Die Durchführung eines IT-Projekts kann kostspielig sein. Während viele Geschäftsinhaber und Projektmanager immer bestrebt sind, das Projekt pünktlich und im Rahmen des Budgets abzuschließen, treten im Prozess unerwartete Probleme auf, die die Kosten in die Höhe treiben können. Ein kluger Ansatz, um dies zu vermeiden, besteht darin, das Budget von Anfang an schlank zu halten. Dies mag wie eine einfache Sache erscheinen, aber es ist viel schwieriger zu implementieren.

Die meisten Ratschläge im Internet deuten auf den billigen Weg hin: billigere Verbrauchsmaterialien, billigere Software und billigere Infrastruktur. Während dies natürlich Ihre Kosten senkt, fand ich heraus, dass es kein wirklich hilfreicher Rat ist … besonders wenn Sie Ihr IT-Projekt wettbewerbsfähig und auf dem neuesten Stand halten wollen.

Gibt es also andere Möglichkeiten, Ihre IT-Kosten zu senken, ohne die Verwendung von minderwertigen Materialien ertragen zu müssen?

So minimieren Sie die Kosten in Ihrem nächsten IT-Projekt

Hier sind einige umsetzbare Tipps, die ich im Laufe der Jahre auf ihre Wirksamkeit getestet habe.

1. Priorisieren Sie Bedürfnisse über Wünsche

Es liegt in der Natur des Menschen, das fortschrittlichste, schönste oder Hightech-Produkt auf dem Markt zu wollen. Ob Sie ein Auto, eine Waschmaschine oder eine Software für Ihr nächstes IT-Projekt kaufen, die Tendenz geht dahin, das Modell mit den besten Spezifikationen zu wählen, die Sie sich leisten können. Es ist leicht, sich von all dem Schnickschnack blenden zu lassen, besonders wenn Sie es mit einem erfahrenen Verkäufer zu tun haben. Ich bin diesen Fallen schon oft zum Opfer gefallen, weil ich dachte, dass ich mit diesen Add-Ons auf meine Kosten komme.

Was ich jedoch festgestellt habe, ist, dass diese zusätzlichen technologischen Innovationen, die viel Geld kosten, am Ende des Projekts ungenutzt bleiben. Nur weil es unter Ihr Budget fällt, bedeutet das nicht unbedingt, dass Sie es wählen sollten, wenn Sie es nicht wirklich brauchen. Eine gute Übung ist es, sich und Ihre Teammitglieder mindestens dreimal zu fragen, ob Sie etwas wirklich brauchen. Wenn Sie eine Anfrage zur Anschaffung eines teuren Geräts erhalten, prüfen Sie sorgfältig, wie dies dem Projekt konkret zugute kommen kann.

2. Flexible Nutzung der Cloud-Technologie

Das Verschieben einiger oder aller Ihrer Daten in die Cloud ist ein weiterer offensichtlicher Schritt, wenn Sie versuchen, Kosten zu senken. Die Nutzung von Cloud-Technologie ist viel praktischer als die Anschaffung physischer Server und anderer Hardware für Ihr Projekt. Aus diesem Grund hat Cloud Computing es kleineren Unternehmen ermöglicht, wettbewerbsfähig zu werden, wenn es um IT-Projekte geht.

Nachdem ich verschiedene Anbieter von Cloud-Diensten ausprobiert hatte, war eine wertvolle Lektion, die ich gelernt habe, die Vorteile der flexiblen Speicheroptionen zu nutzen, die von diesen Unternehmen angeboten werden. Vermeiden Sie den Abschluss eines Jahresvertrags oder eines festen Speicherplans, „um Geld zu sparen“, da dies im laufenden Projekt nachteilig sein kann.

Bedenken Sie, dass IT-Projekte sehr dynamisch sind und sich Ihre Anforderungen im Handumdrehen ändern können. Wenn Sie mit einem Plan festsitzen, den Sie nicht mehr brauchen, führt dies dazu, dass Sie mehr verlieren. Entscheiden Sie sich stattdessen für einen flexiblen Plan, der Sie möglicherweise etwas mehr kostet, Ihnen aber mehr Möglichkeiten bietet, den Plan mit sehr geringen finanziellen Konsequenzen entweder zu aktualisieren, herabzustufen oder ganz zu kündigen.

3. Minimieren Sie unnötige Kosten

Vor ein paar Jahren arbeitete mein Team an einem Upgrade für eine unserer Websites. Alles lief gut und wir beendeten das Projekt termingerecht. Bei der Auswertung nach dem Projekt stellte ich überrascht fest, dass wir zu viel für Druck- und Papierkosten ausgeben. Nach Überprüfung der Protokolle stellte sich heraus, dass meine Mitarbeiter jede einzelne Projektaktualisierung, E-Mails und alles Druckbare ausdruckten, ohne zu wissen, dass dies bereits das Gesamtprojektbudget beeinflusst.

