Der einfache Leitfaden zum Verständnis der Phasen des Projektmanagement-Lebenszyklus

Ob Sie Ihr Projekt von Anfang bis Ende auf Kurs halten und gleichzeitig den Missbrauch von Ressourcen, Zeit und Geld verhindern, hängt davon ab, wie gut Sie die Phasen des Projektlebenszyklus verwalten.

Je nach Art des Projekts und seinen Anforderungen kann sich die Anzahl der Phasen des Projektmanagement-Lebenszyklus ändern; aber in diesem Beitrag werden wir alle fünf besprechen und die Schritte, die Sie bei jedem befolgen sollten.

Was ist der Projektlebenszyklus?

Der Projektlebenszyklus ist ein Prozess, den Projektmanager durchlaufen, wenn sie ein Projekt abschließen. Es umfasst eine Abfolge von Phasen, die ein Projekt von seiner Initiierung bis zum Abschluss durchläuft.

Was sind die fünf Phasen des Projektlebenszyklus?

Die Aufteilung von Projekten in mehrere Phasen macht es tatsächlich einfacher, sie zu verwalten und zu kontrollieren und an der Verbesserung ihrer Qualität zu arbeiten.

Projektinitiierung

Die erste Phase der Initiierung legt den Grundstein für die nächsten Phasen des Projektmanagements. Hier definieren Sie das Projekt auf breiter Ebene.

Hier wirst du,

• Bewerten Sie den Wert und die Durchführbarkeit des Projekts, um zu entscheiden, ob Sie damit fortfahren. Während der Machbarkeitsstudie prüfen Sie, ob Sie die Projektanforderungen mit den verfügbaren Ressourcen erfüllen können und entwickeln einen Business Case.

• Identifizieren Sie die Stakeholder des Projekts. Hier führen Sie eine Stakeholder-Analyse durch, um sie und ihre Bedürfnisse zu identifizieren und sie basierend auf ihrem Einfluss zu priorisieren.

• Identifizieren Sie die Ergebnisse des Projekts. Sie können Meilensteine ​​verwenden, um komplexe Ergebnisse in kleinere Teile zu zerlegen, damit sie einfacher nachverfolgt werden können.

• Definieren Sie den Zweck und die Anforderungen (z. B. Ressourcen, Budget und benötigte Zeit) des Projekts. Erstellen Sie einen Projektauftrag oder ein Projektinitiierungsdokument mit diesen Informationen. Es sollte auch die geschäftlichen Anforderungen, Ziele, Stakeholder und Projektrisiken auflisten.

Nützliche Ressourcen

Der einfache Leitfaden zum Stakeholder-Management

9 Visuelle Tools zum Erfassen von Anforderungen für Ihre Software

Projektplanung

In der Planungsphase des Projektmanagement-Lebenszyklus erarbeiten Sie eine Strategie zur Durchführung der Projektschritte bzw. legen fest, was genau getan werden muss, um die zuvor definierten Ziele zu erreichen.

Hier wirst du,

• Beginnen Sie damit, die Ziele des Projekts und den Projektumfang klar zu definieren. Sie können die SMART-Kriterien verwenden, die Sie anleiten, Ziele zu setzen, die spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitnah sind.

• Planen Sie, was getan werden muss, und erstellen Sie einen Projektstrukturplan, der Ihnen hilft, das Projekt auf der Grundlage der Projektergebnisse in überschaubare Aufgaben zu unterteilen.

• Erstellen von Meilensteindiagrammen oder Gantt-Diagrammen, in denen Sie die wichtigsten Meilensteine ​​und Produkt-Roadmaps anzeigen können, die den Projektzeitplan und die Projektmeilensteine ​​für das Team skizzieren

Projektzeitplan Vorlage

Produkt-Roadmap-Vorlage

• Schätzen und verteilen Sie die notwendigen Ressourcen und stellen Sie ein kompetentes Team zusammen und klären Sie deren Rollen und Verantwortlichkeiten.

• Erstellen Sie einen Risikomanagementplan, indem Sie die potenziellen Risiken identifizieren, die den Fortschritt des Projekts behindern könnten, und die Schritte skizzieren, die Sie unternehmen müssen, um sie zu mindern.
• Erstellen Sie einen Kommunikationsplan, in dem Sie Ihre Kommunikationsstrategie für Stakeholder festlegen.

