7 Produktivitätstipps für Kleinunternehmer zur Verbesserung Ihrer Leistung

Ein Unternehmen zu führen ist hart. Es gibt eine endlose Liste von Aufgaben, die Sie erledigen müssen. Leider hat ein Tag nur so viele Stunden. Das ist ein großes Problem, denn der Versuch, alles zu tun, wird Sie überwältigen.

Sie müssen Ihren Output maximieren.

Glücklicherweise gibt es einige einfache Möglichkeiten, die Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern. Hier ist eine hilfreiche Reihe von Produktivitätstipps, die Sie sofort ausprobieren können, um Ihnen eine bessere Kontrolle und Planung Ihrer arbeitsbezogenen Aufgaben und der Ihres Teams zu ermöglichen.

Lass uns anfangen.

1. Eine Aufgabe nach der anderen

Sich selbst und seine Belegschaft mit konkurrierenden Aufgaben, Terminen und Projekten zu überlasten, tut niemandem gut und führt zu hohem Stress und Verwirrung.

Obwohl einige Leute damit prahlen, dass sie Multitasking-fähig sind, bestätigt die Wissenschaft ihre Behauptungen nicht. Eine Studie zur Produktivität, die von der Cleveland Clinic durchgeführt wurde, zeigte, dass nur 2,5 % der Menschen effektiv Multitasking betreiben konnten , was sie zur großen Minderheit macht. Multitasking kann auch die Leistung eher beeinträchtigen als fördern, wodurch Ihre Mitarbeiter weniger effizient werden.

Anstatt Ihr Team zum Multitasking zu bringen, raten Sie ihm stattdessen, To-Do-Listen zu schreiben, die kritischen Aufgaben zuerst zu priorisieren, aber sicherzustellen, dass alles in seiner eigenen Zeit erledigt wird. Betonen Sie, wie wichtig es ist, eine Aufgabe richtig zu beenden, bevor Sie mit der nächsten fortfahren.

Produktivitätstipps sollten die Mitarbeiter in eine effizientere Richtung lenken, was dem Betrieb Ihres kleinen Unternehmens zugute kommt. Aber natürlich sind Produktivitätstipps nur die Spitze des Eisbergs, wenn Sie Ihrem kleinen Unternehmen einen Schub geben möchten .

2. Verbessern Sie die Zusammenarbeit innerhalb von Teams

Teamwork macht den Traum wahr, wie man so schön sagt! Vor diesem Hintergrund ist es immer eine gute Idee, die Freigabe- und Zusammenarbeitsprozesse Ihres kleinen Teams zum Nutzen aller zu optimieren.

Eine einfache Möglichkeit, dieses verbesserte Niveau der Zusammenarbeit zu erreichen, besteht darin, in Software zu investieren, die Ihnen einen Großteil Ihrer harten Arbeit abnimmt. Beispiele hierfür sind Instant-Messaging-Software (Microsoft Teams verfügt über eine hervorragende „Chat“-Funktion) und zuverlässiger Zugriff auf Dokumente, die in Echtzeit bearbeitet werden können (wie Google Sheets und Google Docs). Sie können auch zuverlässige Videokonferenzsoftware für Remote-Mitarbeiter oder sich selbst isolierende Mitarbeiter einführen (MS Teams, Google Meet und Zoom funktionieren alle gut).

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Zusammenarbeit erhöht nicht nur die Produktivität; Es erhöht auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Eine Studie der Queens University of Charlotte hat gezeigt, dass 75 % der Arbeitgeber Teamarbeit und Zusammenarbeit als „sehr wichtig“ einstuften, aber nur 18 % der Mitarbeiter eine Kommunikationsbewertung während der Leistungsbeurteilung erhalten.

Werden Sie nicht zur letzteren Statistik und investieren Sie in die richtige Technologie für Ihr Team. Stellen Sie beispielsweise Systeme für Remote-Mitarbeiter bereit und stellen Sie gleichzeitig sicher, dass die Zusammenarbeit so reibungslos wie möglich verläuft. Diese Produktivitätstipps werden Ihrem kleinen Unternehmen kurz-, mittel- und langfristig zugute kommen und sind ein kleiner Teil des Gesamtplans zur Festlegung von SMARTen Geschäftszielen .

3. Versuchen Sie es mit Automatisierung

Viele Leute scheinen zu denken, dass Automatisierung bedeutet, Ihre gesamte Belegschaft durch Roboter zu ersetzen. Stattdessen gibt es heutzutage einige hervorragende Automatisierungstools, die all die mühsamen Aufgaben erledigen können, während sich Ihre Mitarbeiter mit den wichtigen Dingen wie der Lead-Generierung beschäftigen .

