4 Möglichkeiten, wie KI das Geschäftsprozessmanagement (BPM) unterstützt | KI in der Wirtschaft #13

Was genau ist Geschäftsprozessmanagement? Stellen Sie sich für einen Moment vor, dass Ihr Unternehmen eine Schokoladenfabrik ist, in der verschiedene Produktionslinien gleichzeitig laufen. Sie sind voneinander abhängig, da die Schokolade, die von einem Band kommt, auf ein anderes übertragen wird, das dekoriert. Manchmal müssen Sie auch den Betrieb mehrerer Montagelinien synchronisieren, um verschiedene Schokoladensorten effizient in einer Schachtel anzuordnen.

Produktionsmontagelinien sind die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens. Geschäftsprozessmanagement oder BPM ist eine Disziplin, die dabei hilft, diese Linien zu optimieren und ihren Betrieb zu synchronisieren, also den Arbeitsablauf des Unternehmens zu rationalisieren. Mit BPM analysieren Unternehmen ihre wichtigsten Geschäftsprozesse, identifizieren Engpässe oder Verschwendung und entwerfen dann Verbesserungen. Mit dieser Hilfe können sie effizienter arbeiten und strategische Ziele erreichen. Denn wer könnte schon Schokolade verschwenden?

Was ist Geschäftsprozessmanagement (BPM)?

Beispiele für Geschäftsprozesse sind:

• Die Bestellung des Produkts durch den Kunden – umfasst alle Schritte vom Hinzufügen des Produkts zum Warenkorb über die Zahlung bis hin zum Versand und Kundendienst.
• Rechnungsausstellung und Zahlungseinzug – Rechnungsausstellung, Prüfung, Buchung, Versand an den Kunden und Einzug von Forderungen,
• Rekrutierung und Schulung von Mitarbeitern – Ausschreibung, Auswahl von Kandidaten, Überprüfung, Beauftragung, Implementierung und Entwicklung des Mitarbeiters,
• Technische Probleme beheben – Anfragen annehmen, diagnostizieren, reparieren, testen und den Kunden informieren.

Die erste Aufgabe von BPM besteht immer darin, Daten zu sammeln, den bestehenden Prozess zu analysieren und anschließend alle notwendigen Schritte zu identifizieren, um ihn durchzuführen. Die zweite besteht darin, Momente zu identifizieren, die eine solche Umsetzung behindern. Und drittens, eine Änderung zu entwerfen, um ihre Effizienz zu verbessern. Bei komplexeren Prozessen ist dies oft eine Aufgabe, die die menschlichen Fähigkeiten übersteigt. Künstliche Intelligenz kann bei der Umsetzung helfen.

Die Rolle von KI im Geschäftsprozessmanagement

Moderne BPM-Lösungen nutzen künstliche Intelligenz (KI), um völlig neue Möglichkeiten bereitzustellen. Hier sind 4 Hauptanwendungen von KI im Geschäftsprozessmanagement.

1. Prozessabbildung

Der Schlüssel zum Erfolg von BPM, auch „Prozessoptimierung“ genannt, ist die Vorhersehbarkeit aller Schritte, die zur Erreichung des Ziels erforderlich sind. Die Grundlage für die Umsetzung eines effektiven Prozesses ist daher die Erstellung einer Prozesslandkarte bzw. Prozessvisualisierung.

Die Prozesslandkarte liegt meist in Form einer Grafik mit allen Phasen und den Übergängen zwischen ihnen vor. Seine Aufgabe besteht auch darin, die verzweigten Möglichkeiten zu berücksichtigen, das heißt, die verschiedenen Eventualitäten abzubilden, die in den folgenden Phasen des Prozesses auftreten können.

Herkömmliche Prozessabbildungsmethoden können zeitaufwändig und anfällig für menschliche Fehler sein. KI hingegen kann die Prozessabbildung automatisieren und damit schneller und genauer machen. `

2. Erhöhen Sie die Prozessflexibilität

Ein wesentlicher Vorteil des KI-basierten Process Mining ist die Möglichkeit, Prozesse in Echtzeit zu überwachen und nicht erst nach ihrem Abschluss zu analysieren. Durch die Echtzeitüberwachung können Unternehmen aktuelle Informationen über den Status eines Prozesses erhalten und bei Bedarf sofort eingreifen, um Probleme zu lösen oder Chancen zu nutzen.

Durch die kontinuierliche Analyse von Daten unterwegs kann KI Prozesse auch dynamisch an sich ändernde Bedingungen anpassen. Beispielsweise können in einem Auftragsabwicklungsprozess Schritte automatisch neu angeordnet oder neue Pfade eingeführt werden, wenn die Arbeitsbelastung steigt.

