9 Schritte zur ERP-Implementierung in die nächste Phase Ihres Unternehmenswachstums

Welche ERP-Implementierungsschritte sollten Sie befolgen, wenn Sie nicht zu den Organisationen gehören möchten, für die die ERP-Einführung zu einer lästigen Pflicht wurde? Eine geeignete Strategie für die Implementierung eines neuen Systems kann Ihnen helfen, die Risiken der ERP-Einführung zu minimieren und es zum Erfolgscluster zu machen. Der von uns vorgeschlagene Workflow ist für jedes System relevant, da beispielsweise die SAP ERP-Implementierungsschritte im Allgemeinen dieselben sind wie für Odoo, Oracle usw.

In diesem Artikel hat unser Senior Business Analyst die Geheimnisse gelüftet, wie man den kürzesten und reibungslosesten Weg zur Transparenz und Verwaltung von Geschäftsprozessen schafft und dabei schmerzhafte Fehler vermeidet.

ERP-Implementierungsmethoden: Big-Bang-, Phasen- und Parallelansatz

Die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Implementierung eines ERP-Systems ist das Rückgrat der erfolgreichen Einführung des Systems. Wird der Prozess jedoch für ein Startup und für eine Organisation, die seit 30 Jahren auf mehreren lokalen Altsystemen läuft, derselbe sein?

Überraschenderweise ja! Die Schritte für eine effektive ERP-Implementierung sind ähnlich, unabhängig von der Größe oder Komplexität der Aufgaben Ihres Unternehmens. Was eine ERP-Implementierungsreise jedoch spezifisch macht, ist die Bereitstellungsmethode, der Sie folgen. Es gibt eine Reihe von Ansätzen, aus denen Sie wählen können, darunter Big Bang, schrittweiser Rollout und parallel.

• Big-Bang-Methode. Es ist der schnellste Weg, ein ERP zu implementieren, aber auch der schwierigste, da Sie Mitarbeiterschulungen, Live-Schaltungen und die Behebung von Fehlern gleichzeitig erledigen müssen. Daher eignet sich dieser Ansatz gut für Organisationen, die nur 1-2 Module in ihrem neuen System suchen.
• Phasenweiser Ansatz. Diese Methode ist weniger riskant als der Big Bang, da Sie neue Module oder Geschäftseinheiten nacheinander bereitstellen. Es dauert länger, alle Schritte der ERP-Implementierung abzuschließen, aber es ist einfacher für Sie, den Prozess zu kontrollieren und auftretende Probleme zu lösen. Ein solches Vorgehen bietet sich an, wenn Sie ein mittelständisches Unternehmen haben und erwarten, viele Module im neuen ERP einzusetzen.
• Paralleler Rollout. Es ist die am wenigsten gefährliche Methode. Alle kritischen Funktionen bleiben geschützt, da Sie Ihre Altsysteme nicht sofort aufgeben, sondern das neue ERP parallel dazu ausführen, um Funktionen zu schützen, die kontinuierlich ausgeführt werden müssen. Die parallele Einführung ist die zeitaufwändigste Methode, also kommen Sie langsam voran … aber sicher.

Ich plädiere für einen Ansatz, bei dem wir zunächst Funktionen implementieren, die der Kunde bereits aus seinen Altsystemen kennt. Und fügen Sie dann Funktionen und Module hinzu, die sie zuvor nicht verwendet haben, aber erwarten, zu haben.

— Volha Homza, Business Analyst, *instinctools

Obligatorische Schritte, die Sie für eine reibungslose und effiziente ERP-Einführung befolgen sollten

Nur 27 % der Unternehmen nutzen die digitale Strategieberatung bei der Implementierung eines ERP. Strategische Planung ist jedoch das Rückgrat jeder ergebnisorientierten Softwarebereitstellung. Als Unternehmen, das sowohl ERP-Entwicklung als auch Beratungsleistungen kombiniert, haben wir die Schritte einer erfolgreichen ERP-Einführung im Detail überprüft.

