Durch die Automatisierung von Berichten konnte diese Agentur in nur wenigen Jahren von 25 auf über 500 Konten skalieren

Wenn Ihr Kundenportfolio klein ist, ist die Verwendung von Google Drive (Docs, Sheets und Slides) oder Excel zur manuellen Erstellung von Marketingberichten gängige Praxis. Diese kostenlosen Tools halten die Kosten niedrig und eignen sich gut, um die Arbeit bis zu einem gewissen Punkt zu erledigen. Aber wenn Sie anfangen zu wachsen und mehr Kunden zu gewinnen, kann dieser Prozess schnell unüberschaubar werden und dazu führen, dass Sie Stunden allein mit der Berichterstattung verbringen.

Agenturen, die dieses Problem nicht lösen, haben am Ende weniger Zeit für die Maßnahmen, die tatsächlich einen Mehrwert für ihre Kunden und ihr eigenes Unternehmen schaffen. Zum Beispiel:

• Arbeiten an strategischer Planung und technischen Kampagnenoptimierungen für ihre Kunden
• Sie betreiben ihr eigenes Marketing, um neue Leads für ihre Agentur zu gewinnen
• Verkaufsgespräche mit Interessenten führen und deren Verkaufsprozess verbessern

In einem wettbewerbsintensiven Umfeld hält die Fähigkeit einer Agentur, sich auf die Dinge zu konzentrieren, die den höchsten ROI für sie und ihre Kunden generieren, sie im Geschäft. Aus diesem Grund haben wir ReportGarden entwickelt, um eine einfache Möglichkeit zum Erstellen und Automatisieren von Berichten zu bieten.

In diesem Artikel greifen wir eine Geschichte darüber auf, wie anstrengend manuelle Berichte sein können, und beschreiben dann, wie eine Agentur im Laufe von nur 4 Jahren von 25 auf über 500 Konten gewachsen ist, während sie unser Produkt zur Berichtsautomatisierung verwendet hat.

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Die Realität manueller Berichte, wenn Sie wachsen

Wöchentliche, zweiwöchentliche und monatliche Berichterstattung bedeutet für die meisten Agenturen, Stunden damit zu verbringen, Berichte intern manuell zu erstellen. Als wir mit Sven von Koia sprachen, teilte er uns mit, dass er jede Woche mindestens drei Stunden mit der Erstellung von Berichten verbringt. Das sind drei Stunden, in denen er sich nicht auf Marketingstrategie oder Wachstum konzentriert, er schleppt sich nur durch das Abrufen von Zahlen aus jeder Datenquelle und gibt sie in eine Tabelle ein.

Wenn Sie die kumulierte Zeit berücksichtigen, die Ihre Kundenbetreuer für die Erstellung eines einzelnen Berichts aufwenden, ist es beunruhigend, sich vor Augen zu führen, wie viel Zeit von der Arbeit abgezogen wird, die wirklich Wert schafft.

Dies spielt sich für verschiedene Agenturen auf unterschiedliche Weise ab:

• Für PPC-Agenturen: Ihre PPC-Spezialisten führen Datenerfassung für Berichte durch, wenn sie PPC-Kampagnen überwachen und optimieren, Datenanalysen durchführen, Remarketing-Zielgruppen einrichten oder Zielseitentrichter optimieren könnten.
• Für SEO-Agenturen: Ihre Spezialisten für Suchmaschinenoptimierung ziehen manuell Zahlen aus Google Analytics und der Google Search Console, wenn sie Keyword-Recherchen durchführen, den Verfall von Inhalten überwachen, ältere Inhalte neu optimieren oder Backlink-Outreach betreiben könnten.
• Für Social-Media-Agenturen: Ihr Social-Team fügt neue Daten in Tabellenkalkulationen ein, wenn sie neue Inhalte schreiben, ihre Kampagnen anhand von Dateneinblicken strategisch planen und direkt mit Kundenzielgruppen in Kontakt treten könnten.

Und was, wenn einer dieser Personen, die für die Berichterstattung ihres Teams verantwortlich sind, bei der Eingabe ihrer Daten einen Fehler macht? Einfache menschliche Fehler können zu zusätzlichen Arbeitsstunden für die Erstellung eines neuen Berichts führen, einschließlich der Suche und Behebung des Problems. Oder schlimmer noch, zu zu hohen Ausgaben oder zur falschen Meldung von Nummern an Ihre Kunden führen.

Anstatt zuzulassen, dass die Berichterstellung Ihre Skalierbarkeit beeinträchtigt, können Sie mit der automatisierten Berichterstellung die Zeit Ihres Teams für Aufgaben freisetzen, die Wert schaffen und die Konkurrenz übertreffen.

