8 Möglichkeiten, Ihren Arbeitstag mit asynchroner Kommunikation zu maximieren

Warum der Hype um asynchrone Kommunikation? Patty Yan von RingCentral erklärt, warum es effektiver ist, und zeigt Ihnen, wie auch Sie es in Ihrem Unternehmen einsetzen können.

Die Arbeitsmuster haben sich vom typischen „nine-to-five“ im Büro wegbewegt. Stattdessen wurden sie durch hybride Arbeitszeiten und flexible Arbeitszeiten ersetzt, die sich an das Leben der Mitarbeiter anpassen.

Während wir uns darauf einstellen, stehen unsere Belegschaften vor bestimmten Herausforderungen. Eine davon ist die Verwaltung effektiver Kommunikation. Dies kann zu langen Tagen in unproduktiven Online-Meetings, Schwierigkeiten bei der Arbeitsübergabe und Missverständnissen führen.

Asynchrone Kommunikation kann diese Schwierigkeiten lösen.

Es entlastet die Mitarbeiter von ständiger Erreichbarkeit und gibt ihnen die Freiheit, ihrer Arbeit nachzugehen. Dadurch kann Ihr Unternehmen produktiver werden. Sie reduzieren die Wiederholung derselben Informationen und geben den Mitarbeitern Autonomie über ihre Arbeitszeiten.

Im Zeitalter des hybriden Arbeitens ist auch die asynchrone Kommunikation unerlässlich, um die Produktivität zu maximieren und Zeit zu sparen.

Was ist asynchrone Kommunikation?

Die meisten Unternehmen nutzen bereits asynchrone Methoden innerhalb der Geschäftskommunikation. Hier senden Mitarbeiter Nachrichten, ohne eine sofortige Antwort zu erwarten, und hinterlassen Informationen, die der Empfänger in seiner eigenen Zeit abrufen kann.

Beispiele für asynchrone Kommunikation sind E-Mails, Message Boards, Projektmanagement-Tools und Portale zum Teilen von Dokumenten.

Dies unterscheidet sich von synchronen Kommunikationsmethoden, die sofortige Antworten erfordern. Dazu gehören Online-Anrufe, Videokonferenzen und Instant Messaging. Während diese in Maßen von Vorteil sein können, lenken sie bei übermäßiger Nutzung die Mitarbeiter von ihrem Arbeitsablauf ab und verhindern, dass sie sich intensiv auf Aufgaben konzentrieren.

Andererseits bedeutet asynchrone Kommunikation, dass Mitarbeiter auf Nachrichten reagieren können, wenn es in ihren Zeitplan passt und keine Unterbrechung darstellt.

Beispiele und Best Practices für asynchrone Kommunikation: 8 Wege zur Maximierung der Produktivität

Die Priorisierung der asynchronen Kommunikation kann Produktivitätsvorteile bringen. Das beinhaltet:

• mehr Flexibilität für Ihre Teams
• umfassendere Kommunikation, die alle Informationen auf einmal bereitstellt
• und einfachere Verwaltung von Projekten, die die unternommenen Schritte organisch verfolgen.

All dies hilft Ihnen, Ihre Arbeitstage optimal zu nutzen. Außerdem begrenzt es die Anzahl geplanter und spontaner Besprechungen, damit Sie und Ihr Team mit Ihrer Arbeit fortfahren können.

Hier sind acht Beispiele für asynchrone Kommunikation, die Ihnen dabei helfen, Ihre tägliche Leistung zu maximieren.

#1. Teammanagement-Tools

Die Verwendung eines Teamkalenders oder eines alternativen Teammanagement-Tools hilft den Mitarbeitern, die Zeitpläne der anderen zu umgehen. Ermutigen Sie die Mitarbeiter, an ihrem Arbeitstag Zeit einzuplanen, in der sie für sofortige Antworten und synchrone Kommunikation verfügbar sind, und schaffen Sie so einen Slot für Bürozeiten.

Außerhalb dieser Zeiten kann Ihr Team mit seiner Arbeit fortfahren, ohne befürchten zu müssen, etwas zu verpassen oder mit Unterbrechungen zu rechnen.

Teammanagement-Tools können flexible Arbeitszeiten abbilden. Indem sie wissen, wann sie nicht mehr arbeiten, haben Mitarbeiter nicht das Bedürfnis, rund um die Uhr zu arbeiten oder außerhalb ihrer Arbeitszeiten zu kommunizieren.

Dadurch wird sichergestellt, dass der Rest des Teams weiß, wann Antworten zu erwarten sind, ohne dass ständige Verfügbarkeit erforderlich ist. Es hilft den Mitarbeitern auch, eine gute Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten und so ihre Gesamtproduktivität zu verbessern.

