Geschäftliche Anwendungsfälle von Projektmanagement-Software

Projektmanagement ist weit verbreitet, seit die Menschheit mit dem Bauen begonnen hat. Es lässt sich auf den Bau der Pyramide von Gizeh zurückführen. Die Ägypter verwendeten die gleichen Prinzipien des Projektmanagements, um das Team von Arbeitern zu leiten, um eine so große und komplexe Struktur zu entwerfen. Heutzutage hilft digitale Projektmanagementsoftware Unternehmen jeder Größe dabei, den Projektfortschritt zu verwalten und zu verfolgen.

Mit einem robusten Projektmanagementsystem können Unternehmen ihre Teams und Ressourcen planen, organisieren, verwalten und leiten, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Eine 360-Grad-Projektmanagementsoftware verbessert den Geschäftsbetrieb von innen und außen. Aus diesem Grund verlassen sich Branchenführer auf solche Software, um ihre Leistung zu verbessern.

Herausforderungen für kleine Unternehmen im Projektmanagement

Kleine Unternehmen sind am stärksten vom Mangel an klarem Projektmanagement betroffen. Ein begrenzter Ressourcenpool und Budgetbeschränkungen in Kombination mit einem schlecht verwalteten Projekt können sich als nachteilig für das Wachstum des Unternehmens erweisen. Lesen Sie mehr über einige der größten Herausforderungen, denen kleine Unternehmen im Projektmanagement gegenüberstehen.

• Fehlende Kommunikation

Von kleinen Teams wird eine stabile Kommunikation untereinander erwartet. Das Arbeiten in einer schnelllebigen, kleinen Teamstruktur kann jedoch das Gegenteil beweisen. Kleine Unternehmen werden heute häufig mit einem Mangel an interner und externer Kommunikation in Verbindung gebracht.

• Mangel an klaren Zielen

Die größte Hürde für eine dynamische und sich entwickelnde Unternehmensstruktur führt zu unklaren Zielen. Die ständigen Ad-hoc-Anfragen führen dazu, dass sich das Unternehmen nicht auf das zuvor festgelegte Ziel konzentriert. 39 % der Projekte scheitern an unklaren Zielen und einem klaren Projektplan. Unstrukturierte Last-Minute-Änderungen des Ziels können das gesamte Projekt zum Scheitern bringen, wenn kein System vorhanden ist, um die Änderung zu berücksichtigen.

• Begrenztes Budget

Startups und kleine Unternehmen überleben meist mit einem begrenzten finanziellen Polster. Dies bedeutet, dass die Organisationen mit einem straffen Finanzplan arbeiten. Eine kleine Änderung in letzter Minute oder eine ungeplante Verzögerung kann die Lieferung gefährden und somit das Budget für das Unternehmen beeinträchtigen.

• Mangel an Verantwortlichkeit

Startups sind berüchtigt für ihren On-the-go-Managementstil. Das bedeutet, dass jede Ressource an mehreren Projekten arbeitet. Während das Management es für eine optimale Arbeitsweise halten könnte; Wenn es keine Verantwortlichkeit für die Arbeit gibt, kann dies mehrere Projekte gleichzeitig betreffen.

• Strenge Fristen

Wenn Sie mit einem Blatt Papier sitzen, um den Projektzeitplan festzulegen, werden Sie meistens mit einem unmöglichen Zeitplan enden. Kleine Unternehmen erhalten normalerweise ein Projekt mit einem nahezu unmöglichen Zeitplan. Ohne ein geeignetes Managementsystem kann jede Geschäftsfunktion direkte Auswirkungen spüren.

Wie kann Projektmanagement-Software kleinen Unternehmen helfen?

PMS hilft kleinen Organisationen und Startups, ihre Geschäftsfunktionen zu rationalisieren, um Projekte effizient zu verwalten und pünktlich zu liefern. Von der Verwaltung des Projektzeitplans bis hin zur Bereitstellung regelmäßiger Updates und der Optimierung der Ressourcennutzung können kleine Unternehmen in hohem Maße von solchen Tools profitieren.

