Business Intelligence in der Bildung: Schulausgabe

Schulen erzeugen mehr Daten, als sie handhaben und effektiv nutzen können. Umgeben von all diesen Informationen hungern sie jedoch immer noch nach Erkenntnissen. Kein Wunder – der manuelle Umgang mit Tonnen von Papierdokumenten oder bestenfalls Excel-Tabellen ist ein zweifelhaftes Vergnügen, das Äonen an ohnehin begrenzter Zeit in Anspruch nimmt.

Glücklicherweise ermöglicht die heutige Technologie Bildungseinrichtungen, ihre Arbeitsweise erheblich zu verändern. Gleichzeitig führt die Vernachlässigung der EdTech-Trends zu vielen verpassten Chancen. Während einige Schulen in riesigen Datenmengen ertrinken, navigieren andere dank Business Intelligence (BI) problemlos durch diese Gewässer. In diesem Artikel untersuchen wir, wie genau BI Schulverwaltungen, Lehrern, Schülern und Eltern hilft.

Welche bildungsbezogenen Herausforderungen können mit dem Einsatz von Business Intelligence bewältigt werden?

Schulen haben viel zu tun:

Zuweisung verfügbarer Finanzmittel. Die Finanzierung hängt von vielen Faktoren ab. Die Anzahl der Schüler und Klassengrößen, die Anwesenheit der Schüler und die akademischen Ergebnisse, das Programmangebot und mehr – all dies ist für Sponsoren wichtig. In einer Situation, in der Schulen mit weniger mehr erreichen müssen, sollten sie besser einen klaren Blick darauf haben, was sie tatsächlich haben.

Begrenzte Ressourcen der Lehrer. Verschiedene Lernmaterialien vorbereiten, den Fortschritt der Schüler verfolgen, sich mit den Eltern treffen, Berichte ausfüllen – es scheint, dass Lehrer einen Zeitumkehrer brauchen, um all diese Aufgaben zu erfüllen. In Verbindung mit dem Fachkräftemangel ist ein solches Arbeitsvolumen ohne die Hilfe von Technologie nicht zu bewältigen. Schulen benötigen technologische Unterstützung, um die zugewiesene Arbeitsbelastung zu überwachen und den Lehrern einen ausgewogenen Arbeitsplan und eine ausreichende Klassengröße zu bieten.

Unmengen an Papierkram. Die Forschung von McKinsey deckt auf, dass die Automatisierung von 20-40 % der Papieraktivitäten von Lehrern dazu führt, dass 13 Stunden pro Woche freigesetzt werden. Es würde helfen, die Arbeitsbelastung der Lehrer auf ein normales Niveau zu reduzieren, da sie jetzt mindestens 50 Stunden pro Woche beträgt. Auch die Schulverwaltung wird nach der BI-Implementierung aufatmen, da die Technologie die Verwaltungsverwaltung vereinfacht und dazu beiträgt, Berichtsanforderungen schneller zu erfüllen.

Standardisierung der studentischen Erfahrung. Ein einheitlicher Ansatz demotiviert die Schüler und wirkt sich negativ auf ihr Engagement aus. Es führt zu schlechten Leistungen und verschlechtert die Schulnote. Auch Eltern, die mit den Noten ihrer Kinder unzufrieden sind, denken vielleicht, dass die Lehrer schuld sind und die Beziehung zwischen ihnen angespannt wird.

Die unzureichende Einbeziehung der Eltern in den Bildungsprozess. Kein Wunder, vor allem wenn beide Elternteile berufstätig sind und der Zeitpunkt der Treffen mit den Lehrern nicht mit ihrer Freizeit zusammenfällt.

Mangelnde Sichtbarkeit der Schuldaten für Sponsoren. Wenn Menschen in Verbesserungen investieren, wollen sie natürlich sehen, wohin ihr Geld fließt und wie effektiv die Schule arbeitet.

Wie verändert die BI-Technologie die Ausführung administrativer Aufgaben?

