3 Tools zur automatisierten Dokumentenverarbeitung in Ihrem Unternehmen zur Verbesserung Ihres Workflows | KI in der Wirtschaft #6

Heutzutage verarbeiten Unternehmen riesige Mengen an Dokumenten, daher lohnt es sich, darüber nachzudenken, auch diese zu automatisieren. Automatisierte Dokumentenverarbeitung oder Intelligent Document Processing (IDP) ist die Antwort auf diese Anforderungen. Mit IDP können wir Dokumente scannen, Text erkennen, klassifizieren und nach Informationen suchen. Doch welche Tools sollten wir wählen, um den Prozess so effizient wie möglich zu gestalten? Lesen Sie weiter, um es herauszufinden!

Was ist automatisierte Dokumentenverarbeitung (IDP)?

Die automatisierte Dokumentenverarbeitung besteht nicht nur aus Scannen oder OCR. Dabei handelt es sich um eine ganze Reihe von Techniken, mit denen Sie Dokumente in Ihrem Unternehmen effektiv verwalten können. Hier sind die Hauptvorteile der Verwendung von IDP-Tools:

• Zeitersparnis: Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, wie z. B. das Extrahieren von Daten aus Dokumenten, können sich Mitarbeiter auf strategischere Aufgaben konzentrieren.
• Verbesserung der Genauigkeit: IDP-Tools tragen dazu bei, Fehler bei der Dokumentenverarbeitung zu reduzieren, was zu Einsparungen führt und Compliance-Problemen vorbeugt.
• Stärkung der Compliance: IDP-Tools können so programmiert werden, dass sie bestimmte Regeln und Vorschriften einhalten, um Unternehmen dabei zu helfen, die Compliance einzuhalten.
• Effizienzsteigerung: IDP-Tools können dazu beitragen, die Dokumentenverarbeitung zu rationalisieren und so effizienter zu arbeiten.
• Verbesserung des Kundenservice: Eine schnellere Dokumentenverarbeitung führt zu einem besseren Kundenservice.

Welche Dokumente können bearbeitet werden?

Nicht nur Rechnungen oder Verträge können automatisch verarbeitet werden. IDP kann viele Arten von Dokumenten verarbeiten. Unter ihnen sind:

• Verträge – zum Beispiel Arbeitsverträge oder Verträge mit Kunden.
• Rechnungen – sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen.
• Berichte – etwa Verkaufsberichte oder Finanzberichte.
• Korrespondenz – Briefe, E-Mails und andere Formen der schriftlichen Kommunikation.
• Formulare – Umfragen, Bewerbungen, Einreichungen.
• Medizinische Dokumente – Patientenakten, Testergebnisse.
• Finanzdokumente – Kontoauszüge, Bilanzen.
• Rechtsdokumente – Rechtsakte, Verwaltungsentscheidungen.

4 automatisierte Dokumentenverarbeitungstechniken

Bei Intelligent Document Processing (IDP) handelt es sich nicht nur um einen Scanner zur Übertragung von Papierdokumenten auf einen Computer. Es sind mehrere Techniken, die es uns ermöglichen, Dokumente effizient zu verarbeiten. Unter ihnen ist es erwähnenswert:

1. OCR, optische Zeichenerkennung – eine grundlegende Technik zum Lesen von Text aus Papierdokumenten. Es ist meist der Ausgangspunkt für die Automatisierung der Verarbeitung und Weitergabe von Dokumenten in einem Unternehmen. Es handelt sich um eine alte und bewährte Lösung zum Scannen und Erkennen des in Papierdokumenten enthaltenen Textes. Mit zunehmender Digitalisierung nutzen immer mehr Unternehmen elektronische Dokumente. Allerdings machen gesetzliche Vorgaben in vielen Fällen die Pflege und Bearbeitung von Papierdatenbanken erforderlich. Daher ist OCR immer noch ein weit verbreitetes Werkzeug.
2. Texterkennung – Analyse der Textstruktur in Dokumenten. Der nächste Schritt der automatischen Dokumentenverarbeitung ist die Identifizierung digitalisierter Daten. Ein wesentlicher Bestandteil des maschinellen Verständnisses dessen, was gescannt wurde, ist die Unterscheidung relevanter von irrelevanten Daten. Das heißt, die Schlüsselinformationen werden erkannt, beispielsweise aus dem Branding des Unternehmens, das das Dokument gesendet hat, oder aus versehentlichen Verzerrungen oder Verschmutzungen.
3. Dokumentenklassifizierung – automatische Zuordnung von Dokumenten zu Kategorien. Die erkannten Dokumente bzw. die daraus gewonnenen Informationen werden dann an eine digitale Datenbank gesendet. Sie werden nach der Art des Dokuments oder der darauf basierenden Maßnahme klassifiziert. Dies könnte beispielsweise darin bestehen, den Termin eines Treffens in den digitalen Kalendern der zu einem Benefizkonzert Eingeladenen einzutragen oder einem Kunden nach einem Beschwerdeprozess eine personalisierte E-Mail mit der Bitte um Feedback zu senden.
4. Dokumentensuche – Finden Sie schnell Informationen in der Dokumentendatenbank. Dank IDP ist das Auffinden einer Rechnung eines bestimmten Auftragnehmers oder eines für einen bestimmten Betrag gekauften Tickets so einfach wie die Eingabe eines Wortes in das Suchfenster.

