Ein Geschäftsprozess ist eine Reihe zusammenhängender Aufgaben, die damit enden, dass das Unternehmen einem Kunden oder Auftraggeber ein Produkt oder eine Dienstleistung liefert. Ineffiziente Prozesse führen zu unzufriedenen Kunden, verärgerten Mitarbeitern und möglicherweise sogar verpassten Lieferterminen.

Der beste Weg, mit ineffizienten Prozessen umzugehen, ist, sie zu verbessern.

Warum effiziente Geschäftsprozesse wichtig sind

Effiziente Prozesse reduzieren die Arbeitsbelastung und optimieren die Bereitstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung. Prozesse können sogar relativ einfache Aufgaben umfassen. Beispielsweise sind einfache Finanzprozesse wie die Rechnungsstellung an Kunden ein Prozess.

Wenn ein Unternehmen seine Prozesse nicht verbessert und rationalisiert, riskiert es, auf dem Markt ins Hintertreffen zu geraten und Kunden an seine Konkurrenten zu verlieren. Die Verbesserung von Prozessen kann so einfach sein wie eine Methodik zur Erledigung einer komplexen Aufgabe oder die Verteilung dieser Aufgabe auf andere Mitglieder eines Teams.

7 Schritte zur Verbesserung eines Geschäftsprozesses

Wie in dieser Diskussion erläutert, ist die Verbesserung von Geschäftsprozessen ein inkrementeller Prozess. Änderungen, die im Unternehmen eintreten, wirken sich kurzfristig nicht sofort aus. Auf die potenzielle Änderung der Unternehmenseffizienz im Laufe der Zeit sollte sich das Prozessverbesserungsteam konzentrieren.

1. Prozessdefinition

Der erste Schritt jeder Strategie zur Verbesserung von Geschäftsprozessen besteht darin, genau zu definieren, welche Prozesse das Unternehmen verbessern möchte. Typischerweise verwenden Teams, die an Prozessverbesserungen arbeiten, Diagramme wie ein Flussdiagramm oder ein Swimlane-Diagramm. Wie Lucid Chart berichtet, erfüllt ein Schwimmbahndiagramm die Funktionen eines typischen Flussdiagramms, weist aber auch die Verantwortlichkeiten einer bestimmten Person oder Abteilung zu.

Beispiel eines Swimlane-Diagramms eines Prozesses

Das Definieren des Prozesses kann bedeuten, den Input von Personen zu nutzen, die täglich mit dem Prozess zu tun haben. Interviews und Diskussionen helfen, das Prozessverbesserungsteam über Teilschritte zu informieren, die möglicherweise nicht sofort offensichtlich sind.

2. Entdecken Sie verwandte Möglichkeiten

In Interviews zur Prozessdefinition können Personen, die diesen Prozess regelmäßig verwenden, Einblick in potenzielle Verbesserungen geben, die dem System zugute kommen könnten. Diese damit verbundenen Möglichkeiten können es wert sein, erkundet zu werden, wenn sie die Effizienz des Systems weiter steigern.

Die Entwicklung einer detaillierten Problembeschreibung bietet dem Prozessverbesserungsteam eine Einschätzung, wo Änderungen am Betrieb vorgenommen werden können und sollten. Darüber hinaus kann das Team irrelevante Schritte und Unterschritte innerhalb des Prozesses lokalisieren und entfernen, wenn sie keinen Zweck zu erfüllen scheinen.

3. Prozessanalyse

In diesem Schritt kann das Prozessverbesserungsteam das Schwimmbahndiagramm betrachten und herausfinden, wo Engpässe innerhalb des Systems auftreten. Wie Kiss Flow feststellt, verschwenden Teams ohne einen angemessenen Analyseschritt wahrscheinlich Zeit und Ressourcen, um spontan nach Problemen zu suchen.

Im Allgemeinen kann der Analyseschritt aufgeschlüsselt werden, indem einige relevante Fragen gestellt werden, wie zum Beispiel:

• Wo entstehen die meisten Kosten für das Unternehmen?
• Scheinen irgendwelche Schritte einen Engpass zu erzeugen?
• Welcher Teil des Prozesses frustriert Kunden oder Teammitglieder am meisten?
• Wo kommt es zu den meisten Verspätungen?
• Welcher Schritt oder Unterschritt des Prozesses nimmt am meisten Zeit in Anspruch?
  