• Erfolgsquote verbessern

Im Allgemeinen hängt der Erfolg oder Misserfolg eines Projekts davon ab, ob das Unternehmen das Projekt wie zu Beginn geplant pünktlich geliefert hat oder nicht. Projektmanagement-Software ermöglicht es Ihnen, Meilensteine ​​festzulegen, die Managern helfen können, den Fortschritt des Projekts zu bewerten. Ein frühzeitiger Hinweis darauf, dass sich ein Projekt verzögern könnte, ermöglicht es Managern, rechtzeitig Maßnahmen für eine pünktliche Lieferung zu ergreifen.

• Verbesserte Projektplanung mit besserer Kommunikation

Ein Projektmanagementsystem führt eine zentralisierte Datenbank über jedes Projekt, seinen Fortschritt und die Verfügbarkeit von Ressourcen. Dadurch können kleine Unternehmen und Startups die Ressourcennutzung optimieren. Ein gemeinsames System zur Verfolgung des Projekts ermöglicht es allen beteiligten Personen auch, besser miteinander zu interagieren, um den Fortschritt zu beschleunigen. Manager können die Kunden auch über den Fortschritt informieren.

• Halten Sie sich an das Budget

Jede Organisation ist um ihr Endergebnis besorgt, aber dieses Bedürfnis ist für kleine Unternehmen umso wichtiger. Startups und kleine Unternehmen haben keinen Raum für Fehler. Mit einem effektiven Projektmanagement-Tool können Sie Ihr Budget verfolgen. Außerdem können Sie Ihre Ausgaben verfolgen und Bereiche identifizieren, in denen die Mitarbeiter ihre Zeit verbringen und wo die Organisation am meisten verbringt, um die abrechenbaren Stunden zu reduzieren. Dies ermöglicht es Unternehmen, den Gewinn zu optimieren und das Projekt innerhalb des Budgets zu liefern.

• Verantwortlichkeit nachverfolgen

Mitarbeiter kleiner Unternehmen und Start-ups müssen oft mit mehreren Aufgaben gleichzeitig jonglieren. Projektmanagement-Software kann dabei helfen, Rollen und Verantwortlichkeiten zu definieren. Auf diese Weise arbeiten nicht mehrere Personen an einer einzigen Aufgabe, wodurch Redundanzen beseitigt und die Ressourcennutzung optimiert werden.

• Effektive Projektbewertung

Projektbewertung mit Hilfe von Software ermöglicht es Unternehmen, Lücken und Stärken zu identifizieren. Unternehmen können damit ihre projektbezogenen Lücken verbessern und ihre Stärken verdoppeln. Ein PMS-Tool bietet Berichte, die Ihnen sagen, welche Meilensteine ​​erreicht wurden und wo es zu Verzögerungen kam.

Empfohlene Lektüre: Ein umfassender Leitfaden zur Auswahl der richtigen Projektmanagement-Software

Fallstudien zu Projektmanagement-Software für kleine Unternehmen

Fallstudie 1

Fallstudie 2

Herausforderungen für Unternehmen im Projektmanagement

Auch große Konzerne mit ihren enormen Ressourcen sind vor den Herausforderungen des Projektmanagements nicht gefeit. Die Verwaltung eines Projekts in einem großen Unternehmen ist wie das Lösen eines Zauberwürfels. Manager müssen mehrere Elemente des Projekts an der Spitze halten, während sie sich auf alle anderen Elemente konzentrieren und den besten Weg zur Erledigung der Aufgabe finden. Lesen Sie mehr über die Projektmanagement-Herausforderungen von Unternehmen.

• Ressourcenkonflikt

Selbst eine gut strukturierte Organisation kann mit Ressourcenkonflikten konfrontiert werden, wenn es darum geht, Hunderte von Projekten gleichzeitig zu verwalten. Manchmal arbeiten mehrere Ressourcen am selben Projekt, wenn nur eine Ressource erforderlich ist. Schlechte Planung bedeutet auch manchmal, dass ein Unternehmen nicht über verfügbare Ressourcen (Arbeitskräfte, Rohstoffe, Software, Hardware, Maschinen usw.) für ein Projekt verfügt.

