Alles, was Sie über Zoho Contracts wissen müssen

Die Verträge sind Rechtsdokumente, die fast jeden Cent regeln, der entweder in ein Unternehmen eingeht oder es verlässt. Wenn die Unternehmen mit der richtigen Vertragsverwaltungssoftware für ihre Verwaltung ausgestattet sind, können sie Verträge von statischen Dokumenten in strategische Vermögenswerte umwandeln. In einer Geschäftslandschaft, die sich mit der Entwicklung der Technologie so schnell verändert, kommen häufig regulatorische Maßnahmen in Frage.

Zudem werden die globalen Lieferketten immer komplexer und die Marketing- und Vertriebsmodelle immer vielfältiger. Dies ist ein Zustand, der zu einem Bedarf an digitalen Verträgen geführt hat, auf die leicht zugegriffen und geändert werden kann. Es besteht eine steigende Nachfrage nach einer leistungsstarken CLM-Plattform, mit der Sie Ihre Verträge verwalten und optimal nutzen können.

Mit einer leistungsstarken Software für das Vertragslebenszyklusmanagement können Sie Vertragsprozesse automatisieren und rationalisieren und das wahre Potenzial darin freisetzen. Mit einem CLM wie Zoho Contracts können Rechtsteams viel Zeit sparen, die sie in hochwertige Aufgaben investieren können.

In diesem Blog werden wir uns detailliert mit Zoho Contracts und den Funktionen befassen, die diese Software bietet.

Was sind Zoho-Verträge?

Zoho Contracts ist eine einfache Lösung für alle Vertragsherausforderungen. Es hilft bei der effizienten Rationalisierung des Contract Lifecycle Management-Prozesses mit einer funktionsreichen Plattform und erreicht gleichzeitig Compliance in großem Maßstab bei reduzierten Kosten.

Die Implementierung von CLM-Plattformen wie Zoho Contracts ermöglicht es Ihnen, Vertragszykluszeiten zu verkürzen, Geschäftsrisiken zu mindern und die Vertragsverwaltung zu verbessern. Es handelt sich um eine vollständige Vertragslösung, die die Notwendigkeit mehrerer Anträge eliminiert.

Alle Geschäftsinhaber können ihre Geschäftsverträge im Auge behalten, egal wohin sie gehen. Zoho Contracts-Anwendungen erstellen ein personalisiertes mobiles Dashboard, das Einblicke in wichtige Vertragsmetriken bietet. Die Anwendung verfügt auch über Funktionen, die benötigt werden, wenn Sie nicht an Ihrem Schreibtisch sitzen.

Die Zoho Contracts-Software bietet nicht nur Effizienz bei Rechtsgeschäften, sondern ermöglicht auch bessere Geschäftsergebnisse. Es befasst sich mit den unten genannten Aspekten der Rechtsgeschäfte.

Straffung des Vertragslebenszyklus

Der Vertragslebenszyklus umfasst fünf Phasen, um die sich Zoho Contracts kümmert, und sie sind unten aufgeführt:

• Erstellung : Zoho Contracts verfügt über eine umfangreiche Bibliothek vordefinierter Vertragsvorlagen und die Möglichkeit, benutzerdefinierte Vorlagen in Zoho Contracts zu erstellen, wodurch die Vertragserstellung zum Kinderspiel wird. Die Vertragstypvorlagen zusammen mit der Klauselbibliothek in Zoho Contracts bieten einen systematischen Ansatz für die Vertragserstellung. Es hilft, viel Zeit in der Erstellungsphase zu sparen und gleichzeitig sicherzustellen, dass die sprachliche Konsistenz über alle Verträge hinweg besteht. Der Dokumenteditor verfügt über erweiterte Funktionen zum Zusammenstellen von Dokumenten, kollaborative Bearbeitungsfunktionen, ausfüllbare Feldfunktionen, kontextbezogene Kommentare usw.
• Genehmigungen : Alle Verträge sind rechtsverbindliche Dokumente, daher muss der darin enthaltene Inhalt klar, prägnant und genau sein. Der Genehmigungsprozess von Verträgen kann die Einhaltung verbessern und Risiken reduzieren, indem sichergestellt wird, dass die Beteiligten den Umfang eines Vertrags kennen, bevor er ausgeführt wird. Zoho Contracts kann von Administratoren verwendet werden, um sowohl sequentielle als auch parallele Genehmigungsworkflows einzurichten und sie mit Vertragstypen zu verknüpfen. Die Genehmiger können kontextbezogene Kommentare in die Dokumente einfügen und diese ebenfalls genehmigen oder ablehnen.
• Verhandlungen : Im Gegensatz zum traditionellen Ansatz, bei dem Sie Verträge als E-Mail-Anhänge hin und her senden, hilft Ihnen Zoho Contracts mit einem kontrollierten Zugriff auf die Kontakte der Gegenpartei mit passwortgeschützten Links. Die Kontakte der Gegenpartei können in Echtzeit zusammenarbeiten, relevante Änderungen vorschlagen, die am Dokument vorgenommen werden sollten, kontextbezogene Kommentare abgeben und die Sichtbarkeit festlegen. Diese Funktion zum Verfolgen des Verhandlungsverlaufs und zum Vergleichen von Änderungen ist sehr nützlich, wenn es verschiedene Verhandlungsrunden gibt.
• Ausführung: Zoho Contracts ist ein CLM-System , das mit einer E-Signatur-Software namens Zoho Sign vorintegriert ist, die diesen wichtigen Schritt im Vertragslebenszyklus extrem schnell und mühelos macht. Die Bearbeitungszeit für E-Mail-, Druck-, Signatur- und Faxzyklen kann eliminiert oder erheblich verkürzt werden. Die rechtsverbindlichen elektronischen Unterschriften können Sie innerhalb weniger Minuten unterschreiben und sichern. Es kann auch eine Unterzeichnungsreihenfolge angegeben werden, die sich über die Unterzeichnergruppe, Unterzeichner der Organisation, Unterzeichner der Gegenpartei, andere Vertreter usw. erstreckt.
• Post-Execution-Management: Die Verwendung von Zoho Contracts unterstützt auch die Post-Execution-Phasen zusammen mit Änderungen, Erweiterungen, Kündigungen und Verlängerungen. Die Software wird mit einer vordefinierten Briefvorlage eingebettet, die für jede dieser Phasen angepasst werden kann. Die herkömmlichen Vorlagen bieten nur eine Grundstruktur des Dokuments, in der alle Beteiligten den Inhalt kontextbezogen bearbeiten und vervollständigen können. Andererseits ermöglicht Zoho Contracts einem Benutzer, einen Vertrag zu ändern, indem er Änderungen am Vertrag vornimmt, da das automatisch generierte Änderungsschreiben die aktuellen Änderungen zusammen mit der gesamten Vertragshistorie erfasst. Diese extreme Reduzierung manueller Eingriffe in die Dokumentenerstellung macht das Lifecycle-Management von Post-Execution-Verträgen extrem einfach und unkompliziert.

Risikosichere Verträge erstellen

Zoho Contracts ist eine hervorragende Vertragsverwaltungssoftware , die beim Zugriff auf vordefinierte Vorlagen für häufig verwendete Verträge wie NDAs und MSAs helfen kann. Vorlagen können als Orientierungshilfe für die Vertragsautoren dienen. Sie können die Details beliebig ändern, während Sie einen Vertrag erstellen. Sie können auch Ihre eigene Vorlage erstellen.

Die sofortige Vertragserstellung wird auch durch die Verwendung von Zoho Contracts ermöglicht, da Sie die Vertrags- und Gegenparteiinformationen einfach in einem Formular hinzufügen können, um Verträge mit allen richtigen Details zu erstellen. Die Verträge können auf der Grundlage der Vorlagen erstellt werden, die allen Mitgliedern die Möglichkeit geben, Verträge zu erstellen, und gleichzeitig sicherstellen, dass für alle Verträge eine sprachliche Einheitlichkeit besteht.

Zoho Contract verfügt über einen integrierten Dokumenteditor mit allen Funktionen eines leistungsstarken Textverarbeitungsprogramms namens Zoho Writer. Das Cloud-Angebot ermöglicht es Ihnen, Verträge von überall aus zu erstellen. Schließlich ermöglicht die erweiterte Klauselauswahl Vertragsautoren, eine Klausel einfach zu suchen und in einen Vertrag einzufügen. Alle Klauseln in vordefinierten Vorlagen, einschließlich der von Ihnen hinzugefügten, sind in der Klauselbibliothek verfügbar.

