Automatische Dokumentenverarbeitung | KI im Geschäft Nr. 6

Die automatische Dokumentenverarbeitung ist durch die Kombination zweier leistungsstarker Technologien möglich: NLP (Natural Language Processing) und KI (künstliche Intelligenz). Was dabei herauskommt, umfasst weit mehr als nur das Generieren von Rechnungen mit dem richtigen Datum und fortlaufenden Nummern, weshalb manche es auch als intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) bezeichnen.

Automatische Dokumentenverarbeitung – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Welche Dokumente können Sie automatisch verwalten?
3. Was kann KI mit Unternehmensdokumenten machen?
4. Automatische Dokumentenverarbeitung – Zusammenfassung

Einführung

Die automatische Dokumentenverarbeitung bedeutet in erster Linie Zeitersparnis und Entlastung der Mitarbeiter von langwierigen, sich wiederholenden Aufgaben, die eine hohe Präzision erfordern. Beginnen wir mit der einfachen Übertragung von Daten aus Papierdokumenten in Kundendienstprogramme. Es dauert Stunden, den Blick von einer Schwarz-Weiß-Tabelle auf einen Bildschirm zu lenken oder Papierverträge in einen Scanner zu legen und möglicherweise Unklarheiten und Ausnahmen zu behandeln.

Es gibt jedoch viele weitere Lösungen, die künstliche Intelligenz (KI) , Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) und intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) oder kognitive Automatisierung (CA) kombinieren . Und ihre funktionale Kombination wird durch Robotic Process Automation (RPA) ermöglicht, eine dedizierte Software, die in der Lage ist, den Durchgang von verarbeiteten Dokumenten durch mehrere Programme zu automatisieren. Aufgrund der immensen Vielfalt und des wachsenden Anwendungsbereichs wurde die Automatisierung in der Dokumentenverarbeitung so beliebt.

Welche Dokumente können Sie automatisch verwalten?

Dieses Problem betrifft die Bestimmung, welche Arten von Dokumenten mit automatisierten Systemen verarbeitet werden sollen. Diese beinhalten:

• interne Dokumente
• ausgehende Dokumente
• eingehende Dokumente

Interne Dokumente sind oft ein unterschätzter oder gar unbeachteter Teil der Arbeit eines Unternehmens. Sie können jedoch die Arbeit innerhalb einer Organisation effizienter und transparenter gestalten, indem Sie die automatisierte Dokumentenerstellung und Verwaltung interner Dokumenten-Workflows anwenden. Mit Speech-to-Text (STT)-Spracherkennungssystemen kann KI beispielsweise schriftliche Zusammenfassungen und Notizen generieren und diese dann in personalisierter Form an Meeting-Teilnehmer verteilen.

Einen ebenso wichtigen Teil der Aufgaben können Sie heute der KI anvertrauen, nämlich die Verwaltung der vom Unternehmen ausgestellten Dokumente. Diese Option eignet sich besonders gut für den E-Commerce . Mit Datenbanken, vorgefertigten Dokumentvorlagen, Sicherheitsverfahren und Marketing-Personalisierung des Kundenkontakts können KI-basierte Lösungen die Leistung eines Online-Geschäfts erheblich verbessern.

KI kann aber auch das Lesen und Verarbeiten eingehender Dokumente übernehmen. Dies scheint aufgrund der Vielzahl von Dokumenten, die Sie in den Arbeitsablauf eines Unternehmens integrieren müssen, eine sehr schwierig zu automatisierende Aufgabe zu sein. Von Rechnungen, Versicherungsunterlagen und Verträgen bis hin zu Kreditanträgen. Jedes dieser Dokumente hat eine ganz andere Form und kann obendrein nicht vollständig ausgefüllt oder teilweise unleserlich sein.

