KI-Kalender. Wie optimieren Sie Ihre Zeit in einem Unternehmen? | KI in der Wirtschaft #107

Haben Sie sich jemals gefragt, wie viel Zeit Sie mit täglichen organisatorischen Aufgaben verschwenden? Besprechungen, Berichte, Terminplanung – all das nimmt wertvolle Zeit in Anspruch, die Sie für das Wachstum Ihres Unternehmens nutzen können. Was wäre, wenn ein KI-Kalender das für Sie erledigen könnte? Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.

Wie kann der KI-Kalender beim Zeitmanagement helfen?

Ein KI-Kalender kann das Zeitmanagement Ihres Unternehmens deutlich verbessern. Wie? Erstens durch die Personalisierung der Mitarbeiterpläne. Durch die Analyse historischer Daten über die Gewohnheiten und die Produktivität von Menschen kann ein KI-Kalender ihre Zeitpläne anpassen, um die Produktivität zu maximieren. Es kann auch die Aufgabenplanung automatisieren und dabei mehrere wichtige Faktoren wie Fristen, Prioritäten und Aufgabenabhängigkeiten berücksichtigen.

Darüber hinaus werden der Studie zufolge bis zu 60 % der Arbeitszeit mit Dingen wie der Beantwortung von E-Mails, der Teilnahme an unnötigen Besprechungen und der Suche nach Informationen in einer chaotischen Dateisammlung verschwendet. Diese Routineaufgaben können mit einem KI-Kalender erfolgreich automatisiert werden.

Was sind also die größten Herausforderungen bei der Umsetzung einer solchen Lösung? Zunächst einmal die aktuellen Gewohnheiten – Sie müssen Ihre Routine neu organisieren und die Art und Weise ändern, wie Sie Ihre täglichen Aufgaben erledigen. Auch die Kosten können eine Herausforderung darstellen. KI-basierte Tools sind nicht so günstig. Auch der Datenschutz der Daten, die mit einem solchen Kalender geteilt werden müssen, kann ein Problem darstellen.

Die meisten Hersteller versichern jedoch, dass sie strenge Sicherheitsstandards einhalten und die Informationen nur zur Optimierung der Zeitpläne der Benutzer verwenden.

Synchronisierung von Teamkalendern. Im Uhrzeigersinn

Eine der größten Herausforderungen für Unternehmen ist nicht so sehr das Zeitmanagement, sondern die Schwierigkeit, einen gemeinsamen Termin für das Meeting zu finden, an dem eine größere Gruppe von Menschen teilnehmen muss. Hier kommt Clockwise (https://www.getclock.com/) ins Spiel, eine App, die automatisch die Kalender der Teammitglieder analysiert und einen passenden Zeitpunkt für alle zum Treffen vorschlägt. Darüber hinaus überwacht es ständig die Zeitpläne der Mitarbeiter und plant bei Bedarf flexible Veranstaltungen neu, um Platz für vorrangige Besprechungen zu schaffen.

Clockwise ist ein Produktivitätstool, das die Zeitpläne von Einzelpersonen und Teams optimiert, um Zeit für intensive Arbeit zu schaffen, ohne störende Aufgaben, die den Tag in kurze Momente unterteilen. Es funktioniert wie ein Planungsassistent, der Benutzerpräferenzen versteht und versucht, Ereignisse zu konsolidieren, die nicht zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden müssen. Clockwise berechnet schnell die beste Zeit für Besprechungen, Aufgaben und intensive Arbeit. Dies geschieht für ganze Teams und Organisationen, sodass es umso intelligenter wird, je mehr Menschen es nutzen.

Dies gibt jedem Teammitglied einen übersichtlichen Kalender und erleichtert die gemeinsame Planung von Besprechungen erheblich. Laut den von Clockwise gesammelten Daten spart allein die Möglichkeit, automatisch Termine vorzuschlagen, bis zu 19 Arbeitstage pro Jahr! Dies zeigt das Potenzial der Verwendung von KI zur Synchronisierung von Teamkalendern.

Quelle: Im Uhrzeigersinn (https://www.getclock.com/ai)

Planen von Besprechungen mit Kunden. Kronologisch

Die Terminvereinbarung mit Kunden kann eine entmutigende Aufgabe sein. Manchmal sind die fleißigsten Kunden die wertvollsten für das Unternehmen, aber es ist sehr schwierig, einen passenden Termin für ein Treffen mit unseren Vertriebsmitarbeitern zu finden.