Meistens drucken Mitarbeiter gedankenlos Dokumente aus und denken, nur weil sie im Büro sind, dann ist dies ein kostenloser Service, den sie nutzen können. Während es den Mitarbeitern nichts kostet, auf Papier zu drucken, können sich diese Arten von Kosten für den Geschäftsinhaber summieren. Minimieren Sie diese unnötigen Kosten, indem Sie Ihre Mitarbeiter ermutigen, digitale Tools für die Zusammenarbeit zu verwenden. Abgesehen von Kosteneinsparungen kann die Reduzierung des Papierverbrauchs auch dazu beitragen, Umweltprobleme wie Entwaldung und Klimawandel anzugehen. Dies ist eine wichtige soziale Interessenvertretung von Unternehmen, an der Ihr Unternehmen teilnehmen kann.

4. Outsourcen Sie Spezialisten

Die Einstellung von Tech-Experten kann sehr teuer sein. Dies zwingt viele Projektmanager dazu, sich mit mittelmäßigen Mitarbeitern zufrieden zu geben, weil sie es sich nicht leisten können, die Gehaltsvorstellungen von erstklassiger technischer Hilfe zu erfüllen. Vor vielen Jahren habe ich den Fehler gemacht, unerfahrene Mitarbeiter einzustellen, nur um es am Ende zu bereuen, weil Projekte doppelt so lange dauerten, wie sie hätten dauern sollen. Aber egal wie oft ich mir sage, es nicht noch einmal zu tun, ich habe es am Ende immer noch öfter gemacht, als ich mir leisten kann.

Erst als ich einen meiner ehemaligen Mitarbeiter traf, der zufällig ein Technikgenie war, entdeckte ich einen alternativen Ansatz. Dieser Mitarbeiter bot seine Dienste für eines meiner Projekte an. Anstatt ihn als Vollzeitangestellten einzustellen, war er ein Projektangestellter. Ich stellte ihn ein, als würde ich einen Drittanbieter einstellen, aber auf Projektbasis. Auf den ersten Blick mag es teurer erscheinen, aber es stellte sich als eine der besten Entscheidungen heraus, die ich getroffen habe. Wenn ich jetzt einen Spezialisten für eine bestimmte Aufgabe benötige, gehe ich den Outsourcing-Weg, weil ich dadurch Zeit bei Schulungs- und Einstellungskosten spare. Am wichtigsten ist, dass ich die Ergebnisse bekomme, die ich brauche.

5. Stellen Sie Remote-Mitarbeiter ein

Gemeinkosten wie Büroraummiete, Stromrechnungen und andere Support-Infrastrukturen im Zusammenhang mit internen Mitarbeitern können minimiert werden, wenn Sie die Einstellung von Remote-Mitarbeitern in Betracht ziehen. Die Technologie hat es Menschen ermöglicht, zusammenzuarbeiten, selbst wenn sie sich in verschiedenen Teilen der Welt befinden. Mittlerweile gibt es viele Projektmanagement-Tools und Innovationen, die diese Art der Einrichtung unterstützen können, damit Ihre Teammitglieder gut kommunizieren können, auch wenn Sie nicht alle in einem Raum sitzen.

Die Einstellung von Remote-Mitarbeitern verringert auch die Wahrscheinlichkeit, sich mit Büropolitik und -dramen auseinanderzusetzen, sodass Sie sich ausschließlich auf die anstehende Arbeit konzentrieren können. Dies bedeutet eine bessere Nutzung Ihrer Zeit und Ressourcen. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie nicht auf die verfügbaren Mitarbeiter in Ihrer Nähe beschränkt sind. Sie haben ein viel größeres Feld zur Auswahl.

6. Sicherheit ist der Schlüssel

Eines der schlimmsten Dinge, die in einem IT-Projekt passieren können, ist der Verlust wertvoller Arbeit aufgrund von Ransomware, böswilligen Hacks und anderen Sicherheitsproblemen. Während ich in diesem Artikel wiederholt erwähnt habe, nur die grundlegenden Anforderungen zu erfüllen und unnötige Kosten zu minimieren, sollten Sie niemals an der Sicherheit sparen. Das alte Klischee „Better safe than sorry“ sollte man bei kleinen oder großen IT-Projekten immer im Hinterkopf behalten.

Auch wenn Sie nur ein kleines Unternehmen sind, ist die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen in Ihrem Projekt sehr wichtig. Laut einer Studie glauben 82 % der Kleinunternehmer, dass sie keinem Risiko von Cyberangriffen ausgesetzt sind. Was viele nicht wissen, ist, dass Cyberkriminelle oft kleine und mittlere Unternehmen ins Visier nehmen, weil ihre Sicherheitsprotokolle lockerer sind.

Machen Sie Ihre IT-Projekte intelligenter, nicht billiger

Beim Versuch, IT-Projektkosten zu senken, ist der günstigere Weg nicht immer die beste Option. Intelligentere Strategien wie die in diesem Artikel erwähnten können Ihnen dabei helfen, Ihre Ausgaben zu senken, ohne die Qualität Ihres Projektergebnisses zu beeinträchtigen.

Richard Kao ist Vertriebsleiter des in Großbritannien ansässigen Anbieters von Büro- und Technologielösungen COS Sales. Zu seinen täglichen Aufgaben gehören die Verwaltung von Kundenkonten, die Unterstützung von Kunden bei Fragen und die Leitung seines Teams, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Er verfügt über umfangreiche Erfahrung in der B2B-Welt und verfügt daher über viel Wissen, das er weitergeben kann. Sie finden ihn auf Twitter @cos_sales.