Die Anwendung von Business Intelligence in der Bildung bietet der Schulverwaltung:

1. Alle notwendigen Daten an einem Ort gesammelt

Alle Informationen werden in einem Warehouse organisiert, sodass die Schulverwaltung keine Daten aus mehreren Quellen abrufen muss. In den letzten Phasen der Datenverarbeitung werden die Daten in Form von intuitiven und einfach zu analysierenden Dashboards innerhalb spezieller BI-Tools wie Power BI, Tableau, Qlik usw. visualisiert. Nehmen wir als Beispiel die Situation mit Fördermitteln. Schulen müssen nach Finanzierung suchen, aber es ist zu zeitaufwändig, die Zuschüsse manuell zu verfolgen, die Ihre Schule beantragen kann. Dank BI können alle Informationen über sie automatisch gesammelt, analysiert und dann den Stakeholdern präsentiert werden.

2. Optimierte Aktivitäten

Prozesse wie die Verwaltung von Budgets, die Bestellung von Ressourcen, die Zahlung von Rechnungen, die Abwicklung der Terminplanung, die Sicherstellung der Vereinbarkeit der Schule mit relevanten Gesetzen und Vorschriften, die Einstellung von Personal und andere sind zeitaufwändig. Nehmen Sie zum Beispiel die Terminplanung. Es ist eine der anspruchsvollsten Verwaltungsaufgaben, die kaum in einen Algorithmus zu packen ist. Die Planung wird immer von einer Person durchgeführt – BI-Software erstellt nicht automatisch einen Zeitplan, zeigt aber Lücken in einem von Menschen erstellten Zeitplan auf. Die Business-Intelligence-Lösung lenkt Ihre Aufmerksamkeit beispielsweise auf die Stundenplanausfälle, wenn der Lehrer nur die erste und vierte Stunde hat, und Sie können die Zeit Ihrer Mitarbeiter angemessener und effektiver verwalten.

3. Vereinfachtes Reporting mit verbesserter Sichtbarkeit der Prozesse

Mit BI werden Daten für verschiedene Arten von Berichten zusammen mit den wichtigsten Informationen für die Sponsoren automatisch gesammelt. Anstelle zahlreicher Tabellen mit Text und Zahlen ist es in leicht verständliche Datenvisualisierungen verpackt. Wenn die Berichterstattung auf der klaren Sichtbarkeit von Schulprozessen basiert, kann die Verwaltung Informationen nicht nur erfassen, sondern wirklich wertvolle Erkenntnisse daraus gewinnen. Die Analyse richtig organisierter und präsentierter Daten hilft, neue Wege zu finden, um Geld für die Schule zu sparen.

4. Fähigkeit, zukünftige Veränderungen vorherzusagen

BI in der Bildung in Verbindung mit maschinellem Lernen (ML) kann verwendet werden, um zu überprüfen, wo Sie landen, wenn Sie sich entscheiden, Änderungen vorzunehmen oder auf dem aktuellen Kurs zu bleiben. Die Technologie hilft Ihnen beispielsweise dabei, die Einschreibung von Studenten und die Klassengröße für die Ressourcenplanung und die Berechnung des staatlichen Finanzierungsbedarfs und der Zahlungen zu überwachen. Genauso funktioniert es mit außerschulischen Aktivitäten wie Sportveranstaltungen, Reinigung, Sicherheit, Gastvorlesungen usw. BI-Lösungen sammeln die Daten darüber und treffen basierend auf den Ausgaben in den Vorjahren Annahmen über zukünftige Ausgaben, damit Sie Ihre zuordnen können mit Bedacht budgetieren.