3. Analyse von Mustern in Daten

KI erkennt sofort versteckte Muster in Daten, zum Beispiel wiederkehrende Gründe für Verzögerungen in Prozessen. Bei der Personalbeschaffung kann es Aufschluss darüber geben, in welcher Phase Kandidaten am wahrscheinlichsten aussteigen.

Mittlerweile ist eine der interessantesten Anwendungen künstlicher Intelligenz in BMPs die automatische Prozesserkennung. KI kann dabei helfen, Prozesse automatisch zu identifizieren und zu modellieren, indem sie Daten aus verschiedenen Quellsystemen (z. B. CRM oder ERP) analysiert. Durch die Analyse von Protokoll- oder Ereignisdaten aus diesen Quellen. KI erkennt zudem Muster und Zusammenhänge, um den Prozessablauf zu visualisieren und einzelne Schritte zu identifizieren.

4. Automatisierung sich wiederholender Aufgaben

   KI-basierte Bots führen selbstständig routinemäßige Prozessschritte aus – Rechnungen ausstellen, Kundendaten aktualisieren und Dokumente zwischen Systemen übertragen. Dadurch können sich die Mitarbeiter auf Aufgaben konzentrieren, die Kreativität und strategisches Denken erfordern.

   KI kann eine Vielzahl von Geschäftsprozessen unterstützen – von der Automatisierung bis hin zu erweiterten Analysen. Durch seinen Einsatz können Unternehmen die Effizienz und Flexibilität wichtiger Prozesse erheblich steigern. Doch welche Tools sollten Sie nutzen, um die Prozesse Ihres Unternehmens zu optimieren und KI-basiertes BPM zu implementieren?

KI-gestützte BPM-Tools

Bei der Suche nach BPM-Tools sollten Sie zunächst überlegen, welche Art von Software für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

• Unterstützung einer bestimmten BPM-Stufe – zum Beispiel lohnt es sich, Flowster oder Lucidchart für die Visualisierung von Prozessen auszuprobieren, während Kissflow für die Automatisierung verschiedener Arten von Aufgaben geeignet ist. Der unbestrittene Vorteil solcher Lösungen ist der niedrigere Preis und das gut gestaltete Benutzererlebnis.
• Eine ganzheitliche BPM-Plattform – um die gesamten Geschäftsprozesse eines Unternehmens mit einem einzigen Tool zu verwalten und zu optimieren. Hier betreten wir den Bereich komplexerer und schwieriger zu handhabender Tools, die jedoch ein hohes Maß an Kontrolle über Prozesse ermöglichen. Diese werden am häufigsten von größeren Unternehmen eingesetzt.


ADONIS, ein KI-gestütztes Geschäftsprozessmanagement-Tool.



Quelle: boc-group.com

Zu den am häufigsten verwendeten BPM-Tools gehören:

• Appian BPM Suite – verfügt über künstliche Intelligenz (KI) zur Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Appian bietet ein AI Skill Designer-Tool an, das eine sichere Inhaltsverarbeitung in großem Maßstab mithilfe künstlicher Intelligenz ermöglicht.
• ADONIS BPM Suite – stellt Ellas Chatbot von Anfang an zur Verfügung, wenn das Programm beim Zuordnen von Prozessen ausgeführt wird, und
• Nintex Workflow Cloud – zur Verwaltung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Unter anderem unterstützt es sich wiederholende Daten, also die Generierung interaktiver Dokumentvorlagen, die Tabellen und Abschnitte enthalten, die dynamisch aus Daten- und Objektsammlungen erstellt werden.

Zusammenfassung

Arbeitsabläufe wie das Einreichen von Urlaubsanträgen, die Bearbeitung von Rechnungen, die Vorbereitung des Mitarbeiter-Onboardings und die Prüfung von Kaufanfragen können mit KI-gestütztem Geschäftsprozessmanagement (BPM) automatisiert werden. Dank kontinuierlicher Fortschritte und Entwicklungen in der künstlichen Intelligenz und dem maschinellen Lernen können nicht nur einfache, eindimensionale Prozesse, sondern auch komplexe Aufgaben, an denen mehrere Beteiligten, Abteilungen und verschiedene Systeme beteiligt sind, mithilfe von KI analysiert, optimiert und sogar automatisiert werden.

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Autor: Robert Whitney

JavaScript-Experte und Dozent, der IT-Abteilungen coacht. Sein Hauptziel ist es, die Teamproduktivität zu steigern, indem er anderen beibringt, wie sie beim Codieren effektiv zusammenarbeiten können.

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