7 Expertentipps zur Aufgabenverwaltung zur Verbesserung Ihrer Produktivität bei der Arbeit
Veröffentlicht: 2019-09-10Eine effiziente Aufgabenverwaltung ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass alles organisiert erledigt wird, ohne dass Qualität oder Kreativität darunter leiden.
Bei so viel zu tun braucht es Zeit, die eigenen Ziele aus den Augen zu verlieren. Mit den richtigen Strategien können Sie jedoch den Überblick behalten und Ihre Ziele erreichen.
In diesem Artikel werden sieben professionelle Organisationstipps besprochen, die Ihnen dabei helfen, Aufgaben effektiver zu verwalten und Ihre Produktivität bei der Arbeit zu steigern. Egal wie hektisch es in Ihrem Geschäftsleben auch zugeht, mit diesen einfachen Strategien können Sie Ihre Arbeit erledigen.
7 Tipps zur Aufgabenverwaltung und deren Umsetzung
- Verwenden Sie die Eisenhower-Matrix
- Setzen Sie eine Aufgabenverwaltungssoftware ein
- Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben
- Erstellen Sie eine tägliche Checkliste
- Delegieren Sie Aufgaben an die richtigen Personen
- Optimieren Sie die Kommunikation
- Machen Sie Pausen und üben Sie Selbstfürsorge
Doch zunächst muss die Frage gestellt werden:
Warum ist Aufgabenmanagement so wichtig?
Das Aufgabenmanagement ist so wichtig, weil es in jedem Beruf, unabhängig von der Branche, erforderlich ist. Durch kluges Zeitmanagement können Sie in kürzerer Zeit mehr erledigen, was zu einer höheren Produktivität und verbesserten Effizienz führt.
Abgesehen davon, dass Sie die Kontrolle über Ihre Arbeitsbelastung haben, können Sie so planen, dass sich Aufgaben nicht überschneiden. Außerdem fördert ein gutes Aufgabenmanagement eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern, da jeder weiß, woran er wann arbeiten muss.
Das Aufgabenmanagement erfordert strategische Planung, Organisation und Kommunikationsfähigkeiten – und mit diesen Tipps im Hinterkopf sollten Sie in der Lage sein, Ihre Aufgaben wie ein Profi zu verwalten. Betrachten wir die Eisenhower-Matrix.
1. Verwendung der Eisenhower-Matrix
„Wenn es weniger als zwei Minuten dauert, tun Sie es jetzt.“ - David Allen, Produktivitätsberater und Autor von „ Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity “
Die Eisenhower-Matrix ist eine leistungsstarke Technik zur Aufgabenverwaltung. Die vom ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower entwickelte Matrix besteht aus vier Quadranten:
- Wichtig und dringend
- Wichtig, aber nicht dringend
- Nicht wichtig, aber dringend
- Nicht wichtig und nicht dringend
Indem Sie Aufgaben in diese Kategorien einteilen, können Sie mithilfe der Matrix bestimmen, welche Aufgaben Sie zuerst, zweitens usw. bearbeiten möchten.
So implementieren Sie es
Notieren Sie Ihre aktuellen Aufgaben auf Papier oder in einer Online-Aufgabenverwaltungssoftware . Ordnen Sie jede Aufgabe nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu.
Vervollständigen Sie diejenigen, die nicht wichtig oder dringend sind. Erstellen Sie dann einen Plan, um jede Aufgabe einzeln zu erledigen.
Wenn Sie beispielsweise ein Social-Media-Vermarkter sind und die Eisenhower-Matrix anwenden, nachdem Sie die Leistungsdaten von Posts analysiert haben, stellen Sie möglicherweise fest, dass visuelle Posts eine bessere Leistung erbringen als textbasierte Posts. Je nach Methode können Sie also visuelle Inhalte über reine Textbeiträge erstellen.
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Wenn Sie die Eisenhower-Matrix als Teil Ihrer Organisationsstrategie zur Verwaltung von Geschäftsaufgaben verwenden, können Sie den Stresspegel senken und gleichzeitig die Produktivität steigern und Erfolg erzielen!
Im nächsten Abschnitt sehen wir uns an, wie Aufgabenverwaltungssoftware dazu beitragen kann, die Produktivität Ihres Unternehmens auf die nächste Stufe zu heben.
2. Verwenden Sie eine Aufgabenverwaltungssoftware
„Erstellen Sie ein System, das für Sie funktioniert. Zwingen Sie sich nicht in ein System, das nicht funktioniert.“ - Laura Vanderkam, Zeitmanagement-Expertin und Autorin von „ 168 Stunden: Du hast mehr Zeit als du denkst “
Die gleichzeitige Verwaltung mehrerer Projekte kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn die Fristen knapp sind und die Arbeitsbelastung kein Ende zu nehmen scheint.