5. Sichtbarkeit der Mitarbeiter

Der Vertrag der Mathelehrerin läuft nächsten Monat aus, die Musiklehrerin geht in zwei Monaten in den Mutterschaftsurlaub … Wie viele Situationen wie diese muss man im Hinterkopf behalten, um rechtzeitig über Vertragsverlängerungen oder die Einstellung neuer Lehrer entscheiden zu können? BI hilft Ihnen dabei, diese Daten im Auge zu behalten. Business Intelligence in der Bildung kann auch als Möglichkeit angesehen werden, den Zustand und die Arbeitsbelastung von Lehrern zu überwachen, um ihrem Burnout vorzubeugen. Die NEA-Umfrage ergab, dass 55 % der Lehrer in den USA planen, die Ausbildung wegen Burnout zu verlassen. Mit BI können Sie feststellen, ob die Stundenpläne einiger Lehrer überlastet sind, und die Arbeitsbelastung neu zuweisen. Wenn Sie Personalfluktuation vermeiden, ist dies ein zusätzlicher Wert für Eltern und Schüler, da niemand glücklich ist, wenn die Lehrer ständig wechseln.

6. Einfache Identifizierung von riskantem Verhalten bei Schülern

Die Technologie hilft auch dabei, das Verhalten von Schülern zu erkennen, zu erfassen und zu analysieren, um Risikobewertungen durchzuführen. Ein solcher Ansatz trägt dazu bei, die Schule zu einem sichereren Raum zu machen. In einem Dashboard können Lehrer beispielsweise Notizen zum Verhalten der Schüler hinterlassen. Die BI-Lösung visualisiert die Häufigkeit dieser Kommentare und den Grad ihrer Wichtigkeit. Damit kann die Schulverwaltung hervorheben, wenn das Verhalten eines einzelnen Schülers andere stört, und Maßnahmen ergreifen, um zu verhindern, dass sich diese riskanten Verhaltensweisen in größere Unfälle verwandeln.

7. Verstärktes Engagement von Sponsoren

Einfache, klare Analysen helfen dabei, Sponsoren zu gewinnen und sie an den Schulinitiativen zu beteiligen. Es ist sehr wahrscheinlich, dass sie sich mit Tabellenkalkulationsberichten beschäftigen, während informative, praktische Dashboards eine höhere Chance haben, ihre Aufmerksamkeit zu erregen.

Darüber hinaus können Sie mit Business Intelligence im Bildungsbereich automatisch Grafiken für Sponsoren generieren. Ohne BI-Software verbringen Verwaltungsmitarbeiter in der Regel 2-3 Wochen damit, alle notwendigen Informationen zu sammeln und aufzubereiten.

Wie beeinflusst BI die Bildungslandschaft für Lehrkräfte?

Die Aufgaben der Lehrer sind es, die sich mit BI-Lösungen maßgeblich zum Besseren verändern lassen. Die Anwendung von Business Intelligence in der Bildung hilft:

1. Reduzieren Sie den Zeit- und Arbeitsaufwand für den Papierkram

Vollzeitlehrer arbeiten 51-57 Stunden pro Woche und verbringen mehr als die Hälfte dieser Zeit mit nichtunterrichtlichen Aktivitäten. Es ist kein Wunder, dass das Depressionsniveau unter Bildungsfachleuten viel höher ist als in der allgemeinen Bevölkerung – 32 % gegenüber 19 %. Gleichzeitig teilt fast die Hälfte der Lehrer ihre psychischen Probleme mit niemandem bei der Arbeit, da sie Angst vor der Stigmatisierung haben.

Die Anwendung von Business Intelligence in der Bildung kann Lehrer davor bewahren, das Mitternachtsöl zu verbrennen, und die negativen Auswirkungen auf ihre geistige und körperliche Gesundheit minimieren. Neben der angemessenen Sorge um das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter können Sie die BI-Lösung nutzen, um Lehrern Zeit zu verschaffen, damit sie leistungsschwache Schüler einholen oder ihre Qualifikationen verbessern können.