#2. Google Dokumente

Anstatt sich auf Live-Feedback zu Dokumenten zu verlassen, können Sie Google-Dokumente kommentieren, um eine asynchrone Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Ganz gleich, ob es darum geht, Berichte zu Ihren Bestandssystemen zu erstellen oder Projektskizzen zur Genehmigung vorzubereiten, das Kommentieren ermöglicht es Mitarbeitern, die Aufgabe zu einem Zeitpunkt zu erledigen, der in ihren Zeitplan passt. Sie können Notizen hinterlassen, auf die Sie oder andere Teammitglieder später antworten können.

Dies ist besonders hilfreich für Unternehmen, deren Mitarbeiter in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Die Organisation synchroner Besprechungen kann schwierig sein, was dazu führt, dass die Mitarbeiter zusätzliche Stunden arbeiten, um das benötigte Feedback zu erhalten.

Anmerkungen helfen Projekten, in Bewegung zu bleiben, und reduzieren die Zeit, die mit dem Warten auf Übergabemeetings verschwendet wird. Stattdessen können Teams weltweit gemeinsam an Dateien arbeiten. Außerdem können sie sich an Richtlinien halten und hohe Qualitätsstandards einhalten, während sie nach (und nicht um) ihren Zeitplänen arbeiten.

#3. Wissensbasen

Ein Teil der Verringerung des Umfangs der synchronen Kommunikation in Ihrem Unternehmen besteht darin, den Mitarbeitern zu ermöglichen, selbst Antworten und Informationen zu finden.

Das Erstellen einer Wissensdatenbank oder einer zentralen Informationstafel bedeutet, dass alle Mitarbeiter eine IVR-Bedeutung oder Dokumente zu einem Projekt, an dem sie arbeiten, finden können. Dadurch wird verhindert, dass die Informationen isoliert oder auf bestimmte Mitglieder Ihres Teams beschränkt werden.

Kategorisieren Sie diese Informationen nach Thema oder Projekt und helfen Sie den Mitarbeitern, alles, was sie brauchen, an einem Ort zu finden. Dadurch ist Ihre Wissensdatenbank für die Mitarbeiter einfacher zu navigieren und weniger einschüchternd, was bedeutet, dass sie sie eher regelmäßig verwenden.

Halten Sie die Informationen aktuell und relevant und verlinken Sie sie mit anderen verwandten Informationsseiten oder Dokumenten. Dies schafft eine Kultur, in der Sie zuerst Ihre geschäftliche Wissensbasis überprüfen, bevor Sie andere Teammitglieder stören.

#4. Chat-Threads

Eine der Befürchtungen im Zusammenhang mit der asynchronen Kommunikation besteht darin, dass sie die Möglichkeit verringert, schnelle Nachrichten zur Klärung zu senden. Dies könnte Projekte verzögern, da Mitarbeiter auf Antworten warten, die nur einen Moment dauern.

Indem Sie Ihr Team jedoch daran gewöhnen, Chat-Threads für bestimmte Themen zu verwenden, stellen Sie sicher, dass alle Informationen klar angeordnet sind und nichts zu erraten bleibt.

Indem Sie jede mögliche Frage Ihrer Teammitglieder antizipieren, gestalten Sie die Kommunikation wesentlich effektiver. Dies hält Mitarbeiter davon ab, sich auf Folgemeldungen und Klarstellungen zu verlassen. Stattdessen haben sie alle Informationen zur Hand, die sie benötigen.

Die Kategorisierung dieser Chat-Threads nach Themen kann die Navigation und das Auffinden der gewünschten Informationen erleichtern. So ermöglichen Sie es den Mitarbeitern, vollständige Erklärungen zu finden, ohne andere stören zu müssen.

#5. E-Mails

Obwohl sie eine großartige Form der Geschäftskommunikation sind, müssen Sie bei E-Mails vorsichtig sein. Nicht jeder verwendet sie mit der gleichen Absicht. Einige verwenden sie zur schnellen Bestätigung einer Entscheidung. Andere erwarten, dass E-Mails informativer sind und längere Antwortzeiten haben.

Die Klärung der Botschaften, die E-Mails vermitteln sollen, und der erwarteten Reaktionszeit verhindert, dass Ihr Team frustriert und verwirrt wird. Das kann zu sich wiederholenden Nachrichten und Zeitverschwendung führen.

Andere Kanäle eignen sich besser für zeitkritischere Antworten, während E-Mails dazu geeignet sind, Informationen zu übermitteln oder Erwartungen zu formulieren. E-Mails sollten enthalten, wie der Absender vom Empfänger antworten soll (falls überhaupt), um zu verhindern, dass unerwünschte E-Mail-Ketten alle ablenken.

#6. Cloud-Dateifreigabe

Verschiedene Kommunikationskanäle eignen sich für verschiedene Zwecke und Rollen in Ihrem Unternehmen. Wenn Sie möglicherweise bereits E-Mail-, Telefon- und Online-Meeting-Plattformen haben, um mit Ihren hybriden Teams in Kontakt zu bleiben, stellen Sie sicher, dass Sie auch Kanäle haben, die Dateien teilen und speichern können.

Diese sollten leicht zugänglich sein und Ihre Mitarbeiter sollten sie sicher verwenden können, um die Verfügbarkeit Ihrer Dateien zu erhöhen, ohne andere fragen zu müssen.