  

Analysemethoden wie Root-Cause-Analyse oder Cause-and-Effect-Analyse können dem Team helfen, die zugrunde liegenden Probleme herauszuarbeiten, die die Probleme verursachen. Das Lösen der Probleme selbst befasst sich nur mit dem Symptom des Problems, das später wieder auftaucht und eine erneute Behandlung durch das Team erfordert.

4. Neugestaltung des Systems

Sobald das Team die zugrunde liegenden Probleme hervorgehoben hat, die sich auf den Prozess auswirken, beginnt es mit der Neugestaltung, um diese Probleme zu beseitigen. Eine erste Brainstorming-Sitzung bringt Ideen auf den Tisch. Sobald das Team eine ausreichend umfangreiche Liste von Lösungen erstellt hat, kann es damit beginnen, diejenigen einzugrenzen, die nicht kosteneffektiv oder deren Implementierung zu zeitaufwändig ist.

Ausgewählte Lösungen sollten einer Risiko- und Auswirkungsanalyse unterzogen werden, um den vollen Umfang der vom Team vorgeschlagenen Lösung und die potenziellen Folgen für die Implementierung dieser Lösung zu sehen.

5. Suchen Sie verfügbare Ressourcen

Nach Abschluss des Plans für die Neugestaltung des Systems muss das Team die verfügbaren Ressourcen finden, um die Neugestaltung zu implementieren. Diese Ressourcen können von Humanressourcen bis hin zu Software, Hardware und Infrastruktur reichen.

Die Kommunikation mit der Personalabteilung, der IT und anderen Beteiligten hilft dem Team zu verstehen, wie die Neugestaltung des Systems ablaufen wird, und informiert sie über alle internen Probleme, die sich auf den Abschluss des Prozesses auswirken können.

6. Verändern und Stakeholder informieren

Während die Verbesserung von Geschäftsprozessen schrittweise erfolgen kann, treten von Zeit zu Zeit massive Änderungen auf, die ein Unternehmen bis ins Mark erschüttern. Verbesserungen können den Austausch von Teams, Infrastruktur und sogar Hardware- und Softwaresystemen erfordern. Die Aktivierung dieser Änderung erfordert möglicherweise die Verwaltung eines gesamten Projekts an sich.

Ein weiteres bedeutendes Problem, mit dem die Prozessverbesserung konfrontiert ist, ist die Unfähigkeit vieler Menschen, Veränderungen anzunehmen. Um damit umzugehen, kann das Team theoretische Modelle wie das 8-Stufen-Änderungsmodell von Kotter verwenden. Wie in Educational Business Articles erwähnt, ist das Modell eine einfache Methode zur Implementierung von Teamarbeit, Transparenz und Kommunikation in die Methodik zur Prozessverbesserung.

7. Prozessüberprüfung

Wie eingangs erwähnt, ist die Prozessverbesserung ein schrittweiser Prozess. Selbst neu gestaltete Prozesse funktionieren nicht wie erwartet, weil die Welt ein unberechenbarer Ort ist. Um Vorschläge für die nächste Iteration des Prozesses zu machen, ist ein System der ständigen Überprüfung erforderlich.

Methoden wie Kaizen können hilfreich sein, um sicherzustellen, dass die Prozesseffizienz bei jeder Iteration verbessert wird. Kaizen, wie vom Kaizen Institute definiert, ist ein System der kontinuierlichen Verbesserung, das auf die langfristige Wettbewerbsstrategie eines Unternehmens angewendet wird.

Nichts passiert sofort

In unserer schnelllebigen digitalen Welt erwarten wir bei allem, was wir tun, sofortige Ergebnisse. Das ist eine unrealistische Erwartung, wenn es um die Verbesserung von Geschäftsprozessen geht.

Stattdessen betrachten Teams, die sich der Verbesserung von Geschäftsprozessen widmen, die Zeit als eine Reihe von Zyklen, wobei jeder Schritt dem Erreichen der vollen Effizienz näher kommt. Veränderungen innerhalb von Organisationen, insbesondere solche, die sich auf die täglichen Aufgaben des Unternehmens auswirken, erfolgen schrittweise. Ein Team zur Verbesserung von Geschäftsprozessen zu haben, ermöglicht es einem Unternehmen, seinen Wettbewerbsvorteil zu bewahren, indem es seinen Produktions- oder Lieferprozess ständig rationalisiert.

Samantha Wallace ist eine erfahrene Tech-Autorin und Redakteurin, die in mehreren E-Commerce-Unternehmen gearbeitet hat. Sie befasst sich seit über fünf Jahren online mit Technologie.

Sie ist die Inhaltsanwältin für GreenwingTechnology.com.