• Umfang kriechen

Scope Creep ist eine der größten Herausforderungen im Projektmanagement, die sich darauf bezieht, wie sich die Projektanforderung im Laufe der Zeit im Vergleich zum ursprünglich vereinbarten Arbeitsumfang verändert hat. Diese Änderung des Umfangs führt zu Änderungen in fast allem, was mit dem Projekt zu tun hat.

• Nicht übereinstimmende Teamfähigkeit

Als Führungskraft wird von Ihnen erwartet, dass Sie ein Team von qualifizierten Mitgliedern haben, die für eine Stelle am besten geeignet sind. Wenn das Qualifikationsniveau und die Anforderungen des Projekts nicht übereinstimmen, wird das Projekt auf dem gesamten Weg mit Hürden konfrontiert.

• Schlechtes Risikomanagement

Manager müssen das mit ihrem Projekt verbundene Risiko bewerten. Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Team immer bereit ist, sich bei Bedarf anzupassen. Projektmanager sind keine Hellseher, was bedeutet, dass sie, so sehr sie sich auch bemühen, nicht alle mit dem Projekt verbundenen Risiken auflisten können.

• Versäumte Fristen

Wenn einer der oben genannten Hinweise Ihr Projekt behindert, verzögert dies zwangsläufig die endgültige Lieferung. Nur 2,5 % der Unternehmen geben an, dass sie 100 % ihrer Projekte pünktlich abliefern. Es kann für alle Beteiligten frustrierend sein, wenn ein Projekt verspätet geliefert wird, und dies kann das Wachstum des Unternehmens weiter hemmen.

Wie kann Projektmanagement-Software großen Unternehmen helfen?

Auch große Konzerne mit Tausenden von Mitarbeitern können von einem Projektmanagementsystem profitieren. Es ermöglicht Unternehmen, alle Projekte zu verfolgen, sie weiter in kleine Sprints zu unterteilen, sicherzustellen, dass Ressourcen nicht über- oder unterfordert sind, und sicherzustellen, dass das Unternehmen auf alle Risiken vorbereitet ist, die sich aus einem Projekt ergeben.

• Sprintplanung

Unternehmen können ihre Arbeit durch Sprint-Planung in ihrer Projektmanagement-Software planen. Auf diese Weise können Unternehmen ein Projekt in kleine Teile unterteilen und für jeden Teil einen geplanten Sprint erstellen. Es ermöglicht Teams, sich auf bestimmte Ziele zu konzentrieren und gleichzeitig Prioritäten und Pläne kontinuierlich zu überprüfen.

• Projektunterlagen

Unternehmen können ihr gesamtes Projekt und ihren Arbeitsumfang auf ihrem Projektmanagementsystem dokumentieren. Dies wird Unternehmen dabei helfen, Verwirrung und Missverständnisse innerhalb des Teams zu mindern und allen zu helfen, zu verstehen, was von ihnen erwartet wird.

• Arbeitsbelastung verfolgen

Ein guter Projektmanager überprüft ständig seine Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass die Ressourcenauslastung immer optimal ist. PMS-Software kann Managern dabei helfen, die Arbeitsbelastung und Verfügbarkeit aller verfügbaren Ressourcen zu verfolgen.

• Risikoabschätzung

Während ein Manager unmöglich alle mit dem Projekt verbundenen potenziellen Risiken einschätzen kann, kann eine robuste Projektmanagement-Software dies mit ihrer Risikobewertung tun. Es kann Ihnen helfen, Risikopunkte zu identifizieren und mögliche Vorfälle zu planen.

Fallstudie zu Projektmanagement-Software für große Unternehmen

Empfohlene Lektüre: 20 Open Source und kostenlose Projektmanagement-Software

Abschluss

Projektmanagement-Software ist nicht mehr optional. Heutzutage verlassen sich Unternehmen auf Projektmanagement-Tools, um ihre Geschäftsabläufe zu rationalisieren und pünktlich Ergebnisse zu liefern. Mit PMS können Unternehmen den Fortschritt verfolgen, den Plan ändern und zu 100 % außergewöhnliche Ergebnisse erzielen. Warten Sie also nicht länger und holen Sie sich ein Projektmanagement-Tool für Ihr Unternehmen.