1. Anforderungen festlegen

Einer der wichtigsten Schritte der ERP-Einführung ist die kompetente Ermittlung der Ausgangsanforderungen, die das Ergebnis prägen. Die Offenlegung von geschäftlichen Anforderungen und Einschränkungen kann jedoch ziemlich schwierig, wenn nicht sogar entmutigend sein. Daher ist es besser, diese Aktivität professionellen Business-Analysten anzuvertrauen, die die Lücke zwischen Ihren Erwartungen und dem Projektergebnis minimieren können.

Das häufigste Beispiel für ein Kundenbedürfnis ist die Möglichkeit, alle Geschäftsprozesse an einem Ort zu sehen. Der Umgang mit unterschiedlichen Systemen – eines für Buchhaltungszwecke, ein weiteres für die Verkaufsüberwachung, ein drittes für Lagervorgänge usw. – behindert diese begehrte Transparenz.

Die Verarbeitung vieler Dokumente ist eine weitere häufige Anforderung. Die Datenmenge, die Sie täglich verarbeiten müssen, bestimmt unter anderem, für welches ERP Sie sich entscheiden.

Einschränkungen können beispielsweise die ausschließliche Verwendung von On-Premise-Lösungen und die Einhaltung lokaler Vorschriften sein.

— Volha Homza, Business Analyst, *instinctools

Kundenanforderungen beziehen sich häufig auch auf die Konfiguration und Anpassung der Out-of-the-Box-Lösung. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, Ihre Erwartungen an die neuen ERP-Funktionen, die Konnektivität und die Leistung festzulegen, da dies auch die Wahl eines Systems gegenüber einem anderen beeinflusst.

2. Stellen Sie ein Team zusammen, das am ERP-Implementierungsprojekt arbeitet

Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung des Aufbaus eines starken und gut koordinierten Teams. Wen brauchen Sie an Ihrer Seite, um alle Schritte im Lebenszyklus der ERP-Implementierung zu unternehmen? Wie bei jedem Softwareentwicklungsprojekt benötigen Sie wahrscheinlich bestimmte Mitglieder des Kernteams, z. B. einen Projektmanager, einen Business-Analysten, UX/UI-Designer, Entwickler und QA.

Es gibt auch bevorzugte Experten, deren Teilnahme am Projekt dazu beitragen wird, es noch sicherer und robuster zu machen. Da ein ERP eines der geschäftskritischen Systeme für jedes Unternehmen ist, kann seine Ausfallzeit die meisten Vorteile, die Sie aus seiner Implementierung gezogen haben, zunichte machen. Daher können Sie Ihr Kernteam mit DevOps-Ingenieuren verstärken, die sich um die Agilität und Stabilität des Systems kümmern. Wenn Codebereitstellungen regelmäßig erfolgen, können Sie Fehler frühzeitig im SDLC erkennen und beheben und geschäftliche Änderungen schneller implementieren.

Ein weiteres bevorzugtes Mitglied des Projektteams ist ein Regulierungsberater. Diese Person garantiert, dass Ihr ERP-System den gesetzlichen Anforderungen des Landes entspricht, in dem sich Ihr Unternehmen befindet.

Die ERP-Compliance kann auch von einem Business Analyst gehandhabt werden. Wir berücksichtigen immer nicht nur die Anforderungen und Einschränkungen der Kunden, sondern auch die Gesetze des Landes, in dem sie ihr Geschäft betreiben.

— Volha Homza, Business Analyst, *instinctools

Stellen Sie darüber hinaus sicher, dass Sie sich auf C-Level engagieren, um den einfachen Mitarbeitern die Bedeutung der Einführung des neuen Systems zu vermitteln, ihren Widerstand gegen Veränderungen zu schwächen und eine erfolgreiche Einführung sicherzustellen.

3. Identifizieren Sie das ERP, das zu Ihren geschäftlichen Anforderungen und Einschränkungen passt

Der nächste Schritt der ERP-Softwareimplementierung besteht darin, verfügbare Lösungen zu analysieren und festzustellen, welche Ihre Anforderungen ohne weiteres abdeckt oder an Ihre Anforderungen angepasst werden kann. Sie sollten sich für die Anzahl der Benutzer, ihre Rollen im System und Ihren Dokumentenfluss entscheiden, um das Volumen der Vorgänge pro Tag zu verstehen und ein ERP mit angemessener Leistung auszuwählen.