Automatisierte Systeme bewältigen solche Probleme perfekt, was zur heutigen Entwicklung von Bildverarbeitungsmethoden (Computer Vision) führt, die mit kognitiver Automatisierung kombiniert werden. Mit dieser Kombination ist eine Automatisierung auch bei unsicheren oder unstrukturierten Daten möglich. Dazu gehört allerdings, dem Modell die richtigen Reaktionsweisen beizubringen, also einen Spezialisten einzustellen, der künstliche Intelligenz an die Bedürfnisse des Unternehmens anpasst.

Was kann KI mit Unternehmensdokumenten machen?

KI kann Dokumente in einem Unternehmen verwalten durch:

• Lesen und Bearbeiten von Dokumenten
• Erstellung und Unterstützung bei der Erstellung von Dokumenten
• Dokumenten-Management

Im Folgenden konzentrieren wir uns auf das Lesen, Verarbeiten und Erstellen von Dokumenten. Auf der anderen Seite sprechen wir über Dokumentenmanagement, wenn wir über BPM oder Business Process Management sprechen.

Ausgangspunkt für die Automatisierung der Verarbeitung und Weitergabe von Dokumenten in einem Unternehmen ist meist OCR (Optical Character Recognition), eine alte und bewährte Lösung zum Scannen und Erkennen des in Papierdokumenten enthaltenen Textes. Mit zunehmender Digitalisierung entscheiden sich immer mehr Unternehmen für elektronische Dokumente. Gesetzliche Vorgaben machen jedoch in vielen Fällen die Pflege und Bearbeitung von Papierdatenbanken erforderlich. Daher ist OCR immer noch ein weit verbreitetes Werkzeug.

Der nächste Schritt in der automatischen Dokumentenverarbeitung ist die Identifizierung digitalisierter Daten. Ein wichtiger Teil des maschinellen Verständnisses dessen, was gescannt wurde, ist die Unterscheidung relevanter von irrelevanten Daten. Das heißt, wichtige Informationen zu erkennen, beispielsweise aus dem Branding des Unternehmens, das das Dokument gesendet hat, oder versehentlichen Verzerrungen oder Verschmutzungen.

Die erkannten Dokumente oder die daraus gewonnenen Informationen werden dann an eine digitale Datenbank gesendet, wo sie Input für nachfolgende Aktionen liefern können. Das kann zum Beispiel das Eintragen eines Termins in den digitalen Kalender der zu einem Benefizkonzert Eingeladenen sein oder das Versenden einer personalisierten E-Mail mit der Bitte um Feedback nach einem abgeschlossenen Beschwerdeprozess an einen Kunden.

Sie können auch sofort Unternehmensdokumente gemäß Vorlagen und Daten erstellen, die in die Datenbank eingegeben wurden. Ein weiterer intelligenter Ansatz ist die Unterstützung der Dokumentenerstellung durch Software mit künstlicher Intelligenz. Eines der einfachsten, aber nützlichsten Werkzeuge im Bereich der Dokumentenautomatisierung ist ein automatischer Korrekturleser (automatische Rechtschreibprüfung). Es kann nicht nur Rechtschreibung und Grammatik korrigieren, sondern auch Hinweise zur Lesbarkeit von Text geben, indem Wörter und Sätze gezählt werden.

Automatische Dokumentenverarbeitung – Zusammenfassung

Die automatische Dokumentenverarbeitung kombiniert Lösungen der künstlichen Intelligenz, der Verarbeitung natürlicher Sprache und der Geschäftsprozessoptimierung. Software erledigt bereits eine Fülle mühsamer Aufgaben schnell und präzise. Dazu ist jedoch ein Verständnis für die Art der zu lösenden Probleme sowie eine gute Definition der Abhängigkeiten und Bedingungen für die Erstellung, Verbreitung und den Zugriff auf Unternehmensdokumente erforderlich.

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Autor: Robert Whitney

JavaScript-Experte und Ausbilder, der IT-Abteilungen coacht. Sein Hauptziel ist es, die Teamproduktivität zu steigern, indem er anderen beibringt, wie man beim Programmieren effektiv zusammenarbeitet.

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