Bereiche der Projekttätigkeit | #8 Einstieg ins Projektmanagement

Ein Projekt sollte immer mit der Lieferung eines wertvollen Produkts oder der Verwirklichung eines Geschäftsziels enden. Können wir jedoch die Bereiche der Projekttätigkeit definieren? Wer ist von dem Projekt betroffen und durch welche Phasen schreitet es voran oder durchläuft es, wenn wir die gesamte Projektdauer betrachten?

Tätigkeitsbereiche des Projekts – Inhaltsverzeichnis:

1. Tätigkeitsbereiche des Projekts – Einführung
2. Projektphasen
3. Menschen im Projekt
4. Formales Projektmanagement
5. Tätigkeitsbereiche des Projekts – Zusammenfassung

Tätigkeitsbereiche des Projekts – Einführung

Das PMBOK 2021 hebt bis zu acht Bereiche hervor, deren Zusammenspiel für die Gesamtheit eines jeden Projekts von entscheidender Bedeutung ist. Diese sind:

• Interessenten
• Mannschaft
• Methode
• Planung
• Hinrichtung
• Lieferung
• Messung und Analytik und
• Risiken der Projektumsetzung.

Die oben genannten Felder vermischen sich und sind miteinander verbunden. Während des Projektlebenszyklus ändert sich auch die Bedeutung, die jedem beigemessen wird. Keines wird jedoch vor Projektende ausgeschlossen oder endgültig geschlossen. Diese Aussage scheint naheliegend, wenn man über die Bedeutung der Beteiligung des Projektteams für jede Phase des Projekts nachdenkt. Es lohnt sich jedoch, dies zu berücksichtigen, wenn Sie über die Phasen eines Projekts nachdenken. Schließlich ist die Planung nicht abgeschlossen, bevor sie in die Ausführungsphase übergeht. Sie findet zyklisch statt, wenn mehr Arbeit detailliert wird und die Einzelheiten ihrer Ausführung mit den Interessenvertretern vereinbart werden.

Betrachten wir nun die Projektbereiche aus einer breiteren Perspektive. Welche Fragen und Probleme müssen in jedem von ihnen gelöst werden?

Projektphasen

Die zeitliche Dimension eines Projekts ist in erster Linie mit seiner Planung, Ausführung und Lieferung verbunden. Wie diese Phasen jedoch ineinandergreifen, wie oft und in welchen Zyklen sie aufeinander folgen, hängt eng mit der Methode der Projektdurchführung zusammen, die ihren Lebenszyklus bestimmt.

In PMBOK wird eine Projektphase als eine Reihe logisch zusammenhängender Aktivitäten definiert, die zu einem oder mehreren Ergebnissen führen. Ein Projektlebenszyklus ist einfach eine Reihe von Phasen, die von der Vision bis zum Projektabschluss führen.

Bei der Kaskadenmethode (Wasserfall) beispielsweise folgen Projektphasen nur einmal sequentiell aufeinander. Wird das Projekt hingegen in einer der agilen Methodiken umgesetzt, folgen sie mehrfach aufeinander, wobei jeweils das in der vorherigen Iteration gelieferte Ergebnis als Ausgangspunkt genommen wird.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass das Ziel des Projekts darin besteht, eine benutzerdefinierte mobile Anwendung zur Überwachung der körperlichen Aktivität von Senioren zu entwickeln. Im ersten Planungsansatz legen wir den allgemeinen Rahmen des Projekts fest und wählen eine agile Methodik. Zuerst müssen wir den Umfang des Projekts definieren. Mit anderen Worten, finden Sie heraus:

• Welche Zeit und welches Budget haben wir zur Verfügung,
• Welche Art von Team brauchen wir, und
• Welche Erwartungen haben die Stakeholder, also einerseits der Kunde und andererseits die Senioren, die die Anwendung nutzen werden?