Die Nutzung von Cloud-Dateifreigaben kann bedeuten, dass Ihrem Team bestimmte Dokumente oder häufig verwendete Dateien unabhängig von ihrem Standort oder Gerät zur Verfügung stehen. Das bedeutet, dass verschiedene Mitglieder eines Teams asynchron an demselben Dokument arbeiten können, ohne eine Kopie anfordern zu müssen.

Es bedeutet auch, dass wichtige Geschäftsdateien für jedermann zum Nachschlagen und Abrufen von Informationen verfügbar sind, wodurch die Notwendigkeit einer synchronen Kommunikation reduziert wird.

#7. Aufgezeichnete Kommunikation

So sehr eine vollständig asynchrone Kommunikation wünschenswert sein mag, es gibt Umstände, unter denen sie nicht in Frage kommt. Teamarbeit beruht auf einer Ebene der Zusammenarbeit in Echtzeit, und das Mitarbeitermanagement erfordert gelegentlich Besprechungen und Einzelgespräche.

Diese Besprechungen und Anrufe können jedoch aufgezeichnet werden, damit die darin enthaltenen Informationen in ähnlichen zukünftigen Situationen erneut abgerufen werden können.

Dadurch wird die synchrone Kommunikation dort optimal genutzt, wo sie benötigt wird, während die gespeicherten Informationen, auf die Mitarbeiter zugreifen können, erweitert werden. Durch das Speichern dieser Aufzeichnungen müssen Sie ähnliche Fragen oder Diskussionen nicht mehrmals wiederholen.

Dieser Ansatz begrenzt die Anzahl spontaner Anrufe und Besprechungen und hilft, Ressourcen für die Mitarbeiter zu organisieren, bevor sie Kollegen unterbrechen müssen.

#8. Lehrvideos

Stellen Sie bei der Kommunikation mit anderen Teammitgliedern sicher, dass sie Ihre Bedeutung vollständig verstehen. Vermeiden Sie die Annahme, dass alle auf derselben Seite sind, und formulieren Sie Ihre Absichten. Die Verwendung von Lehrvideos ist eine großartige Möglichkeit, dies sicherzustellen. Sie können sogar Beispiele für angemessene Antworten zeigen oder zeigen, wie eine Aufgabe zu erledigen ist.

Verwenden Sie daher klare Anweisungen in Ihren Lehrvideos. So minimieren Sie den Bedarf an nachträglichen Erklärungen und stellen sicher, dass der Betrachter das tut, was er tun soll. Dies spart allen Beteiligten Zeit und macht ein Gespräch in Echtzeit überflüssig.

Stattdessen können sich Mitglieder eines Teams bei Bedarf mit den Lehrvideos beschäftigen, ohne dass andere im Team sie durch die Aufgabe führen müssen.

Gestalten Sie Ihre Kommunikation asynchron

Indem Sie Ihren Geschäftsablauf so anpassen, dass er asynchroner ist, können Sie die Mitarbeiterproduktivität steigern und die Teamarbeit besser über flexible Arbeitszeiten hinweg integrieren.

Diese Methoden ermöglichen eine effektive Kommunikation, erklären alle Informationen oder Erwartungen vollständig und reduzieren den Klärungsbedarf und den Impuls zur Sofortnachricht. Auf diese Weise reduzieren Sie die Zeit, die Ihre Mitarbeiter für die E-Mail-Verwaltung usw. aufwenden, und ermöglichen ihnen, ohne Unterbrechungen zu arbeiten.

Die Umstellung auf asynchrone Kommunikation geschieht nicht über Nacht. Es ist eine Veränderung der Arbeitskultur und bedeutet die Einführung neuer Kanäle und Arten der Interaktion. Es erfordert etwas Übung, sich daran zu gewöhnen, sich bewusst weniger auf sofortige Antworten und Gespräche zu verlassen.

Diese asynchronen Kommunikationswege werden Ihrem Team jedoch langfristig zugute kommen. Ganz gleich, ob Sie eine hybride Belegschaft verwalten, mit unterschiedlichen Zeitplänen arbeiten oder einfach nur effektiver kommunizieren möchten, es ist eine erfolgreiche Strategie.

Autor: Patty Yan ist EMEA Product Marketing Manager für RingCentral Office, dem führenden Anbieter von Cloud-Kommunikationslösungen und virtuellen PBX-Telefonsystemen. Patty setzt sich leidenschaftlich für die Schaffung von Mehrwert und Differenzierung ein, um ein besseres Erlebnis für Kunden und Partner zu gewährleisten. Sie sammelte eine Fülle von Erfahrungen in den Bereichen internationales Produktmarketing, Produktmanagement, GTM und Marktentwicklung in einer Reihe von Hightech-SaaS. Sie ist nicht neu bei UC, begann in Tandberg, dann Cisco, wo sie die Einführung von Video Collaboration und Services vorantreibt, und Enghouse mit globaler Verantwortung für gehostete CCaaS.