Vertragsdaten können in Business Insights umgewandelt werden

Mit der Dashboard-Funktion können Sie sich auf einen Blick einen umfassenden Überblick über Ihr Unternehmen verschaffen und schnell fundierte Entscheidungen treffen. Sie können die KPIs in Bezug auf Ihre Geschäftsgesundheit und Ihr Wachstum auf Knopfdruck sehen.

Neben der Dashboard-Funktion hilft auch die Berichtsfunktion dabei, umsetzbare Erkenntnisse über alle Aspekte des Vertragsmanagementsystems zu gewinnen. Sie können Dinge wie Meilensteine, Klauseln, Verpflichtungen, Gegenpartei, Leistung und andere allgemeine Vertragsattribute überprüfen.

Governance verbessern

Zoho Contracts ist eine fortschrittliche Vertragsverwaltungssoftware , die es Administratoren ermöglicht, fundierte Entscheidungen zu treffen, indem sie aus einer Vielzahl von Vertragsdaten umsetzbare geschäftliche Erkenntnisse gewinnen. Es enthält mehr als 30 Standardberichte zu verschiedenen Aspekten des Vertragsmanagements. Und das personalisierte Dashboard bietet einen umfassenden Überblick über Geschäftsverträge auf einen Blick.

Darüber hinaus ermöglicht Zoho Contracts auch die Aktivitätsverfolgung auf drei verschiedenen Ebenen, einschließlich Vertragsebene, Benutzerebene und Phasenebene (Genehmigung, Verhandlung, Unterschrift). Alle Arten von Aktivitäten, die von Benutzern auf diesen Ebenen durchgeführt werden, werden chronologisch verfolgt. Die Nachverfolgung auf Phasenebene liefert dem Vertragseigentümer Informationen darüber, ob die an dieser Phase beteiligten Personen die E-Mail-Benachrichtigung erhalten, das Dokument angesehen und die beabsichtigte Aktion zusammen mit Zeitstempeln durchgeführt haben.

Die Administratoren können den gesamten Vertragslebenszyklusprozess strukturieren, indem sie die Klauselbibliothek, Vertragsbriefvorlagen, Vertragstypvorlagen und Genehmigungsworkflows für Vertragstypen konfigurieren. Die Aktivitäts-, Zugriffs- und Überwachungsprotokolle bieten einen besseren Überblick über unternehmensweite Aktivitäten.

Reduzierung von Geschäftsrisiken

Das Hinzufügen geeigneter Klauseln wie Haftungs- und Freistellungsbeschränkungen kann alle Risiken auf individueller Vertragsebene eliminieren, und nur ein ganzheitlicher Vertragsmanagementprozess, der auf Risikominderung ausgelegt ist, kann ein Unternehmen wirklich risikobereit machen. Die Verwendung von Zoho Contracts ist mit einer Peer-Review- und Genehmigungs-Workflow-Funktion ausgestattet, die fast allen beteiligten Beteiligten eine bessere Transparenz über Vertragsgegenstände bietet. Sie können eine Klauselbibliothek mit gesetzlich zugelassenen Sprachen und Vertragsvorlagen einrichten, die als Leitfaden für Vertragsautoren dienen. Die Governance-Einstellungen geben den Administratoren eine bessere Kontrolle über den Vertragsprozess und verbessern gleichzeitig die Compliance.

Ein kritischer Risikofaktor für ein Unternehmen ist die Nichterfüllung vertraglicher Verpflichtungen. Jede Nichteinhaltung von Verpflichtungen kann zu nachteiligen regulatorischen und finanziellen Folgen führen und der Organisation auch beschädigte Geschäftsbeziehungen hinterlassen. Ein CLM-System wie Zoho Contracts stellt sicher, dass alle Verpflichtungen im Zusammenhang mit einem Vertrag im Bereich Vertragsverpflichtungen nachverfolgt und verwaltet werden können. Der Vertragsinhaber kann den jeweiligen Unternehmern Pflichten zuweisen und sie daran erinnern. Administratoren können diese Verpflichtungen auch mithilfe von verpflichtungsbasierten Berichten im Auge behalten.

