Wie dieser Agenturinhaber Prozesse aufgebaut hat, um sich aus seiner 1-Millionen-Dollar-Agentur zu entfernen

Ryan Stewart ist der Gründer von WEBRIS, einer Agentur für digitales Marketing mit Sitz in Miami, Florida, die 2018 von I'm From The Future (IFTF) übernommen wurde. Ryan ist in der Marketingwelt dafür bekannt, dass er unermüdlich die Prozesse aufbaut – und lehrt –, mit denen er WEBRIS in nur eineinhalb Jahren auf 1,1 Millionen US-Dollar AR skaliert hat. Diese Systeme ermöglichten es ihm, als Eigentümer einen Schritt zurückzutreten und seine Rolle neu zu bewerten, während er seinen Mitarbeitern erlaubte, die Arbeit zu übernehmen, die er früher selbst erledigt hatte.

Ryan Stewart, CMO und Gründer der Marketingagentur WEBRIS.

Es gab ihm die Freiheit, sich für eine Übernahme zu entscheiden, als sein Freund Nick Eubanks WEBRIS kaufen wollte. Und jetzt kann er sich der Arbeit widmen, die ihm wirklich Spaß macht: Umsatz steigern, die Marke vermarkten und andere Agenturen beraten. Als wir uns hinsetzten, um zu besprechen, was seinen Prozess für Prozesse so großartig gemacht hat, teilte Ryan mit:

• Die zwei großen Fehler, die Agenturinhaber bei Agenturprozessen machen
• Wie Sie mit dem Aufbau der Prozesse Ihrer eigenen Agentur beginnen
• Wann es sinnvoll ist, einen Berater hinzuzuziehen.

Das sind die Grundlagen der (tiefgreifenderen) Beratung, die er Agenturinhabern während der Konsultationen gibt. Lassen Sie uns in jeden eintauchen.

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Zwei häufige Fehler, die Eigentümer bei Agenturprozessen machen

1. Versuche, andere zu kopieren (anstatt deine Stärken auszuspielen)

„Oft möchten die Leute den Erfolg anderer nachahmen, obwohl sie das eigentlich nicht sollten“, sagte Ryan. Viele der Agenturinhaber, denen er geraten hat, jagen den Erfolgsgeschichten aller anderen nach, anstatt ihre eigenen aufzubauen (eine Ironie, die dem Autor eines Artikels nicht entgangen ist, der Sie dazu ermutigt, die Erfolgsgeschichte von jemandem nachzuahmen).

Hier ist die Sache: Was Ryan und seine Agentur erfolgreich gemacht hat, ist möglicherweise nicht das, was Sie und Ihre Agentur erfolgreich macht . Wieso den? Denn jeder hat andere Stärken. Ryan wusste, dass er ein starker Prozessmensch war: Er konnte neue Leute darin schulen, die Techniken zu wiederholen, die er verwendete, um Ergebnisse zu erzielen. Es war kein Spaß, aber er war gut darin.

Auf der anderen Seite ist er schrecklich im Netzwerken und aggressiven Verkaufen. „Ich habe Freunde, die unglaubliche Verkäufer sind, die eine Agentur um diese Fähigkeit herum aufgebaut haben. Sie haben eine Organisation rund um die Lead-Generierung durch Kaltakquise und Öffentlichkeitsarbeit aufgebaut und konzentrieren sich darauf, diese Leads zu jedem möglichen Preis zu schließen. Sie zerstören es (+15 Millionen Dollar pro Jahr). Sie wissen, dass sie eine sehr hohe Abwanderungsrate haben, aber ihre Verkaufsaktivitäten sind so stark, dass sie wachsen, solange sie an Kunden verkaufen. Sie sind in der Lage, die Abwanderung einzudämmen, indem sie kontinuierlich neue Geschäfte abschließen.“

Die Taktiken, die seine Bekannten anwenden, um aggressive verkaufsbasierte Organisationen zu führen, sind nicht die gleichen Taktiken, die Ryan anwenden würde (oder könnte), um WEBRIS zu betreiben. Und wenn er versucht hätte, Tipps zu verwenden, die für diese Unternehmen funktionierten, hätten sie für seine Agentur nicht funktioniert.