2. Verfolgen Sie den Fortschritt der Schüler in Echtzeit und korrigieren Sie ihn schnell

Daten über die Leistung der Schüler praktisch auf dem Silbertablett zu haben, ermöglicht es Lehrern, ihre Fortschritte zu beurteilen, Talente rechtzeitig zu erkennen oder Probleme zu identifizieren und schnell Wege zu finden, sie zu beheben. Die BI-Lösung hilft Lehrern, den Lernpfad der Schüler kontinuierlich zu verfolgen, anstatt eine Post-Factum-Analyse am Ende des Semesters durchzuführen.

Lehrer haben vielleicht ein Bauchgefühl darüber, welche Schüler an manchen Stellen mehr Aufmerksamkeit benötigen, aber BI-Software untermauert diese professionelle Vermutung mit tatsächlichen Daten in leicht verständlicher Form. Das Erstellen von Tabellenkalkulationen zur Analyse von Leistungs- und Anwesenheitsdaten ist selbst für einen Schüler zeitaufwändig, ganz zu schweigen davon, dass die Analyse für durchschnittlich 25+ Schüler pro Klasse durchgeführt werden muss.

Stellen Sie sich nun vor, ein Lehrer möchte einen dritten Faktor zur Analyse hinzufügen, z. B. Sozialdaten oder familiäre Faktoren wie Scheidung, Alleinerziehende, Gewalt usw., der darauf hinweist, dass ein Schüler etwas mehr Hilfe benötigt. Dies würde normalerweise bedeuten, dass der Lehrer mit dem Erstellen einer neuen Tabelle beginnen muss, und es kann so aussehen, als müsste er/sie seine Wochenendpläne aufgeben, um das Projekt abzuschließen.

Durch die Nutzung von BI in der Bildung nutzen Sie die Zeit der Lehrer effektiver, indem Sie sie damit beschäftigen, nur automatisch verarbeitete Informationen zu analysieren.

3. Eltern mit aussagekräftigen Informationen über ihre Kinder in den Bildungsprozess einbeziehen

Organisierte und strukturierte Daten können auch bequem mit anderen geteilt werden. Es spart den Lehrern Zeit, sich auf ihre Treffen mit den Eltern der Schüler vorzubereiten. Die freigewordene Zeit kann für eine tiefere und durchdachtere Analyse der automatisch gesammelten Informationen aufgewendet werden.

Hier ist ein Beispiel für ein Dashboard, mit dem Klassenlehrer das Engagement ihrer Schüler in verschiedenen Fächern, die Anwesenheit und das Leistungsniveau in allen Disziplinen überwachen und diese Parameter für bestimmte Schüler und Fächer detailliert überprüfen können.

Fachlehrer können Feedback hinterlassen, um es Klassenlehrern und Eltern zu erleichtern, den Erfolg der Schüler beim Lernen bestimmter Themen oder des Fachs im Allgemeinen vollständig zu verstehen.

Wie hilft Business Intelligence im Bildungsbereich Eltern?

Da Kinder einen erheblichen Teil ihrer Zeit mit Lernen verbringen, ist es natürlich wichtig, dass Eltern über die Bildungsaktivitäten und das Wohlbefinden ihrer Kinder in der Schule informiert sind. BI-Lösungen bieten Eltern:

1. Echtzeit-Sichtbarkeit der Fortschritte ihrer Kinder und Möglichkeit, mit Lehrern in Kontakt zu bleiben

Der häufigste Grund, warum Eltern nicht an den Schulversammlungen teilnehmen, ist, dass sie es aufgrund ihrer Arbeitszeiten einfach nicht können. In den USA liegt der Anteil der Familien mit Kindern unter 18 Jahren, in denen beide Elternteile Vollzeit arbeiten, bei 59,8 %, in den europäischen Ländern bei 61 %, in einigen skandinavischen Ländern jedoch bei über 80 %. Technologie, die Gespräche zwischen Lehrern und Eltern vereinfacht und beschleunigt, wird unter diesen Umständen immer wertvoller.

