11 beste Dateiverfolgungssystemsoftware für Unternehmen im Jahr 2023

Zusammenfassung: Benutzer können ein Archiv digitaler Dateien verfolgen und verwalten, auf das autorisierte Benutzer über eine Dateiverfolgungssoftware zugreifen können. Was ist die beste Software, um Ihre digitalen Dateien zu verfolgen und zu verwalten? Unten finden!

Die Aufrechterhaltung eines physischen Aufbewahrungsortes aller Dateien und Dokumente ist schwierig, da sie leicht verloren gehen oder Daten gestohlen werden können. Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl von Datensätzen, die regelmäßig erfasst und gespeichert werden müssen. Daher kann die manuelle Eingabe dieser Datensätze überwältigend und zeitaufwändig sein.

Mit der Dateiverfolgungssoftware können jedoch all diese Probleme gelöst werden. Es vereinfacht das Teilen und Verfolgen von Dateien, das Erfassen von Daten und das Digitalisieren von Papierakten.

Darüber hinaus verfügt es über verschiedene Sicherheitsprotokolle wie Passwortschutz, um die Dateien sicher zu halten und unbefugten Zugriff zu verhindern. Daher ist die Investition in Dateiverfolgungssoftware eine lohnende Investition.

Was erhalten Sie sonst noch mit einer Dateiverfolgungslösung und was sind die besten Optionen? Erfahren Sie unten mehr über Dateiverfolgungssoftware.

Was ist ein Dateiverfolgungssystem?

Ein Dateiverfolgungssystem hilft Benutzern, wichtige Datendateien zu verfolgen, zu pflegen und zu speichern. Diese Software vereinfacht die Aufgabe, nachzuverfolgen, wer auf die Dateien zugegriffen, etwas bearbeitet oder gelöscht hat. Das System ermöglicht es Benutzern auch, individuelle und geschäftliche Dateien zu verwalten, die Daten, Dokumente, Aufzeichnungen usw. enthalten. Damit können Benutzer in Echtzeit an mehreren Dateien mit verschiedenen Benutzern arbeiten.

11 Kostenlose Dateiverfolgungssystemsoftware für kleine Unternehmen

• Dokument senden
• CMW-Tracker
• DocuWare
• ProofHub
• Google Drive
• Im Freien
• M-Dateien
• ONLYOFFICE-Dokumente
• LogischesDoc
• Dokmee
• Hightail

Hier ist die Liste einiger der beliebtesten kostenlosen Software für Dateiverfolgungssysteme, die Sie zum Speichern und Verfolgen Ihrer digitalen Dateien in Betracht ziehen können.

• DocSend

DocSend ist eine Dateiverfolgungssoftware, die beim Teilen und Verfolgen der über Links geteilten Dokumente hilft. Über diese Links können Benutzer die Dateiaktivitäten in Echtzeit verfolgen, signierbare Dateien generieren und freigeben, Datenräume zum Freigeben von Dateien erstellen und so weiter.

Allgemeine Funktionen von DocSend

• Dateizusammenarbeit in Echtzeit
• Legen Sie granulare Berechtigungen für Dateien fest
• Unterstützung für das Teilen von Zip- und Audiodateien
• Beschränken Sie den Benutzerzugriff auf Dateien

DocSend Vor- und Nachteile

Preise: Kostenloser Plan ist nicht verfügbar | Der kostenpflichtige Plan beginnt bei 819,54 INR/Benutzer/Monat

• CMW-Tracker

Mit CMW Tracker können Benutzer alle digitalen Dokumente gemeinsam nutzen, pflegen und sicher speichern. Von der Dokumentenkontrolle über die Verwaltung von Rechtsakten bis hin zur Dateiüberprüfung unterstützt diese Software Unternehmen bei der gesamten Dokumentenverwaltung.

Allgemeine Funktionen von CMW Tracker

• Änderungen an Prozessen und Dokumenten in Echtzeit
• Erweiterte Workflow-Verfolgung
• Dokumentenabgleich und -überprüfung
• Automatisierte Dokumentenverarbeitung

CMW Tracker Vor- und Nachteile

Preise: Maßgeschneiderte Preispläne entsprechend der Anzahl der Benutzerlizenzen

• DocuWare

DocuWare ist eine Dokumentenmanagement-Software zum Verwalten und Teilen von Dokumenten. Es erfasst und verarbeitet Daten und ermöglicht es Benutzern, sie über eine gesicherte Datei zu teilen.

Allgemeine Funktionen von DocuWare

• Dokumentenverschlüsselung und -trennung
• KI-gesteuerte intelligente Indizierung
• Versionierung von Dokumenten
• Workflow-Automatisierung
• Digitalisierung von Dokumenten

DocuWare Vor- und Nachteile

Preise: Der Preis ist auf Anfrage auf der DocuWare-Website erhältlich

• ProofHub

ProofHub , eine Projektmanagement-Software , ermöglicht es Benutzern, Dateien in Echtzeit zu senden, zu teilen oder zusammenzuarbeiten. Es hat es Unternehmen mit seiner Dateifreigabeoption in Echtzeit erleichtert, an Projekten zusammenzuarbeiten. Darüber hinaus können Sie ihre Dateien gleichzeitig mit Teammitgliedern über ProofHub kommentieren.