Stattdessen müssen sich Gründer darauf konzentrieren, was ihre Agentur stark macht, und dann auf Taktiken verdoppeln, die diese stärker machen. „Mir macht Marketing Spaß. Ich genieße es, Inhalte zu erstellen.

Ich genieße es, Inbound-Lead-Funnels und Branding aufzubauen. Das ist eine Stärke von mir“, teilte Ryan mit. „Aber ich kann nicht zum Telefon greifen und Leute kalt anrufen. Ich bin schrecklich darin, Leute einzustellen, weil ich Talente oder ihre Einpassung in die Organisation nicht gut einschätzen kann. Ich schaue mir alle an und denke, dass sie Potenzial haben.“

Wenn Sie Prozesse aufbauen und skalieren möchten, müssen Sie Ihre Stärken und Schwächen genau kennen – zusammen mit einer realistischen Einschätzung dessen, was Ihr Team in seinem aktuellen Zustand umsetzen kann und was nicht.

Allerdings werden einige Gründer diese Übung durchlaufen und denken, dass sie keine Prozesse brauchen, da sie keine „Prozess“-Leute sind. Das bringt uns zu Fehler Nr. 2.

2. Denken, dass Sie keine Agenturprozesse benötigen

Viele der Agenturinhaber, die Ryan berät, denken, dass sie keine Prozesse brauchen. Sie sprechen viel darüber, wie ihre Dienstleistungen für Kunden „maßgeschneidert“ sind. Aber laut Ryan braucht jeder Prozesse – einschließlich Agenturen, die personalisierte Dienste anbieten.

„Wenn Sie etwas skalieren wollen, muss es etwas sein, das Sie wiederholbar machen können“, sagte Ryan. Gerade im Marketing, wo Ergebnisse nie wirklich garantiert sind, ist es wichtig, eine Reihe von Prozessen aufzubauen. Man lernt aus dem, was funktioniert, und macht dann weiter.

Ein weiteres Problem sind die Gewinnmargen. „Besonders bei einem Dienstleistungsunternehmen stoßen Sie mit Ihren Margen auf Anhieb an eine Obergrenze“, sagte Ryan. Wenn Sie bessere Margen erzielen wollen, brauchen Sie Möglichkeiten, mit denen die Mitarbeiter ihre Arbeit schneller erledigen und Arbeit an Niedriglohnarbeiter abgeben können. Und das wird niemals ohne Prozesse passieren, denen sie folgen können.

„Der beste Weg, dies zu tun, besteht darin, ein System einzurichten, mit dem Einsteiger in Ihrem System geschult werden und sie in Ihrem Rahmen wachsen lassen“, fügte er hinzu.

Etablierte Prozesse ermöglichen es, sie zu trainieren und zu skalieren.

So starten Sie den Aufbau von Agenturprozessen

Das WEBRIS-Team bei einem Social Outing im April 2018.

Das Erstellen eines Prozesses macht den meisten Menschen keinen Spaß. Es erfordert, jedes Detail über etwas, das Sie regelmäßig tun, aufzuzeichnen, diese Details auf eine Weise zu kommunizieren, die Ihre Mitarbeiter verstehen können, und auf unbestimmte Zeit Fehler zu beheben. Aber das Ergebnis – Systeme, denen Ihre Mitarbeiter folgen können, um wiederholbare, zuverlässige Ergebnisse zu erhalten – bedeutet, dass Sie Ihre Zeit mit allem verbringen können, was Sie verfolgen möchten.

Im Folgenden finden Sie drei Schritte, die Sie unternehmen können, um dies zu erreichen.

1. Kennen Sie Ihre Roadmap

Es ist schwer zu wissen, welche Prozesse Sie zuerst aufbauen sollten, wenn Sie nicht wissen, wohin sich Ihr Unternehmen entwickelt. Das Festlegen einer Roadmap hilft Ihnen bei der Auswahl der Maßnahmen, die Sie ergreifen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen Ihre Ziele erreicht.

Jede Agentur erreicht auf verschiedenen Ebenen der Geschäftstätigkeit einen Höhepunkt und dann ein Plateau. Für Ryan war sein erstes Plateau, als WEBRIS einen Umsatz von 50.000 $/Monat erreichte. Über diesen Punkt hinauszukommen und weiter zu wachsen, bedeutete, dass sich etwas ändern musste.