Das Planen von Marketingbeiträgen in sozialen Medien und das Zusammenstellen von Spesenabrechnungen sind Beispiele für Aufgaben, die eine bestimmte Software problemlos bewältigen kann. Workforce-Management-Systeme wie Asana oder Slack können es einfach machen, Jobs zu planen und alle mit Zeitplänen und notwendigen Dateien für Projekte auf dem Laufenden zu halten.

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Technologie kann eine wunderbare Sache sein, und wenn sie richtig eingesetzt wird, kann sie die Produktivität Ihres Unternehmens in wenigen einfachen Schritten verändern.

4. Vermeiden Sie Ablenkungen

Als Menschen sind wir nicht so gut darin, uns stundenlang auf Aufgaben zu konzentrieren. Wiederholte Studien haben gezeigt, wie sehr es den meisten Menschen schwer fällt, sich über einen längeren Zeitraum in Besprechungen zu konzentrieren.

Vor diesem Hintergrund ist es allzu einfach, Ablenkungen am Arbeitsplatz zuzulassen, um Ihr Team davon abzuhalten, die Arbeit zu erledigen. Wir sagen nicht, dass Sie drakonische Maßnahmen ergreifen müssen, wie z. B. das Einsperren Ihrer Mitarbeiter in einem Raum, aber ein paar Produktivitätstipps hier und da machen einen Unterschied.

Versuchen Sie beispielsweise, den E-Mail-Versand nur auf bestimmte Tageszeiten zu beschränken, z. B. als erstes oder als letztes – auf diese Weise kann jeder E-Mails mitten am Arbeitstag vergessen. Ebenso könnte die Einschränkung des Zugriffs auf soziale Medien einen Unterschied machen und die Anzahl sinnloser Teambesprechungen reduzieren.

Meetings, die nicht für alle relevant sind, können dazu führen, dass einige Mitarbeiter den Fokus verlieren und in schlechte Gewohnheiten hinsichtlich ihrer Konzentrationsspanne abrutschen. Versuchen Sie stattdessen, nur ein Meeting pro Tag zur gleichen Zeit abzuhalten – auf diese Weise werden die wesentlichen Details ausgebügelt und der Rest des Tages bleibt für individuelle Aufgaben.

Laut einer von Udemy und Toluna durchgeführten Studie waren gesprächige Kollegen die lästigste Ablenkung im Büro! Denken Sie darüber nach, wie Sie dies umgehen können, indem Sie mit einigen der lauteren Mitglieder Ihres Teams sprechen. Sie können sie auch in verschiedenen Räumen aufstellen.

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Die Reduzierung des Bürolärms ist ebenfalls eine wichtige Überlegung. Warum nicht „ruhige Stunden“ einplanen, in denen sich jeder bereit erklärt, für einen bestimmten Zeitraum still zu arbeiten? Wenn sie richtig eingehalten werden, könnten Fokussitzungen wie diese die produktivsten Zeiten des Tages sein.

Probieren Sie ein paar verschiedene Ideen aus und finden Sie heraus, welche Produktivitätstipps für Ihr spezielles Team am besten funktionieren.

5. Verwalten Sie Ihre Zeit gut

Zeitmanagement ist der Schlüssel zur effektiven Erledigung von Aufgaben, egal in welchem ​​Arbeitsbereich Sie tätig sind. Die Verwendung von Workflow-Software wie Asana hilft dabei, die Aufgaben zu rationalisieren, die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen erledigen müssen. Aber um das Beste aus diesen Tools herauszuholen, gibt es Best Practices für die Produktivität, die Sie in Ihrem Team implementieren können.

Beispielsweise können Sie die Pomodoro-Technik an Ihrem Arbeitsplatz anwenden. Ein effektives Zeitmanagementsystem, das erstmals in den 1980er Jahren vom Italiener Francesco Cirillo entwickelt wurde, die Pomodoro-Technik (benannt nach dem Italiener für Tomate), kann in sechs einfachen Schritten ausgeführt werden.

1. Wählen Sie das Arbeitsprojekt, das Sie abschließen müssen.
2. Stellen Sie einen Timer auf 25 bis 30 Minuten ein und beginnen Sie mit der Arbeit.
3. Nachdem der Timer summt, machen Sie eine zwei- bis dreiminütige Pause.
4. Wiederholen Sie die Schritte zwei und drei.
5. Machen Sie nach vier Sitzungen eine längere Pause.
6. Zeichnen Sie abschließend jede abgeschlossene Arbeitssitzung mit einem Häkchen oder Häkchen in einem Listenformat auf.