Bis zu diesem Punkt haben Sie bereits über Ihre Grenzen nachgedacht und wissen, welches ERP für Sie nicht funktioniert. Wenn zum Beispiel Datenschutzanforderungen die Notwendigkeit einer On-Premise-Software diktieren, stellt sich die Frage nach Cloud- oder On-Premise-ERP erst gar nicht.

Ein ähnliches Beispiel bezieht sich auf den Anpassungsgrad, den verschiedene Systeme zulassen. Wenn Ihre Geschäftsprozesse nicht in die Standardprozesse passen, benötigen Sie ein flexibel anpassbares ERP. Niemand möchte in die Fußstapfen von Lidl treten, einem Unternehmen, das sieben Jahre damit verbracht hat, SAP an seine spezifischen Preise anzupassen. Trotzdem scheiterte das Projekt am Ende und das Unternehmen verschwendete 500 Millionen Euro.

Abgesehen von den Einschränkungen wird die Wahl des ERP durch die Bedürfnisse des Kunden bestimmt. In unserer Praxis gab es eine Organisation mit mehreren juristischen Personen. Und es war zwingend erforderlich, ein ERP zu finden, mit dem Kunden alle ihre Unternehmen in einem System sehen und nahtlos zwischen ihnen wechseln können, ohne sich erneut anmelden zu müssen. Wir haben mehrere ERPs verglichen und Odoo vorgeschlagen, da es über eine Multi-Company-Funktion verfügt, die die Implementierung der vom Kunden gewünschten Funktionalität ermöglicht.

— Volha Homza, Business Analyst, *instinctools

Es gibt eine Reihe von ERP-Playern auf dem Markt, von Giganten mit fast 50-jähriger Geschichte wie SAP bis hin zu innovativen Newcomern wie Odoo oder Salesforce. Wir haben die Unterschiede zwischen Odoo und SAP ERP bereits ausführlich mit unserem Business Analyst und Lead Developer des ERP-Teams besprochen. Und wir finden es auf jeden Fall lesenswert!

4. Konfigurieren oder passen Sie Ihr ERP-System an

Nur 3,6 % der Unternehmen können mit einer fertigen Lösung vollkommen zufrieden sein. Die anderen 96,4 % benötigen Anpassungen oder zumindest Systemkonfigurationen, um sie an ihre Prozesse anzupassen.

Wir konfigurieren zunächst ein Out-of-the-Box-ERP, um es so weit wie möglich an die Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden anzupassen. Und wenn dies nicht ausreicht und die erforderliche Funktionalität nicht in einer fertigen Lösung verfügbar ist, bieten wir kundenspezifische Anpassungen an.

Sie benötigen beispielsweise einen Bericht über Lagerbestände zu einem bestimmten Datum. Oder Sie möchten zusätzlich zu den Standardspalten wie Kontakte und Verkäufe eine mit einem Rechnungsstatus. Dies sind die Dinge, die eine Anpassung erfordern.

— Volha Homza, Business Analyst, *instinctools

Während dieses Schritts der ERP-Implementierung sollten Sie sich auch um die Integration mit den benötigten Services kümmern. Dazu können Zahlungs- und Lieferdienste wie PayPal und DHL sowie Business-Intelligence-Dienste wie Power BI und Tableau gehören.

Wir integrieren ERP auch in alle Systeme, die Sie haben. Sie verwenden beispielsweise ein Buchhaltungssystem, in dem Steuerberichte, Belastungen und Gutschriften usw. erstellt werden. Oder Sie betreiben bereits ein CRM mit eingerichteten Verkaufstrichtern, die Ihre Anforderungen vollständig abdecken. Dann ist es sinnvoller, diese Systeme zu integrieren, als sie durch ein neues zu ersetzen, das von Grund auf angepasst werden sollte.

— Volha Homza, Business Analyst, *instinctools

5. Migrieren Sie Ihre Daten

Oracle gibt an, dass die Datenmigration 10 bis 25 % der gesamten Projektkosten ausmachen kann, was sie zum wichtigsten Schritt bei der ERP-Implementierung macht.