„Manchmal liegt es am Prozess, vielleicht an der Pipeline, manchmal an den Menschen. Es kann eine Reihe verschiedener Dinge sein “, sagte Ryan. Sobald Sie herausgefunden haben, was Sie davon abhält, auf 3 Mio. $, 5 Mio. $, 10 Mio. $ und mehr zu skalieren, können Sie mit der Priorisierung beginnen.

2. Bauen Sie auf, was Sie wissen – und seien Sie ein Teil des Prozesses

„Sie müssen Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung wirklich gut kennen, denn Sie können keinen Prozess um etwas herum aufbauen, das Sie nicht verstehen “, sagte er.

Wenn Sie bereit sind, Prozesse aufzubauen, müssen Sie etwas auswählen, das Ihr Unternehmen bereits gut macht . Etwas Ungetestetes auszuwählen ist ein Rezept für Frustration und Zeitverschwendung.

Darüber hinaus glaubt Ryan, dass Sie als Firmengründer oder Eigentümer derjenige sein sollten, der die Prozesse aufbaut – zumindest am Anfang. Wenn Sie bereits ein 10-Millionen-Dollar-Geschäft führen, gibt es wahrscheinlich jemanden, der „mitten drin“ ist und die Führung übernehmen könnte. Idealerweise bauen Sie Prozesse für Aufgaben auf, die Sie gerade noch erledigen. Aber wenn Sie diese Aufgabe an jemand anderen übergeben haben, müssen Sie eng mit ihm zusammenarbeiten, um Dokumentation und Lernmaterialien für diesen Prozess zu erstellen.

Zum Beispiel war der erste Prozess, den Ryan entwickelt hat, der Linkaufbau. Damals boten nicht viele große Agenturen Linkbuilding an; Stattdessen drehte sich alles um „massive Daten-Crawls und -Analysen“, sagte er. Linkbuilding war schwieriger zu skalieren, also boten die meisten Leute es nicht in großem Maßstab an.

Aber Ryan wusste, wie man White-Hat-SEO-Linkbuilding betreibt. Also baute er einen Prozess um einen Bedarf herum auf, den er auf dem Markt identifiziert hatte.

„Ich habe diese Prozesse so aufgebaut, dass sie funktionieren, weil ich wusste, was die Leute bereit waren, für einen Link zu zahlen, und ich wusste, was es mich kosten würde, diesen in der erforderlichen Qualität bereitzustellen. Also habe ich sehr detaillierte Prozesse für Menschen im Ausland entwickelt, um manuelle Kontakte zu knüpfen. Links finden, sie kontaktieren, verhandeln, nachverfolgen, sie platzieren lassen … all das. Und schließlich habe ich diesen Prozess in einen Videokurs umgewandelt, der für mich sehr, sehr gut funktioniert hat“, sagte er.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, was Sie zuerst bauen sollen, folgen Sie dieser Hierarchie:

1. Etwas, das Sie gut können und das mehr Möglichkeiten in Ihrem Markt hat
2. Etwas, das Sie gut können und das Ihre Agentur derzeit als Dienstleistung anbietet
3. Projektmanagement

Warum Projektmanagement als dritte Option? Es wird Ihrem Team helfen, Aufgaben zuverlässiger zu erledigen. Ryan stellte fest, dass er schon früh die meiste Zeit als Projektmanager für eine Handvoll Mitarbeiter auftrat. Indem er dokumentierte, was er tat, um Projekte im Zeitplan voranzubringen, war er in der Lage, einen echten Projektmanager einzustellen und seinen Teller für relevantere Arbeiten freizumachen.

Wenn Sie nicht bereit sind, Prozesse zu dokumentieren, die Sie bei der Betreuung von Kunden verwenden, ist das Projektmanagement der nächstbeste Ausgangspunkt.

3. Verwenden Sie ein Whiteboard und beginnen Sie mit dem Testen

Ryan ist ein Fan von Whiteboards, um Ideen zu konkretisieren und mit seinem Team zu kommunizieren.

Sobald Sie Ihre Roadmap und den ersten Prozess kennen, den Sie dokumentieren möchten, ist es an der Zeit, sich hinzusetzen und mit der Dokumentation zu beginnen.