Die BI-Technologie ermöglicht es Eltern, auf Daten zuzugreifen, die sich darauf beziehen, was ihr Kind lernt. Es ermutigt sie, sich mit dem Lehrer ihres Kindes in Verbindung zu setzen und Lernmaterialien herunterzuladen, wenn der Schüler zusätzliche Aufgaben erledigen soll, um seine Noten zu verbessern. Dank übersichtlicher Dashboards sehen Eltern den tatsächlichen Leistungsstand ihrer Kinder. Die Funktionalität komplexerer Dashboards gibt Eltern die Möglichkeit, Lehrern Fragen zum Lernprozess zu stellen und ihre Antworten oder Ratschläge zu erhalten.

2. In engem Kontakt mit ihren Kindern bleiben

Es ist normalerweise einfach, Ihre Grundschulkinder zu fragen, wie es in der Schule läuft – sie teilen in der Regel mit, wie ihr Tag gelaufen ist. Aber eine Antwort auf die gleiche Frage von Teenagern zu bekommen, kann ziemlich schwierig sein. Hier kann die BI-Lösung sehr hilfreich sein. Indem Sie die Kommentare der Lehrer im Dashboard Ihres Kindes überprüfen, können Sie seine Interessen und Probleme besser verstehen und die Themen finden, die beim Frühstück oder Abendessen besprochen werden können. Solche Smalltalks sind keine Kleinigkeit. Eine OECD-Umfrage hat die Zusammenhänge zwischen Schülerleistungen und elterlichem Engagement im Bildungsprozess untersucht und gezeigt, dass nur 52 % der Eltern weltweit täglich oder fast täglich über das Wohlergehen ihrer Kinder in der Schule sprechen. Schülerinnen und Schüler, deren Eltern dies mindestens einmal pro Woche tun, geben eher ein hohes Maß an Lebenszufriedenheit an und erzielen höhere Punktzahlen.

Für Eltern macht BI in der Bildung den Schulalltag ihres Kindes also nur einen Klick entfernt.

3. Sich der nicht-akademischen Aspekte des Schullebens der Kinder bewusst sein

Es ist wichtig, den Lernfortschritt von Kindern zu verfolgen, aber es gibt auch andere Dinge, die Eltern interessieren, zum Beispiel Schulmahlzeiten. Mit einer BI-Lösung können Eltern das Frühstücks- und Mittagsmenü für den kommenden Monat einsehen und zwischen alternativen Optionen wie Fleisch oder einem vegetarischen Gericht, Fruchtsaft statt Milch wählen, wenn der Schüler eine Laktoseintoleranz hat. Dies ist besonders wichtig für Grundschüler, die aufgrund ihres Alters nicht immer erkennen können, ob sie bestimmte Gerichte essen können. Und wenn Eltern vorab die Möglichkeit haben, sich für ein Menü zu entscheiden, können sie sich die Sorge ersparen, dass ihr Kind etwas Falsches oder gar nichts isst.

Wenn die Schulcafeteria die Armbandzahlungstechnologie unterstützt, können Eltern auch überwachen, was ihre Kinder kaufen, und die Anzahl der Einkäufe begrenzen.

Wie unterstützt die BI-Technologie Studierende?

Die BI-Implementierung im Bildungssektor sorgt für ein besseres Lernerlebnis, hilft den Schülern, ihre Talente zu entwickeln, und schafft auch einen sicheren Raum für sie. Die Technologie bietet Studenten:

1. Personalisierte Lernerfahrung

Da Lehrer in der Lage sind, die individuelle Leistung jedes Schülers ständig zu verfolgen, können sie zusätzliche Materialien und personalisierte Arbeitsblätter empfehlen, die auf den Themen basieren, bei denen der Schüler feststeckt. Die RAND-Untersuchung zeigt, dass Schüler, die unterhalb der nationalen Norm begonnen haben und dann die Chance bekommen, die Personalisierung beim Lernen zu nutzen, diese Normen bis zum Ende des akademischen Jahres erreicht und sie in zwei Jahren übertroffen haben.