Im ersten Planungsansatz schreiben wir jedoch nur die Aufgaben detailliert auf, die in unmittelbarer Folge erledigt werden sollen. Das heißt, normalerweise solche, die sich auf die Planung selbst beziehen, aber mit einem bestimmten Ergebnis enden – zum Beispiel der Bildung eines Teams. Erst in der zweiten und den folgenden Runden, bereits unter Beteiligung des Projektteams, werden wir uns mit den Aufgaben der Arbeitsteilung und der Umsetzung von Aufgaben des Projekts befassen.

Menschen im Projekt

Die für das Projekt entscheidenden Personen sind die Stakeholder und das Projektteam. Stakeholder können unter anderem Organisationen, Gruppen und Einzelpersonen bezeichnen:

• Kunde oder Kunden
• Geschäftspartner
• Projektnutznießer – zum Beispiel die Senioren aus dem oben beschriebenen Projekt.

Das Wort „Stakeholder“ beschreibt somit all jene, die von der Projektdurchführung betroffen sind oder sein können.

Ein Projektteam hingegen besteht aus Spezialisten, die gemeinsam Aufgaben erfüllen, die zur Realisierung des Projektziels führen. Im Beispiel mit der mobilen Anwendung wären im Team mindestens vier Rollen zu besetzen:

• Programmierer – verantwortlich für die technische Seite der mobilen Lösung,
• Forscher – dessen Aufgabe es wäre, Senioren zu kontaktieren und zu beurteilen, wie ihre Aktivität optimal mit einem mobilen Gerät überwacht werden kann,
• UX/UI-Designer – die Person, die für den Inhalt und Betrieb der Anwendung aus Sicht des Benutzers sowie für deren visuelle Gestaltung verantwortlich ist.

Die für das Team und das Projekt verantwortliche Person ist der Projektmanager, auch Projektleiter genannt. Ihm obliegt sowohl die zwischenmenschliche als auch die formale Dimension des Projektmanagements.

Formales Projektmanagement

Die formale Seite des Projektmanagements, für die die Projektmanager verantwortlich sind, umfasst:

• Auswahl und Umsetzung der Managementmethode,
• Planung und Pflege der notwendigen Dokumentation, Statistiken und Messungen, wie z. B. Überwachung des Projektfortschritts,
• Risikomanagement.

Aus betriebswirtschaftlicher Sicht sind dies Schlüsselbereiche. Denn die Wahl einer auf die Aufgabenstellung abgestimmten Managementmethode ist ein wichtiger Faktor, der über Erfolg oder Misserfolg des gesamten Projekts entscheiden kann. Nicht nur wegen der Vorteile eines wissensbasierten Projektmanagements, das ein bewusstes Lernen aus eigenen Fehlern ermöglicht, sind eine laufend aktualisierte Planung, Projektüberwachung und Risikoanalyse unerlässlich. Sie sind auch aufgrund der – oft formell vorgeschriebenen – Anforderungen der Stakeholder nach ständigem Zugriff auf Dokumente, die den aktuellen Status des Projekts zeigen, von entscheidender Bedeutung.

Tätigkeitsbereiche des Projekts – Zusammenfassung

Jedes Projekt besteht aus acht Handlungsfeldern, die Fragen zu zeitlichem Rahmen der Projektdurchführung, Menschen, die davon in unterschiedlicher Weise betroffen sind, und formalen Governance-Rahmen beinhalten. Alle sind während des gesamten Projekts relevant und beeinflussen sich gegenseitig, um das Ziel zu unterstützen oder zu behindern.

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Autorin: Caroline Becker

Als Projektmanagerin ist Caroline Expertin darin, neue Methoden zu finden, um die besten Arbeitsabläufe zu gestalten und Prozesse zu optimieren. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und ihre Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, machen sie zur besten Person, um komplizierte Projekte in die Realität umzusetzen.

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Einstieg ins Projektmanagement:

1. Was ist ein Projekt?
2. Was ist Projektmanagement?
3. Wie verwaltet man Projekte?
4. Methoden des Projektmanagements
5. Arten von Projekten
6. 4 Projektbeispiele
7. Priorisierung von Projekten
8. Bereiche der Projekttätigkeit