Ryan beginnt lieber mit einem Whiteboard. In Bezug auf seinen Linkbuilding-Prozess begann er mit der Frage: „Was mache ich, um von nichts zu einem gesicherten Link zu gelangen?“ Dann skizzierte er alle Schritte und Personen, die er durchlaufen muss, um diese Verbindung Wirklichkeit werden zu lassen.

Sie könnten beim ersten Durchgang ein paar Schritte verpassen, aber es ist wichtiger, etwas zu verstehen und es später zu überarbeiten. Sobald die Whiteboard-Notizen ausgearbeitet sind, verwandelt Ryan sie in ein Dokument. Und sobald das an einer Handvoll Mitarbeitern getestet wurde, verwandelt er es in eine Videoschulung.

„Brüchen Sie es auf die SOP-Ebene herunter“, drängte Ryan. „Verwandeln Sie einen Prozess in eine Reihe von Teilprozessen.“

Es ist keine Aufgabe, die ihm Spaß macht. „Ich bin kein detailorientierter Mensch“, lachte er. „Aber ich verstand, dass dies getan werden musste, um erfolgreich zu sein.“

Steckenbleiben? Stellen Sie einen Berater ein

Manchmal funktioniert Ihr Prozess einfach nicht. Oder vielleicht gibt es einen Aspekt Ihrer Agentur, mit dem Sie nicht genug Erfahrung haben, um einen Prozess aufzubauen.

Für Ryan war es an der Zeit, einen Berater einzustellen, als sein Designteam Unterstützung beim Aufbau seines Prozesses benötigte. „Unser leitender Designer war immer unter Wasser – wie die meisten Designteams. Obwohl wir alle unsere eigenen Theorien hatten, fiel es uns schwer, genau herauszufinden, warum das so war“, sagte er. Also holten sie jemanden mit bedeutender Designerfahrung.

„Berater sind wertvoll, weil sie eine unvoreingenommene Außenperspektive bieten. Und wir waren alle Vermarkter und Entwickler. Es war unglaublich wertvoll, jemanden mit diesem inhärenten Produktwissen zu haben, der das schon einmal durchgemacht hat und der uns helfen konnte, eine endgültige Entscheidung darüber zu treffen, was wir tun mussten“, fügte er hinzu.

Dadurch konnten sie die Effizienz des Designteams verbessern und einen Prozess festlegen, der für alle funktionierte.

Wenn es einen Prozess gibt, mit dem Sie nicht vertraut sind oder über den sich Ihr Team streitet, können Sie viel Zeit und Frustration sparen, indem Sie jemanden von außen hinzuziehen, um das Gespräch zu schlichten.

Abschließende Gedanken

Ryan und sein Team feiern die Übernahme von WEBRIS.

Nicht alle haben die gleichen Motivationen für die Etablierung von Agenturprozessen. Für Ryan war es, aus dem Alltag herauszukommen und seine Mitarbeiter all die Aufgaben übernehmen zu lassen, die er nicht machen wollte. Das ermöglichte ihm, das Geschäft auszubauen, Akquisitionen zu steuern und seine Zeitverpflichtungen neu zu priorisieren.

Jetzt arbeitet er an einem Projekt, um alle erfolgreichen Prozesse und Lerndokumente seiner Agentur in ein Schulungsprogramm für andere Agenturen umzuwandeln. Sein gesamtes neues Videomaterial wird auf theblueprint.training erscheinen.

Seiner Agentur bleibt er zwar „auf Führungsebene“ verbunden, aber er hat jetzt Zeit für neue Projekte – wie das Training – die ihm wirklich Spaß machen.

„Möchten Sie immer noch Seitentitel ändern und Berichte überprüfen oder möchten Sie ein Unternehmen führen und verwalten? Nicht jeder möchte Letzteres tun, was in Ordnung ist. Aber das müssen Sie sich fragen“, sagte er. Der Aufbau von Prozessen und der Abschluss der Übernahme „war ein sehr positiver Schritt für meine Karriere, weil ich wusste, dass ich mich aus dem Unkraut befreien musste, wenn ich mehrere Unternehmen haben und auf der Führungsebene und nicht auf der Jobebene sein wollte.“ er erklärte.

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