Wie richte ich Blueprints in Zoho CRM ein?

Jedes Unternehmen hat eine klar definierte Vorgehensweise. Es gibt Workflows, die als Weg dienen, um verschiedene Aufgaben und Projekte abzuschließen. Die Art und Weise, wie Workflows ablaufen, trägt als wesentlicher Faktor bei der Entscheidung über die Softwareanforderungen bei, da die Software robust sein muss, um eine Vielzahl von Funktionen zu bieten, die einzigartige Geschäftsprozesse handhaben.

Nun versteht Zoho diese unterschiedlichen Anforderungen bis ins Mark und setzt alles daran, sie richtig umzusetzen. Tatsächlich ist der Zoho CRM Blueprint eine Methode, mit der der Verkaufsprozess in einzelne Phasen heruntergebrochen werden kann. Beim Übergang zwischen den einzelnen Phasen wird es möglich, Benutzer und Mitarbeiter aufzufordern, relevante Informationen einzugeben, damit nichts unbemerkt bleibt.

Im Folgenden werden wir zunächst verstehen, was Blueprint im Detail ist, um einen klaren Kontext dafür zu erhalten, wie wir es in Zoho CRM einrichten und was es kann.

Zoho CRM-Blaupause

Von der Erfassung eines Leads im CRM-System bis zur Verfolgung und darüber hinaus gibt es viele Verkaufsprozesse, die ein Unternehmen in Funktion ausführt. Zum Beispiel gibt es ein Unternehmen namens Explore Electronics Pvt. Ltd., die ihren Kunden technische Spielereien anbietet.

Abgesehen von den Online-Bestellungen, die dieses Unternehmen möglicherweise erhält, kann es jetzt auch ein dediziertes Verkaufsteam haben, das die Leads verfolgen soll, die über Demonstrationen, Offline-Quellen und Veranstaltungen generiert werden. Die Vertriebsmitarbeiter von Zoho CRM Blueprint können damit beginnen, eine Reihe von Leads anzurufen und Produktvorführungen mit diesen potenziellen Kunden zu planen.

Am Ende dieser Demo, wenn Interessenten am Kauf der Projekte interessiert sind, wird ein Angebot erstellt, das nach Genehmigung in einen Auftrag umgewandelt werden kann. Die Produkte können dann versandt und an die Kunden geliefert werden.

Vertriebsprobleme bei Explore Electronic Pvt. GmbH.

Nun, dieser Prozess, über den wir gerade gesprochen haben, mag für Sie sehr einfach klingen, wenn Sie ihn lesen. Wenn es jedoch um die tatsächliche Ausführung dieses Prozesses geht, kann man aufgrund bestimmter Hindernisse und Schlupflöcher auf viele Probleme stoßen. Betrachten wir sie im Detail.

• Oft können die Vertriebsleiter die meiste Zeit damit verbringen, neue Vertriebsmitarbeiter zu schulen, was bedeutet, dass sie nicht genug Zeit haben, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren.
• Das Produkt und sein Angebot sind nicht immer allen Vertriebsmitarbeitern klar vor Augen. Häufig wissen Vertriebsmitarbeiter möglicherweise nicht, dass wichtige Produktdetails von Interessenten während eines Anrufs angefordert werden, was auch den Lead enttäuschen und zu Umsatzeinbußen führen kann.
• Zu anderen Zeiten können wichtige Kundeninformationen fehlen. Erst während des Bestellvorgangs kann das Lieferteam feststellen, dass die Kundeninformationen oder die Adresse falsch sind, was die Lieferung der Bestellung deutlich verzögern kann.
• Dies kann Zeiten sein, in denen die Rabattrichtlinien nicht befolgt werden. Explore Entertainment kann eine Richtlinie haben, dass Rabatte nicht mehr als 20 % betragen dürfen, aber in einigen Fällen können Angebote mit höheren Rabatten bearbeitet werden, was der Aufmerksamkeit der Verkaufsleiter entgehen kann.

Die oben genannten Fälle sind einige der klassischsten Arten, auf die Probleme stoßen können, wenn Sie ein großes Team für die Ausführung eines Prozesses haben, aber ein klar definiertes System für die effiziente Ausführung fehlt. In diesem Fall dreht sich das Hauptproblem immer um das Fehlen einer klaren Anleitung und Validierung von CRM.