In solchen Situationen hilft eine Anwendung namens Kronologic (https://www.kronologic.com/), die den Prozess der Vereinbarung von Besprechungen mit Leads vollständig automatisieren kann. Zunächst wird auf der Grundlage einer Analyse der Kalender beider Parteien das günstigste Zeitfenster vorgeschlagen. Zweitens: Wenn das Treffen verschoben werden muss, führt Kronologic unabhängig die E-Mail-Korrespondenz zu diesem Thema, bis ein für beide Seiten zufriedenstellender Termin festgelegt ist.

Kronologic ist eine Plattform, die den Verkauf beschleunigt, indem sie automatisch Einladungs-E-Mails versendet, mithilfe von KI Änderungen der Besprechungszeit aushandelt und alles teamübergreifend koordiniert. Mit Kronologic können Unternehmen Teams an mehreren Standorten anzeigen und verwalten, Leads identifizieren und über ein zentrales Portal automatisierte Benachrichtigungen an Vertriebsmitarbeiter senden.

Auf diese Weise können sich Vertriebsmitarbeiter auf die Vorbereitung des Meetings konzentrieren, anstatt Zeit mit der Terminvereinbarung zu verschwenden. Zumal die Anzahl der zu bearbeitenden Leads oft mehrere Hundert pro Monat beträgt!

Laut Statistik kann der Einsatz von Kronologic die Terminkonvertierung um bis zu 17 % steigern. Wie Sie sehen, ist die Terminplanung mit ständig beschäftigten Kunden ein weiterer Bereich, in dem KI Wunder bewirken kann.

Quelle: Kronologic (https://www.kronologic.com/)

Wie kann ein KI-Kalender die Art und Weise verändern, wie Ihr Unternehmen die Zeit verwaltet?

Ein weiterer Schwachpunkt großer, verteilter Teams ist manchmal die Schwierigkeit, Aufgaben effizient zu verwalten. In einer solchen Situation kann Trevor (https://www.trevorai.com/) hilfreich sein, um die Arbeitszeit optimal zu nutzen. Es macht es einfach und intuitiv, alle Aufgaben, die gerade um unsere Aufmerksamkeit konkurrieren, zu visualisieren und zu priorisieren. Darüber hinaus schätzt dieser KI-Kalender automatisch die Zeit, die für die Erledigung jeder Aufgabe benötigt wird. Es erinnert uns auch an bevorstehende Fristen.

Trevor AI ist ein intuitiver Tagesplaner, der KI-basierte Zeitblockierungstechnologie nutzt, um Ihnen bei der Planung von Aufgaben zwischen Ihrer To-Do-Liste und dem Echtzeitkalender zu helfen. Trevor AI vereint die Präzision der manuellen Drag-and-Drop-Planung mit dem Komfort der automatischen Planung. Seine intelligenten Vorschläge halten Ihren Arbeitsablauf im Gleichgewicht und erleichtern die Entscheidung, wann welche Aufgaben geplant werden sollen.

Trevor AI ist besonders gut im Zeitblockieren, sodass sich Benutzer ohne Ablenkung auf jeweils eine Aufgabe konzentrieren können. Dies wirkt sich positiv auf die Produktivität aus und macht Multitasking überflüssig, das Studien zufolge die Arbeitseffizienz deutlich verringert.

Quelle: TrevorAI (https://www.trevorai.com/)

Zusammenfassung

Wie Sie sehen, kann ein KI-Kalender das Zeitmanagement erheblich verbessern und die Produktivität in großen, verteilten Teams steigern. Es automatisiert viele Routineaufgaben und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf das Wachstum ihres Unternehmens und den Umgang mit Kunden zu konzentrieren.

Daher lohnt es sich, über die Implementierung einer solchen Lösung nachzudenken, die sich trotz der anfänglichen Kosten im Laufe der Zeit deutlich in Form einer messbaren Steigerung der organisatorischen Effizienz auszahlt. Kalendersynchronisierung, automatisierte Terminplanung oder Unterstützung bei der Aufgabenverwaltung sind nur einige der Einsatzmöglichkeiten eines KI-Kalenders, der das Potenzial hat, den Ansatz der Arbeitszeitplanung in modernen Organisationen zu revolutionieren.

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Autor: Robert Whitney

JavaScript-Experte und Dozent, der IT-Abteilungen coacht. Sein Hauptziel ist es, die Teamproduktivität zu steigern, indem er anderen beibringt, wie sie beim Codieren effektiv zusammenarbeiten können.

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