Förderung funktionsübergreifender Integrationen

Verträge gelten als dynamische Dokumente, die alle Teile eines Unternehmens berühren. Die ständig wachsende Bedeutung der Rolle von Verträgen erfordert eine funktionsübergreifende Sichtbarkeit und Zusammenarbeit darüber. Die Zoho CRM-Integration ermöglicht es Vertriebsmitarbeitern, Verträge aus verwandten Abschnitten eines Geschäftsdatensatzes in CRM zu initiieren und den Vertragsstatus von CRM aus zu verfolgen.

Die meisten Geschäftsentwicklungsexperten berichten, dass jede Ineffizienz im Vertragsprozess zu einer langsamen Umsatzrealisierung führt. Die Hauptursache dafür ist, dass Vertriebs- und Rechtsteams eher in Silos als zusammen arbeiten. Die gewonnenen und abgeschlossenen Geschäfte werden oft nach Unterzeichnung des Kaufvertrags als abgeschlossen markiert, was bedeutet, dass sich jede Ineffizienz im Vertragslebenszyklus-Managementprozess eines Unternehmens auf das Umsatzwachstum auswirkt.

Jeder Mangel an Transparenz oder Kommunikationsschwierigkeiten zwischen den Vertriebs- und Rechtsteams führt zu langen Vertragslaufzeiten und kann manchmal sogar zu verlorenen Geschäften führen. Mit der Zoho CRM-Integration können Sie eine Art Transparenz zwischen den Verkaufs- und Vertragsprozessen herstellen und gleichzeitig die Durchlaufzeiten erheblich verbessern.

Die Integration kann die kritischen funktionalen Aspekte von Zoho Contracts, die für Vertriebsmitarbeiter relevant sind, innerhalb von Zoho CRM darstellen. Das von Zoho CRM angebotene Vertriebszyklusmanagement und das von Zoho Contracts angebotene Vertragslebenszyklusmanagement bilden zusammen den besten Vertragsabschlussprozess für das Vertriebsteam.

Viel bessere Kontrolle und Compliance

Zoho Contracts ist eine hochfunktionale Vertragslebenszyklus-Managementsoftware , die alle Beteiligten über potenzielle Risiken und Chancen in einem Vertrag informiert, bevor er aktiv wird, indem sie sie als Genehmiger hinzufügt. Sie können Ihre eigenen Genehmigungsworkflows sowohl sequentiell als auch parallel gestalten. Die Genehmiger können auch über den Kommentarbereich zusammenarbeiten.

Es gibt ein zentrales Repository, in dem alle Verträge gespeichert werden können. Es gibt auch Such- und Filteroptionen, die eine viel bessere Sichtbarkeit und Zugänglichkeit ermöglichen. In der CRM-Plattform von Zoho Contracts behält man den Überblick über alle Benutzeraktivitäten. Es ist einfach, den Verlauf aller Fortschritte, Änderungen und Vorschläge an einem Ort anzuzeigen.

Mit der Versionskontrolle sind alle Versionen eines Vertrages in chronologischer Reihenfolge einsehbar. Es ist auch möglich, Versionen zu vergleichen und gleichzeitig eine der älteren Versionen wiederherzustellen. Es gibt eine weitere Funktion der Kalenderansicht, die eine Monatsansicht aller Vertragszeitpläne und Erinnerungen bietet.

Mit Hilfe von Erinnerungsalarmen verpassen Sie keine Verpflichtung oder Gelegenheit für eine Verlängerung. Schließlich können Sie mit Benutzerrollen und Berechtigungen Benutzern in der Organisation Rollen zuweisen. Für jede Rolle gibt es unterschiedliche Zugriffsberechtigungen, die eine bessere Kontrolle über die Contract Lifecycle Management Software ermöglichen .

Fazit

Zoho Contracts kann Organisationen und Einzelpersonen aufgrund seiner beeindruckenden automatisierten Workflows eine bessere Kontrolle über die Verträge ermöglichen. Es verfügt über ein breites Produktportfolio und nahtlose Integrationen, die den Workflow sehr einfach zu verwalten machen.

Mit nur wenig Unterstützung durch einen zertifizierten und erfahrenen Zoho-Berater können Sie Zoho Contracts schnell einrichten. Der Profi kann Sie in alle Funktionen einführen und gleichzeitig Ihre wichtigsten Verträge importieren. Wenden Sie sich an Encaptechno , um die Verträge während ihres gesamten Lebenszyklus auf dem Laufenden zu halten.