• Führen Sie eine Kostenanalyse durch, um sicherzustellen, dass alles in Ihr Budget passt. Und legen Sie Leistungskennzahlen basierend auf Projektumfang, Kosten und Zeitplan fest, um den Fortschritt zu bewerten und sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt.

Nützliche Ressourcen;

Der visuelle Leitfaden zur Planung eines Projekts

Die ultimative Liste visueller Risikomanagementtechniken

Der einfache Leitfaden zur Erstellung eines effektiven Kommunikationsplans

Verwendung von Gantt-Diagrammen und Flussdiagrammen in der Projektplanung

Projektabwicklung

In den Ausführungsphasen setzen Sie um, was Sie geplant haben. Die Aufgabe des Projektmanagers besteht hier darin, auf Fehler zu achten, das Team zu überwachen und sicherzustellen, dass sich alle an den ursprünglichen Plan halten.

• Erstellen Sie Arbeitsablaufdiagramme oder Prozesslandkarten, die die Schritte skizzieren, die das Team/der Einzelne unternehmen muss, um jeden Meilenstein abzuschließen und die erforderlichen Ressourcen zu beschaffen.
  

• Halten Sie ein Projekt-Kickoff-Meeting ab, bei dem Sie die von Ihnen erstellten Workflow-Diagramme, Meilensteindiagramme, Projektstrukturpläne usw. mit Ihrem Team durchgehen können. Helfen Sie ihnen zu verstehen, was genau von ihnen erwartet wird.
• Teilen Sie Projektaktualisierungen den Stakeholdern mit und halten Sie bei Bedarf Statusmeetings ab
• Verfolgen Sie den Fortschritt und aktualisieren Sie Projektzeitpläne und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen an Projektplänen vor

Nützliche Ressourcen;

Der einfache Leitfaden für Workflows | Mit bearbeitbaren Workflow-Vorlagen

Projektüberwachung

In dieser Phase muss der Projektmanager die Projektleistung überwachen und den Status den Stakeholdern mitteilen.

Sie können Key Performance Indicators (KPIs) wie Einhaltung des Zeitplans, Kontrolle des Budgets, erfolgreiche Lieferung von Projektergebnissen usw. verwenden, um den Fortschritt zu messen.

Überlegen Sie sich bei Bedarf Möglichkeiten zur Optimierung der Leistung und nehmen Sie Änderungen am Projektmanagementplan vor, um sicherzustellen, dass er die beste Leistung bringt.

Projektabschluss

Diese Phase markiert den Abschluss des Projekts, wenn das endgültige Ergebnis geliefert wird. Sie können die gewonnenen Erkenntnisse nutzen, um die Projektprozesse und Teamleistungen bei zukünftigen Projekten zu optimieren.

Hier wirst du,

• Geben Sie die Ressourcen frei, die für das Projekt verwendet wurden, und weisen Sie sie zu, einschließlich des verbleibenden Budgets für zukünftige Projekte.
• Bewerten Sie den Erfolg des Projekts und teilen Sie die Berichte mit den Stakeholdern. Identifizieren Sie, was funktioniert hat und was nicht, und dokumentieren Sie die Informationen ordnungsgemäß für zukünftige Referenzzwecke.
• Bewerten Sie die Leistung des Teams und informieren Sie es darüber, wo es sich verbessern muss, und erkennen Sie es für seinen Erfolg an.
• Kündigen Sie formell alle Auftragnehmer, die für das Projekt eingestellt wurden.
• Erstellen Sie gemeinsam mit dem Team einen Plan, um die Aufgaben zu erledigen, die während des Projekts nicht erledigt wurden

Das Ende des Projektlebenszyklus kann mit einem Abschlussmeeting oder einer Party markiert werden, um den Erfolg zu feiern und dem Team zu gratulieren.

Was ist Ihre Projektmanagement-Strategie?

Jedes Projekt, ob groß oder klein, einfach oder komplex, durchläuft diese wenigen Phasen. Es ist die Aufgabe des Projektmanagers, über eine solide Projektlebenszyklus-Managementstrategie zu verfügen, um alles auf Kurs zu halten.

Was ist Ihre Strategie? Teilen Sie uns Ihre Erfahrungen im Kommentarbereich unten mit.