Der einfache Leitfaden zum Erstellen eines Business-Notfallplans

Wie lassen sich Katastrophen vermeiden? Seien Sie auf sie vorbereitet.

Wenn es gut läuft, vergisst man oft, für die schlechten Zeiten zu planen. Aber wenn eine Katastrophe eintritt, könnten Sie im Handumdrehen alles verlieren.

Ein Erdbeben kann Ihr gesamtes Geschäft zum Einsturz bringen, Ihr größter Kunde kann Ihren Konkurrenten Ihnen vorziehen, Ihr System kann plötzlich abstürzen, wodurch Sie wichtige Daten verlieren usw. Es gibt endlose Möglichkeiten für Katastrophen, wenn Sie wirklich darüber nachdenken.

Aus diesem Grund kann das Fehlen eines geschäftlichen Notfallplans eine Katastrophe für sich sein.

Sehen wir uns an, warum Sie einen Business-Notfallplan benötigen und wie Sie ihn in wenigen einfachen Schritten erstellen.

Was ist ein Business-Notfallplan?

Aber zuerst wollen wir definieren, was ein Notfallplan ist.

Ein Notfallplan ist eine proaktive Strategie, die die Vorgehensweise oder Schritte beschreibt, die das Management und die Mitarbeiter einer Organisation als Reaktion auf ein Ereignis unternehmen müssen, das in der Zukunft eintreten könnte. Es spielt eine bedeutende Rolle bei der Geschäftskontinuität, dem Risikomanagement und der Notfallwiederherstellung.

Es hilft Ihnen, auf unvorhergesehene Ereignisse vorbereitet zu sein und deren Auswirkungen zu minimieren. Es skizziert auch einen Plan für die Durchführung des normalen Geschäftsbetriebs nach Eintritt des Ereignisses.

Es ist auch unter Namen wie Plan B, Backup-Plan und Disaster-Recovery-Plan bekannt. Falls Ihr primärer Plan nicht funktioniert, ist es an der Zeit, Plan B auszuführen.

Vorteile eines Notfallplans

Ohne einen Notfallplan setzen Sie sich unnötigen Risiken aus. Hier sind einige wichtige Vorteile eines Notfallplans, von denen Sie nicht wegsehen können.

• Hilft, schnell auf negative Ereignisse zu reagieren. Da ein Notfallplan die zu ergreifenden Maßnahmen auflistet, kann sich jeder darauf konzentrieren, was zu tun ist, ohne Zeit mit Panik zu verschwenden.
• Ein vorhandener Notfallplan ermöglicht es Ihnen, Schäden zu minimieren, die durch eine Katastrophe entstehen könnten, und den Produktionsausfall zu minimieren. Wenn Sie beispielsweise Notstromaggregate eingerichtet haben, kann Ihr Team auch während eines Stromausfalls nahtlos arbeiten.

So erstellen Sie einen Notfallplan

Ein effektiver Business-Notfallplan basiert auf guter Recherche und Brainstorming. Hier sind die Schritte, die Sie in einem Notfallplanungsprozess befolgen müssen.

Schritt 1: Listen Sie die wichtigsten Risiken auf

Identifizieren Sie die wesentlichen Ereignisse, die sich negativ auf Ihren Geschäftsverlauf und auf die wichtigsten Ressourcen wie Mitarbeiter, Maschinen, IT-Systeme etc. auswirken könnten.

Binden Sie andere Teamleiter, Fachexperten und sogar Außenstehende wie Unternehmensberater ein, um ein tieferes Verständnis für Dinge zu bekommen, die Probleme verursachen und die Richtung gefährden können.

Verwenden Sie eine Mindmap, um die Informationen, die Sie aus der Brainstorming-Sitzung mit den Mitarbeitern sammeln, zu organisieren und zu kategorisieren. Sie können dies ganz einfach mit allen in der Organisation teilen, um auch deren Input zu erhalten.

Schritt 2: Priorisieren Sie die Risiken nach ihrer Auswirkung

Sobald Sie eine Liste aller möglichen Risiken erstellt haben, die in verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens auftreten könnten, beginnen Sie damit, sie basierend auf der Bedrohung, die sie darstellen, zu priorisieren.

Das Risikoauswirkungswahrscheinlichkeitsdiagramm ist ein praktisches Tool, das Sie hier verwenden können. Es hilft Ihnen, Risiken basierend auf der Schwere ihrer Auswirkungen und der Wahrscheinlichkeit ihres Eintretens zu bewerten und zu priorisieren.

Schritt 3: Erstellen Sie Notfallpläne für jedes Ereignis

In diesem Schritt erstellen Sie separate Pläne, die die Maßnahmen umreißen, die Sie ergreifen müssen, falls die zuvor identifizierten Risiken eintreten.

Überlegen Sie, was getan werden muss, um den normalen Betrieb nach den Auswirkungen des Ereignisses wieder aufzunehmen.

Hier müssen Sie die Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter, Zeitpläne, die hervorheben, wann Dinge nach dem Ereignis erledigt und abgeschlossen werden sollten, Wiederherstellungs- und Kommunikationsprozesse und die Schritte, die Sie im Voraus unternommen haben müssen, um Verluste zu vermeiden, wenn das Ereignis stattgefunden hat (z. B. Versicherung). Abdeckung).

Sie können hier ein visuelles Format verwenden, um den Handlungsablauf hervorzuheben. Es wäre für alle einfacher nachzuvollziehen.

Vorlage 1

Vorlage 2

Vorlage 3

Schritt 4: Teilen und pflegen Sie den Plan

Stellen Sie nach Fertigstellung der Notfallpläne sicher, dass diese allen Mitarbeitern und Stakeholdern schnell zugänglich sind.

Überprüfen Sie Ihre Notfallpläne von Zeit zu Zeit und aktualisieren Sie sie bei Bedarf. Und es hat sich bewährt, auch Ihre Mitarbeiter über die Änderungen zu informieren, da dies Aktualisierungen ihrer Rollen und Verantwortlichkeiten beinhalten kann.

Was halten Sie von Notfallplänen?

So erstellen Sie einen detaillierten Notfallplan. Listen Sie die wichtigsten Vorfälle auf, die Ihren Geschäftsbetrieb beeinträchtigen könnten, priorisieren Sie sie nach ihrer Auswirkung und Wahrscheinlichkeit, erstellen Sie einen Aktionsplan, der erklärt, was Sie tun sollten, falls sie auftreten, und überprüfen und aktualisieren Sie sie regelmäßig.

Wie sieht der Notfallplanungsprozess in Ihrer Organisation aus? Lassen Sie es uns im Kommentarbereich unten wissen.