Wie funktioniert eine Software zur automatischen Dokumentenverarbeitung?

Dokumentenverarbeitungssoftware ist ein Tool, das IDP-Techniken nutzt, um Unternehmensprozesse zu automatisieren. Es läuft sowohl auf Computern als auch in der Cloud und kann in andere Systeme wie ERP (Enterprise Resource Planning) oder CRM (Customer Relationship Manager) integriert werden.

Dokumenten-KI von Google

Document AI ist ein cloudbasierter Dienst von Google, der die automatische Verarbeitung von Dokumenten ermöglicht. Es nutzt maschinelles Lernen, um strukturierte Daten aus unstrukturierten Dokumenten zu extrahieren.

Document AI bietet viele Funktionen, die es zu einem leistungsstarken Werkzeug für die Dokumentenverarbeitung machen, wie zum Beispiel hohe Genauigkeit, Skalierbarkeit, Flexibilität und Sicherheit. Mit der Google Cloud AI-Technologie und einer Reihe vorab trainierter Modelle oder benutzerdefinierter Modelle in Workbench kann Document AI eine Vielzahl von Dokumenttypen mit hoher Genauigkeit und Geschwindigkeit verarbeiten. Seine unbestrittenen Vorteile sind:

• Eine einzige Plattform für die Dokumentenverarbeitung – die Verwendung einer einzigen Plattform ermöglicht den schnellen Zugriff auf alle Modelle und Tools, einschließlich vortrainierter Modelle für die Dokumentenverarbeitung wie OCR und Form Parser sowie spezialisierter Modelle für bestimmte Branchen.
• KI-Technologie von Google – Document AI nutzt Bilderkennung (einschließlich OCR) und Natural Language Processing (NLP)-Technologie von Google, um vorab trainierte Modelle für hochwertige Dokumente mit hohem Volumen zu erstellen.
• Datenanreicherung – die Möglichkeit, verarbeitete Informationen mithilfe der Knowledge-Graph-Technologie von Google zu überprüfen und anzureichern, mit der Sie Firmennamen, Adressen und andere Daten anhand der im Internet verfügbaren Informationen überprüfen können.
• Hinzufügen menschlicher Verifizierung zum Prozess – Eine neue Human-in-the-Loop-KI-Funktion erreicht eine höhere Genauigkeit bei der Dokumentenverarbeitung, indem sie ausgewählten Prozessen den Moment der menschlichen Akzeptanz hinzufügt.

Die Stärke von Document AI von Google liegt in der Integration mit anderen Google Cloud-Diensten, die Sie bei der Erstellung erweiterter Arbeitsabläufe unterstützt. Probieren Sie es online unter dieser Adresse aus.

Rossum

Während sich Document AI von Google am besten für Unternehmen eignet, die fortschrittliche Cloud-Technologien nutzen und die Dokumentenverarbeitung mit anderen Cloud-Diensten integrieren möchten, ist Rossum eine ausgezeichnete Wahl für Unternehmen, die eine flexible und skalierbare Lösung benötigen, die an spezifische Geschäftsanforderungen angepasst werden kann .

Quelle: Rossum.ai

Mit anderen Worten: Rossum ist ein etwas weniger ausgereiftes, aber benutzerfreundlicheres Tool, das künstliche Intelligenz nutzt, um Daten aus Dokumenten zu extrahieren. Es kann manuelle Prozesse zur Dokumenteneingabe überflüssig machen und die Datengenauigkeit verbessern. Dank der Cloud ist Rossum schnell, genau und einfach zu bedienen. Es eignet sich gut für die Verarbeitung verschiedener Arten von Dokumenten, wie Rechnungen, Verträgen und Formularen.