Die Migration aller historischen Daten ist keine Option. In den Tagen von Big Data ertrinken Unternehmen in einem Meer aus unorganisierten, unstrukturierten und unvollständigen Daten. Daher sollte die Sorge um die Datenqualität in dieser Phase Ihre Hauptpriorität sein. Ermitteln Sie aussagekräftige Daten und prüfen Sie diese auf Dubletten und Fehler, bevor Sie mit der Migration beginnen.

Bei einem unserer Projekte war die Datenmigration so umfangreich, dass wir ein eigenes Team damit beauftragen mussten. Nachdem die Daten aktualisiert wurden, haben wir sie gemappt – abgeglichene Entitäten aus den alten Systemen zu den entsprechenden Entitäten im neuen ERP.

Im alten System heißt die Entität beispielsweise „Kunde“ und hat einen bestimmten Wert im Code. Aber im neuen System heißt es „Kontakt“ und hat einen anderen Wert im Code. Daher ist es unser Ziel, genau zu beschreiben, wie sie aufeinander abgestimmt werden können. Es ist immer der manuelle Teil der Aufgabe, aber die Datenmigration selbst kann automatisiert werden.

— Volha Homza, Business Analyst, *instinctools

Nach der Bereinigung und Zuordnung der Daten müssen Sie das System vor der Freigabe testen. Prüfen Sie zum Beispiel, ob sich die Leistung bei der realen Datenmenge ändert.

Die Menge an realen Daten in der Produktion kann viel größer sein als die Testdaten auf dem Prüfstand. Daher können die Ausgabedaten (z. B. Berichte) oder einfache Datenbankabfragen in einer realen Umgebung langsamer laufen als auf dem Testserver. Diesen Aspekt berücksichtigen wir bei der Überprüfung der Auslastung des Systems.

— Volha Homza, Business Analyst, *instinctools

6. Führen Sie Tests durch

Leistungstests sind ein obligatorischer Schritt bei der Implementierung jeder Software. Es sei denn, Sie wollen schwerwiegende Mängel nach der Veröffentlichung aufdecken und das Sechs- oder Siebenfache für deren Bearbeitung bezahlen.

Je früher Sie Probleme in SDLC entdecken, desto geringer sind die Kosten für deren Behebung. Daher sind hier die Top 3 Leistungstests, die Sie durchführen sollten, um sicherzustellen, dass Sie ein robustes ERP-System aufbauen.

• Regressionstests. Wenn Sie auf Codeebene arbeiten und Änderungen daran vornehmen, ist es wichtig zu überprüfen, ob diese die vorhandenen Funktionen nicht negativ beeinflusst haben.
• Gesundheitstest. Dieser Typ zielt darauf ab, die Rationalität des Systems zu überprüfen. Es hat keinen Sinn, mit anderen Tests fortzufahren, wenn das System technisch gesehen besagt, dass 2 + 2 = 5 ist.
• Rauchtest. Es wird durchgeführt, um zu überprüfen, ob die Software stabil ist, und hilft, schwerwiegende Fehler und Showstopper zu erkennen.

Alle Arten von Tests können automatisiert werden, um die Aufgabe zu vereinfachen und zu beschleunigen.

7. Schulen Sie Ihre Endbenutzer

Laut einer McKinsey-Umfrage scheitern 70 % der Softwareimplementierungsprojekte am Widerstand der Mitarbeiter, neue Systeme zu akzeptieren. Eine solche entmutigende Situation könnte durch eine angemessene Schulung des Personals vermieden werden. Aus diesem Grund dürfen Schulungen für verschiedene Benutzergruppen in Ihrer ERP-Implementierungs-Roadmap nicht außer Acht gelassen werden. Es kann in zwei Formaten abgehalten werden, und wir schlagen beide vor, um den Widerstand der Mitarbeiter gegen Veränderungen zu minimieren.

• Bereitstellung von Benutzerhandbüchern für Endbenutzer. Ihr ERP-Implementierungspartner erstellt detaillierte Benutzerhandbücher für Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen. Business-Analysten erklären Schritt für Schritt, was, wie, wo und wann zu tun ist. Mit diesem Ansatz werden sich Endbenutzer vom ersten Tag der Einführung an im neuen System wohlfühlen.
• Durchführung von Präsenz- oder E-Learning-Schulungen. Die Akzeptanz neuer Technologien ist immer stressig für Mitarbeiter, die an dem „Es war immer so“-Ansatz festhalten. Bei starkem Widerstand gegen die Umstellung auf das neue System ist die Einbindung der Führungskräfte der Schlüssel zu einem Paradigmenwechsel im Denken der Belegschaft. Vor allem, wenn die ERP-Implementierung eine Ihrer technologiegestützten Phasen der Unternehmenstransformation ist.