Ohne ordnungsgemäße Organisation und Kommunikation könnte Ihr Unternehmen unter verpassten Fristen, verlorenen Daten und schlechtem Kundenservice leiden. Es kann Sie Umsatz kosten und Ihrem Ruf schaden.
Der Einsatz der richtigen Tools kann diesen Prozess für Teams und Einzelpersonen einfach und problemlos gestalten. Aufgabenverwaltungssoftware ist ein leistungsstarkes Tool für Unternehmen jeder Größe, mit dem sie Aufgaben erstellen, sie Teammitgliedern zuweisen und den Fortschritt effektiver verfolgen können.
Mit der Software können Sie Fristen für einzelne Aufgaben festlegen und in einem zentralen Dashboard Erinnerungen erhalten, wenn sich diese Fristen nähern.
Teammitglieder können außerdem zusammenarbeiten und über Projekte kommunizieren, ohne zwischen mehreren Apps oder Plattformen wechseln zu müssen, wodurch Verwirrung vermieden wird.
So implementieren Sie es
Ein Content-Erstellungs-Vermarkter kann beispielsweise eine Gliederung erstellen und Schreibteile (Recherche/Texterstellung/SEO-Optimierung) Teamkollegen zuweisen.
Mithilfe eines gemeinsamen Dokuments, auf das jeder zugreifen kann, ist es einfach, den Überblick über Aktualisierungen zu behalten und zu sehen, was jedes Mitglied bei der Erledigung der ihm zugewiesenen Aufgaben erreicht hat.
Beliebte Aufgabenverwaltungssoftware wie Trello, Asana oder Basecamp umfasst häufig Analysen, mit denen Sie die Leistung Ihres Teams im Laufe der Zeit verfolgen und Verbesserungen erkennen können.
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Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der richtigen Aufgabenverwaltungssoftware für Ihr Unternehmen Ihre Bedürfnisse und Ihr Budget.
Suchen Sie nach Software mit Funktionen, die Ihren Anforderungen entsprechen, z. B. Aufgabenzuweisungen, Fristen, Fortschrittsverfolgung und Dateifreigabe.
Testen Sie verschiedene Softwareoptionen, bevor Sie sich für eine entscheiden, und stellen Sie sicher, dass Ihr Team geschult ist und damit vertraut ist.
3. Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben
Automatisieren Sie Aufgaben, die Sie häufig ausführen, um Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren. Verwenden Sie Tools wie Makros, Skripte und Automatisierungssoftware, um Ihren Arbeitsablauf zu optimieren.“ – Laura Stack, Expertin für Produktivität und Zeitmanagement und Autorin von „ Was tun, wenn es zu viel zu tun gibt: Aufgaben reduzieren, Ergebnisse steigern und 90 Minuten pro Tag sparen “
Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben in Bereichen wie Kundenservice, digitales Marketing oder Projektmanagement können Sie Ihren Arbeitsablauf optimieren.
Mit Software und Technologie können Geschäftsinhaber Aufgaben wie Dateneingabe, Rechnungsstellung und E-Mail-Marketing automatisieren und so Zeit sparen und Fehler minimieren.
Automatisierte Tools bieten Funktionen wie automatisierte E-Mails, ein Ticketsystem , Anrufverteilung und Chatbots, um Website-Besuchern oder Kunden dabei zu helfen, schnell Antworten zu finden, ohne in der Warteschleife zu warten oder mehrere E-Mails zu senden.
Darüber hinaus ermöglichen sie Ihnen, Anfragen nach Dringlichkeit oder Wichtigkeit zu priorisieren, sodass sich Ihr Team zuerst auf die dringendsten Aufgaben konzentrieren kann.
So implementieren Sie es
Angenommen, Sie sind für den Versand von Folge-E-Mails nach einem erfolgreichen Verkauf verantwortlich. Anstatt jede E-Mail manuell zu erstellen und immer wieder dieselben Informationen einzugeben, können Sie ein E-Mail-Automatisierungstool verwenden.
Dies spart Zeit und stellt gleichzeitig sicher, dass Ihre Kunden rechtzeitig Mitteilungen von Ihrem Unternehmen erhalten.
Bild aus persönlicher E-Mail
Die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben kann einen erheblichen Einfluss auf die Verbesserung des Geschäftsaufgabenmanagements haben. Durch die gewonnene Zeit können sich die Mitarbeiter auf übergeordnete Aufgaben konzentrieren, die menschliche Aufmerksamkeit erfordern, wie etwa Problemlösung und Entscheidungsfindung.
