaffen und eine hohe Produktivität zu erreichen. Aber es führt kein Weg daran vorbei, dass Facetime stattfinden muss, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Sie benötigen ein Reisebudget, um Menschen zusammenzubringen, entweder für ein halbjährliches oder vierteljährliches Firmentreffen, da diese Live-Events dazu beitragen, noch stärkere Verbindungen aufzubauen.

Wir haben gelernt, dass es am erfolgreichsten ist, wenn Sie investieren, um alle zusammenzubringen, wenn Sie Zeit für das Geschäftliche und das Soziale einplanen. Planen Sie eine solide Tagesordnung für Ihre Arbeitszeit und planen Sie dann etwas Zeit für ein ungezwungenes Abendessen oder einen Ausflug ein, bei dem Kollegen Sie besuchen und sich treffen können.

5. Zusammengehörigkeitsgefühl

Auch wenn Ihre Mitarbeiter nicht den ganzen Tag zusammen sind und sich nur wenige Male im Jahr sehen, können sie dennoch ein tolles Zusammengehörigkeitsgefühl genießen und als Team gut funktionieren. Die oben genannten Tipps werden sehr helfen – ihnen zu vertrauen, die richtige Technologie bereitzustellen und ihnen Zeit zu geben, starke Verbindungen aufzubauen.

Es ist auch gut, und wir haben gerade damit begonnen, für Team-Calls und virtuelle Meetings so viel wie möglich Video zu verwenden. Wir alle werden Opfer von Multitasking, wenn wir in einer Telefonkonferenz sind, aber dies ist viel schwieriger, wenn Sie vor der Kamera stehen. Außerdem wird Ihr Team viel stärkere Verbindungen herstellen, wenn sie sich sehen können.

Wir haben auch festgestellt, dass das Feiern von Erfolgen per E-Mail oder während Meetings eine großartige Möglichkeit ist, all die guten Dinge hervorzuheben, die im Unternehmen passieren. Wir lieben es, Teammitglieder zu grüßen, die einen schönen Gewinn erzielt haben, und sie wissen die Anerkennung zu schätzen. Wir reservieren auch Zeit für Account-Teams, um virtuelle Brainstormings zu Kundenprojekten zu planen oder eine Fallstudie zu teilen, von der ein anderes Team profitieren könnte.

Der regelmäßige Austausch von Unternehmensnachrichten und -informationen ist ebenfalls wertvoll, um allen zu helfen, sich daran zu erinnern, dass sie Teil von etwas Größerem sind, selbst wenn sie sich im Home Office abmühen.

Mit der richtigen Technologie, unerschütterlichem Vertrauen in Ihre Mitarbeiter, einem Engagement für Zeitmanagement, regelmäßigen Reisen für Live-Meetings und einem Sinn für Team und Gesamtbild wird Ihr virtueller Arbeitsplatz gedeihen.