Allgemeine Funktionen von ProofHub

• Verwaltung des Aufgabenverlaufs
• Berichte über Projekte
• Weiße Beschriftung
• Erstellung von Lesezeichen zum Auffinden von Dateien und Dokumenten
• Projekte exportieren
• Dateiversionskontrolle

ProofHub Vor- und Nachteile

Preise: Kein kostenloser Plan verfügbar | Der kostenpflichtige Plan beginnt bei INR 3.708,07 pro Monat.

• Google Drive

Mit Google Drive können Benutzer Datendateien speichern, freigeben und gemeinsam daran arbeiten. Es hilft, alle gespeicherten Dateien sicher zu halten, indem es Schutz vor Malware-Angriffen bietet. Mit Echtzeit-Zusammenarbeitsfunktionen können Benutzer problemlos gleichzeitig an Dateien und Dokumenten arbeiten.

Allgemeine Funktionen von Google Drive

• Unterstützung für Verlaufsversionierung
• Speichern und bearbeiten Sie über 100 zusätzliche Dokumente
• Unterstützt mehrere Dateiformate
• Speichern Sie einfach große Anhänge in Gmail

Google Drive Vor- und Nachteile

Preise: Kostenloser Plan verfügbar | Der kostenpflichtige Plan beginnt bei INR 130 pro Monat

• Im Freien

Die Dokumentenverwaltungssoftware von Alfresco unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung und gemeinsamen Nutzung von Inhalten und Dateien. Damit können Benutzer automatisch alle Dokumentendatensätze verwalten, Inhalte plattformübergreifend verwalten, Dateien gruppieren, Dokumente scannen und erfassen und Inhalte über relevante Filter durchsuchen.

Allgemeine Funktionen von Alfresco

• Dateien filtern
• Dateiordnerverwaltung
• Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten
• Automatisierter Workflow für sich wiederholende Aufgaben
• Sicherheit der Enterprise-Klasse für den Datenschutz

Alfresco Vor- und Nachteile

Preise: Kostenloser Community-Plan verfügbar| Preis auf Anfrage für kostenpflichtige Pläne

• M-Dateien

M-Files ist eine umfassende Suite mit vielen erweiterten Funktionen für die Dokumentenverwaltung und die Online-Dateiverfolgung. Es ist eine KI-basierte Software zum Kategorisieren, Speichern und Suchen von Dokumenten und Dateien. Damit können Benutzer Dateien über Anhänge oder URLs teilen, eine Dateivorschau erhalten, Dateiversionen verwalten, Berechtigungen für jede Datei verwalten, doppelte Dateien erkennen usw.

Allgemeine Funktionen von M-Files

• KI-gestützte Metadatenvorschläge
• Dateikonvertierung in mehrere Formate
• Gemeinsame Dokumenterstellung von Dateien
• Fortgeschrittenes Rendern von Dokumenten

Vor- und Nachteile von M-Files

Preise: Preis auf Anfrage

• ONLYOFFICE-Dokumente

ONLYOFFICE Docs ist ein Online-Editor zum Bearbeiten von Textdokumenten, Präsentationen, Formularen usw. Er verfügt außerdem über Dateiverfolgungsfunktionen sowie Dateikollaboration, gemeinsame Bearbeitung, Verfolgung von Änderungen, Dateiversionsverlauf, Dokumentenvergleich und vieles mehr. Darüber hinaus wird es mit einem PDF-Reader und -Konverter geliefert, um PDFs in verschiedene Formate zu konvertieren.

Allgemeine Funktionen von ONLYOFFICE Docs

• Integrierter Chat für Kommentare in Echtzeit
• Öffentliche Dokumentenfreigabe
• Dateiberechtigungsverwaltung
• Unterstützung für die Veröffentlichung von WordPress-Inhalten

ONLYOFFICE Docs Vor- und Nachteile

Preise: Kein kostenloser Plan verfügbar | Der kostenpflichtige Plan beginnt bei INR 659,68/Benutzer/Monat

• LogischesDoc

LogicalDoc ist eine Dokumentenverwaltungssoftware zum Verwalten, Freigeben, Zusammenarbeiten und Exportieren von Dateien oder Dokumenten. Sie können Dateien per E-Mail senden, Dokumente in CSV exportieren, die Versionskontrolle von Dokumenten verwalten, spezifische Meta-Tags für Inhalte generieren usw. Es bietet auch verschiedene Integrationen, um Dateien nahtlos mit anderen Benutzern zu teilen.