Wie ReportGarden diesem Kunden geholfen hat, von 25 auf über 500 Konten zu wechseln, ohne die Berichterstattung oder die Kundenzufriedenheit zu beeinträchtigen

Wir sprachen mit Sam, unserem Teamleiter für Kundenerfolg, über eine Agentur, die vor einigen Jahren zu ReportGarden kam, ungefähr zur gleichen Zeit, als er bei uns anfing. Sie waren eine kleine Agentur mit nur 5 Mitarbeitern, die ihren Kunden bei Google Adwords und SEO halfen. Damals haben wir sie mit einer Mitgliedschaft eingerichtet, die Dashboards und Berichte für 25 Konten abdeckte.

Unser Kundenerfolgsteam hat mit ihnen zusammengearbeitet, um Kunden-Dashboards für die allgemeinen Anwendungsfälle ihrer Agentur einzurichten und zu erstellen. Dazu gehörte die Verbindung ihrer Datenquellen und die Bereitstellung des Zugriffs auf alle ihre Dashboards für ihre Kunden.

Um ihre ersten Berichte zu erstellen, verwendeten sie eine unserer professionell gestalteten Berichtsvorlagen als Grundlage. Von dort aus wurden Daten aus ihren Dashboards automatisch in jeden Kundenbericht eingefügt, und sie konnten sie nach Bedarf verfeinern und anpassen, basierend auf individuellen Kundenbedürfnissen und KPIs. Sie nutzten auch den benutzerfreundlichen Planer von ReportGarden, um das Versenden wöchentlicher und monatlicher Geschäftsberichte zu automatisieren, wodurch ihr Team jede Woche unzählige Stunden beim Abrufen und Versenden von Berichten sparte.

Atemberaubendes Wachstum in nur 4 Jahren

Im Laufe ihrer 4 Jahre bei ReportGarden hat diese Agentur 9 Mal aufgerüstet, um ihrem Wachstum Rechnung zu tragen. Indem sie ihre Zeit für konzentriertere, umsatzgenerierende Aufgaben gewinnen, konnten sie eine Handvoll neuer Dienste hinzufügen. Zusätzlich zu ihren frühen Angeboten von Adwords und SEO bieten sie jetzt umfassende digitale Marketingdienste an, darunter Suchmaschinenmarketing, Texterstellung, Website-Design, Retargeting, Anrufverfolgung und soziale Medien.

Während ihre Gesamtbelegschaft seit ihrem Eintritt bei uns auf 15 bis 20 Personen angestiegen ist, sind immer noch nur 3 Personen erforderlich, um die Berichterstattung für ihren ständig wachsenden Kundenstamm zu erledigen. Heute erstellen sie Berichte für über 500 Konten mit ReportGarden, von denen viele vollständig automatisiert wurden.

Während die Agentur wächst, haben Funktionsanfragen dazu beigetragen, dass ReportGarden weiterhin ihre Bedürfnisse erfüllen kann

Als ihr Team uns kennengelernt hat, haben sie auch Anfragen gestellt und Feedback gegeben, das uns zu bestimmten Verbesserungen geführt hat. Sie haben beispielsweise ihren Bedarf an einer Wildjar-Integration geäußert, und wir konnten dies schließlich liefern.

Obwohl wir jede Funktionsanfrage sorgfältig abwägen und sie nicht immer erfüllen können, bemühen wir uns immer, die Bedürfnisse unserer Benutzer so gut wie möglich zu erfüllen.

Die Verwendung automatisierter Reporting-Tools ist eine kostengünstige Möglichkeit, Ihre Agentur zu skalieren

Wie wir im oben gezeigten Beispiel gesehen haben, macht die Automatisierung von Berichten die Skalierung Ihrer Marketingagentur viel effizienter. Diese einfache Änderung Ihres Berichterstattungsprozesses kann Ihrer Agentur und ihrem Endergebnis kaskadierende Vorteile bringen.

Um die Vorteile unserer Kundenerfolgsgeschichte zusammenzufassen:

• Skalieren Sie, ohne die Mitarbeiterzahl erhöhen zu müssen.
• Vermeiden Sie menschliche Fehler, die zu Mehrausgaben und Zeitverschwendung bei der Überarbeitung von Berichten führen können.
• Melden Sie sich einmal an einem Ort an. Sie müssen sich nicht mehr bei mehreren Datenquellen anmelden, um relevante Daten von mehreren Plattformen abzurufen.
• Planen Sie jede Woche Berichte, um: benutzerdefinierte Berichte auszuführen, wöchentliche PDF-Updates an Ihre Kunden zu senden und Ihre Vorlagen/Zeitpläne in ReportGarden einzurichten.
• Integrieren Sie ganz einfach externe Marketingquellen mit einer Google Sheets-Integration.
• 24/7 Support, wenn es mal nicht so läuft, kann dir innerhalb von 15 Minuten jemand helfen.

Wenn Sie bereit sind, die Berichterstellung zu vereinfachen, Ihre Marketingautomatisierung zu optimieren und den Aufwand der manuellen Berichterstellung der Vergangenheit angehören zu lassen, können Sie ReportGarden mit unserer 7-tägigen kostenlosen Testversion kostenlos ausprobieren .