• Automatische Datenerfassung : Das Tool klassifiziert Dokumente automatisch und eliminiert so Dateneingabefehler, die zu Gebühren und Strafen führen können. Es kann Dokumentdaten in allen Formaten und Kanälen verarbeiten, die Kommunikation automatisieren, um eine manuelle Nachverfolgung zu vermeiden, Spam und doppelte Dokumente filtern und Dokumente mit einem flexiblen Warteschlangensystem weiterleiten und verarbeiten.
• Erweiterte Funktionen : Rossum bietet Funktionen wie Vorverarbeitung, Validierung, Nachbearbeitung und Berichterstellung. Dadurch ist das Tool vielseitig und an eine Vielzahl von Geschäftsanforderungen anpassbar.
• Maßgeschneiderte Lösungen : Rossum bietet maßgeschneiderte Lösungen für verschiedene Branchen und Bedürfnisse, wie zum Beispiel Buchhaltung, Onboarding, Supply Chain Management, Auftragsmanagement und Qualitätssicherung.

Docsumo

Docsumo eignet sich am besten für Unternehmen, die Dokumente schnell und effizient verarbeiten möchten, ohne sich auf komplexe Modellschulungsprozesse einlassen zu müssen. Es handelt sich um eine Plattform zur einfachen Verarbeitung von Daten aus großen Mengen unstrukturierter Dokumente mit einer Genauigkeit von mehr als 99 %. Es bietet viele Funktionen wie automatische Dokumentenklassifizierung, Datenkategorisierung, intelligente OCR, Echtzeit-Datenvalidierung und vieles mehr.

Quelle: Docsumo.com

Docsumo ist ideal für kleine und mittlere Unternehmen, die ihre Dokumentenverarbeitung rationalisieren möchten.

• Vielseitigkeit – Docsumo kann eine Vielzahl von Dokumentenformaten verarbeiten, z. B. Rechnungen, Kontoauszüge, Verträge, Frachtbriefe, Energierechnungen und mehr.
• Intelligente Extraktion – Dank fortschrittlicher KI-Technologie kann Docsumo aus solch komplexen Dokumenten genau nur die Felder extrahieren und überprüfen, die Sie benötigen.
• Datenvalidierung – Erstellen Sie Excel-ähnliche Regeln und Formeln, um extrahierte Daten innerhalb eines Dokuments, zwischen Dokumenten oder anhand einer Datenbank zu validieren.
• Automatische Klassifizierung – Docsumo kann vor der Verarbeitung automatisch zwischen verschiedenen Dokumenten unterscheiden und so die Daten in die entsprechende Datenbank übertragen.
• Integration mit Systemen – Unabhängig von der Branche – Versicherung, Finanzen, Logistik – Docsumo bietet eine vorgefertigte API, die einfach in bestehende Systeme integriert werden kann.
• Sicherheit – Die Plattform ist DSGVO-konform, SOC2-zertifiziert und HIPAA-konform und stellt sicher, dass Unternehmensdaten sicher sind und unter Ihrer Kontrolle stehen.

Docsumo wurde von vielen Unternehmen auf der ganzen Welt gelobt, darunter von Arbor Realty Trust und National Debt Relief, das dank seiner umfassenden Automatisierung eine berührungslose Verarbeitungsrate von 95 % und eine Genauigkeit von 99 % aufweist.

Zusammenfassung

Die automatisierte Dokumentenverarbeitung ist in vielen Unternehmen der Schlüssel zur Rationalisierung der Arbeit. Mit Tools wie Document AI von Google, Rossum und Docsumo können Unternehmen Geschäftsprozesse beschleunigen, die Datengenauigkeit erhöhen und den Kundenservice verbessern. Die Wahl des richtigen Tools hängt von den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens ab. Alle diese Lösungen bieten jedoch erweiterte Funktionen, die Unternehmen zum Erfolg in der heutigen digitalen Welt verhelfen.

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Autor: Robert Whitney

JavaScript-Experte und Dozent, der IT-Abteilungen coacht. Sein Hauptziel ist es, die Teamproduktivität zu steigern, indem er anderen beibringt, wie sie beim Codieren effektiv zusammenarbeiten können.

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