Von Zoho CRM Blueprint angebotene Lösungen

Der Zoho CRM Blueprint kann es einem Unternehmen ermöglichen, einen Prozess auf organisierte Weise zu entwerfen und auszuführen und dabei völlig frei von Schlupflöchern zu sein. Mit dem Zoho Blueprint-Setup kann fast jedes Detail aus dem Offline-Prozess in CRM erfasst werden, wodurch der Rationalisierungsprozess sehr einfach wird.

Es ist möglich, jede Phase in einem Prozess zu definieren und Personen mit jeder Phase zu verknüpfen. Sie können Ihre Teams bei der Ausführung eines Prozesses begleiten, wichtige Informationen kontextbezogen validieren und auch Routineaktionen automatisieren.

• Lead-Qualifizierung

  Um sicherzustellen, dass das Ziel der Lead-Qualifizierung erreicht wird, hilft Zoho CRM Blueprint dabei, das Skript des anrufenden Agenten ziemlich linear zu gestalten. Die Software führt die Vertriebsmitarbeiter bei jedem Schritt der Planung einer Produktdemo. Der Blueprint fungiert als Call-Agent-Skript und hilft den Vertriebsmitarbeitern mit Produktbeschreibungen, während sie mit einem Interessenten telefonieren. Dies kann das Problem jeglicher Inkonsistenz in der Nachricht lösen, die an die Vertriebsmitarbeiter übermittelt wird.

• Nachverfolgung

  Mit dem Zoho Blueprint Setup lässt sich nahezu jeder Schritt im Folgeprozess regeln, der aus dem Versenden und Prüfen eines Angebots besteht. Auf diese Weise kann der den Kunden angebotene Rabatt vom CRM validiert werden, während sichergestellt wird, dass das Verkaufsteam die Richtlinien des Unternehmens einhält. Die E-Mail-Benachrichtigungen werden automatisch an die Vertriebsleiter gesendet, wenn jemand das Angebot annimmt, damit nichts ihre Aufmerksamkeit entgeht.

• Auftragsverwaltung

  Um die Vertriebsmitarbeiter bei jedem Schritt des Auftragsverwaltungsprozesses anzuleiten, spielt der Zoho CRM Blueprint eine wichtige Rolle. Es kümmert sich um die Bestandsprüfung, den Versand und sogar die Lieferung. Hier werden die Vertriebsmitarbeiter auch aufgefordert, die CRM-Informationen wie Kundenadresse einzugeben. Dadurch wird sichergestellt, dass es zu keinen Verzögerungen bei der Produktlieferung kommt.

Grundlegende Blöcke des Zoho CRM-Blueprints

Blueprint in Zoho CRM ist im Grunde darauf ausgelegt, einen Geschäftsprozess auf systematische und klar definierte Weise auszuführen. Mit diesem Blueprint kann man jede Phase in einem Prozess definieren und jeder Phase die richtigen Personen zuordnen. Es kann auch dabei helfen, die Teams durch die gesamte Ausführung eines Prozesses zu führen. Darüber hinaus hilft es auch dabei, wichtige Informationen kontextbezogen vorzuschreiben und zu validieren und gleichzeitig Routineaktionen zu automatisieren.

Ein Blueprint wird entworfen, indem eine sequentielle Reihenfolge der in einem Prozess gezählten Phasen erstellt wird. In der CRM-Sprache sind die primären Bausteine ​​eines Blueprints Zustände und Übergänge.

Bundesland

In einem Blueprint-Setup ist ein „Zustand“ der Zustand, in dem sich etwas zu einem bestimmten Zeitpunkt befindet. Beispielsweise durchläuft jeder Deal in einem CRM verschiedene Phasen, bis die Nachverfolgung erfolgt, die Qualifizierung, Verhandlung und Rabattgenehmigung umfasst. Alle diese Stadien werden als Zustand bezeichnet. Die Zustände müssen per Drag & Drop in den Blueprint-Editor gezogen werden, um den Prozessablauf zu entwerfen.

Übergang

Ein Übergang ist nichts anderes als eine Verbindung zwischen zwei Zuständen, die in einem Prozess auftreten. Es schreibt die Bedingungen vor, die erforderlich sind, damit eine Aufzeichnung von einer Art von Zustand in eine andere übergeht. Beispielsweise sind die Bedingungen und Aktionen, die erforderlich sind, damit ein Datensatz von der Qualifizierung zur Verhandlung übergeht, normalerweise im Übergangsblock vorgeschrieben.

Entwerfen eines Blueprints

Der Prozess der Einrichtung oder Erstellung eines Prozesses ist eigentlich ein dreistufiges Verfahren. Es enthält:

1. Eingabe grundlegender Informationen

Hier können Sie das Modul, das Layout und das Feld angeben, für das der Prozess erstellt werden soll.