„Lernende fühlen sich wohl, wenn sie Aufgaben erledigen, die herausfordernd, aber machbar sind und sich daher lohnen, wenn es klickt“, sagte Brian Galvin, Chief Academic Officer bei Varsity Tutors.

2. Vertrauen in jederzeit verfügbare, sichere psychologische Unterstützung

Viele Schulen haben einen Psychologen oder Berater zur Verfügung, aber nur einen zu haben, reicht nicht aus, damit die Schüler Hilfe suchen können, wenn sie sie brauchen, da sie nicht sicher sein können, dass ihre privaten Daten sicher sind. Die Schulen sollten den Schülern die Möglichkeit geben, sowohl anonym um Rat oder Hilfe zu fragen, als auch die Möglichkeit eines persönlichen Treffens mit dem Spezialisten auf der Grundlage ihres Einverständnisses bieten. Was hat das mit BI in der Bildung zu tun? Business-Intelligence-Software ermöglicht es Psychologen, die Anfragen des Schülers zu sammeln und sie mit den Daten über seine Anwesenheitsquote abzugleichen, um ein tieferes Verständnis der Situation zu erhalten, wenn der Schüler seine Identität preisgeben möchte. Ein solcher Ansatz hilft den Schulen, sich besser um die psychische Verfassung der Schüler und das emotionale Klima in den Klassen zu kümmern und beispielsweise Mobbing-Fälle frühzeitig zu bemerken.

3. Karriereplanung in der High School

Stellen Sie sich vor, wie viel einfacher es für Schüler sein kann, ihren zukünftigen Beruf zu wählen, wenn die Daten über ihre Leistungen in verschiedenen Fächern automatisch während ihres gesamten Schullebens gesammelt und dann in einem übersichtlichen Dashboard präsentiert werden. Auf diese Weise erhalten die Studierenden vollwertige digitale Porträts von sich selbst, die alle ihre Stärken und Schwächen widerspiegeln. Außerdem können diese Dashboards die am besten geeigneten Hochschulen und Universitäten für die Zulassung gemäß den Interessen- und Ergebnisanalysen des Studenten anzeigen. Es ist auch möglich, Fächer oder Bereiche hervorzuheben, in denen Verbesserungen erforderlich sind, wenn sich der Student an einer bestimmten Universität einschreiben und ein bestimmtes Hauptfach wählen möchte.

Wenn wir alle Stakeholder zusammentragen, denen BI im Bildungsprozess hilft, erhalten wir eine solche Mindmap.

Maximieren Sie Ihre Möglichkeiten zur Analyse der Daten

Die Möglichkeiten, die sich aus der Anwendung von Business Intelligence in der Bildung ergeben, sind zahllos. Es ist jedoch auch nicht ohne Haar in der Suppe. Es gibt so viele Daten, die gesammelt und analysiert werden müssen, dass Sie möglicherweise schon vor Beginn Ihrer Business-Intelligence-Initiative eine Lähmung und Datenmüdigkeit erleben. Daher ist es entscheidend, eine gut durchdachte, inkrementelle Strategie für die Implementierung von BI-Software zu entwickeln – zu wissen, was Sie brauchen, ist bereits die halbe Miete. Die Suche nach dem richtigen Technologiepartner, der entweder einige BI-Komponenten oder eine vollwertige Lösung entwickeln und implementieren kann, sollte ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Projektplanung sein. BI-Spezialisten mit einschlägiger Branchenerfahrung helfen Ihnen, alle möglichen Fallstricke im Voraus zu erkennen und die gewünschten Ziele auf die effizienteste Weise zu erreichen, sodass Sie nur noch genießen müssen, wie Business Intelligence Ihre Arbeitsweise zum Besseren verändert.

Um herauszufinden, womit Sie beginnen sollten, buchen Sie eine Beratung mit unseren BI-Experten.

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