Allgemeine Funktionen von LogicalDoc

• Lesezeichen für Dokumente
• Konvertierung von Dateien in verschiedene Formate
• Unterstützung für digitale Signaturen
• Import von Dateien aus ZIP-Archiven
• Anmerkungen zu Dokumenten in Echtzeit

LogicalDoc Vor- und Nachteile

Preise: Der Gemeinschaftsplan ist kostenlos | Preis auf Anfrage auf der offiziellen Website von LogicalDoc für andere Pläne

• Dokmee

Die ECM-Software von Dokmee wurde für eine Vielzahl von Zwecken entwickelt, darunter das Teilen von Dateien, das Erfassen und Speichern von Dokumenten, das Abrufen von Dateien usw. Es ist eine großartige Content-Management- und Dateiverfolgungssoftware, um Dateien weltweit freizugeben, benutzerdefinierte Workflows zu erstellen, Dateiberechtigungen zu verwalten und diese zu verschlüsseln Dateien.

Allgemeine Funktionen der ECM-Software von Dokmee

• Automatischer Dokumentenstempel
• Verfolgung des Dateiverlaufs
• Unterstützt mehrere Dateiformate
• E-Signatur-Erstellung
• Abrufen von Dateien über Schlüsselwörter

Vor- und Nachteile der ECM-Software von Dokmee

Preisgestaltung: Die ECM-Preise von Dokmee sind auf Anfrage erhältlich

• Hightail

Hightail ist ein Online-Dateiverfolgungssystem zum einfachen Teilen großer Datendateien und zum Überprüfen der Zugänglichkeit von Inhalten durch Dateilieferung und Sendungsverfolgung. Darüber hinaus kann es zur Vorschau von Dateien, zum Synchronisieren von Dokumenten mit Cloud-Plattformen, zum Teilen von Dateien über einen Link, zum Schützen von Dateien über Kennwörter usw. verwendet werden.

Allgemeine Eigenschaften von Hightail

• Versionskontrolle von Dateien
• Erweiterte Aufgabenverwaltung
• Zusammenarbeit von Dokumenten in Echtzeit
• Anpassung von E-Mail-Benachrichtigungen

Hightail Vor- und Nachteile

Preise: Kostenloser Plan verfügbar | Der kostenpflichtige Plan beginnt bei INR 991,01 pro Monat

Vorteile von Dateiverfolgungssystemen

Die Verwendung von Dateiverfolgungssystemen kann in mehrfacher Hinsicht vorteilhaft sein, z.

• Verbessert das Verfahren zum Speichern und Abrufen von Dateien
• Hilft, die unbefugte Nutzung von Dateien durch kontrollierte Berechtigungen zu verhindern.
• Beseitigt das Risiko verlorener Informationen, indem jede Datei nachverfolgt wird.
• Hilft bei der Verwaltung des Versionsverlaufs jeder Datei.
• Hilft bei der Verbesserung der Dateisicherheit durch Passwortschutz.
• Legen Sie ganz einfach Ablaufdaten für Links zu freigegebenen Dateien fest.

Die wichtigsten Funktionen von Dateiverfolgungssystemen

Eine Dateiverfolgungslösung verfügt über mehrere Funktionen zum sicheren Speichern, Freigeben oder Verfolgen von Dateien. Einige gemeinsame Funktionen umfassen Dateifreigabe und Versionierung, Einstellung des Ablaufdatums von Links, Dateischutz usw. Andere wichtige Funktionen von Dateiverfolgungssoftware sind:

• Dateiversionierung : Die meisten Dateiverfolgungssysteme verfügen über eine Dateiversionsfunktion, die alle bearbeiteten Versionen der Dateien speichert. So lassen sich Änderungen leichter nachverfolgen.
• Dateifreigabe: Die Software ermöglicht es Benutzern, einzelne oder mehrere Dateien innerhalb und außerhalb der Organisation über einen Link zu teilen. Dieser Link kann auch verwendet werden, um den Zugriff auf die Dateien einzuschränken.
• Echtzeit-Dateiverfolgung: Mit dem Dateiverfolgungssystem können Benutzer eine Datei in Echtzeit für Personen, die daran arbeiten, und vorgenommene Änderungen verfolgen.
• Erstellen von Datenräumen: Mit dieser Software können Unternehmen mehrere Datenräume erstellen, um sie gemeinsam zu nutzen und an verschiedenen Dateien zusammenzuarbeiten.
• Dateiordnerverwaltung : Sie können Dateiordner erstellen, um Dateien zu kategorisieren, zu sortieren oder zu verwalten.
• Verwaltung von Dateiberechtigungen: Weisen Sie Benutzern ganz einfach Rollen und Berechtigungen zu, um auf Dateien und Dokumente zuzugreifen.
• Datensicherheit: Mit dieser Software können die Benutzer mehrere Sicherheitsmethoden verwenden, um alle in den Dateien vorhandenen Daten sicher und geschützt zu halten.

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Häufig gestellte Fragen