Diese Technik eignet sich am besten für bestimmte Aufgaben wie Schreiben oder Codieren und für langwierige, sich wiederholende Aufgaben, bei denen die Konzentration schnell nachlassen kann.

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Die Pomodoro-Technik lehrt Sie Disziplin, die Wichtigkeit regelmäßiger Pausen und ein umfassenderes Verständnis für ein effektives Zeitmanagement. Der Forscher Jonathan Schooler entdeckte 2007, dass der durchschnittliche Geist 15 bis 20 % der Zeit abwandert, daher hilft es, regelmäßige Pausen vorzuschreiben.

Erwägen Sie, die Pomodoro-Technik mit Ihren Kollegen für einen Testzeitraum von etwa einem Monat zu implementieren, und halten Sie die Ergebnisse in Bezug auf Produktivität und Zeitmanagement fest. Sie können auch mit verschiedenen Arbeitsmustern experimentieren. Beispielsweise ist ein rotierendes Siebmuster ein Ansatz, der die Produktivität steigern kann.

6. Schaffen Sie einen günstigen Arbeitsplatz

Unordentliche und unbequeme Arbeitsplätze sorgen für unzufriedene Arbeitnehmer. Auf der anderen Seite benötigen Ihre Mitarbeiter einen effizienten Arbeitsplatz, um ihre Arbeit effektiv ausführen zu können. Erwägen Sie daher, in Geräte zu investieren, die für jeden Mitarbeiter und seine spezifischen Anforderungen geeignet sind.

Für Mitarbeiter, die mit vielen Zahlen arbeiten (z. B. Buchhalter), hilft ein zweiter Monitor, produktiver mit Tabellenkalkulationen zu arbeiten. Remote-Mitarbeiter wie digitale Vermarkter benötigen Zugriff auf eine starke Internetverbindung und einen Computer mit Webcam für Videoanrufe. In der Zwischenzeit benötigen Grafikdesigner spezielle Zeichensoftware und Werkzeuge wie einen Stift.

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Versuchen Sie, sich mit jedem Mitarbeiter zusammenzusetzen und ihn zu fragen, was er braucht, damit er sich produktiver fühlt, budgetieren Sie, was er verlangt, und sehen Sie, ob Sie diese Schritte in die Praxis umsetzen können.

7. Setzen Sie sich realistische Ziele

Als kleines Unternehmen ist es wichtig, sich und seinem Team realistische Ziele zu setzen. Unterteilen Sie große Aufgaben in erreichbare tägliche Brocken, anstatt Ihre Mitarbeiter mit Aufgaben zu bombardieren, die sie überfordern. Auf diese Weise sind alle auf derselben Seite und haben das Gefühl, dass sie stetig auf das gewünschte Ergebnis hinarbeiten, anstatt sich überfordert zu fühlen.

Beginnen Sie damit, das gewünschte Ergebnis einer Aufgabe festzulegen, und arbeiten Sie sich dann rückwärts vor, indem Sie das Ergebnis in kleine, erreichbare Aufgaben unterteilen, die zum Endziel beitragen.

Dieser Ansatz macht allen bewusst, was wann zu tun ist, und sorgt für einen reibungslosen Ablauf bis zur termingerechten Fertigstellung der großen Aufgabe. Planung ist alles, insbesondere in kleinen Unternehmen, die möglicherweise nicht auf dieselben Ressourcen zugreifen wie größere Unternehmen.

Abschließend

Leistungsverbesserungen sind entscheidend für den anhaltenden Erfolg und das Wachstum eines jeden Unternehmens. Aber nur weil es sich bei Ihnen um ein kleines Unternehmen handelt, heißt das nicht, dass Sie es schwerer haben sollten als große Konzerne.

Untersuchungen haben gezeigt, dass kleine Unternehmen einfallsreicher und effizienter sein können als größere, also nutzen Sie Ihre geringe Größe zu Ihrem Vorteil, wenn Sie sich realistische Ziele setzen.

Berücksichtigen Sie diese Produktivitätstipps, probieren Sie sie aus und messen Sie das Ergebnis anhand Ihrer gesteigerten Leistung und der allgemeinen Zufriedenheit Ihrer Belegschaft.

Wir wünschen Ihnen viel Glück für die Zukunft Ihres Kleinunternehmens!