Vor diesem Hintergrund ist die Erstellung einer täglichen Checkliste ein wesentlicher Schritt, um sicherzustellen, dass Ihr Team auf dem richtigen Weg bleibt und seine Ziele erreicht.
4. Erstellen Sie eine tägliche Checkliste
„To-Do-Listen sollten dynamisch und flexibel sein und an sich ändernde Prioritäten angepasst werden.“ - Julie Morgenstern, Expertin für Organisation und Zeitmanagement und Autorin von „ Zeitmanagement von innen nach außen “
Ein Mangel an Struktur und einem klaren Plan kann Ihren Arbeitstag chaotisch und unproduktiv machen. Infolgedessen fühlen Sie sich möglicherweise gestresst und ängstlich, was zu einer Verschlechterung Ihrer Arbeitsqualität führt.
Durch die Erstellung einer täglichen Checkliste können Sie sicherstellen, dass keine Aufgaben unter den Tisch fallen und dass sich alle Teammitglieder darüber einig sind, was erledigt werden muss.
So implementieren Sie es
Beginnen Sie damit, alle dringendsten Aufgaben des Tages aufzulisten. Teilen Sie sie dann in kleinere, überschaubare Aufgaben auf.
Als nächstes priorisieren Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Frist und fügen Sie Notizen oder Details hinzu, die Ihnen bei der Erledigung helfen. Verfolgen Sie abschließend Ihre Fortschritte im Laufe des Tages. Dieser Schritt kann auch die Eisenhower-Matrix haben.
Ein Content-Vermarkter könnte beispielsweise eine tägliche Checkliste erstellen, die das Schreiben eines Blog-Beitrags umfasst, die in kleinere Aufgaben wie Brainstorming von Ideen, Gliederung des Beitrags, Durchführung von Recherchen, Schreiben eines Entwurfs, Bearbeiten und Veröffentlichen unterteilt werden kann.
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Halten Sie im Laufe des Tages Ausschau nach neuen Aufgaben oder Fristen. Das rechtzeitige Hinzufügen dieser Aufgaben zur Liste kann Ihnen helfen, organisiert zu bleiben und zu verhindern, dass sie durch das Raster fallen.
Überprüfen Sie Ihre Checkliste am Ende jedes Tages, um Ihren Fortschritt zu bewerten und Ihre Prioritäten und Zeitschätzungen nach Bedarf anzupassen.
Eine tägliche Checkliste stellt sicher, dass Sie alle Aufgaben ernst nehmen. Dadurch ist es einfacher, Aufgaben an die richtigen Personen zu delegieren.
5. Delegieren Sie Aufgaben an die richtigen Personen
„Priorisierung ist der Schlüssel. Erstellen Sie eine Liste Ihrer Aufgaben und konzentrieren Sie sich auf diejenigen, die den größten Einfluss auf Ihre Ziele haben.“ – Brian Tracy, Autor und Motivationsredner bekannt für seine Arbeiten zu Zeitmanagement und Produktivität.
In jedem Beruf, in dem es um Teamarbeit oder Zusammenarbeit geht, möchten Sie, dass Ihre Teammitglieder Aufgaben erledigen, die ihren Stärken und Fachkenntnissen entsprechen.
Sie könnten überfordert sein und ausbrennen, wenn Sie versuchen, alles selbst zu machen. Sie können Ihre Arbeitsbelastung effizient verwalten, indem Sie Aufgaben delegieren und sicherstellen, dass sie gemäß Ihren Standards erledigt werden.
So implementieren Sie es
Berücksichtigen Sie beim Delegieren von Aufgaben zunächst die Fähigkeiten und das Fachwissen jedes einzelnen Teammitglieds. Indem Sie ermitteln, welche Person für die Stelle am besten geeignet ist, stellen Sie sicher, dass jedes Teammitglied seine Stärken nutzt und an Aufgaben arbeitet, die es bewältigen kann.
Darüber hinaus können Sie durch die Zuweisung von Arbeit basierend auf dem Qualifikationsniveau das Risiko von Fehlern reduzieren und die Qualität der Ergebnisse Ihres Teams maximieren.
Delegieren Sie Aufgaben wie das Social-Media-Management an ein Teammitglied mit Erfahrung in diesem Bereich und konzentrieren Sie sich auf die Erstellung von Inhalten und die Strategie.