Das Hauptziel der Schulung ist es, 100%ige Kenntnisse über die Verwendung des neuen Systems zu vermitteln und Mitarbeiter von Gegnern zu Befürwortern der heutigen Software zu machen.

Warum sollte dieser ERP-Projektimplementierungsschritt durchgeführt werden, bevor das neue System live geht?

Findet die Schulung nach der Einführung statt, ist die Gefahr groß, dass eine Welle unzufriedener Mitarbeiter, die den Umgang mit dem neuen System nicht verstehen, über Sie hereinbricht. Personal zu schulen, wenn Sie dringende Post-Release-Probleme lösen müssen, ist eine Aufgabe, die ich niemandem zumuten möchte.

— Volha Homza, Business Analyst, *instinctools

8. Go-Live-Aktivitäten planen und initiieren

In diesem Schritt der ERP-Implementierung behält das gesamte Team die Systemleistung, die Behebung von Fehlern und die Feinabstimmung genau im Auge.

Das Datum der Einführung des Systems wird immer vom Kunden genehmigt, da die ERP-Einführung einen neuen Zeitraum für die Buchhaltung bedeutet. Es ist unmöglich, am 1. Januar alles von vorne zu beginnen. Aus Gründen der Zuverlässigkeit betreiben unsere Kunden ihre neuen und alten Systeme in den ersten ein bis zwei Monaten parallel.

— Volha Homza, Business Analyst, *instinctools

Wir empfehlen außerdem, nach dem Live-Betrieb eine Nachverfolgung durchzuführen, um sicherzustellen, dass das neue System von den Endbenutzern vollständig angenommen wird.

9. Werten Sie den Erfolg gemäß Ihren ermittelten Anforderungen aus

Es ist an der Zeit, zu den Zielen zurückzukehren, die Sie sich zu Beginn des Projekts gesetzt haben, und zu überprüfen, ob Sie sie erreicht haben. Wenn Sie den Umsatz steigern wollten und das neue ERP-System mehr Umsätze pro Tag bewältigen sollte, kann es das überhaupt?

Ein Beispiel aus der Praxis: Einer unserer Kunden hat sich zum Ziel gesetzt, die Bearbeitungszeit für Anfragen von 20 Minuten auf mindestens 15 Minuten zu reduzieren. Daher war die Konformität des neuen Systems mit diesem KPI eines der Kriterien für die Bewertung des Projekterfolgs. Wir haben ein System entwickelt, das es geschafft hat, einen Bericht in 5 Minuten zu erstellen, was ein offensichtlicher Erfolg war. Erwartungen übertreffen – das treibt uns voran.

— Volha Homza, Business Analyst, *instinctools

Wenn Sie einer intelligenten Implementierungsstrategie folgen, ist Ihr ERP jeden Dollar wert

Die Implementierung von ERP ist eine der Investitionen, die Sie tätigen sollten, um Ihre Daten sauber und organisiert an einem Ort zu halten und Ihr Wachstum zu vereinfachen. Doch wie erreichen Sie dieses Ziel, ohne Ihre Taschen zu leeren? Im Jahr 2022 haben 41,4 % der ERP-Einführungsprojekte ihre Budgets überschritten. Die Hauptprobleme mit Budgetüberschreitungen betrafen organisatorische, datentechnische und technische Probleme. Ehrgeiz erfordert eine sorgfältige strategische Planung. Unternehmen sind oft so begeistert von der Agilität ihres zukünftigen ERP und den Vorteilen, die sie daraus ziehen werden, dass sie vergessen, alle Schritte der ERP-Implementierung richtig zu befolgen. Als erfahrener Entwicklungs- und Beratungspartner für Unternehmenssoftware kann *instinctools Ihr Unternehmen durch die gesamte ERP-Bereitstellung führen, wodurch Sie jede Menge Zeit und Geld sparen und dabei helfen, unglückliche Fehler zu vermeiden.

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