Sie können zu "Setup", dann zu "Automation" und dann zu "Blueprint" gehen.

• Sie können dann auf Erstellen eines Blueprints klicken.
• In diesem Create Blueprint-Popup können Sie das Modul, das Layout und das Feld auswählen, für das der Prozess erstellt werden soll.
• Nehmen wir an, dass der Prozess der Nachverfolgung von Leads ist. In diesem Fall können Sie das Deals-Modul mit einem Standard-Layout und einem Stage-Feld auswählen.
• Zur besseren Übersichtlichkeit können Sie auch Kriterien angeben, denn wenn Sie dies nicht tun, werden alle im Layout erstellten Datensätze in den Prozess aufgenommen.
• Klicken Sie abschließend auf Weiter.

2. Prozessablauf definieren

Im Blueprint-Editor können Sie den Prozessablauf vom Beginn des Standardzustands bis zum Ausgangszustand definieren.

Im Blueprint-Editor können Sie alle Status, die Teil des Prozesses sind, per Drag-and-Drop verschieben.

• Sie können den Prozessfluss zwischen Zuständen auch festlegen, indem Sie verschiedene Knoten in den Zustandsschaltflächen verbinden.
• Beachten Sie, dass der Startstatus keinem Wert des ausgewählten Auswahllistenfelds entspricht.
• Sie können Übergänge erstellen, indem Sie zwischen zwei Zuständen auf die Schaltfläche + klicken. Um einen Übergang zu löschen, müssen Sie lediglich mit der rechten Maustaste auf die Übergangslinie klicken und auf Übergang entfernen klicken.

3. Übergangseinstellungen konfigurieren

Sie können die Einstellungen „Vorher“, „Während“ und „Nach dem Übergang“ zwischen verschiedenen Zuständen im Prozess nach Bedarf konfigurieren. Zum Beispiel können wir uns den Übergang zwischen den Staaten ansehen.

Wir können dies „Closing“ nennen. In dem oben erwähnten Beispiel von Explore Electronics können die folgenden Richtlinien einige der Richtlinien sein, die zum Zeitpunkt der Konfiguration beachtet werden sollten.

• Um den Verhandlungsübergang abzuschließen, kann ein Vertriebsmitarbeiter in Explore Electronics den Rabattprozentsatz und das Abschlussdatum eingeben.
• Gemäß den Richtlinien des Unternehmens darf der Rabatt für ein Produkt nicht mehr als 20 % betragen.
• Unmittelbar nach der Ausführung des Closing Transition kann eine E-Mail-Benachrichtigung an den Vorgesetzten des Vertriebsmitarbeiters automatisiert werden, während dieser gleichzeitig über die Angebotseinreichung informiert wird.

Daher kann man leicht sagen, dass Blueprint es Ihnen ermöglicht, eine Kopie von Offline-Geschäftsprozessen in Ihrem CRM zu erstellen. Von der Lead-Generierung bis zum Geschäftsabschluss verfolgt ein Unternehmen viele Geschäftsprozesse. Die Blueprints können verwendet werden, um Zoho CRM-Benutzern eine detaillierte Anleitung zur Durchführung aller Schritte in einem Geschäftsprozess zu geben.

Beispielsweise müssen einige Dokumente gesammelt werden, bevor ein Angebot an einen Kunden gesendet wird. Man kann innerhalb eines Blueprints eine Phase einrichten, die das Hochladen von Dokumenten vorschreibt, und ermöglichen, dass der Datensatz direkt nach dem Hochladen der Dokumente zur nächsten Phase übergeht.

Fazit

Wenn der Prozess, dem Sie offline folgen, in der Softwareanwendung nicht genau erfasst wird, gibt es nie die Gewissheit, dass er auf die richtige Weise befolgt wird. Es kann einige Inkonsistenzen und mögliche Lücken im Prozess geben, und das ist das Problem, das Blueprint löst.

Der Zoho CRM Blueprint ist wie eine Online-Replikation eines Geschäftsprozesses. Es kann alle Details eines Offline-Prozesses in der Software erfassen. Die Implementierung des Zoho CRM-Blueprints durch Kontaktaufnahme mit einem erfahrenen Zoho-Berater kann Automatisierung, Validierung und effektive Teamzusammenarbeit sicherstellen, wodurch der Prozess weiter effizient und frei von Schlupflöchern wird.