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Die Bereitstellung klarer Anweisungen zum Delegieren von Aufgaben ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass die Teammitglieder verstehen, was erledigt werden muss und welche Fristen oder Erwartungen damit verbunden sind.
Lassen Sie uns untersuchen, wie eine optimierte Kommunikation Ihren Aufgabenverwaltungsprozess weiter verbessern kann.
6. Optimieren Sie die Kommunikation
„Klarheit ist der Schlüssel. Seien Sie spezifisch und direkt in Ihrer Kommunikation und vermeiden Sie unnötige Details und Fachjargon.“ - Erica Dhawan, Kommunikations- und Kollaborationsexpertin und Autorin von „ Digitale Körpersprache: Wie man Vertrauen und Verbindung aufbaut, unabhängig von der Entfernung “
Wenn die Kommunikation besser sein könnte, kann es bei der Aufgabenerledigung zu Fehlern und Verzögerungen kommen. Andererseits sind effektive Teamarbeit und Aufgabenmanagement von einer guten Kommunikation abhängig.
So implementieren Sie es
Legen Sie zunächst Erwartungen an Reaktionszeiten und Kommunikationskanäle fest, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Nutzen Sie dann ein E-Mail- oder Instant-Messaging-System, um Informationen und Aktualisierungen zu versenden, damit alle verbunden und informiert bleiben.
Zweitens: Planen Sie jeden Tag eine Zeit für eine Gruppendiskussion über die im Laufe des Tages erzielten Fortschritte ein. Wenn alle ihre Herausforderungen miteinander besprechen, können Probleme schneller gelöst werden. Ermutigen Sie neben täglichen Check-ins auch den offenen Dialog zwischen den Teammitgliedern, um die Zusammenarbeit zu fördern.
Beispielsweise könnte ein Projektmanagementteam ein Trello-Board einrichten, um Aufgaben zuzuweisen und zu verfolgen, regelmäßige Check-ins über Zoom oder Slack zu planen und Erwartungen an Reaktionszeiten festzulegen.
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Nachdem wir uns nun mit der Verwaltung von Aufgaben im Team befasst haben, kommen wir zu einem oft übersehenen, aber wichtigen Teil der Aufgabenverwaltung im Unternehmen: Pausen einlegen und Selbstfürsorge üben.
6. Machen Sie Pausen und üben Sie Selbstfürsorge
„Ruhen Sie sich aus, wenn Sie müde sind. Erfrischen und erneuern Sie sich selbst, Ihren Körper, Ihren Geist und Ihre Seele. Dann machen Sie sich wieder an die Arbeit.“ – Ralph Marston, Motivationsredner und Autor, bekannt für seine Arbeit zu persönlicher Entwicklung und Erfolg.
Um Ihre Ziele zu erreichen und Höchstleistungen zu erbringen, ist es notwendig, auf Ihre körperliche und geistige Gesundheit zu achten. Eine Vernachlässigung der Selbstfürsorge kann zu Burnout, Müdigkeit und einer Verschlechterung des allgemeinen Wohlbefindens führen.
So implementieren Sie es
- Machen Sie ein paar kurze Pausen, zum Beispiel einen 15-minütigen Spaziergang im Freien oder eine Dehnübung
- Essen Sie gesunde Mahlzeiten und Snacks
- Lesen Sie vor dem Schlafengehen ein Buch oder meditieren Sie jeden Morgen 10 Minuten lang
- Schlafen Sie jede Nacht ausreichend. Schlafmangel korreliert mit einer verminderten Leistungsfähigkeit während des Tages.
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Die Integration dieser Aktivitäten in den Alltag kann weitreichende Vorteile haben, die über die körperliche Gesundheit hinausgehen.
Arbeitnehmer, die energiegeladen, entspannt und selbstbewusst an die Arbeit gehen, sind besser für die Herausforderungen des Tages gerüstet.
Abschluss
Eine effektive Verwaltung von Geschäftsaufgaben bedeutet, sie nach Wichtigkeit zu priorisieren und ausreichend zu planen, damit alles reibungslos abläuft.
Die Integration dieser Tipps in Ihren Alltag erfordert möglicherweise ein wenig Hingabe und Mühe, aber die Belohnung ist es wert. Sie steigern nicht nur den Erfolg Ihres Unternehmens, sondern fördern auch Ihr persönliches Wachstum und Ihre Entwicklung.
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Biografie des Autors:
Oliver Stasinszky ist Outreach-Teamleiter bei LiveAgent mit Erfahrung im E-Commerce und Kundenservice. Er schreibt und liest leidenschaftlich gerne und lernt, wie man ein Musikinstrument spielt.